南京农业大学办公自动化系统[用户需求说明书].doc

南京农业大学南京农业大学 办公自动化系统办公自动化系统 用户需求说明书用户需求说明书 编制人员 编制人员 杨红兵杨红兵 编制部门 编制部门 产品中心产品中心 金智教育金智教育南京农业大学南京农业大学 签字 日期 签字 日期 I 16 目目 录录 1引言引言 1 1 1编写目的 1 1 2文档书写约定 1 1 3术语定义 1 2办公自动化系统功能需求办公自动化系统功能需求 1 2 1系统总体目标 1 2 2系统框架 2 2 3公文处理 2 2 3 1发文管理 2 2 3 2收文管理 校外来文 4 2 3 3请示报告 6 2 3 4督办管理 7 2 4日常事务 8 2 4 1会议管理 8 2 4 1 1会议的创建与发布 8 2 4 1 2与会人反馈是否参会 8 2 4 1 3到会情况汇总统计 9 2 4 1 4会议纪要 9 2 4 2接待管理 9 2 5个人办公 9 2 5 1待办事宜 9 2 5 2常用意见 10 II 16 2 5 3个人配置 10 2 6系统管理 11 2 6 1用户管理 11 2 6 2部门管理 11 2 6 3群组管理 11 2 6 4角色管理 11 2 6 5权限分配 11 2 6 6模块管理 12 2 6 7模板管理 12 2 6 8数据字典 12 2 6 9系统日志 12 2 6 10流程定义 12 2 7非功能性需求 13 2 7 1档案接口 13 2 7 2短信接口 13 2 7 3与身份认证系统的对接 13 2 7 4与信息门户系统的对接 13 2 7 5性能 13 2 7 6安全 14 1 16 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 本功能说明书描述了南京农业大学办公自动化系统项目建设的功能需求 主要依据是 南京农业大学两办的办公业务需求 主要目的是整理用户的业务描述并使之确定化 提供 由南京农业大学和金智教育信息技术有限公司双方共同确定的开发系统的业务需求目标 并对所实现的软件功能做全面的规格描述 以便进行下一步的设计工作 同时 在用户业务需求的基础上 经过需求分析和数据整理 以向整个开发期提供关 于南京农业大学办公自动化系统的业务和数据的技术信息和整体描述 成为软件开发的技 术基础 也作为系统设计和实现的目标及测试 验收依据 本说明书将作为系统测试的基本依据和系统验收的基础标准 本说明书同时提供给用户和设计开发人员及相关测试人员 经双方协商后定稿 1 2 文档书写约定文档书写约定 OA 为办公自动化系统 办公自动化系统为南京农业大学办公自动化系统 1 3 术语定义术语定义 无 2 办公自动化系统功能需求办公自动化系统功能需求 2 1系统总体目标系统总体目标 本系统以南京农业大学办公信息的采集和处理为中心 覆盖学校两办日常行政办公各 个方面 通过计算机信息系统存储 处理和发布学校办公信息 从而使学校日常办公实现 无纸化 自动化和网络化 2 2 系统框架系统框架 2 16 通过对南京农业大学办公环境和业务流程的分析 我们提出南京农业大学办公自动化 系统的功能需求 OA 的业务管理系统主要包含内容为 公文管理 发文管理 收文管理 请示报告 督办管理 日常事务 会议纪要 会议管理 接待管理 个人办公 待办事 宜 常用意见 个人配置 系统管理 用户管理 部门管理 群组管理 角色管理 权限 分配 模块管理 模板管理 数据字典 系统日志 下面分别详细描述 2 3 公文公文处理处理 2 3 1 发文管理发文管理 实现发文的网上拟稿 部门领导审核 跨部门会签 审稿 签发 编号 成文 用 印 校对 发布 归档等功能 其中管理员用户可以定制文件流转过程 系统按照预先 定义的工作流程进行流转 系统提供严密的授权管理 保证文件不被未授权人处理和查 看 实现对文档传递过程中有效的实时监控 保证文件网上流转准确 发文表单的字段 有 标题 发文字号 缓急 一般 紧急 加急 主送 抄送 抄报 拟稿部门 拟稿 人 拟稿日期 标题 主题词 附件 文件日期 签发人等 发文管理的功能组成如下 痕迹保留 通过保留 WORD 文档的修订痕迹来实现区别不同人员的修改 