先做秘书后做领导.doc

范文范例参考先做秘书后做领导 前言 曾经有人这样形容过秘书的工作：“秘书不是咄咄逼人的玫瑰，但有着百合的清雅，鸢尾的优美，鼠耳草的敏锐，矢车菊的温柔可爱，山楂花的守口如瓶，西洋樱草的成熟好?。” 秘书并不是一个吃青春饭的职业，而是一份使人受益终生的事业。 有许多著名企业的高级管理人员，就是从秘书做起，一步步发展和完善自我，最后取得事业的辉煌。比如，美国惠普公司前首席执行官卡莉菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的；还有国内著名的女强人吴士宏，她在IBM工作的最早的日子里，也只是一名文秘。 现实工作需要秘书既成为领导的好帮手，又要为领导出谋划策；既要懂得维系人际关系，又要善于解决各种复杂的人际矛盾；既是办事的顶尖高手，能将各种棘手的事情处理得圆满，又能在不越权的情况下把握好办事的分寸；既能掌握精湛的办公技能，又具有扎实的文字功底，拥有生花妙笔 为什么面对一样的工作机遇，一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？ 显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有足够的“硬件设施”以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力这些，都需要多年的学习和磨炼，需要你用心去想、去琢磨、去体会。 更重要的是，秘书在做好自己本职工作的基础上，还要有从一名普通秘书成长为卓越领导的“野心”。在平时的秘书工作中，要端正态度，找准位置，修炼内功，获得领导赏识，把握升职机会。 与其他职位相比，秘书有许多天然优势：跟领导接触频繁，能在领导面前充分展露自己的才干，能让领导更直接全面地了解自己，等等。因此，秘书有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。 对秘书来说，要珍惜向领导们学习的机会，学习他们的经商之道、处事之法，同时利用好表现自己才华的天时地利，逐渐从普通秘书升任为高级秘书、总裁秘书、业务经理，最后进入领导层，成为一名卓越的领导。 华为集团总裁任正非曾说过：“秘书的价值是由自己的呼喊而产生的。如果你们不对自己做出正确定位的话，也不会有任何救世主来为你们做这些，这就是说命运掌握在自己手里，命运的改变靠自己一定要注意，提升你们的不是经理，也不是员工，而是你们自己，只有你们自己才能创造自己的历史，创造自己的前途和机遇。这些问题，要在工作中慢慢去体会，克服自身缺点，表现自己的优点，发挥强项，使得自己适合时代潮流。” 因此，“先做秘书后做领导”不但是企业秘书的升职路线图，也是普通企业员工、机关公务员、公司白领的职场圣经。每一位追求伟大人生的有志之士都应该读读这本书，每一位在职场打拼的人士也都应该读读这本书。第一章工作态度决定秘书一生（1） 秘书是一个使人受益终身的职业，如果懂得珍惜在领导身边工作的机会，时时处处留心学习他们的管理艺术、领导智慧、经商之道、处事之法，同时又善于抓住在领导面前表现自己才华的良机，你就会有无穷的进步空间。 1.秘书要有干事业的心态 美国石油大王洛克菲勒，在写给儿子的一封信中这样说：“如果你视工作为一种乐趣，人生就是天堂；如果你视工作为一种义务，人生就是地狱。” 工作态度决定了人生的高度。对秘书来说，把自己的工作当做一项事业来做，满怀工作热情，通过自己的工作让领导把事业做得更好，同时在工作中不断完善提高自己，就会有无穷的进步空间。 浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。 在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说： “作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。” 有了干事业的心态，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。 在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头，麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。 从秘书到副总裁，麦姬丽只用了十年时间。这一成就的取得，给我们带来了很多有益的启示。麦姬丽的可贵之处在于，把秘书工作当做事业来干，从而印证了一句话：“心胸有多大，舞台就有多大。” （1）秘书的发展空间可大可小 曾就职于某大型企业秘书，现为一家大型媒体负责人的L先生认为：“秘书的发展空间可以很大也可以很小。如果缺乏主动性和创造性，从事秘书这一行，会让自己的发展和晋升空间越来越小，只能一直做一些打理领导的时间表，整理文件的工作。反之，如果能够创造性地开展工作，把握身边的机会，就可以让自己登上广阔的大舞台。” （2）秘书面对的是挑战，更是机遇 与其他职?清晰的岗位界定不同，秘书工作范围很广，工作重点不突出，往往让新到工作岗位的秘书无从下手。美国惠普公司前首席执行官卡莉菲奥莉娜最初就是从秘书工作开始其整个职业生涯的。多年以后，她在清华大学演讲时这样描述自己初入职场的情景：“我进入一家商业经纪公司，在那里打字，接电话，我从事的是秘书的工作。”不同的是，卡莉菲奥莉娜不断适应环境，抓住机会，赢得了许多升职的机会，最终成就了自己的辉煌。