前台工作职责规范.doc

优质文档 前台工作职责1、 负责公司来访客人的登记、导引、接待，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在外或协助有关人员处理。1、见到有客人来访时，应即刻起身，在门铃响起三声内开门迎接。2、面朝来访者微笑致意：“您好，请问您找一位？您有预约吗？”，在了解来客的大致情况后，将其引导至前台填写访客登记表。3、客人有明确拜访对象，且拜访对象在公司时：（1）客人填写好访客登记表后，请客人在前台沙发上稍坐，同时向员工办公室通报有客人到访。（2）员工可以即时接见客人：根据员工的安排，将客人引导到员工办公室或会议室，随后倒茶奉上。（3）如员工手头上有事在忙，需客人稍等时：根据员工的意见请客人暂时在前台沙发或会议室等候，向来访者表示歉意并做出解释，随后及时倒茶奉上。如等候时间会较长，还可奉上报纸以供客人打发时间。客人等候期间需时常关照：留意杯中是否需要添水，安抚客人的情绪。并注意适时提醒公司员工有客人在等候。员工手头上的事情忙完可以会见客人，前台礼貌将客人引导至员工指定的面见地点，随后及时将客人的茶杯送至面见地点。4、客人有明确拜访对象，而拜访对象不在公司时：礼貌告诉客人其要见的人不在，会根据其在访客登记表上登记的相关信息，待员工回公司后及时进行转达。在能确认员工何时在公司的情况下，也可与客人约定下次来访的大致时间。5、客人仅为联系、咨询业务来访，无明确拜访对象时：看公司对口业务部门是否有人在公司内可以接待，如有，重复3点通报接待程序。如公司目前对口业务部门无人可以接待，则重复4点，请来客留下需要代为转达的详细信息或相关物品，告诉客人将由相关人员回来后代为转达。6、公司员工回到公司后，需第一时间将相关信息、物品地向员工转达，重要事项、客人需要在来客登记表上做好转达的记录确认工作。7、关注公司员工的后续处理情况，在访客登记表上做好反馈记录。8、客人离开时，及时起身为客人开门，并在门边道别。稍后，返回接待现场收拾茶杯，将现场清理干净。9、对于上门推销者略微了解下内容，可礼貌地直接回答：“对不起,我们暂时不需要。”或“,你可以留张名片给我们,有需要的话会和你联系的.谢谢，再见！”对无理取闹者，及时请在公司的员工、领导协助解决，必要时可通知大厦保安。二、负责总经理办公室、前台、会议室、茶水间的环境清洁，以及花木养护的监督工作。1、早上提前15分钟到公司开门，连通考勤机电源。2、将柯总办公室、赵总办公室窗户打开。 3、将柯总、赵总等公司领导的茶水杯清洗干净。4、将柯总办公室热水瓶及公共办公区域热水瓶中剩余的水倒掉，用电烧水壶烧好开水，将两个热水瓶灌满，柯总热水瓶灌满后放入柯总办公室。平时，关注公共办公区域热水瓶中的水量，及时烧好开水补充满。5、将柯总的茶杯换上新的茶叶，并冲泡好，放到柯总办公室小茶几的托盘里。6、检查领导办公室的纸巾是否充足，如余量很少，及时补充。7、前台清洁：电脑、复印机、电话机、打卡机、桌子等抹干净。8、其他领导到公司后，及时为领导泡茶送至办公室。9、会议室：（1）上班后开窗通风（在开启空调的季节，注意关上会议室的门）。（2）检查会议室地面、桌面、烟灰缸卫生及纸巾是否需要补充，桌椅摆放整齐，烟灰缸、纸巾盒摆放到位。（3）会议室在接待完客人或者在有会议召开之后，要及时收拾水杯和清理烟灰缸，并将会议室各项物品摆放好。（4）中餐提前在桌面上摊放好废报纸。餐送到公司时，引导师傅送到会议室。注意提醒师傅防止将油滴到地毯上，如有此情况发生，及时处理。用餐完毕，督促大家收拾带走自己的饭盒筷子，丢入楼层应急通道处的垃圾桶内。全体用餐完毕后，清理桌面的油渍，将各项物品摆放好。开窗散味。10、茶水间（1）上班后开窗通风（如在开启空调的季节，注意及时关窗）。