发文拟稿 由拟稿人选择公文流转类型编写并填写相关的文稿信息 同时按 照预先定义的流程进行发送 部门审核 审稿人员审核并提出意见 修改文稿并保留修改痕迹 发文会签 由部门秘书发给是相关部门领导会签并提出修改意见 修改文稿 并保留修改痕迹 办公室审稿 审稿人员审核并提出意见 修改文稿并保留修改痕迹 发文签发 拟稿部门秘书将文件送给会签部门电子公文秘书 再由相应会签 部门电子公文秘书将文件送给本部门领导审签 相关部门领导填写部门会签 意见 修改文稿并保留修改痕迹 文件发送 将文件发送到各部门相关人员 意见查阅 只要流转过程中用户都可以查阅文件处理过程中别人签署的意见 文件查询 通过各种条件组合 实现查询 3 16 流程跟踪 自动跟踪并显示文件的流转过程 可以查看流转的情况 文件流 转时间 经手人 执行的操作 将要执行的操作 发文传阅 校级秘书可以将文件传阅给校领导或相关部门电子公文秘书 各 部门电子公文秘书可以将收到的发文传阅给本部门的相关人员 自动编号 文件每年度按机关代字的流水自动进行编号 其中机关代字 系 统提供可以维护功能 各部门的机关代字与各部门绑定 发文编号在各部门 领导审批通过后由各部门电子公文秘书完成 各部门只能按自己部门的机关 代字进行编号 电子签章 流程中有用印权限的人员可以在正文 Word 文件加盖电子印章 的功能 加盖电子印章的 Word 文件不可再修改 如实在要修改 需要将文件 撤消印章后才可再修改 修改完后再重新加盖电子印章 模板定义 管理员可自定义各类公文的红头模板 包括文件内容格式和排版 格式 模板制作使用 Word 文档 方便易用 发文登记簿 对于办理完成的文件 系统提供发文登记簿方便统计查询 流程收回 供发送人收回已经发送的发文 避免由于接收人外出或有事的情 况下延误发文过程 收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下 一环节时才可以使用 流程跟踪 自动跟踪并显示文件的流转过程 可以查看流转的情况 文件流 转时间 经手人 执行的操作 将要执行的操作 流程催办 流程管理员可以查看到所有在办的文件状态 流程管理员可以手 工对相关文件进行催办 每催办一次 当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒 并且待办事宜标题前会有 催办 的字样 文件转办 如果文件的当前处理人由于出差 休假等原因 不能及时处理待 办公文 事先未作授权 为了保障整个流程的流转畅通 流程管理员可以文件转 给其他人处理 流程定义 管理员可以对流程进行定义 可自己多个发文流程 如行政发文 党委发文等 可定义单独每个流程的发启权限 流程的管理监控权限 流程的默认 查看权限等 学校发文流程图如下图 4 16 部门发文流程图如下图 工学院流程单独定制 2 3 2 收文管理收文管理 校外来文 校外来文 收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文校办登记 主任拟办 校领导阅批 下 发 归档 查询等功能 用户在登记收文的时候 首先需将纸质文件扫描 用户流程可以 自行定义 文件按系统设置好的流程正常流转 用户可以查看 打印文件的流转过程记录 包括办文的通知时间 办理时间 办理结果 意见 以及领导批示意见等 并对文档进 行实时监控 主办和协办部门在网上的填写意见 同时系统对于文件的权限有严格的限制 收文管理的主要功能组成如下 5 16 收文登记 机要员进行收文基本信息和内容的录入 对于接收到的文字材料 可以通过扫描仪先扫描成电子格式 PDF 格式 然后通过文件引入的方式引入到 系统中 登记内容包括文件标题 主题词 来文单位 可选 来文字号 份数 收文类别 可选 收文号 格式为 校收 年份 流水 号 来文日期 收文日期 登记人 办理期限 紧急程度 可选 选项有 一般 紧急 加急 来文原 文 备注 其中收文日期 登记人系统自动生成登记人员可以再进行修改 缓急提 供选择功能 选择项为一般 急件 特急 收文编号 编号规则为按收文类类别年度流水 系统提供收文自动编号功能 收文拟办 由拟办的负责人填写或选择拟办意见 