秘书面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能打下基础，成就一番事业。 （3）秘书要有一颗事业心 秘书要有干事业的心态，认真对待每一件事。有了认真、负责的态度，观察事物的角度就会不一样，执行的效果也会大相径庭。时间一长，秘书的能力、见识、手腕都会有高下之分，升职空间也会有大有小。正所谓，心态决定一切，在平凡中成就卓越，首先要有一颗事业心。第一章工作态度决定秘书一生（2） 秘书，号称领导的影子，既要打杂又能见世面，既人微言轻又重权在握，似乎处于一个尴尬的境地。但是，只要你敢于迎接挑战，认真做事，别人一定会给你发展的机会。你的命运，实际上掌握在自己的手中，你的思想和行为决定你的发展空间的大小。一旦选择了秘书职业，就应该把它当做一项事业来干，这样才能奠定成功的基础。 2.秘书是最锻炼人的职业 当个秘书，容易；做个称职的好秘书，很难。秘书工作最考验人，也最锻炼人。只有那些肯于经受磨炼、认真做事的人，才会出成绩，不断升职。 吴士宏是被人们成为“打工皇后”的著名女强人。她在自传中回忆说：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一个卑微的角色，沏茶倒水，打扫卫生，完全是脑袋以下肢体的劳作?我曾感到非常自卑，连触摸心目中的高科技象征的传真机都是一种奢望” 由于工作踏实、认真，肯动脑子，吴士宏在秘书岗位上一步步迎头赶上，累积的经验越来越丰富，才干也越来越大，由此在IBM得到了许多发展的机会。后来，她还担任过微软大中华区CEO、TCL集团总经理，成为名副其实的“打工皇后”。 从一个默默无闻的小秘书，到成为著名的女强人，吴士宏的经历表明：秘书绝对是一个可以有所作为的职业。对那些初入职场，资历平平的新人来说，一旦选择了秘书这个岗位，就应该主动接受历练，在成长、进步中采摘成功。 （1）多见世面，主动学习 秘书在日常工作中应多接触公司所有的部门和人员，对公司的运作和整体状况有全面的了解，并与外界多接触，和公司的主管部门、大客户建立密切关系。在见世面的过程中，秘书要主动学习，勤于思考，利用各种机会锻炼自己、增加才干。本事大了，“青春饭”才不会成为秘书的别名。 （2）增强素养，提高水平 一名优秀的秘书，应具备胆大心细、处事冷静、办事周到等良好的素养。在日常工作中注意加强自我修炼，提高工作水平，可以让秘书在薪水、职位，以及发展空间方面，得到全面提升，前途无量。 （3）积累才干，走向领导 有一句话说得好，经验是累积起来的，才干是历练出来的。秘书工作涉及的面广、接触的人多，比其他岗位的工作人员更能锻炼人。随着时间的推移，秘书的经验越来越丰富，才干越来越大，必然会在合适的时候被委以重任，独当一面。这种从士兵当上将军的事情，在职场上屡见不鲜。 第一章工作态度决定秘书一生（3） 许多职位都有清晰的岗位描述、发展指向，唯独“秘书”工作范围太大，让许多从业者无所适从。然而，在忙乱和无序中抓住关键，修炼出一套要风得风、要雨得雨的本事，恰恰是秘书工作的魅力所在。一旦秘书在工作中锻炼出八面玲珑、处事周全的手腕，那么坐上领导的位子也就指日可待了。 3.秘书工作是领导工作的组成部分 领导配备秘书，是为了集中精力做好规划、决策、管理等重大事项。至于信息传达、执行、撰稿等工作，则大多由秘书负责，或让他们发挥辅助、参谋的作用。 显然，秘书的存在是为了让领导的工作更有效。还可以这样说，秘书工作是领导工作不可分割的组成部分。 （1）秘书帮助领导完成工作 许多时候，如果缺少了秘书的帮助，领导在?成自己的工作时就会显得力不从心。比如，在完成某项重大决策的时候，如果没有秘书帮助搜集大量资料，或者召集各个部门的负责人提供建议，领导就不能集中精力谋划全局。因此，领导工作的出色完成，凝聚着秘书的智慧和心血。 从长远来看，秘书要全心全意为领导的工作服务，施展各种本领做好配合、支持和帮助领导的工作。有的秘书存在“事不关己高高挂起”的心态，不但降低了领导的工作效率，还失去了提升自我能力的好机会，也削弱了自己在领导心目中的地位，这实在是一种重大损失。 （2）秘书代替领导发号施令 领导需要向个人或组织发号施令时，常常由秘书出面传达。这时候，秘书实际上成了“领导”的化身，是以“领导人”的面目出现在大家面前的。期间，做领导的威严、风度、心理，秘书都能有切身的体会。 秘书在代替领导发号施令的过程中，要发挥“传声筒”的作用，不能擅自做出格的事情。同时，还要学习领导下达命令的方式，留意大家的接受程度以及反应。这些都能为日后走上领导岗位，准确把握下属的心理，提供绝佳的帮助。 （3）秘书负责领导的日程安排 秘书本身没有职位上的独立性，而是从属于领导而存在的。虽然官不大，但由于秘书经?安排领导日程，因此在许多人眼里成了不能得罪的“官”。对许多人来说，要见某位领导，必须和他的秘书打好招呼，否则愿望就会泡汤。因此可以这么认为，秘书成了领导活动日程的调节器。 安排好领导活动日程，是秘书工作的重要内容。每天都清楚领导做了什么，和哪些人见面了，见面后的状况如何，即便不在其位，也对领导工作的要害了然于胸了。第一章工作态度决定秘书一生（4） 秘书是领导的助手，是不可缺少的好参谋。秘书要在协助领导完成工作的同时，用心感悟领导的规律和诀窍。 4.秘书的细心和悟性很重要 秘书工作头绪多，环节多，规矩多，“错误”的种子无处不在。稍不留神，就会出现各种纰漏，甚至酿成大错。怎样避免工作中出现各种失误，提升解决问题的能力呢？对秘书来说，最重要的就是要有细心和悟性。 细心是一个秘书成功的最重要的条件。