（2）如公司领导需在茶水间用中餐时，提前将桌面铺上一次性桌布，并放上纸巾、牙签和烟缸备用。（3）餐送到后，在桌上摆放好饭菜及碗筷，并及时通知领导们可以用餐了。（4）领导们用完餐完毕离开后，及时将餐桌、地面及烟缸清理干净，并将桌椅及其他物品摆放整齐。（5）开窗散味。11、下班后关好领导办公室、会议室、茶水间的门窗，检查其他部门的窗户是否关闭。检查时应注意：窗户关好状态为窗框紧密贴合，手柄竖直。 12、在开启空调的季节，要将所有空调关掉。因公司空调出风口比较密集，使用空调遥控器时注意是否影响了相邻出风口，必须仔细检查确认所有出风口都是关闭状态。13、检查各部门办公电脑是否关闭（包括机箱及显示器）14、关掉所有灯。15、前台：拔掉前台区域的LED显示器的电源插头，关闭打印机电源，前台电脑主机不关闭（视频监控需要），只需关掉显示器电源即可。在所有员工完成打卡后，拔掉考勤机电源。16、锁好公司大门，离开。关门时，注意检查两扇门的门吸是否吸牢。17、督促清洁阿姨的工作情况，有不满意之处，及时指出。18、关注公司所用杂品，比如：茶叶、卫生卷纸、抽纸、擦手纸、一次性桌布、一次性碗筷、洗洁精、牙签、垃圾袋、洗衣粉、洁厕液、84消毒液、清洁用具等杂品的存量，存量不多时及时做申购计划购买。申购原则上按月报计划经公司领导批准后购买，应尽量减少临时性采购的发生。19、每周督促花卉公司来签到对花木进行养护。养护员每次养护完之后，在花卉签到本上签到。原则上每周至少需要签到一次。平时，对公司所有花卉的生长进行观察，有枯黄的及时通知养护师傅进行养护或者更换。三、负责公司会议准备及后勤工作，做好会议记录并存档。1、根据天气情况，提前15分钟开窗通风或启动空调机。 2、将投影仪、电脑调试准备好。 3、做好参会人员的茶水供应工作。 4、会议期间认真做好会议记录， 5、会后清洁会场：清理茶杯和烟灰缸，摆放好椅子。6、会后整理完成会议纪要，交总经理审查签字后呈报柯总审阅。四、负责公司公文、信件、邮件、包裹、报刊杂志的收发与转交。1、每天上午10点左右及时到楼下报箱取报，公司报箱为3104、3105、3106，2013年公司订有长江日报和楚天都市报两份报纸。报纸领取后，送达柯总办公室，柯总不在则送达赵总办公室，若柯总、赵总都不在公司，则送达刘总办公室。刘总看完报纸后会送还前台，再及时放至柯总办公桌上。2、公司信件、包裹必须有明确记录，有快递送达公司的信件包裹，前台签字后，在快递登记本上做好登记后，通知收件人签字后领取。3、公司有快递要寄出时，应认真做好记录（收件人地址、收件人姓名、联系方式、付款方式等），经登记无误后，应立即通知快递公司来取件。五、负责接听来电，并做好记录与传达工作。1、听到铃响，应在铃响三声内接听，接听电话的规范用语为“您好，这里是弘刚担保公司，请问有什么可以帮到您？”，如超过三声后接起电话，则应说“您好，这里是弘刚担保公司。不好意思，让您久等了，请问有什么可以帮到您？”2、左手持听筒、右手拿笔，对于来电人的讲述仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求。（1）咨询业务：先生(小姐)，关于这方面情况，让我们公司X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。（2）联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！（3）找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)预约了吗？请您稍等。3、如需转达的来电，需记下来电时间、来电人姓名、来电人联系方式、事由等相关事项。