汕头电子档案培训.doc

汕头电子监管之“电子档案”培训资料 -榕基易检2008操作说明企业电子档案，是升级版电子监管系统新增的功能，专门为企业提供一个上报企业档案信息的功能。企业通过该功能，可将局端需要的质量手册、自定义产品、主要质检人员、主要设备、其他资料、供应商等信息上报到局端系统，以便局端进行信息维护、实施监管、生成质量报告。一、准备资料 1.软件准备：1）榕基易检2008，请自行下载安装，软件最好装在D盘网址：/down.php?id=2000 2）激活：请在收到榕基公司服务人员邮件后进行操作，服务人员会将相关激活信息告知用户。 3）软件升级，请将激活好的软件打开一段时间，软件会自动升级到最新版。 榕基易检”的升级采用了策略化升级方式，软件程序和代码都可在线自动完成，方便快捷，便于全面推广电子监管使用。只要用户打开“榕基易检”，且保持电脑网络连接正常，后台程序会自动检测并下载升级包，并完成升级工作，如下图： 2.资料准备（均为电子版文件，图片格式：JPG，文件格式DOC）:1) 营业执照副本（彩色图片）2) 组织机构代码证（要求原件彩色扫描图片，以确保图片质量）3) 质量体系文件（WORD文档格式文件）4) ISO认证证书（图片）5) 数据类资料：企业总面积；质检人员资料（不少于三名）；企业分类；企业分类等级；企业诚信等级；组织机构代码；营业执照代码；联系人信息；主要设备（含检测设备、生产设备）名称、数量；生产能力（所有产品大概值）；原料供应商名录、报检注册号（如有）、组织机构代码等。 二、具体操作及注意事项： 1.软件打开：双击打开软件，输入密码（默认8888）。 2.进入软件主界面，请点击模块。 3.通信设置：点击通信设置：按提示设置邮箱信息，邮箱信息见邮件说明。此处填入邮箱名称和密码选择邮件点“确定”退出设置4.按以下图示进行操作，进入“基本信息”输入界面，并同步局方数据（如无法同步到局方数据，请联系局方下发资料或联系客服人员）： 5.录入企业电子档案（重要）： 注意：无需填写项目留空 1）企业基本信息： 录入要点：基本信息中企业类别应填，工商营业执照号应填（如果无法填，请联系客服人员）。先填写基本信息再填写更多信息以下资料均应如实填齐应填应填以下资料均应如实填齐更多信息应填，诚信等级为字母型等级，总面积单位平方米一类为AA，初评一类为A，其余为B资料填写完毕后，请点击保存并请上报数据：点此上报数据2） 企业质量手册，注意，共有四个附件，分别是：企业组织机构代码证，营业执照，体系文件，质量手册全部完成后点此发送点此准备增加一个附件如果添加有误，可以选中附件后，按“删除附件”每次只能添加一个附件，应选择对应附件进行上增加添加完成后，请单击“发送附件”进行发送。3） 自定义产品：注意：自定义产品前提是局方有下发企业产品信息，因此，如果没有找到对应产品，应先在企业产品信息中检查，如果没有，应与局方联系下发产品信息。填写好后，请点击“上报数据”4.保存数据。1.单击新建，创建一个新的产品记录输入产品对应的中文名称2.选择下拉框中的产品通用名称4） 质检人员，所有项目都应填，注意事项：质检人员应有3人以上，应注明何年何月参加何种培训合格。填写好后，请点击“上报数据”5） 主要设备，注意：设备包括生产设备及检测设备。此处选择设备类型：生产设备，检测设备填写好后，请点击“上报数据”6） 企业联系人，按照项目填写填写好后，请点击“上报数据”7） 第三方证书此处附加证书图片，文件名注明证书名称，然后点击发送附件填写好后，请点击“上报数据”所有第三方证书均在此处增加所有项均应填8） 生产能力，要求：所有产品各自年大概产量。应填写上一年度实际产值及本年度计划产值。填写好后，请点击“上报数据”其它资料，免填9） 原料供应商：注意：资料尽可能详尽，对于监管企业，应填入CIQ备案号（即报检注册号）若上传失败，请及时与榕基联系，协调解决企业电子档案填报问题。上传成功后及时告知汕头局出入境检验检疫局机电轻纺处服装科，核对局端是否已接收企业上报信息。