北大纵横—大连铁龙办公室-2-公文流转管理制度-FINAL.doc

大连铁龙实业股份有限公司公文流转管理制度第一章 总则第一条 为了使公司公文处理规范化、制度化，提高工作效率和公文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻总公司的方针、政策，施行行政措施，指示和答复问题，指导和布置工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 公司办公室是公文流转的管理机构，主管对上级文件的处理和机关针对各分子公司的公文处理工作。第四条 公文流转必须做到及时、准确、完全。公文由办公室设专人统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。第二章 公文流转内容第五条 本制度所称公文流转，主要包括：1、外部收文处理，包括政府主管部门和行业主管部门等外部机构发来的文件、电报、传真、通知等。2、内部收文处理，包括机关各部及分子公司形成的在公司内部流转的公文。3、发文处理，包括向政府主管部门和行业主管部门等外部机构报送的文件、公司内部发送文件以及节、假日通知安排等。第三章 收文处理第六条 政府主管部门和行业主管部门等外部机构发来的文件、电报、传真、通知等，按以下程序处理：1、填写文件处理单（见附表一），请总经理批示；2、按总经理的批示意见进行处理；3、将文件登记在收文登记及转发记录簿（见附表二）中；4、如需传阅文件，阅读者需在文件上签字，到最后一个传阅者手中取回文件，留存；5、如需各部室办理，将文件复印后交给办理人，办理人在收文登记及转发记录簿中签字，原件留存。第七条 公司机关和各分子公司在工作中形成的文件，按以下程序处理：1、各分子公司根据文件涉及的内容，直接报主管职能部门；2、主管职能部门填写文件处理单（见附表一），针对文件涉及事项，提出初步处理意见；需要其他部门会签的，直接进行沟通，并由主办部门负责汇总意见，提出初步处理意见；3、主管职能部门将提出初步处理意见的文件交至办公室，提请主管副总经理、总经理批示；总部机关各部室的文件直接交办公室，提请主管副总经理、总经理批示；4、经公司高层批示的文件，由办公室在收文登记及转发记录簿上登记，交执行部门执行，分子公司文件交主办部门转发，各主办部门按信息制度规定定期反馈文件执行情况；5、文件执行完毕后，由主办部门将原件临时存档，年底移交办公室归档，办公室按收文登记及转发记录簿进行清点。第四章 发文处理第八条 向政府主管部门和行业主管部门等外部机构汇报工作的上行文1、由拟发文部门起草文件，部门负责人审核；2、审核通过后，递交至办公室，填写发文稿纸（见附表三），请总经理审批；3、总经理审批同意后，由办公室排版终稿、并将文件编号，盖章；4、下发文件，终稿留存。第九条 公司内部行政发文1、由拟发文部门起草文件，部门负责人审核，主管副总审核；2、审核通过后，递交至办公室，填写发文稿纸，请总经理审批；3、总经理审批同意后，由办公室对终稿进行排版、复印、装订，盖印章；4、在发文登记簿中将该文件登记；5、下发文件，办公室将终稿与发文稿纸装订在一起，留存，以备翌年存档。第十条 通知1、各部室草拟的通知由部门负责人审核，办公室节、假日的安排通知，由办公室负责人审核，后经总经理审批，按总经理对通知的批示要求进行处理；2、将通知文件进行校对、排版、复印、盖印章；3、通知各分子公司取通知；4、如特急通知需传真给各分子公司，以便及时得到反馈；5、办公室将终稿留存。第五章 公文格式第十一条 公文用纸一律采用国际标准A4 型（长297mm，宽210mm），左侧装订。文字一律从左至右横写、横排。第十二条 发文机关名称的字体一般用宋体，文件标题用2号宋体加黑，正文用3号仿宋体，文件每页26行（不含页码），每行29字。第十三条 发文字号包括机关代字、年份、序号，置于文件头底线之上；文件序号每年排列一次，按签发顺序统一编号。公司发文由公司名代字（铁龙）、主办的部、室、年份和顺序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。第十四条 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。第十五条 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，另起空两字注明附件顺序和名称。主件和附件应装订在一起，不能装订在一起的，应在附件首页注明主件的发文字号。第十六条 公文要加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。第十七条 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。第十八条 文件应当标注主题词。第十九条 公文标题一般在细实线以下4行范围内，可根据标题所占的行数以靠下不靠上为原则排版，并要对称美观。第二十条 公文落款（印章）格式1、一个印章：成文时间与正文隔45行，右空4字。印章下压成文时间47个字（以印章图案和文字不压在成文时间上为准）。2、两个印章：成文时间与正文隔45行，居中拉开，左右各空6字。印章平行排列，之间空成文时间2字。3、三个以上印章：主办单位印章在前；印章两两排列，成奇数的，主办单位印章居中；为了防止空白印章，所有单位要标注名称，在单位名称上加盖印章，最后两个单位印章，要既压单位名称又压成文时间，单位名称与成文时间之间空一行，其他同两个印章格式。4、如公文正文最后的空白容不下印章位置，需另起一页加盖印章，应在该页第一行顶格标注“此页无正文”。第二十一条 版记格式公文主题词以下的部分称为版记，包括主题词、抄送（分送，有时还有主送）、印发机关、印发时间。版记的位置应在公文（包括附件）最后一页的最后一面，以明确表示版记之前为公文不可缺少的组成部分。公文附件的空白如能容下版记，版记可标注在该空白处；如容不下版记，则应另起一页标注。有时公文最后（或附件）是转发复制的成文，已有原文版记，则也要另起一页标注版记。主题词顶格标注，最多不超过5个，每个词之间空1字，“主题词”3号黑体，词目用3号仿宋体。“抄送”（分送或主送）左空1字，回行时不顶格而与上行单位对齐。最后要标注句号。印发机关左空1字。印发时间右空1字，用阿拉伯数码标注。第二十二条 各分子公司向总公司请示报告工作用“签报”，“签报”主送公司领导；一般要有标题；不盖章；部门负责人要签字并注明时间，如有会签单位，会签单位负责人也要签字；落款时间为成文时间。第六章 行文规则第二十三条 凡列入公司机关正编编制，行使行政管理职权的部、室可以主办公司文件。第二十四条 各分子公司不得行文，也不能主办公司文件。第二十五条 部门与部门之间不行文，有事当面商洽解决。各部、室、分子公司向公司请示报告工作用“签报”。第二十六条 公司可与同级党委、工会、共青团及不相隶属单位联合行文。公司与不具有行政职能的企事业单位不能联合行文。联合行文必须要同一级别、同一层次。第七章 公文的语言第二十七条 公文是处理公务的文字工具，行文具有明确的目的性和直接的应用性，因而，在文字的表达上则侧重于简洁性和明快性，用词精炼，概括性强，开门见山，直叙其事；力戒空话套话，避免不必要的议论说理和旁征博引；避免使用意义含蓄，模棱两可或容易产生歧义的词语，也不易运用比喻、夸张、双关等修辞方法。第八章 公文的立卷、归档第二十八条 公文办完后，由办公室负责将正本和有关材料整理立卷，并保存应归档的公文，翌年将文件移交档案室归档。第九章 附则第二十九条 本制度由办公室负责解释。附件：附表一：文件处理单文 件 处 理 单此件共 份。已发：拟办意见：负责人： 传阅部门：日 期：领导批示：处理结果：注：请阅后签字，速阅速退，切勿横传。附表二：收文登记及转发