记录好后，最好重复一遍，以便与来电人确认。接听电话过程中应该始终保持正确姿势，使声音自然、流畅。4、接听电话时应该的事项（1）不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；（2）通话简明扼要，不应长时间占线。 （3）结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；（4）所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄；5、当公司员工变动或相关业务联系人发生变化时，及时对“公司共享文件夹”中的“员工及事务电话簿”进行更新，保证此电话簿中随时为最新电话号码。六、负责公司传真件的收发工作、文件的打印复印等工作1、公司传真机、打印机提供与公司工作有关的各类文件资料的打印、复印、传真工作，原则上不受理与公司工作无关的复印、打印、传真。各项复印、打印、传真，必须报主管副总同意后才能到前台进行操作，复印、打印、传真时必须填写复印/打印/传真登记表。2、公司厉行节约，提供纸张的双面利用。请复印、打印时告知是否需要新纸。如无特殊要求，公司优先使用废纸进行二次利用。3、作为复印、打印、传真操作者，前台人员不得向外人透露公司文件资料内容。有关公司秘密及公司重要资料的废稿，及时销毁。4、打印的电子文档须在电脑中妥善保存，重要或秘密文件需加密保存。七、负责公司前台电脑、一体机、电话机，以及复印机、投影仪、考勤机的定期维护、保养工作。1、每天早上做好上述设备的清洁工作。用干抹布或微湿抹布轻轻擦拭。2、学习掌握一体机、电话机、复印机、投影仪及考勤机设备的操作、调试方法及简单故障的处理。 3、设备的放置应平稳，防止猛烈撞击，不要在设备上叠放过重物品，以免对设备造成损坏；防止灰尘、油污、温度、水对设备造成的损坏。4、日常使用时，按照说明书进行操作。设备在使用过程中若要插拔外部设备时，应关掉设备电源再进行；皱折、卷曲、潮湿、切边不齐或带有订书钉、别针、胶带的纸张不能放入机器中使用；出现卡纸时，不要强拉硬拽，轻轻将卡纸取出，并检查是否有碎纸屑遗留在机器内；设备出现异常时，应立即关机，不要随便拆卸机器；排除导致故障的简单原因后仍不能正常使用时，应及时联系设备的售后服务人员。5、各办公设备在下班后、节假日时需拔掉电源（除前台电脑主机外），防止设备长期处于通电状态出现故障。 八、负责公司午餐订餐工作，并做好餐费的统计工作。1、中餐标准：12元/人。公司领导中餐标准可稍高些。2、每天10点左右统计公司用餐人数并电话订餐。不在公司人员可电话或短信询问。在用餐统计表上，作好当天的用餐记录。3、中餐形式：盒饭或点餐皆可。供应饭菜要求：卫生可口、荤素搭配、量够但不浪费。特别是米饭，掌握用量，避免浪费。4、餐费的结算：与供餐方协商，尽量采用周结算方式。每天收到送餐后，前台向送餐人出具手写。结算时，由供餐方提供前台所写收据，前台进行核实后付款，供餐商出具发票或收据。餐费由前台先垫付，后凭发票或收据报销领款。5、关注菜品质量，发现问题时，前台应及时跟供餐方沟通改进。6、前台平时应留意寻找、发展新的供餐点。可以不定时更换一下供餐点，以便品味的更新以及菜品供应质量的提高。九、负责人员外出的登记工作。1、 做好员工考勤登记，记录其外出时间、事由。2、 保管员工外出考勤单、请假单，做好员工休假记录统计。十、导出考勤数据交各部门经理确认，制作公司员工月度考勤报表，交总经理签字后送财务做工资表。1、每周一将上周考勤数据导出，填好考勤记录表和外出统计表。2、月底做好考勤统计表交由郭经理确认。十一、负责空调开启、调温工作。1、 夏季和冬季早上提前五分钟左右负责开启各个空调。2、 夏季空调开启温度，应控制22 26，