浙江省发展资产经营有限公司档案管理制度.doc

浙江省发展资产经营有限公司档案管理制度第一章 总 则第一条为提高公司档案管理水平，实现档案管理工作制度化、规范化、科学化，提高档案利用效率，使档案工作更好地为公司各项事业的发展提供优质高效服务，根据中华人民共和国档案法、浙江省归档文件整理实施细则等有关规定，并结合公司实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司各类档案的管理工作。第二章 归档原则第三条 公司文件材料归档范围和档案保管期限的原则是：从公司发展的长远利益出发，用全面、历史、发展的观点，审视公司在资产处置、投资、经营及法律咨询等领域中的开发与经营的职能作用，结合文件材料的具体内容作为文件保存价值判定的基本要素，正确分析和确定档案的价值和保管期限。第三章 归档范围和保管期限第四条 归档范围凡公司在日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料和有重要价值的实物均属于归档范围，任何部门和个人不得私自留存，据为已有，必须定期向公司办公室移交归档，集中统一管理。第五条 保管期限档案的保管期限分永久、长期（10至50年）、短期（10年以下）3种。（一）凡是反映公司主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对公司、全省经济建设、历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，定为永久保管。永久保管档案主要包括：公司印发的重要文件，处理重要问题形成的文件材料，公司召开重要会议的主要文件材料，公司董事会、总经理办公会、党委会议等会议纪要，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表、机构演变、公司领导人任免和人事处理等文件材料，资产登记、重要合同、协议等法律凭证性文件材料。（二）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，定为长期保管。长期保管档案主要包括：公司处理一般性问题形成的文件材料，一般性会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般性文件材料，上级单位颁发的对公司经营业务相关的并要贯彻执行的文件材料，在公司报送上级的总结报告和统计报表等文件材料，员工转移工资、行政、党、团组织关系的介绍信及存根。（三）除了永久和长期保管材料以外，在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，定为短期保管。短期保管档案主要包括：公司一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位、部门颁发的非公司主营业务，但要贯彻执行的文件材料，业务部门的资产项目资料及原始凭证等文件材料。第四章 不必归档的文件第六条 上级单位的下列几种文件：（一）上级单位任免、奖惩非公司工作人员的文件。（二）上级单位普发参考、不须办理的文件材料。（三）上级单位的各种征求意见稿件。第七条 公司的下列几种文件材料：（一）重复性文件。（二）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（三）未经会议讨论、未经领导审阅、虽签发未生效的文件、电报、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）。（四）公司内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。（五）公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料。第八条 同级单位、部门的文件材料：（一）参加同级单位、部门和非隶属单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。（二）非隶属单位抄送，一般的、不需要办理的文件材料。（三）以宣传为目的的商品介绍、产品目录等材料。（四）相关单位送来参阅的简报、情况反映、不抄报或不必备案的文件材料。（五）相关单位抄送备案的一般性文件材料。第五章 归档时间和要求第九条 凡由公司起草的文件材料，包括与公司发文直接关系的上级文件，办理完毕后，应及时将原稿、附件和印件归档。第十条 各部室保管文件的人员，要做好文件材料的收集、分类、整理和保管工作，本年度形成的文件材料一般要求在第二年的第一季度末整理完毕后编制清册，经部门负责人检查后，向公司办公室移交。第十一条 参加上级单位召开的会议带回的文件材料，由出席会议的同志按规定及时交档案室。专业会议文件材料可暂由本部室保管，次年移交档案室。第十二条 资产项目档案，实行项目编号和档案编号双重保障管理。即由财务部负责接受，并按存档要求的标准进行整理，按a、b、c、n四个不同来源的资产项目，进行11位数编制项目号交档案室统一保管（资产划转项目编号规定说明附后）。档案室在接受后必须立即根据库位、内容等进行编制档案号，然后入库。双重编号确定后，任何人无权更改。第十三条 会计档案，由财务部负责整理，可暂保管一年，期后编制清册，移交办公室统一保管。第十四条 各部门向办公室移交档案，应符合有关规定和要求，确保档案的质量，办公室对移交的文件材料与对应的文件目录进行审核、验收，对不合格的需进行修改或整理，合格后签收。第六章 归档文件的整理规则第十五条 归档文件整理原则：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。归档文件的整理以件为单位，一般每份文件为一件。文件正本与定稿为一件（定稿是电脑打印且无领导改动的，可以去掉定稿，直接用批文稿头与正本），报表、名册、图册、期刊、简报等一册为一件；来文与复文可为一件，也可单独为一件；正件与附件为一件。