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文秘组学习成果展示 办公室工作 文 会 事 工作指南 专业技能培训班文秘专业组编 2013年5月 - 1 - 目 录前 言 4第一章 办文 5第一节 公文格式 5第二节 简报格式 12第三节 纪要格式 14第四节 会议记录 15第五节 公文介绍 17第六节 公文收发 40第二章 办会 49 - 2 - 第一节 大中型会议 49第二节 小型会议 54第三节 会议相关文书资料 57第三章 办事 60第一节 接听与拨打电话 60第二节 接待工作 62第三节 约会安排 66第四节 座次安排 69第四章 档案管理 72 前 言在我们的日常工作中，文、事、会是办公室工作的三大块，在很大程度上，体现了办公室工作的水平。目前，在九龙尚无统一的执行标准，多是源于办公室工作人员的日常积累和学习，难免偏颇和漏缺，缺乏系统理论验证。九龙县专业技能培训班文秘专业组按照县委、县政府学有所获、学有所得、学有所用的培训方针，结合日常工作内容，将办公室工作涉及的各类基础工作注意事项和行为方向整理成册，希望为奋战在九龙县各条战线的办公室同志提供帮助。本指南的编撰在九龙尚属首次，内容偏向实际操作，理论类较少，全册以图文形 - 3 - 式展现了办公室工作办文、办会、办事中应知应会的工作常识，内容直观、易懂，希望领导和广大同仁在阅读使用中指出不足和错误，提出宝贵意见建议和批评，我们将以诚恳的态度虚心接受、及时改正，为九龙的办公室工作贡献一份力量。 九龙县专业技能培训班文秘组 第一章 办 文第一节 公文格式一、概念公文格式是指公文的整体格局和标印形式。二、公文标准格式分类 纸型，幅面尺寸为210mm(宽)297mm（长）；2.版心 3.版心与纸页边距为：(1)离天头37mm1mm。(2)离订口28mm1mm。 （二）文面格式 在确定版心正确位臵后，即可以在版心区域进行文件的编撰，这一节重点强调版心区域内文件编撰的文面格式。1.文面格式式样（1）平行文式样 （2）上行文式样(发文单位名称)2013年3月6日（附注：）版记 （附注：） 抄送：，。办公室 年月日印发 （共印xx份） 2.文面格式说明 (发文单位名称) 2013年3月6日 版记 （1）版头部分头，也叫眉首。 位臵：红色反线（也叫红色分割线）以上部分，称为版版心左顶格第一排标注文件份号，用6位阿拉伯数字，位数不够，用“0”补，如：000002，三号黑体字。版心左顶格第二排标注文件密级，格式为密级等级保密年限，三号黑体字。版心左顶格第三排标注文件紧急程度，两字中间空一格，三号黑体字。发文机关标志格式为发文机关名称+文件二字，如：中共九龙县委组织部文件。标志字体为小标宋体，标志整体大小为22mm15mm，此为必备要素。发文字号格式为：机关代字+“年份”+序号，机关代字后除函件以外不加文种，如：九委组函；常用的报、发等为错误格式，如：九委组发、九委组报、九委组通；年份是六角符号内加年份全称，如2013不能写成13；序号则是该份公文在该发文机关内的序列，注意与该份公文的份号区别，序号不能在数字前补虚位，如1，不能写成01；发文字号的位臵：平 - 7 - 行文中发文机关标志空两行，居红色反线上4mm处，居中标明；上行文发文机关标志空两行，居平行文居红色反线上4mm处，左空一格标明；发文字号字体为三号仿宋。文种是上行文，如报告之类，需标注签发人，标注位臵与发文字号处同一水平位臵，右空一格注明，字体为三号楷体字。红色分割线：表现形式为红色直线，用于版头和主体的分界。党群机关部门红色反线正中加红色五角星，政府机关部门红色反线无其他标识。联合行文必须是同级机关，主办机关名称排列在前，发文字号只标识主办机关发文字号。（2）主体部分标题。位臵与红色分割线下隔两行；格式为发文机关名称+事由+文种，发文时可省略发文机关；字体为二号小标宋；标题中除需要引用时加注书名号，不能用其他标点符号；过长的标题可排列时可以排成菱形、梯形。主送机关。即公文的主要受理机关，如主送机关较多，采用高度概括性语言，且主送机关为同级。正文。首页必须显示正文。正文内容字体为三号仿宋。正文中各级标题的标识，共分四级，从大到校依次为：一、（一）、1.、（1），其中一级标题字体为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级和四级标题为三号仿宋。附件标注。位臵居于正文下方，与正文部分隔一行，左空两格标注附件二字，字体为三号仿宋；附件二字后加冒号，冒号后注明附件名称，如有多个附件，则用阿拉伯数 - 8 - 字依次注明，每一个附件注明占用一行，抬头与第一个附件对齐。附件正文。左顶格标明“附件”，或“附件1”，字体为三号黑体。附注。如有必要，可使用附注；位臵居成文日期下一行，左顶两格，格式为：（附注：xxxxx）,作用为对公文的补充说明，如：（附注：此件发往各乡、村）发文机关署名。与正文或附件标识最后一行下隔两行，右空4字，字体为三号仿宋。成文日期。居发文机关署名下一行，右空四个字；用阿拉伯数字表明年月日，不可简写。11用印。不能上下颠倒、左右乱盖，要按照章面，将章端正盖于成文单位与成文日期上，骑年盖月。（3）版记部分版记各- 9 - 3.装订。左侧装订，两页码之间误差不超过4mm。（四）其他格式注意事项1.正文书写中的连接符号正确书写方法为，而不是惯用的或；2.在正文中数字的用法：正文中数字使用一般使用阿拉伯数字，用数字表达的短语、句子中，不能隔行写。当数字作为名词或介词使用时，可以写成中文小写数字，即一、二、三。 第二节 简报格式一、概念机关、团体单位编发的内部文书，他是一个统称概念，属于事务性文书。二、版面格式- 10 - 位臵居版心三分之一（红色分割线以上）部分。- 11 - 1.名称。