一个好秘书一定会知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”，等等。只有细心细心再细心，切实把每一个环节都做细做精，才能避免出现纰漏。 （1）细心地观察领导的日常工作 秘书必须学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。?如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。又比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。 通过这种仔细的观察，就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。 （2）细心才能掌握领导的“禁区” 对秘书来说，清楚地知道自己应该为领导做什么，还远远不够。更重要的是，秘书要知道哪些事情不能做，哪些话不能说。这是因为，许多领导在工作上或情感上都有自己的“禁区”，这些禁区似乎是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷。 因此，秘书必须细心，留意领导的禁忌，不踏入领导的“禁区”。做一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你才能成为名副其实的助手。更重要的是，一个善解人意的秘书，是领导的“后台朋友”，升职潜力和空间都会大大增加。 孔子说：“举一隅不以三隅反，则不复也。”意思是教人认识四方的东西，举出一个角为例，让他类推另外三个角，如果不能类推，就不要再教他。在秘书工作中，虽然勤奋、忠诚都必不可少；但是，心细、悟性高的人更容易出色办事、高效办事，赢得领导的赏识。 （1）悟性让秘书变被动为主动 有的秘书工作很努力，却不善于总结经验、教训，结果一生都在做无用功，难以脱颖而出。说到底，他们都缺乏悟性在工作中不善于举一反三，只能原地踏步。 俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想变得更聪明，取得更大的成就。关键是，要有“停下来、想一想、继续走”的意识，做到善于观察、勤于思考、灵?变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。对秘书来说，悟性高，头脑灵活，才能在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。 （2）悟性让秘书了解领导的真实想法 领导的工作千变万化，领导的想法也常常不断变更，让人捉摸不定。秘书只有具备一定的悟性，才能准确拿捏领导的真正想法，有许多工作就可以提前准备，这样就不至老处于被动状态。比如，领导需要材料的时候，秘书已经准备好了；领导想要见什么人的时候，秘书已经把对方的电话号码找了出来这些功夫都要靠不断的感悟去把握、训练。第一章工作态度决定秘书一生（5） 有的秘书工作了很长时间，业务水平还是不高，这大多是缺乏细心和悟性的结果。秘书工作需要细心，领导也比较信任和喜欢工作细心的秘书。同时，秘书还要培养自己的悟性，理解秘书工作的要害是什么。作为一名秘书，不能只想混口饭吃，要细心、主动、周到、忠诚地工作，一切为组织的利益着想。做到了这一点，就没有不被提拔的理由。 5.秘书要先称职再升职 对秘书来说，什么是“称职”呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，这些只是最基本的，仅仅有这些还不够，秘书还应该用“心”工作，才能让自己更称职。 （1）把忠心献给组织 无论是事业单位的秘书，还是企业秘书，都应该对组织忠心、负责，关心组织的发展?维护组织的利益。有了这种忠心，才能尽职尽责地工作。 （2）把放心献给领导 为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。 （3）把热心献给同事 秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”，让自己的工作更出色。 （4）把真心献给客户 从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意地做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。因为许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。 （5）把恒心献给事业 秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。要坚信只要持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。 （6）把平常心献给自己 做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但决不会坏到哪里去。真正能成大器的人，往往都是高调做事、低调做人者。第三章日常事务考验秘书（8） 商务接待和拜访工作对于业务往来、单位形象都非常重要。一般来说，秘书在拜访客户前，要对拜访对象的喜好以及对方的信用、信誉等方面有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。 8.秘书如何做好外事迎送工作 迎来送往是常见的社交礼节，秘书认真做好迎送工作，举行周到的仪式，可使宾客高兴而来，满意而归。 （1）确定迎送规格 迎送规格应根据应邀客人的身份和到来的目的、性质和时间长短等因素综合考虑。外事迎送遵循对等的原则。迎送人员一般由级别相当的人员代为迎送，主人身份要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。其他迎送人员不宜过多。 （2）掌握抵达和离开的时间 迎候人员应当准确掌握对方抵达的时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。送别人员应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站或码头；亦可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与来宾道别。在来宾临上飞机、火车或轮船之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。 （3）做好接待的准备工作 在得知来宾抵达的日期后应首先考虑其住宿安排问题。客人到达后，通常只需稍加寒暄，即陪客人前往宾馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见后即可告辞。 （4）迎送中的陪车 迎送?辆都应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。陪车时，应请宾客坐在主人右侧。上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。 （5）送客 送客时，要表达依依惜别之情。一般客人可送至电梯及大门口，或送上车替客人关上车门。如果是贵宾，则必须送至机场、车站等地，并等客人的身影离开自己的视线后再离去。第三章日常事务考验秘书（9） 秘书应把整个迎送活动安排得热情、周到、有条不紊，使客人有“宾至如归”的感觉，绝不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎来送往的每一个细节都是体现我们形象的重要组成部分。 9.秘书如何拟定旅行计划 公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后才能着手制定旅行计划。所谓“磨刀不误砍柴工”，这样才会事半功倍。 拟定旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使领导在有限的时间内，有条不紊地高效率完成预定的任务。秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来，商业旅行计划应包括：目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。 （1）目的地 领导本次出差的地点（包括中转的地点）是哪里？一个或几个？既可详写，也可略写；还可写上本次旅行过程中开展各项活动的地点。 （2）时间 旅行出发、返回的时间，写清某月、某日、星期几，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间，等等。 （3）交通工具 出发、返回时使用哪种交通工具？途经何地？以及沿途路线?等等。 （4）住宿 住宿地点、住宿时间以及要求、规格，等等。 （5）资料、物品携带 出差的活动内容，如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南，等等。 （6）备注 此外，还要注意各种事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场名称、休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪，等等。 第三章日常事务考验秘书（10） 如果出差内容较多，事务繁忙，秘书可以把以上计划内容制成工作时间表，这样可一目了然，做到心中有数。 10.秘书如何安排旅?住宿 （1）住宿要求 安排什么样的旅馆，一般都要根据其个人的喜好和习惯来决定。有的喜欢住清静优雅的小旅馆，不被人打扰；有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店，这是一种身份的象征；有的喜欢住单人房间，单独行动；有的则喜欢两人合居一室，遇事有商量。 如果公务旅行的地方是第一次去，在那里有自己的子公司或事务所的话，就请他们为自己联系安排住处，这样既省心又省力。如果没有，可以请当地旅游部门介绍，或者自己联系正规、有信誉的旅馆。 此外，联系住宿时，还要根据领导在单位的级别和地位以及他所能享有的住宿条件来安排。 （2）?订房间 秘书可以咨询公司旅行部或外面的旅行社，他们会根据要求，帮助预订旅馆并提出建议。同时，还可以通过地图和旅行手册来获取旅馆的信息。如果领导不熟悉所往城市，也没有指定旅馆，就可以翻阅当地的旅行指南，从中选择。根据旅行指南提供的联系方式，与旅馆直接联系，得知旅馆的确切方位、到机场的距离，以及收费标准、是否有打折等信息，这些初步调查可以为你的领导节省一笔开支。 公司旅行部或外面的旅行社可以帮秘书办好旅馆预订，秘书还可以通过合适的软件，利用网络进入旅行服务机构。?些大型旅馆有免费电话800，可?提供国内的预订服务；有些航空公司既提供飞机票预订服务，也提供旅馆预订服务。秘书可以充分利用这些途径。 