管理信息系统规划分析报告

“淘干货”管理信息系统规划报告目录一、 系统调查和可行性分析11.1 项目背景11.2企业现状21.3开发原因21.4系统目标21.5系统构成21.6可行性分析3二、管理信息系统的分析42.1管理信息系统的调查42.1.1组织结构调查42.1.2管理功能调查42.1.3业务流程调查52.2管理信息系统的分析62.3管理信息系统的数据流程图72.4数据字典81. 数据项描述82、数据结构定义103、数据流定义104、处理逻辑定义115、 数据存储定义126、外部实体定义137、系统的逻辑结构13三、 管理信息系统的设计143.1系统设计目标143.2新系统的功能设计结构143.3系统代码设计153.4系统物理配置方案163.5数据库结构设计163.6输入设计183.7输出设计183.8程序模块设计说明19四、管理信息系统的实施191、 系统调查和可行性分析1.1 项目背景企本业是一家内部分工简单，业务流程较短的小企业。主营干货食品，销售干果、干蔬、杂粮、药膳、果脯等产品。在信息技术高速发展的现在，传统的管理方法存在越来越多的弊端，已经不适用，一套好的信息管理工具可以实现对信息实时的监控和管理，让信息的传递更加高速准确，结合软件的使用，为企业带来更多的价值。因此，开发一款信息系统管理软件是很有必要的。通过对各种管理信息系统成功应用案例的考察，本企业管理层决定开发一套适合自己企业的管理信息系统，改善企业的管理现状，使得企业更好的发展。1.2企业现状据初步了解，企业采用的是直线制的组织结构。目前企业拥有少量计算机，工作人员也不多，没有采用管理信息系统，所以企业现状需要一套适合自己的管理信息系统，减少文字录入等繁琐、重复性大的工作，通过计算机的使用，实现信息的及时共享，应用到各部门。同时，可以让企业各流程环节减少数据的输入，较少差错率，提高工作效率。业务员不需要靠单据在各个部门间奔波，这样也提高了办事效率和顾客满意度。另外，这样也可以实现各个部门职责职权明确化，使得整个业务流程明晰化，可以及时向高层管理者及时传递市场信息，有利于决策者进行准确判断并作出决策。1.3开发原因在信息技术的的快速发展条件下，企业想要快速成长，迅速占领市场份额，就需要及时，高效的获取到信息，因此，企业需要一套管理信息系统，使工作人员从繁复的工作中解脱出来，有更多的时间去分析解读市场讯息，改善了企业内部组织的管理，使企业内部信息流畅通无阻，提高工作效益和经济效益，促进企业的快速发展。1.4系统目标管理信息系统是为了适应企业综合管理的要求，加速企业管理的自动化，标准化和现代化而建立的一个整体性的信息系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：采用先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，实现各部门与部门之间，前台与后台之间，企业与供应商之间信息的共享和交换。具体如下1. 建立计算机操作系统，做到快捷，高效率。企业各部门业务，如采购、销售、发货、库存等实现自动化管理。2. 企业在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，降低企业的运作成本，提高工作效率，实现收益更大化。3. 通过业务的整合，提高数据的准确性，避免逻辑错误和认为的疏忽错误，提高数据可信度。4. 通过管理信息系统的使用，借住计算机，较少文件传递所消耗时间，提高工作实效和针对性，有助于提高领导决策，减少失误。1.5系统构成为实现上述目标，将系统划分为6个功能模块：用户管理模块、产品管理模块、订单管理模块、结算管理模块、仓储管理模块、物流信息管理模块。1. 用户管理模块：分为顾客信息管理模块和供应商信息管理模块。2. 产品管理模块：实现对产品信息的管理，如产品名称、产品价格、库存数量、产品图片，是否在售等。3. 订单管理模块：分为销售订单管理和采购订单管理。 销售订单管理：实现对产品销售订单的管理，如顾客名称、顾客地址、所买产品名称和数量等。 采购订单管理：根据仓储部门传送的采购订单及时向供应商发出采购请求，包括产品名称和数量。4. 结算管理模块：操作者根据销售订单把订单分类并打印出来，同时根据销售订单进行结算并编制销售账表。5. 仓储管理模块：根据销售订单填写出库单，登记库存变化并形成库存帐，月末产生库存报表。同时，在库存预警时及时通知采购部门采购产品。6. 物流信息管理模块：可以实现对销售和采购订单物流的实时查询。1.6可行性分析1. 技术可行性：企业现在拥有的计算机、打印机和复印机已经满足系统应用的需求。