归档文件如有重要批示、批办、催办、注办的，也应视为同一件。第十六条 归档文件质量要求：归档文件每件均应齐全、完整。（一）已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。（二）归档文件的书写材料严禁用不耐久的字迹材料，用纸幅尺采用国际标准a4纸。第十七条 归档文件整理程序：按分类、固定、排列、加盖档号章、装盒、移交进室的文档资料机读目录整理、保管期限鉴定的步骤进行。（一）分类：按年度-保管期限-职能分类法区分。区分年度：将文件按其形成年度分开。按年度分类是将文件按形成年度或文件内容所针对的年度分类，跨年度的规划放在针对的第一年整理，跨年度的总结放在针对的最后一年整理，计划与总结同一文件的，选择在总结年度整理。区分保管期限：将文件按永久、长期、短期三类分开。区分职能：是指按公司内的职能分类，分别为董事会、党委、工会、办公室、财务部、投资发展部、资产经营部、资产管理部、综合业务部。财务部会计档案另设。（二）固定1.归档文件按件固定。固定时，文件正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前被转发文在后；复文在前来文在后；报表、名册、图册等一册为一件。2.文件固定的原则。采用有利于最大限度保持文件材料原始状态的固定手段，防止文件缺页、损伤、腐蚀。3.归档文件取左边与上边对齐固定。对不是金属装订的有关书籍，可保持原有状态不再另行装订；对不利于档案保护的装订要统一去除，破损需要裱糊的，要统一处理后再固定。（三）排列同一的年度、同一保管期限、同一职能的归档文件材料按文件形成时间或事由排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。（四）装盒档案应装入档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。档案盒由档案室标注保管期限、年度、起止件号。（五）编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。（六）目录及其它整理1.对办公室全年登记的发文、收文、部门形成的文件材料和机读文件的目录项目指标（件号、责任者、文号、题名、页数、备注）进行核对，把计算机的文件管理转为档案管理。2.做好保管期限的升级、降级及不必归档文件的清理。3.档案目录装订。4.填写备考表（盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）。第七章 非纸质文件档案材料管理第十八条 各部门有保存价值的各种声像资料，如照片、录音（录像）带、磁盘、光盘等和有重要价值的实物档案，须进行塑封或包装后，定期移交办公室。办公室按有关实物档案保存的规定要求进行保管。第八章 档案日常维护和管理第十九条 办公室应按照省档案局档案工作目标管理认定的标准要求，配备必要的硬件设施，建立健全档案管理制度并做好贯彻落实工作。对重点档案、特种形体形成档案，必须有效地加以保护，对破损、霉变、散失、字迹褪变等受损档案应及时采取修复、复制等有效措施，确保档案的安全。第二十条 档案室保存的档案，应根据不同的保管期限，定期进行鉴定，未经鉴定和批准不得随意销毁任何档案。鉴定工作由公司分管领导组织、办公室和业务部门的有关人员共同进行，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按国家有关规定报经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。第二十一条 办公室建立健全登记制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计。第九章 档案的保密第二十二条 档案工作人员必须树立高度的保密观念，自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定，严守国家机密。不准将档案带到其它公共场所，严禁传播自己工作范围的机密。第二十三条 未经许可，任何人不准摘录、转抄、复印、摄录档案。第二十四条 凡需销毁的档案，必须经档案管理人员及有关人员鉴定后造具清册，并经公司分管领导批准后，由二人以上并在指定地点进行销毁。监销人员要在销毁清册上鉴字和注明销毁日期。第十章 档案的借阅和利用开发第二十五条 公司工作人员需要查阅与其业务有关的文件档案时，可直接向档案室借阅，借阅前应填写“档案借阅登记表”。第二十六条 凡借阅公司、董事会、总经理办公会议、党委会会议记录，须经公司分管领导批准，并只能在档案室借阅，不外借、不复印。第二十七条 凡属档案室的原始稿件一律不外借。第二十八条 实行计算机查阅检索。查阅档案一般只限于在办公室内，如确因工作需要出借时，一般应在一周内归还，如有特殊原因需要延长时间，必须办理手续，但最长不得超过一个月。第二十九条 外单位借阅档案，须持有单位介绍信（注明利用档案的目的及范围），经分管领导或相关部门负责人签字批准后，方可借阅。涉密档案须经公司保密小组负责人批准，并办理详细登记手续。第三十条 借阅的档案，不得转借，并要爱护好档案，禁止在案卷上做记号、涂改、仿造，更不能擅自抽、拆、损坏档案，未经同意不能复制或摘录档案。借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，违者将按有关规定追究责任。第十一章 档案库房管理第三十一条 档案人员要忠于职守，确保档案完整和安全。第三十二条 档案库房是机要重地，非档案工作人员不得入内。因工作需要进入者，须有档案人员陪同方可入内。第三十三条 保持库房设备整洁，力求做到无尘、无霉、无虫、无杂物等。第三十四条 根据库房温度、湿度的要求，利用现有条件做好通风、降温、去湿工作。第三十五条 库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