西软X5系统说明书-系统基础.doc

1 X5 系统基础系统基础 1 第一节第一节 基本概念基本概念 1 第二节第二节 基本标识基本标识 2 2 1 宾客状态 2 2 2 客房状态 3 第三节第三节 基础操作基础操作 3 3 1 登录 3 3 2 退出 4 3 3 更换工号 4 3 4 密码修改 5 3 5 FOXHIS 消息 5 3 5 1 职员留言 6 3 5 2 实时对话 7 3 5 3 事务处理 8 3 5 4 交班处理 8 3 6 宾客查询 8 3 6 1 宾客列表 8 3 6 2 帐号查询 10 3 7 房态表查询 10 3 7 1 实时房态表 2 10 3 7 2 实时房态表 1 12 3 7 3 实时房态表 3 12 3 7 4 实时房态表 4 13 第四节第四节 报表处理报表处理 13 4 1 报表打印 13 4 2 报表查询 16 4 2 1 稽核报表 16 4 2 2 报表专家 17 4 2 3 特殊要求统计报告 18 X5 系统基础系统基础 第一节第一节 基本概念基本概念 Foxhis 酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念 只有熟悉了这些概念 读 者才能很好的阅读我们的说明 理解和掌握 Foxhis 的应用 班 别 为便于统计 根据上班情况 系统将班次分为四个 分别用固定的一位 数字表示 1 早班 2 中班 3 晚班 4 夜班 操作员在进入系统时 必须 2 根据实际情况输入班号信息 工 号 是操作员的编号 最长可以是十一位 编号形式没有特别规定 可以是 数字 字母也可以是字母与数字的结合 如 156 A15 ZXJK 等都可以定义为工号 工号 是唯一的 与实际工号有区别 必须在 前台维护系统 中定义之后才能在本系统中使用 密 码 密码长度为 1 至 8 位 输入时要注意字母的大小写的区别 进入酒店管 理系统的初始密码是由电脑管理员 或工程师 在 前台维护系统 中定义的 操作员用 初始密码进入系统后 可以对密码进行修改 宾客分类 系统将宾客分为散客 成员 团队 会议 主 单 本系统中把散客 团体成员 团体 会议的登记单称为主单 因此主单 又分为散客主单 团体成员主单 团体 会议主单等 帐 号 帐号是客人帐单的计算机代号 它由计算机自动产生 系统中涉及的帐 号有散客 成员帐号 团队帐号 会议帐号 AR 帐号 消费帐号等 帐号命名规则如下 帐号名帐号名第第 1 1 位位2 2 6 6 位位7 7 1010 位位举例举例 散客散客 成员帐号成员帐号 F FF404050001F404050001 团队帐号团队帐号 G GG404050002G404050002 会议帐号会议帐号 M M 年 第年 第 2 2 位 位 月 第 月 第 3 3 4 4 位 位 日 日 5 5 6 6 位 位 流水号流水号 M404050003M404050003 ARAR 帐号帐号共共 7 7 位 位 1 21 2 位固定为位固定为 AR AR 后五位为流水号 后五位为流水号 AR00001AR00001 消费帐帐号消费帐帐号共共 7 7 位 第位 第 1 1 位固定为位固定为 C C 后六位为流水号 后六位为流水号 C000006C000006 帐号命名规则表 房 类 是房间类型代码 最多可以是三位 这三位既可以是字母 数字 也可 以是两者的结合 房类一般由工程师或电脑管理员在 前台维护系统 中定义 如可以定 义 BJA 表示标准间南 定义 SR2 表示双人间 房 价 房间的实际卖价 第二节第二节 基本标识基本标识 2 12 1 宾客状态宾客状态 主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态 本系统对客人的不同状态用专门 的字母表示 具体见下表 状态状态状态含义状态含义备注备注 R预订状态预订状态 I当前在住当前在住 O本日结帐本日结帐 D昨日结帐昨日结帐 基本状态基本状态 N应到未到而被删除的预订应到未到而被删除的预订 S临时挂帐 退房未结帐 临时挂帐 退房未结帐 X已被取消 删除 的预订已被取消 