物业公司各部门职责.doc

客户服务部职责职能说明：管理、协调、监督、公关、服务的职能。对客户服务的执行与反馈，并提供多种直接服务的部门，物业公司的对客服务是通过客户服务部的业务程序和服务环节来完成，是公司与业户之间的桥梁，是物业公司的窗口，客户服务部的工作程序、人员职业道德、服务质量、操作技能应变技巧、仪表、言谈、举止对物业公司的形象和声誉都会产生影响。对内各部门的协助、督导、沟通使各部门保证良好的工作质量和效率。具体职责：1、围绕房管、设备保养、治安消防、车辆、清洁、绿化各项服务，检查各部门工作，并将检查结果统计上报经理并下工作单予以落实整改。保证物业管理服务的水平、质量；2、负责物业管理费收费通知单的发放和费用（物业管理费、有偿维修费、车场使用费、水电费、租金等费用）的催缴工作；3、负责新楼盘的验收、接管（如对公共设施、设备统计），具体落实、组织、协调收楼的各项工作。全面掌握物业情况，并落实综合评优报告；4、负责收集辖区内用户资料，做好用户档案的管理；5、负责公司服务热线电话的值守，并收集掌握热线电话的所有记录，记录报修情况和服务质量，负责与业主/住户联络； 6、负责业主/住户来信、来访、投诉等处理工作，及时做好回复、跟踪、检查工作；7、负责业主/住户满意度调查工作，做好关于业主/住户满意度调查的各种数据的统计分析工作；8、负责做好辖区内对业主/住户的宣传工作，调查工作；9、统筹、计划、协调、组织社区文化活动；10、对辖区内举行的各种活动进行现场管理；11、对辖区内外的公共设施、消防设施、环境卫生、广告宣传海报进行监督管理；12、负责用户进出货物的监督管理；13、认真贯彻物业管理的法规、政策、标准，组织落实上级主管部门下达的任务。负责同行业市场信息收集、调查、分类、汇总、报告、剪辑、印发物业剪报，组织学习工作。为推动公司物业管理发展出谋划策；14、协助业户办理各项服务：（1）提供管理区域管理服务咨询（2）办理业户收楼/铺、迁入、迁出手续（3）办理装修申请、办证、验收手续（4）办理出入证、IC卡、临时出入证、水牌（5）办理车辆月保手续（6）室内有偿清洁、工程维修服务（7）提供便民工具的出借等15、协助秩序维护、工程各部门做好突发事件、特殊天气的应急处理；16、负责协助行政人事部门做好本部门的考勤、考评、培训工作。秩序维护部职责职能说明:向业户/用户提供标准的公共秩序维护及安全防范服务，防范辖区内出现行窃、抢夺、故意破坏财务及损害行为，协肋公安清防部门对辖区内发生的案件、过清事件进行现场看护，配合机关部门工作对消防设备、设施、日常、保养、继全各项安全、消防安全制度做好久防工作；对进入小区的人员进行汇、物品进行放行汇，对装修的监管、交通秩序及行车场管理，要求文明执勤，礼貌待人威严与服务并举。具体职责：1、维护牧业管理区域的公共秩序。2、协助公安、消防部门做好区域内的安全防范工作，协助业户做好防盗、防燥、防火、防灾害事故工作，发现不安全因素及时报告提出整改意见。3、消防安全的制度建立、健全、并严格监督执行。4、负责治安、消防安全宣传工作，收集机关信息组织物业公司内部员工进行治安，消防知识学习消防演练。5、负责消防设施通送监督检查，确保消防设施处于良好备用状态，通送返用。6、制定消防设施年度维修保养计划并配合工程部及外判单位实施。治安、消防应急处理方案及防范措施。7、装修的监管，督促施工方按装修管理规定实施对违章装修予以处理、纠正违章行为。8、出入小区的及车辆的时间，（如检查员工、装修工人、外派工作人员）对可疑人员、车辆物的按规定进行检查。（1）凭物品放行条核时带出物品；（2）检查时按章行使权力(如先敬礼);（3）外派工作人员在管理部没人陪同进入业户家中维修时，陪同进屋。9、发生各类案件或重大事故现向，有扭送犯罪分子到公安机关或监视严查的权力，但没有拘留、关押、罚款、审讯、审查、侦查和处理的权力。有抢救伤员和保护现场的权力，但没有勘察现场的权力。10、反治安管理行为的人有权劝阻、制止、批评、教育。11、对携带匕首、三棱刀等管理工具和自制为药、枪及其他可疑人员，鬼鬼祟祟的人员进行检查、严查、监视，掌握事态发展，不轻易采取行动，以免打草惊蛇，并报当地公安部门处理。12、遇到下列情况时，按培训时要求采取正确的行动并向上级报告；发现工程、清洁问题要及时向有关部门报告知会，通知工程人员管理肇事人员，密切配合其他部门工作。