可直接用简报、情况简报、xxx（专题）简报，用红色大字书写，居于第三行正中；2.编印单位。期数：居于简报二字下方隔两行居中，一般为当年简报编印期数；总期数：居于期数下方一行居中，一般为编印单位所发简报的总编印期数，可以不用标明；三号仿宋字体。3.编印单位。居于红色反线上4mm，左空一格处，三号仿宋字体。4.日期。居于红色反线上4mm，右空一格处，与编印单位同处一水平，三号仿宋字体。（二）报核也叫报身、报体。为简报主体，用于撰写正文。1.按语。居红色反线下隔两行，一般为领导指示、编者按等，具有提示性、说明性、评论性，字体为楷体三号，可以不用。2.标题。居于红色反线或按语末行下隔两行，式样为文章式标题，可以添加副标题，用于对标题的补充说明或文章内容的概要；主标题字体为二号小标宋，副标题用破折号引出，字体为三号楷体。（三）报尾写在最末一页，最下方。1.报：用于上行单位。2.送：用于平行单位。3.发：用于下行单位。第三节 纪要格式一、纪要标志由xxxxxx纪要组成，居版心上边缘35mm处，居中，推荐使用红色小标宋体字。- 12 - 二、标注出席人员名单，一般用三号黑体字，在正文或附件说明下隔一行，左空二格，后标用全角冒号，冒号后用三号仿宋字体标注出席人员单位、姓名、回行时与冒号后的首字对齐。三、标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将出席二字改为外，编排方法同出席人员名单。四、纪要格式可以根据实际制定。 第四节 会议记录格式 一、会议记录十要素（一）时间- 13 -精确到分。（二）地点精确到会议室。（三）参会人精确到人，重要人员精确到姓名。（四）缺席人精确到姓名。（五）列席人精确到人，重要人员精确到姓名。（六）主持人精确到姓名。（七）会议议题包括主题、内容。（八）发言记录。（九）时间记录，精确到分如：11:30散会。（十）记录人、主持人确认签字，形成归档。 注：会议记录中，各要素要自成段落。二、会议记录特点记时、客观。 三、会议记录范例样式xxxxxxxxx会议记录 - 14 - 参会人：缺席人：列席人：主持人：会议议题：一、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。二、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 发言记录：xxx(姓名)：xxxxxxx(发言 xxxx年xx月xx日 第五节 公文介绍按照中央中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16以中办发“2012”14号文件印发，自2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例规定，党政机关公文共有15 - 15 - 种。一、命令(令)权威性最高的行政公文（一）适用范围适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。能发布命令的机关：中央：国家主席、国务院、各部委、中央军委。地方：县级以上各人民政府。（二）特点载体性、强制性、权威性、严肃性、专用型。（三）分类公布令、行政令、动员令、宣布令、任免令、嘉奖令、通令、赦免令、戒严令、指令。（四）写法1.标题：四种形式：发令机关+文种；发令人职务+文种；发令机关+事由+文种事由+文种。2.编号：一般以领导人名义发布的命令不按照年度编号，而是从任职开始到卸任为止依次编号。3.正文：三种形式（1）单层次式，发布令多数采用单层次；（2）二层次式，行政令和任免令多采用二层次；（3）三层次式，嘉奖令多数为三层次。- 16 - 4.签署：位于正文的右下方，写明发令单位名称或单位负责人的职务及姓名。5.成文时间：正文之后，签署之下。二、决议（一）适用范围适用于经会议讨论通过的重大决策事项。（二）特点决议必须产生于会议。（三）分类审批性决议、方针政策性决议、专门性问题决议。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：一般包括两项内容：一是前言，写明决议的 根据；二是主体，写明决议的事项。3.发文机关：即落款，写明机关全称或法定简称。4.成文日期：写明年、月、日。三、决定(一)适用范围适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）特点事关重大、事关决策、切实可行。- 17 - （三）分类法定性决定、方针政策性决定、部署指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头一般是说明为什么要做出这个决定，即做出决定的背景、根据、目的和意义。（2）主体写决定事项。根据具体内容结合实际情况撰写，内容可多可少。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务措施、方案、要求等，有的还要写明指挥决定的理由，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明奖惩对象的主要事实和组织决定。（3）结尾结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。（4）落款正文右下方写明发文机关名称。若标题上已有发文机关，则签署可省略。- 18 - （5）成文时间如果是会议通过的决定，在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议批准通过的日期；如果是领导机关的决定，日期一般放在落款之后。（五）注意事项1.不能滥用决定行文；2.事项要明确、具体；3.语体风格要妥当。