删除 的预订 其他状态其他状态 表 3 宾客状态流转图 宾客状态流转图 X S R I O D N 2 22 2 客房状态客房状态 对于每种房间类型 Foxhis 系统允许最多使用三个大写字母来表示 常用以下符号来表 示不同的房间类型 房房 态态含含 义义 VCVC 干净房干净房 VDVD 脏脏 房房 OCOC 住净房住净房 ODOD 住脏房住脏房 OOOO 维修房 维修房 OutOut ofof orderorder OSOS 锁锁 房 房 OutOut ofof serviceservice 表 房态流转图房态流转图 OO OSOO OS OO OSOO OS VCVC OCOC ODOD OCOC VDVD VCVC 第三节第三节 基础操作基础操作 3 13 1 登录登录 一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上 读者只需根据需要在桌面上 选择功能模块的快捷图标 双击即可打开登录窗口 如下图所示 4 图 正确输入 班号 工号 口令 三项信息 单击选择语种 中 英文两种 即可 进入系统 3 23 2 退出退出 FOXHIS 酒店管理系统支持多种不同的退出方式 常用的有以下三种 1 执行其他其他 退出系统退出系统 系统提示 是否确信退出系统 如下图所示 单击 是 Y 成功退出系统 图 2 单击退出图标 或者点击系统主界面右上角的图标 3 33 3 更换工号更换工号 此功能主要用于交接班 离开岗位等情况 为防止他人使用你的工号操作本系统而造 成不必要的麻烦 系统建议操作员在交接班或者离开岗位时 使用更换工号功能 执行其他其他 更换工号更换工号 或按 F12 打开如下图所示登录窗口 操作同登录 不再赘述 5 图 3 43 4 密码修改密码修改 为防止泄密 操作员应该经常修改自己的口令 因为口令泄密可能造成一定的经济后 果 该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功 以防他人误改 操作步骤 操作步骤 1 执行其他其他 密码修改密码修改 打开密码修改窗口 图 2 根据系统提示 输入旧密码 新密码 确认即可 3 53 5 FOXHISFOXHIS 消息消息 X5 系统的消息功能可以理解为员工信息交流中心 包括四个功能 职员留言 实时对 话 事务处理 交班处理 系统主窗口下 执行其他其他 职员留言 职员留言 打开 FOXHIS 消息 6 窗口 如下图所示 图 3 5 13 5 1 职员留言职员留言 职员留言功能可以理解为系统内部 EMAIL 使用方式同 EMAIL 由上窗口可见 职员留言分收件箱 发件箱 草稿箱 垃圾箱 顾名思义 这些 箱 的含义非常明确 下面用实例说明如何发留言 实例实例 假设有操作员 FOX 给前台人员留言 主题 请注意 内容 晚上请帮助做好 夜审 操作步骤操作步骤 1 用 FOX 工号进入前台系统 执行其他其他 职员留言 职员留言 打开 FOXHIS 消息 窗口 2 单击左侧 发件箱 单击 新建 打开 发送邮件 窗口 如下图所示 3 输入留言的主题 内容 4 单击右边人员列表中的 前台部 前的 显示前厅各部门 单击 前台 前的多选框使其显示 表示选中 如下图所示 5 单击 发送 输入 前台 的相关操作员对方即可收到该留言 7 图 单击 删除 可将阅读后不再需要的留言移动到垃圾箱 垃圾箱中的邮件可使用对 应的 删除 功能 彻底删除 3 5 23 5 2 实时对话实时对话 单击 实时对话 窗口如下图所示 窗口第二列显示当前所有在线人员名单 单击选 择对话目标 可多选 窗口下方空白处输入内容 单击 发送 即可进行实时对话 8 图 3 5 33 5 3 事务处理事务处理 主要用于酒店各部门交流对客服务信息 事务的发布可以在此处处理 也可以在宾客 主单下 事务处理分已发事务和我的事务两部分 3 5 43 5 4 交班处理交班处理 输入交接班信息 3 63 6 宾客查询宾客查询 系统中常用到查询功能 包括宾客列表 帐号查询 各业务部门使用程度也各有不同 下面的说明中将详细介绍 