收文办理 供主办部门和协办部门相关人员填写办理意见 主办部门由校级 秘书通过流程 提交 操作将文件送达 主办部门必须反馈办理情况流程才能继续 下一环节 协办部门由校级秘书通过 传阅 操作将文件送达相关部门电子公文秘 书 部门电子公文秘书可将文件进行 二次传阅 二次传阅 只能传阅给本部门 内的用户 协办部门也可能填写意见或办理情况 收文登记簿 对于完成收文登记的文件 系统提供收文登记簿方便统计查询 文件转办 办理过程中模块管理员有督办和催办功能 并可更改受理人 收文传阅 接收人可以将收到的收文传阅给本部门的相关人员 文件查询 通过收文日期 来文日期 原文文号 收文字号 文件标题 来 文机关字段 文件日期等各种条件组合 检索出符合条件的收文 流程收回 供发送人收回已经发送的发文 避免由于接收人外出或有事的情 况下延误发文过程 收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下 一环节时才可以使用 流程跟踪 自动跟踪并显示文件的流转过程 可以查看流转的情况 文件流 转时间 经手人 执行的操作 将要执行的操作 流程催办 流程管理员可以查看到所有在办的文件状态 流程管理员可以手 工对相关文件进行催办 每催办一次 当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒 并且待办事宜标题前会有 催办 的字样 6 16 文件转办 如果文件的当前处理人由于出差 休假等原因 不能及时处理待 办公文 事先未作授权 为了保障整个流程的流转畅通 流程管理员可以文件转 给其他人处理 流程定义 管理员可以对流程进行定义 可定义流程的发启权限 流程的管 理监控权限 流程的默认查看权限等 目前已定义了收文流程 收文流程如下图 2 3 3 请示报告请示报告 校内请示是学校内部各部门向校办或向领导请示工作的一种方式 该系统能实现校内 请示的网上起草 部门领导审批 会签 校办主任审核 拟办 校领导批示 部门办理 归档 统计查询等功能 用户可以定制文件流转过程 系统按照预先定义的工作流程进行 流转 系统提供严密的授权管理 保证文件不被未授权人处理和查看 实现对文档传递过 程中有效的实时监控 保证文件网上流转准确 校内请示表单的字段有 标题 事由 申请人 申请部门 联系方式 部门编号 学 校编号 主办部门 备注 附件等 7 16 校内请示流程如下图 2 3 4 督办管理督办管理 实现督办单制作 通知 跟踪 人工催办 承办人承办 督办结果反馈 统计查询等 功能 督办流程可自行定义 督办单按设置好的流程正常流转 督办人员可以查看 打印 督办单流转过程记录 对未按时完成事项进行催办单 督办管理表单字段如下 制发日期 完成时限 标题 文件编号 会办时间 负责部 门 督办人 联系电话 电子邮箱 督办类别 阅知 跟踪反馈 其他 附件 督办事由 办理情况 需要加填写提示 若完成请写明完成情况 若未完成请写明进展情况和仍需解 决的问题 督办管理的功能组成如下 督办流程可自行定义 督办单按设置好的流程正常流转 督办人员可以查看 打印督办单流转过程记录 对未按时完成事项 制发催 办单 请示登记簿 对于所有的请示报告文件 系统提供请示登记簿方便统计查询 8 16 督办单由办公室工作人员登记发起 督办流程描述如下 办公室工作人员登 记督办单后 发送给办公室领导 办公室领导同意后发送至办公室督查科 办公室 督查科再分发到具体办理部门 部门办理结束将结果反馈至督查科 督查科反馈至 办公室领导要按程序和要求报校领导 督办管理流程如下 督办管理流程如下 2 4 日常事务日常事务 2 4 1 会议管理会议管理 会议管理包括会议的创建与发布 与会人反馈是否参会 以及实际到会情况的汇总统 计 2 4 1 1会议的创建与发布会议的创建与发布 党办和校办指定专人创建会议 会议信息内容包括 会议标题 时间 地点 会议内 容 备注 与会人 抄送等 会议发布后 与会人和抄送对象会收到会议提醒 与会人是 指实际要参会的人员 抄送对象主要是让他们提醒本部门内的与会人员 2 4 1 2与会人反馈是否参会与会人反馈是否参会 与会人收到会议通知后 