公司办公室管理制度.doc

公司办公室管理制度第一章 总 则第一条 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。第二条 公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。第三条 本制度仅适用于本单位。第二章 员工着装管理规定第四条 为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。第五条 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。第六条 女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服。第七条 员工上班必须佩戴公司工牌；公司工牌应佩戴在左胸前适当位置上。第八条 部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。第九条 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。第十条 员工违反本规定的，除通报批评外，首次罚款10元，并扣除当月奖金；一个月连续违反三次以上的，扣除当月奖金并，并予以其他处分。第十一条 各部门、各县区销售负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。每月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。第三章 办公室工作责任管理准则第十二条 坚守工作岗位，不得撤离职守，不做与工作无关的事项。第十三条 熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。文明当班，积极妥善处理好职责范围内的一切业务。第十四条 重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。第十五条 加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。第十六条 维护好室内秩序、做到整洁卫生、禁止在工作时间大声喧哗。第十七条 批评与自我批评。团结互助，互相尊重。第十八条 遇有特殊情况需换班或代班者必须经部门主管同意，否则责任自负。第十九条 按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。第二十条 所有部门、部门主管应认真配合、监督下属及自己的言行一致性、违反以上规定者每次处罚10元、月违反规定三次以上者扣除当月奖金，并转为试用。第四章 办公室卫生管理准则第二十一条 凡本公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则行之。第二十二条 各工作场所内，均须保持清洁整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。第二十三条 各工作场所内走道及楼梯，每日至少清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。第二十四条 各工作场所内，严禁随地吐痰。第二十五条 饮水必须清洁。第二十六条 洗手间及其他卫生设施，必须特别保持清洁。第二十七条 各工作场所应保持适当的温度，温度之调整以暖气冷气或通风等方法行之。第二十八条 各工作场所应充分使空气流通。垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。第二十九条 各工作场所的窗面及照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿使有所掩蔽。第三十条 生活区域的环境必须干净卫生、严格要求自己、不能随地、随处摆放生活用具及生活垃圾。第三十一条 所有部门、部门主管应认真配合、监督下属及自己的言行一致性、违反以上规定者每次处罚10元、月违反规定三次以上者扣除当月奖金，并转为试用。第五章 办公用品管理准则第三十二条 办公用品由行政部集中管理，办公用品实行统一采购，统一发放，统一回收处理。第三十三条 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。第三十四条 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后提交行政部。第三十五条 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请运营总监批准。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。第三十六条 各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。第六章 文件档案管理规定第三十七条 公司内部文件档案由行政部统一管理。第三十八条 客户档案由销售部每月提供一次最近更新的客户档案存档；基础资料包括各种产品质量认证证书、公司对外宣传资料、办公设备的质量保证书等；人力资源档案包括公司内部所有人员的人事档案、培训记录、业绩考评、奖惩、晋升记录和工资等。第三十九条 文件材料的收集管理：（一）公司指定专人负责文件材料的管理。（二）文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交主管领导审阅后归档。（三）一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第四十条 归档范围（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。（二）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。（三）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 （四）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（五）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（六）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第四十一条 档案管理人员职责（一）按照有关规定对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类标识和保存期限。（二）按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。（三）工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。（四）负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管理。第四十二条 档案的利用（一）公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者应按借阅规定办理借阅手续，报该部门主管及行政主管批准后，方可借阅。重要文件须运营总监批准后方可借阅。（二）借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。（三）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。（四）不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。（五）不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经主管领导批准才能摘抄或复制。（六）查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出申请报告，经副总经理批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。（七）档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做好登录统计（八）必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。（九）不准转借，必须专人专用。（十）用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章 工作纪律规范第四十三条 严格作息制度，全体工作人员要按规定时间上下班，不得无故迟到、早退、擅离职守。第四十四条 工作时间要自觉维护工作秩序，不得戏耍、打闹、串岗闲聊，不会客，不办私事。第四十五条 提高工作效率，保质保量地按时完成各项工作任务。 第四十六条 建立考勤制度，实行不定时查岗。工作人员需到办公室考勤签到，文秘室按时收存签到表。考勤结果每月公布一次。考勤要坚持实事求是的原则，不得弄虚作假。第四十七条 请事、病假必须由办公室主管领导批准，并办理审批手续,交文秘室留存。凡不经批准的一律按旷工处理。不能事先办理手续的，应事先口头或电话请假，并及时补办手续。第八章 文件收发规定第四十八条 董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。 第四十九条 业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。 第五十条 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 第五十一条 已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。 文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 第五十二条 经签发的文件原稿送办公室存档。 第五十三条 外来的文件由办公室文书负责签收，第九章 文印管理规定第五十四条 所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 第五十五条 打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。 第五十六条 文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 第五十七条 文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 第五十八条 严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。第十章 车辆管理办法第五十九条 公司车辆必须按照车辆登记办法登记，外出时要在行政部登记备案，外出过路费、加油费票据要注明车号、出差人姓名、派车人姓名、部门或分管领导签字后，经行政部核实，总经理，方可报销。第十一章 差旅费标准第六十条 公司所有