操作者可以根据各自的需要使用以下的说明 3 6 13 6 1 宾客列表宾客列表 X5 系统 按照业务需求将宾客列表分成 预订宾客列表 本日到达宾客列表 当前住 客档案 历史住客列表等 所有宾客列表的结构基本一致 下面以预订宾客列表为例 加以说明 按 CTRL U 打开预订宾客列表 窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页 窗口 底行是宾客状态多选栏 该列表系统默认是预订状态 9 图 查询方法查询方法 一 快速查询 ALT A 将光标定位于右上角条件输入位置 可以输入的常用条件有姓名 姓名中的 一部分 房号 帐号 预订号等 二 组合查询 用于多个条件组合 查询客人信息 如要查询某公司一个星期内客人的住店情况 单击右下角组合查询按钮 打开组合查询窗口 根据需要输入多个条件 单击确定 即可显示查询结果 信息含量信息含量 每条记录信息含量比较大 需重点指出的项目如下 房价 显示房价的颜色默认是黑色 红色显示的房价表示房价保密 名名 称称颜颜 色色操操 作作 VIP 贵宾贵宾 红色 贵宾 红色 贵宾 主单下 主单下 VIP 项 项 保密保密 粉红 要求免查询 粉红 要求免查询 主单下 保密项 主单下 保密项 留言留言 蓝色 有留言 蓝色 有留言 主单下 底行 留言 主单下 底行 留言 去向去向 深蓝 有去向 深蓝 有去向 主单下 底行 去向 主单下 底行 去向 联房联房 黄色 有联房 黄色 有联房 主单下 底行 联房 主单下 底行 联房 签单签单 绿色绿色 所有费用都允许记帐 所有费用都允许记帐 墨绿色墨绿色 部分费用允许记帐 部分费用允许记帐 无无 所有费用都不允许记帐 所有费用都不允许记帐 主单下 底行 允许记帐 主单下 底行 允许记帐 信息灯列表 功能按钮功能按钮 10 窗口右边的功能按钮 一般都是快捷功能 如入帐等 这些功能能否使用视操作员的 权限而定 具体如何操作请参见各节说明 3 6 23 6 2 帐号查询帐号查询 帐号查询在系统的各个业务流中得到应用 其界面如下图所示 图 帐号查窗口主要包括以下部分 条件输入 主单类别和状态 工具按钮等 主单类别和主单状态的选择 可视具体的情况而定 主单分 所有 宾客 团 队 会议 消费帐 AR 帐 状态分 所有 有效 预订 在住 离店 条件输入处可输入房号 帐号 姓名 单位等 输入姓名 单位时可以输入完整的名 称 也可以输入名称中的一部分 系统支持模糊匹配 选择主单 状态 输入条件后 单击 检索 左窗口显示查询结果 若选中 单击 确定 即可 否则 退出 3 73 7 房态表查询房态表查询 3 7 13 7 1 实时房态表 实时房态表 2 2 实时房态表 2 也称平面房态表 特点是全面地反映整个客房的使用情况 对操作员来 说 比较直观易懂 单击查询 打开下拉菜单 单击实时房态表 2 或按 F6 打开实时房态表 2 11 图 为便于说明 我们将房态表 2 分成三个区域进行说明 左中 底行 右边 具体说明 如下 左中左中 不同的颜色表示不同的房间状态 房态表的颜色 方块的大小 可以在维护系统 中定义和修改 当鼠标停留在 在住的房间时 系统会自动显示该房间客人的简单信息 而双击 某一房间 可以打开该房间的详细信息 并可进行修改 如换房 续住及输入客人信息都 可以在此完成 指向一个房间并单击鼠标右键 系统会有一弹出菜单 对于空房 可以完成预订 登记等操作 而对于住客房 可以完成为客人留言 设置联房 直接换房 续住 预订等 操作 房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下 右下角表示将到或将走房 而左上角出现小方块表示该房间为临时房态 底行底行 每一种房态的实际房数及占总房数的百分比 而在住房所占的百分比即为当时的 实时出租率 双击某一图标 可以查询该种房态的详细信息 通过下拉列表中的楼号 房类的选择 可以单独显示某一幢楼 或某一种房类的 房态情况 右边右边 功能按钮 与右键弹出菜单的功能一致 3 7 23 7 2 实时房态表 实时房态表 1 1 较房态表 2 而言 房态表 1 