同时，本企业员工对计算机都有良好的操作能力，已经有相关的管理信息系统操作经验，能够对日常的工作业务进行良好的操作，并能自行排除日常工作中可能遇到的计算机故障。该系统对软件没有太大要求，市场上存在的系统软件可以满足系统各方面的要求。该系统的开发主要交付给专业的公司开发，保证了技术可行性。2. 经济可行性企业现在要开发的管理信息系统是比较简单的系统，开发和维护费用都不算高，企业现有的设备已能满足系统需要，企业所投资额在企业可接受范围内。系统投入运行后，一方面解决了手工操作带来的工作效率低，容易出错等问题，为企业在业务上缩短了时间，增加了市场竞争力。另一方面，使得信息流动更快，能为各层管理者提供高质量的信息，使得管理者有更多的时间和信息为企业未来发展做准备。3. 环境可行性近年来，信息技术产业高速发展，软件和信息技术在国民经济和社会各领域得到了广泛应用，成为推动产业结构调整和产业技术改造的重要基础与支撑，极大的推进了我国信息化建设进程，各个行业目前正处于信息化处理的应用时期，有关政策法规对企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台。企业结合自身企业规模壮大的需要。、采用信息化的处理方式，来提高企业的工作效率，从而在市场竞争中处于有利地位。信息化的处理使企业及时有效的获取信息，作出适合自身发展需要的策略。企业领导已意识到信息系统应用的重要性，对系统的开发是大力支持的，认为这样有助于企业长期健康持续稳定的发展。4. 可行性结论综上所述，企业现在很有必要开发一套适合本企业使用的系统。二、管理信息系统的分析2.1管理信息系统的调查2.1.1组织结构调查根据系统的目标和对企业的分析，由于企业是个贸易公司，销售是企业最重要的部分，所以，为了使得销售工作更好的开展，使得部门分工明确，得到本企业的组织结构设置为：总经理下设销售部、采购部、仓管部、财务部、销售部又分为售前和售后。下图为该企业的组织结构情况。各部门主要功能职责如下：1. 总经理：主要负责公司所有销售计划的制定和计划的落实。他需要实时了解的掌握公司的销售情况，为指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。2. 采购部：主要负责公司货物的采购业务。保证日常库存量满足顾客需求，以及应付某些意外情况，及时补货，进行货物入库的处理。部门人员需要实时了解库存情况，为制定采购计划做准备。3. 仓管部：主要负责公司产品的入库和出库管理。当采购部的货物到达时做好安排货物入库和登记账薄的工作，当销售部拿来销售订单时安排出库并登记入账。并实时掌握货物库存变化，为采购部提供信息。4. 财务部：主要负责公司的财务工作，部门人员需要实时掌握采购部、销售部、仓管部的各种产品订单及产品出入库情况，并登记入账，月末时准确、及时的结账，并作出财务报表上交总经理。5. 销售部：售前组：负责接待顾客，促成订单，并把销售订单交付给售后组，售后组接到销售订单后通知仓管部门安排产品出库、及时发出货物并做好相关登记工作。同时还要负责顾客的退换货或纠纷处理。2.1.2管理功能调查由上对企业组织结构的分析，了解到各个部门都是为了实现企业的销售目标，完成相应的管理工作而设定的，由此可以得到各个部门的管理功能，如下表所示：系统管理采购管理根据仓管部提供的存货信息，及时、合理的制定进货计划，为公司节约费用。仓库管理充分利用管理信息系统，实现对公司的货物的出库、入库的处理。其次。根据缺货情况通知采购部及时补货，减少订货损失，建立企业与供应商的信息联系和数据联系，从而了解企业的需求和市场的供求，及时调整库存和库存的产品结构，增强市场适应能力。财务管理根据各个部门提供的报表和汇总表，对顾客、供应商、货物、订单等各种统计资料。及时准确上报，以辅助决策。其次，根据各部门的单据，监督公司各类事务，防止企业内部蛀虫出现。 销售管理制定并开展公司的销售活动，增加公司业务量，提升公司知名度的同时也扩大了市场份额。同时，树立良好的企业形象，提高顾客满意度。充分了解市场需求和消费者的爱好，为企业领导作出长远决策提供依据。2.1.3业务流程调查公司是贸易型企业，主要业务就是围绕产品进行的销售。主要业务流程为：顾客下单后，售前部门将销售订单整理后交付给售后部门，售后部门查阅库存帐，若有货，将根据销售订单交仓管部门安排发货，仓管部门接到订单后安排产品出库和发货，并登记库存帐，打印两份出库单，一份给顾客，一份交财务部门，财务部门每日核对产品出库单，若无误便进行记账管理。有误则通知相关部门进行处理，处理后登记入账。若没货，售后部门通知顾客产品缺货，取消订单或者延长发货时间，并通知采购部门及时进行采购补货。