（1）暴力分割事件 （11）停水停电（2）斗殴 （12）人员受伤（3）人身及其它骚扰事件 （13）电梯困人（4）火警 （14）其他紧急事件 （5）灾害性天气 （15）灯泡坏了、缺损（6）水浸 （16）不干净的地方（7）违章装修 （17）发霉、青苔（8）设施损坏 （18）设施的跑、冒、漏（9 ）煤气泄漏 （19）公共设施损坏 （10） 保安系统、可视对讲和等出现故障。13、对违反小区各项管理规定的行为予以劝阻、批评、教育、制止。（1）噪音（2）损坏公共设施、消防设施（3）违章公共场地、占用消防通道（4）环境卫生管理（如乱扔垃圾）（5）工作证、出入证、加班事务的清场（6）治安、消防制度工程维修部职责职能说明：负责整个园区的电气、电梯、空调、给排水、采暖、通讯、消防、对讲监控及楼宇公共设施等设备设施的运行管理、维修保养，对业户提供有偿服务及装修工程的监督管理工作。具体职责：1、负责楼宇设备施交接验收，建立详细的设备设施台账，对交接验收设备或系统作现场标识，并完成交接报告；2、制订部门日常运作、管理工作程序和规章制度及各级人员的岗位职责，建立设备、设施的操作、运行、维护保养、检修、应急处理等技术标准和规范；3、负责制订管理楼宇工程维护年度和月度预算、采购计划、资金支付计划、设备设施维护保养计划和设备大中修计划；4、对所辖设备设施进行全面、有效的管理，保持设备设施良好运行，按计划进行维护保养；定期进行设备完好率的统计和考核，使设备完好率达到公司规定要求，确保满足业户使用要求，设备进行维护保养和检修的项目、方法、完好程度必须符合相关规定。运行中所发生的设备故障应得到正确、及时的处理，在紧急情况发生时，能够按应急处理方案实施有效控制处理，确保人员、设备设施安全；5、按标准完成对业主服务事项，维修及时率、返修率、业主满意率必须达到公司规定标准，定期进行部门服务质量考评；6.、负责业主装修方案的审核和施工现场的技术方法、施工质量、使用材料的监理；7、负责上级领导确定的工程整改项目、新项目的招、投标和合同报批，对施工计划进行审核，实施项目的施工监理，完成竣工验收、办理工程结算等工作；8、实施各专业、各系统设备、各机房的值班、巡视、维护保养、检修记录制度，记录做到清晰、真实、完整，建立档案管理制度。按管理要求作好运行记录、技术文件、资料、图纸的收集整理、保存和归档工作。对储存的记录做好标识、收集、储存、保护、查阅和处置：9、配合政府、行业管理部门，确保电力、供水、煤气、通信、电视等正常，按管理部门要求，定期完成电力、防雷、消防等各项安全检测，使污水、噪音达到环保要求；10、负责编制职责范围内的各种应急预案并组织培训、演练和实施；11、负责本部门的维修工具、检测仪器、备用零配件的日常管理；12、负责本部门人员的岗前培训及岗位技能培训，提高员工的素质及技能；综合办公室职责职能说明：负责人事、行政各项制度的制订，监督公司各项制度的执行；制订有竞争力且符合实际情况的薪酬、福利、保险、培训考核的工作体系，充分发挥人力资源的效能。负责人力资源的招聘、使用、管理、开发及人力成本的控制，为各部门提供及时、有效、全面的后勤服务。具体职责：1、负责人力资源的编制、招聘、考核、奖惩、异动、开发、培训、辞退、及成本控制；2、参与公司各项各种管理制度的制订及监督、协调工作、督促工作质量；3、劳动合同、档案的管理；监督、考勤工资审核以及劳动技术资格年审；4、公司大型活动、培训的开展，关心各部门文化活动，解决员工的生活困难；5、负责员工制服的订做、发放及回收的管理；膳食的管理；物资的采购调配及车辆的管理，宿舍的安排；6、对外联络工作，组织安排接待、参观等公关活动；7、制订各部门行政费用支出标准，协助上级进行有效控制，并对年度行政费用、物资予以统计；对固定资产作统计（一年最少一次，协助财务部）；8、各类公文的超草，各类文件的上传下达，指导执行，行政文件、表格、档案等的管理；9、公司各类表格、信笺、信封、名片、工卡、文刊的印制，文具购买；10、公司办公室秩序的管理，办公设施的使用管理，公告、节假日轮值，公司内部的钥匙管理；以及清洁、绿化、维修、秩序维护等的管理，以确保办公环境的整洁优雅、井然有序、为公纪律、考勤、礼仪礼貌的检查、监督、汇录、考评与劳资持勾；11、协调各部门的工作联系，物资、人员调配；12、组织公司周例会事务性会议的召开、后勤，会议情况的记录整理、分发，会议决定的跟进落实；13、对外与劳动、人事、保险、政府机关部门保持良好工作关系，树立公司良好形象；14、收集剪辑与房地产，物业管理等到有价值的政治，经济，法规等各种信息，协助“管理部”编制“月刊”发行，提高公司的竟争。