如果不能参加会议 则需要提出请假并说明原因 如果无请 假反馈 则默认认为与会人承诺正常到会 不能参加会议时 请假申请发给党办和校办指 定的人审批 审批同意请假 则不参会不计考核 不同意请假 则与会人还得正常到会 2 4 1 3到会情况汇总统计到会情况汇总统计 系统根据会议的安排和请假情况生成签到表供打印 会议结束后 党办 校办根据签 9 16 到情况 录入签到数据到系统 由系统统计出缺席数据 2 4 1 4会议纪要会议纪要 会议纪要用于会议召开后 由会议室秘书把整理后发会议纪要登记分发给相关人员 以便进行告知落实执行 会议纪要的内容包括 纪要类型 党委会议 校长办会会议 其他 标题 时间 地 点 参加人员 列席人员 主持人 记录人 主要内容 签发人 正文 以附件的形式提 供 2 4 2 接待管理接待管理 接待任务的指派 接待方案的提出 接待过程的落实与反馈等过程流程化的管理 也可以由校办指定专人对学校日常接待事务进行台帐的登记 登记的内容主要有标题 事由 时间 来宾姓名 来宾单位 来宾人数 接待人 接待费用 备注等 2 5 个人个人办公办公 2 5 1 待办事宜待办事宜 用于集中管理个人所有的待办工作 待办事宜可作为公文管理 日常事务等子系统的 统一入口 对于有明确流程的任务 处理完后自动从待办事宜中去除 放到已办事宜中 对于那些没有流程的任务 由用户自己确定是否处理完毕 如果有新的待办事宜 系统给 予文字 声音和图标提示 传统的工作方式下 办公人员在事务处理过程中 很难详细地掌握自己应该处理的事 务的数量 内容 紧急程度和处理情况 而作为整个办公事务流程的一个环节 如果处理 不及时或不当 会直接影响整个工作进程和工作效率 因此 每位办公人员都非常希望有 一位 秘书 将各种待办公文分门别类地整理出来 办公人员按照文件内容 紧急程度 优先等级阅读和处理文件 处理完毕的公文由 秘书 交下一部门或办公人员处理 如果 在办公处理过程中有新的办公事务递交过来 秘书 会马上给予提示 10 16 办公人员日常事务处理概括为两大类 一类是自己主动开始办理的事务 如公文的起 草 信息查询 称为主动办理类事务 另一类来自于其他人员和部门需要您办理的事务 如审批 会签 批示等 这类事务称为被催 督办类事务 一般情况下 日常处理的工作 大多数为被催 督办类事务 系统设计过程中 我们将这类事务的处理统一归纳到专门设 计的待办事宜功能中进行 工作授权工作授权 当用户因公务出差或其他原因不能办理自己的公务时 可以授权其他人临 时办理自己必须及时处理的事务 2 5 2 常用意见常用意见 每个用户可以在些模块中维护自己在审批过程中的个人常用意见 以便填写 意见时选择用 2 6 系统管理系统管理 2 6 1 用户管理用户管理 系统用户的注册 注销 基本信息维护 支持用户批量信息导入注册 2 6 2 部门管理部门管理 部门划分 用户所属部门分配 支持多级部门嵌套 一个用户可以同时兼职多个部门 每个部门可以指定专人维护本部门的组织人员信息 2 6 3 群组管理群组管理 群组划分 用户所属群组分配 支持多级群组嵌套 11 16 一个用户可以属于多个群组 2 6 4 角色管理角色管理 角色划分 用户所属角色分配 支持多级角色嵌套 一个用户可以属于多个角色 2 6 5 权限分配权限分配 指定系统管理员和和各模块级管理员 本工作由系统管理员担任 权限设定是基于 Lotus Domino 数据库管理权限 2 6 6 模块管理模块管理 定制系统的模块相关信息 如模块名称 模块所属分类划分 排列顺序 启用 禁用 2 6 7 模板管理模板管理 发文管理中用到的文书模板管理 可以设定多个文书模板 模板文件以 Word 格式存储 2 6 8 数据字典数据字典 系统用到的相关关键字 数据字典 的内容维护 2 6 9 系统日志系统日志 对各用户登录系统的情况 系统会自动记录 日后可以进行查询和追溯 12 16 2 6 10流程定义流程定义 通过 WorkflowDesigner 工作流自定义工具可以完成系统所用到的各个流程的自定义设 定 可以指定流程的各级审批步骤 每个步骤的审批人员 审批权限 并且可以设定会签 又可分有顺序会签与无顺序会签