同时，仓管部门若发现产品库存过低，应及时通知采购部门进行采购，采购部门发出采购订单后，将采购订单交付给财务部门登记入账，产品入库时采购部通知仓管部门安排产品入库并登记库存帐，同时进行收货确认，通知财务部门登记相关财务帐。如果出现退换货情况，售后部门根据实际情况通知仓管部门进行退换货，退回来的货物视情况处理。财务部门定时将各种报表汇总处理并进行分析生成财务报表和财务分析报告交付给总经理，总经理据此制定销售计划，交付给销售部门。业务流程图如下：顾客 购货单换货单缺货订单售前部门汇总订单售后部付款单缺货订单待发货订单汇总出库单、产品入库单、退货单等财务部库存帐仓管部提货单采购部退货单出库单采购部采购订单采购订单顾客财务部提货单供应商2.2管理信息系统的分析随着企业业务规模的扩大，手工操作的系统和业务流程已经不能满足业务流量的需求，将会严重影响企业提高效益，其存在问题主要表现在如下方面：服务方面：企业的顾客分布在全国各地，在这个快速消费的时代，为了满足顾客要求，必须提高业务处理速度，提高顾客满意度。效率方面：手工操作流程环境下，信息不能在各部门之间快速传递，导致业务处理速度变慢，职工职权也容易出现分配不明确的情况，出现意外情况，比如缺货也不能及时通知到顾客。决策方面：手工操作流程下，报表制作费时费力，降低了时效性，且容易出现人为错误，同时人工对资料统计分析难度较大，准确率不高，将会严重影响领导层作出决策。市场方面：综合上述几个问题，这将会影响顾客满意度，在面对越来越大的市场时，企业内部可能会出现效率严重降低的情况，不利于企业扩大市场份额，也影响了企业整体的经济效益。2.3管理信息系统的数据流程图根据分析得出的系统业务流程图，分层绘制出新系统的数据流程图。如下图所示：系统的顶层数据流程图：经理销售计划、财务报表供应商顾客订货单、退换货单、出库单信息管理系统提货单、采购单系统的第一层数据流程图换货单出库单入库单退货单P3顾客发货单仓库管理缺货单订货单和付款单出入库单库存预警单付款单P4P1财务管理库存帐销售管理顾客信息暂缺货订单采购单财务报表P2库存预警通知采购管理采购单总经理供应商销售计划P1销售管理系统的第二次层数据流程图P1购货单付款单P1.1汇总订单售前处理顾客暂缺货单P1.2库存帐售后处理暂缺货单付款单待发货单2.4数据字典数据字典是数据流程图的补充，由于项目较多，这里只写几个范例。1. 数据项描述数据项编号：DI0001数据项名称：顾客号别名：顾客代码简述：某一顾客的代码类型及宽度：字符型，9位取值范围：000000000-999999999数据项编号：DI0002数据项名称：商品代码别名：商品编码简述：某种商品的代码类型及宽度：字符型，15位取值范围：000000000000000-999999999999999数据项编号：DI0003数据项名称：供应商别名：供应商代码简述：某供应商的代码类型及宽度：字符型，9位取值范围：000000000-999999999数据项编号：DI0004数据项名称：银行账号别名：银行账号简述：用于公司与顾客用于进行非现金结算，提供的代表本公司在银行收支情况的代码类型及宽度：字符型，18位取值范围：xxxxxxx00000000000-xxxxxxx00000000000数据项编号：DI0005数据项名称：采购单编号别名：采购单编码简述：采购员进行采购时为采购单进行的编号类型及宽度：字符型，4位取值范围：0001-9999数据项编号：DI0006数据项名称：销售单编号别名：销售单编码简述：销售员进行销售时为销售单进行的编号类型及宽度：字符型，4位取值范围：0001-99992、数据结构定义数据结构编号：DS0001数据结构名称：报价单简述：向顾客提供的产品价格相关的信息数据结构组成：商品代码+商品名称+规格+单价+产地数据结构编号：DS0002数据结构名称：购货单简述：顾客所填顾客情况及购货信息等数据结构组成：销售单编号+用户信息+商品情况数据结构编号：DS0003数据结构名称：采购单简述：所需采购商品及相关信息数据结构组成：商品代码+商品名称+规格+单价+数量+金额+备注数据结构编号：DS0004数据结构名称：换货单简述：顾客换货时的换货信息数据结构组成：日期+用户情况+退回商品情况+换货商品情况+备注数据结构编号：DS0005数据结构名称：提货单简述：供应商向采购员发出的货物到货信息数据结构组成：供货日期+供货地点+商品名称+商品规格+采购数量3、数据流定义数据流编号：DF0001数据流名称：购货单简述：用户已经付款的订货单数据流来源：订货处理数据流去向：发货处理数据流组成：日期+顾客代码+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量