财务部职责职能说明：物业公司的财务管理、会计核算监督、执行部门，资金、账目的有效管理，通过实施成本控制，组织安排使用各类资金，制造一个资金流通畅顺，各类财务信息准确及时向公司报告财务经营状况，支援各部门的资金运作，使公司得到最佳利润回报。具体职责：1、严格执行国家财经纪律，方针政策，结合本公司经营特点，组织财务管理，核算，监督工作，如实为领导反映财务状况，经营成果；2、建立健全内部管理制度，工作程序；3、合理筹集资金，并有效使用，提高资金使用效益；4、拟定年度预算计划并报公司批准后实施，检查监督控制调整；5、按照会计制度设置账目，正确运用会计科目，做好编制凭证，记账，算账，对帐，月末编制会计报表，做到手续完备，内容真实，数字准确，账目清楚，日清月结，按期报账，在限定期限内报送各种会计报表；6、按银行制度规定，做好现金，支票，发票的管理工作，遵守支票使用规定及银行结算纪律，加强现金管理，对下属各管理处经费的收、支情况进行检查、监督、指导；7、按照“会计档案管理办法”规定，建立健全公司的会计凭证、会计账簿、报表及其它会计资料的建档、保管工作，接受财税机关上级主管部门和公司领导业主委员会的监督检查，及时提供财务资料，如实反映情况；8、负现办理现金、出账、结算、发放工资及与业务单位的债权、债务结算和清理工作；9、负责仓库的保管工作及汇同综合办公室对公司固定资产、低值易耗品的盘点、清查等工作；10、负责审核指导各小区预算及提供规范和相关依据资料；11、负责各部门/各小区的财务工作，协调，处理解决各部门的财务问题与困难；12、及时向各部门提供应收、欠收明细，监督管理服务部、会所、租赁部、车场收款员等所有应收费用的收催缴工作，要求各相关部门按指标完成；13、协助各部门制定管理目标、经济目标责任书，并监督各部门执行；14、财务人员的业务培训工作；15、负责向业主委员会提供年度收支情况的财务报告；16、保守公司财务秘密，维修公司利益，对违反国家财经纪律和会计制度的开支，有权拒绝付款、报销和执行，直到其财务手续完备方可办理；17、对领导不执行国家财经纪律和违法乱纪的行为有权越级反映并提出改进措施、方法；18、对客户提出的各种费用的咨询予以解答，对其它部门提供财务信息的服务；19、完成公司交办的其它任务。环境部职责职能说明：物业区域的垃圾、粪便的清扫、收集、运输、处理；物业区域公用部位、公共场地清扫保洁、公共厕所的清掏、保洁、消毒；区域内所有的树木、绿化地、爬藤、地面履盖物、草皮及其他植物的修剪、浇水、施肥、除虫、松土、除杂草、补缺、保养等；改善、消除业户/用户的废弃物对环境的影响，创造有利于继续的生活、工作环境，美化环境。具体职责：1、清扫保洁范围：物业区域内外的道路、绿化带、走廊、安全通道、电梯、建筑景观，天台、平台、雨棚、会所、中央监控室、停车场、公共部位的门，大堂、墙、车道、人行道、水沟、沙井、水池、球场、垃圾箱/桶、路灯、庭院灯、梯灯、消防栓、冲水箱、上下水管、水阀、水表、电房、水泵房、发电房、电梯房、电梯、邮箱/信报箱、招牌、指示牌、楼房牌、卫生间等；2、辖区内除四害工作.及白蚁的防治；3、垃圾的清扫、收集、运输、处理；（1）建筑垃圾和生活垃圾必须分开存放，分别收集。（2）业户生活垃圾每日清除不得少于2次，无堆积，无漏收、无腐烂发霉、发现占用公共场所的杂物、废旧家具要知会行为人移回家中，及时清理，不得任由此现象漫延，不使用破烂的垃圾桶/具收集、运输。（3）收集容器封闭，不可超高、超宽运输，途中不可用绳等拖拉，使用后要清洗干净（定期消毒），放置于规定地点，摆放整齐。（4）容器/垃圾间/站周边应整洁、无散落、无存留垃圾、无污水流溢，箱体干净、无积尘、污物，每天不少于三次巡视。设施有破烂、损坏、排水不畅、地面损坏等应即时知会管理部、工程部维修。（5）垃圾分类堆放，不得乱倒，乱卸，乱堆，收集完成时场地要清洁，车去场净，装卸文明操作，减少扬尘，防止污染周边环境，定期对中转站，设施安排专人清扫、冲洗、消毒、垃圾间/站应标识明显，环境整洁。4、要求执行各种清洁卫生绿化保养的操作规程、细则达到工作要求；5、对不卫生不文明(乱扔乱吐乱涂乱贴乱放)行为现象即时劝阻、制止，开展卫生环境宣传使业主养成