进行旅馆预订时，要向公司旅行部或外面的旅行社提供住宿者的姓名、抵达时间及大概的离开时间、什么样的房间、有哪些特殊要求，如健身或运动设施，或者计算机和远程通信设施等。同时要注意以下几点： 保证预订。如果预订需要保证或者确定，要事先声明，这样旅馆就会在第二天结账之前一直把房间留着；如果想取消预订，就要在旅馆结账之前打电话，索要一张取消号码存档，否则当天晚上就得收费。 结账时间。询?旅馆的结账时间，在领导旅行之前，把结账时间写在备忘录里。如果是直接跟某个人联系，则要弄清楚这个人的姓名和预订号码，以备需要时再联系。 房间位置。如果领导对房间有特殊要求，要根据他的要求来预订，尽量不要订一楼的房间。最好住在具有足够安全保障的旅馆，能够提供代客泊车业务，锁死插销和电话号码保密服务等。 确认预订。一定要拿到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明，把确认信附在领导随身携带的旅行计划后面。这是一项很容易做到但是却十分重要的工作。 第三章日常事务考验秘书（11） 作为秘书，要联系安排好往返的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，同时还要确保领导的安全。 11.秘书信息工作?基本要求 秘书信息工?的基本要求，就是“准确、及时、全面、适用”八个字。 （1）准确 即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。只有如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确是秘书信息工作的灵魂。 （2）及时 即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。市场?济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。 （3）全面 信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。 （4）适用 要服务于中心工作。就是说要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集?主要精力考虑重点问题，同时兼?一般，以免发生不应有的疏漏。 一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，区别对待。第三章日常事务考验秘书（12） 值得秘书特别注意的是，只要是新发生的带有重要动向性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。 12.秘书如何做好信访批示件的办理工作 协助领导做好信访件办理工作，是机关秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息,信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。 办理工作主要可分为以下四个阶段。 （1）信访件呈送领导批示前的准备阶段 接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。 内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。 建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源?行政归属地）及其反映内容，出批转哪个单位办理的建议。 （2）领导批示的转办督办阶段 转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在一日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理的时限。 催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。 （3）信访件办理结果的反馈阶段 汇总办理结果。为确保信访件办理有始有?、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。 答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。 （4）信访批示件的整理分析阶段 整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。 分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾?问题的对策，供领导决策和有关部门在工作中参考。办理信访批示件应注意以下问题。 （1）摆正位置 秘书在办理信访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能推脱。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。 （2）及时高效 信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快?理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。 （3）严格保密 保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他?捡拾；转办阶段，