四、公报(公布体公文)（一）适用范围适用于党政机关、社会团体、基层单位公布重要决定或重大事项。（二）特点内容上的庄严性、形式上的多样性（三）分类新闻公报、会议公报、统计公报。（四）写法1.标题：（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+文种正文：由于公报类型不同，正文包含的内容各异，写法也 - 19 - 有差别。（五）注意事项1.突出重点；2.叙述事情要全面、具体、层次清楚；3.语言要科学、准确、庄重、严肃。五、公告（周知性下行文）高层领导机关（一）适用范围适用于向国内外宣布重大事项或法定事项。（二）特点（1）发布机关的限制性（2）发布范围的广泛性（3）内容的重大性（4）传播方式的新闻性（三）分类（1）行政性公告（2）法规性的公告（四）写法标题：发文机关文种；发文机关+事由+文种；事由+文种；文种。（五）正文- 20 - 1.开头开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等，要写的简明扼要。公告内容非常简短时，可以不写公告缘由，一开头就进入公告事项。2.正文正文用来写公告事项，即向大众公布重要事项或法定事项。3.结语一般用特此公告、现予公告、公告等习惯用语作结。有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用特此公告的结语，事完文止，自然收尾。（四）注意事项1.要求内容准确无误。写作时要直陈其事，不发议论，不加说明，更不能抒情。语言郑重严肃，平实无华，简洁明快。2.一般基层单位要宣布一些很具体的事项，不宜使用公告，使用通告或通知比较合适。六.通告（一）适用范围适用于在一定范围内公布应当遵守或周知事项。（二）分类法规性通告、知照性通告。- 21 - （三）特点周知性、法规性、务实性、广泛性。（四）正文通告的正文共分三大部分1.通告缘由通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。通过叙述相关的政策、法规依据或具体的实际情况来说明行文的原因。2.通告事项写明社会有关方面周知或遵守的事项。文字多，内容较复杂的，多采用分条列项的写法，以作到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用篇段结合式写法。3.通告结语多采用本通告自发布之日起实施指明执行日期，或特此通告、此告等习惯用语结尾。（五）注意事项1.通告的撰稿者，要有政策观念，以政策衡量通告的事项，确保其不与现行政策抵牾，不搞不符合法律程序的土政策。2.因为通告可以用来处理带有一定专业性的公务，所以写有关专业性的内容时，难免会使用一些术语，但要注意尽量选择大多数人熟悉的行业用语。同时，也要求撰稿者有一定的专 - 22 - 业知识。3.通告的 公告与通告区别：七、意见（兼容性公文）（一）适用范围适用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）特点行文多向性、作用多样性、效力灵活性。（三）分类上行、下行、平行（四）写法1.标题由发文机关名称、事由和文种三要素构成。2.正文（1）开头。行文的缘由、背景、依据与目的。- 23 - （2）主体。这是意见的核心部分，用来对重要问题提出见解和处理办法。分条列出，条首有主旨句。（3）结尾上行：通常写明以上意见，如无不妥，请批转各地、各有关部门贯彻执行。下行：结尾主要提出贯彻、反馈的具体意见。（五）注意事项1.明确界限，区别内涵向上行文、向下行文和不相隶属机关之间相互行文使用意见的区别。2.把握内涵，珠联璧合意见的内在结构必须是提出分析解决三个问题的珠联璧合。3.上下有别，用语不同八、通知（周知性下行文）（一）适用范围适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项、批转、转发公文。（二）分类公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。（三）特点- 24 - 1.发布性：发布法规、规章。2.批转性：下级机关公文。3.转发性：上级机关和不相隶属机关公文。4.传达性：下级执行事项（指示性通知）；有关单位周知或执行事项（会议通知、任免通知）。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种三部分构成2.正文：通知的正文包括原由、事项、要求三部分。（1）原由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。（2）通知事项，即通知主体。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。（3）通知的结尾有三种常用写法：一是事项结束，全文就自然结尾，意尽言止，不单写结束语；二是用习惯用语特此通知收尾；三是用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。（五）注意事项1.写全三要素；2.分清发布、批转、转发；3.颁转文件系法规、规章时应加书名号；4.层层批示，可省略中转单位；5.不要遗漏本身发文文种。九、通报（知照体公文）- 25 - （一）适用范围适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）特点真实性、教育性、典型性、知照性、时效性。（三）分类表彰性通报、批评性通报、情况性通报。表彰、批评性通知四层次：事实情况、分析评价、处理意见、希望要求。情况通报二层次：情况、意见。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种构成。2.正