的侧重点在于向操作员直观道地展示宾客各方面的信息 12 如 VIP 留言 加床等 其结构 表现形式与功能基本上房态表 2 一致 因此此处不再 一一赘述 单击查询 打开下拉菜单 单击实时房态表 3 打开实时房态表 3 图 单击 9 帮助 打开帮助窗口 阅读 即可掌握房态表 1 3 7 33 7 3 实时房态表 实时房态表 3 3 单击查询 打开下拉菜单 单击实时房态表 3 或按 F8 打开实时房态表 3 13 图 实时房态表 3 按房号显示客房的使用情况 通过下拉列表中的 楼层 房类 房号 房态 日期 的选择 可以根据需 要显示某一楼层 某一种房类 某段时间房间的房态和使用情况 窗口中部显示的是房间 状况 各种颜色和图标的含义详见帮助 单击 帮助 窗口右边是一组功能按钮 检索 修改 房号 帮助 统计 打印 退出 修改 单击 修改 打开当前房间客人主单 可对主单进行各种修改操作 房号 单击 房号 打开 输入起始房号 窗口 输入起始房号 可以查看从 那个房号起的房间情况 帮助 单击 帮助 即可打开帮助窗口 统计 单击 统计 显示 当前客房实时状况统计表 3 7 43 7 4 实时房态表 实时房态表 4 4 房态表 4 用来显示酒店平面图的情况 一般根据酒店的实际进行设计定义 单击查询 打开下拉菜单 单击实时房态表 4 打开实时房态表 4 第四节第四节 报表处理报表处理 X5 提供非常丰富的报表 主要分为稽核报表和报表专家 每一张报表都提供了打印功 能 下面我们首先介绍如何打印报表 4 14 1 报表打印报表打印 X5 系统报表中很多与打印有关的窗口中都会显示如图的一排功能按钮 当操作者把光 标指向某个按钮时 系统会自动显示该按钮的含义 下面介绍主要功能按钮的使用 打 保 存 另 打 打 打 刷 查 过 排 比 不 英 显 横 放 缩 原 垂 水 层 瀑 关 退 开 存 为 存 印 印 印 新 询 滤 序 较 显 文 示 向 大 小 样 直 平 数 布 闭 出 Excel 到 预 机 条 报 示 报 图 打 显 显 显 显 当 报 览 设 件 表 为 表 表 印 示 示 示 示 前 表 置 零 报 专 表 家 图 保 存 可以将报表存成其他格式的文件 以方便其他应用程序的调用 存为 Excel 可以将报表导出成 Excel 格式 保存到当前电脑上 打印预览 单击 打印预览 显示报表的预览方式 此时 屏幕边框会出现相 应的标尺 且边框出现蓝线 便于操作者判断报表打印在纸上的样式 打 印 在连接打印机的情况下 用来打印报表 打印机设置 设置打印机的配置 如纸张的大小等 14 刷 新 单击 刷新 系统将自动更新报表中的数据 过滤条件 单击 查询条件 打开 条件输入 供操作者输入过滤条件 排 序 单击 排序 打开 排序 列名输入窗口 根据提示输入列名 单 击 确定 O 显示内容将按此顺序排列 放大缩小 放大缩小按钮共三个 操作者可以通过这一组按钮调整报 表的大小 用于恢复报表到原样 实实 例例 如何使用查询条件 假设当日 夜间稽核工作底表 如图所示 酒店需要统计主营项目营业额超过 2 万小 于 6 万的 并且打印该报表 操作步骤操作步骤 1 执行查询查询 稽核报表稽核报表 在报表列表中找到双击 夜间稽核工作底表 日报 双击打开 假设内容如下图所示 由图可以看到 该表中主营项目金额有 15710600 18362 00 30519 00 10970 50 等 图 2 单击 查询条件 按钮 打开 查询条件 窗口 如下图所示 该窗口列出了 需要过滤的条件 其中 条件项 比较符 逻辑符 都可以通过下拉单选择 单击 条件项 空白处打开下拉单 单击 主营 单击 比较符 单击 在 值 处输 入 10000 单击 逻辑符 单击 且 3 输入第二个条件主营项金额小于 40000 过滤条件输入完毕 如下图所示 15 图 4 单击 确定 O 夜间稽核工作底表 日报 按条件过滤后显示如下图所 示 图 上实例是关于如何使用 查询条件 的简单情况 操作者可以根据实际需要利用 查 询条件 按钮过滤原报表中不需要的部分 或者只显示报表中需要的部分 4 24 2 报表查询报表查询 各部门通常都有