数据流量：约20次/日高峰流量：约28次/日数据流编号：DF0002数据流名称：入库单简述：仓管员把购买来的商品入库时所填写的单据数据流来源：订货处理数据流去向：入库处理数据流组成：入库单编号+入库日期+商品代码+商品名称+商品单价+入库数量数据流量：约3次/月高峰流量：约5次/月数据流编号：DF0003数据流名称：出库单简述：发货员把商品发出时交付给顾客所填写的单据，表示货物已出库数据流来源：发货处理数据流去向：出库处理数据流组成：出库单编号+出库日期+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量数据流量：约20次/月高峰流量：约28次/月4、处理逻辑定义处理逻辑编号：P1处理逻辑名称：销售管理简述：商品的销售和售后服务输入的数据流：购货通知、换货通知处理描述：接收客户传递的购货通知单，或者换货单，并汇总传递给下一个处理逻辑输出的数据流：待发货单处理频率：1次/日处理逻辑编号：P2处理逻辑名称：采购管理简述：缺货商品的采购输入的数据流：暂缺货单、库存预警单处理描述：根据暂缺货单和库存预警单，开出采购单通知单供应商发货输出的数据流：采购单处理频率：23次次/月处理逻辑编号：P3处理逻辑名称：仓库管理简述：商品的收发和计量输入的数据流：提货单、待发货单、换货单处理描述：收到待发货单后按单据发货并登记库存帐；接收到提货单后安排产品入库并登记库存帐；收到换货单后按单据内容发货输出的数据流：出库单、入库单、退货单、库存预警单处理频率：1次/日处理逻辑编号：P4处理逻辑名称：财务管理简述：报表的统计和输出输入的数据流：出库单、入库单、退货单、采购单、付款单处理描述：接收各个部门的传递的单据，据此制作财务报表，每月结一次账，并送交领导输出的数据流：财务报表处理频率：1次/月5、 数据存储定义数据存储编号：DB1数据存储名称：待发货账表简述：根据每日的销售情况，汇总编制的待发货账表数据存储组成：日期+商品代码+商品名称+商品单价+销售数量+销售金额+销售对象关键字：日期+商品代码相关联的处理:P1,P3数据存储编号：DB2数据存储名称：库存帐简述：记录商品出入库数据的明细账数据存储组成：日期+商品代码+商品名称+入库数量+销售数量+库存数量+商品单价关键字：日期+商品代码相关联的处理:P1,P2、P3、P46、外部实体定义外部实体编号：E0001外部实体名称：顾客简述：购买本公司商品的顾客输入的数据流：购货单、换货单、退换单输出的数据流：报价单、出库单、外部实体编号：E0002外部实体名称：供应商简述：企业所销售商品的供应者输入的数据流：采购单输出的数据流：提货单外部实体编号：E0003外部实体名称：总经理简述：本公司主管人员输入的数据流：财务报表输出的数据流：销售计划7、系统的逻辑结构根据业务流程和数据流程的分析，我们把系统分为4个模块。如下所示销售管理信息系统财 务 管 理 模 块采 购 管 理 模 块仓 库 管 理 模 块销 售 管 理 模 块3、 管理信息系统的设计3.1系统设计目标具体的目标主要有：（1） 建立供应商企业顾客的数据库系统，实现信息资源的共享。通过数据库的共享，了解市场的供求情况，帮助高层领导者调整企业的产品结构，适应市场竞争的需要。（2） 建立企业内部的数据库管理系统，生成销售发货结算存储的数据一体化，形成从业务处理管理控制战略管理的逐层数据的共享，主要支持企业的销售和仓储业务，实现各部门的信息传递和共享，支持各部门的结构化决策和非结构化决策。（3） 实现人机协同处理的机制，以及企业内部数据的联机实时处理，充分利用计算机技术和信息技术对企业的决策作用。（4） 建立的信息系统应该具有以下特点：1、 准确性：具有24小时的系统服务能力和自动化的数据处理能力，保持系统稳定性；2、 灵活性：保持系统软件平台和数据库有一定的开放性，可以方便调整以适应企业服务对象的需要、企业未来发展的需要和市场变化的需要，全面支持企业业务3.2新系统的功能设计结构该系统分为4个功能模块，具体功能如下图所示：销售系统管理销售管理仓库管理采购管理财务管理报 表 的 制 作购 货 单 处 理报 价 单 处 理采 购 订 单 处 理销 售 发 票 处 理缺 货 单 处 理库 存 预 警 单 处 理库 存 处 理发 货 处 理进 货 处 理对图中的每个功能模块要进行分解，现仅对购货单处理进行分解，如下图所示：购货单处理维护打印订单缺货登记订单更改订单查询订单录入3.3系统代码设计代码设计目的：在管理信息系统运行过程中，为了便于计算机的处理，对系统涉及的对象用英文字母、数字来代替、使系统对象简单化，便于系统的处理。设计代码说明：（1） 设计代码是为了系统运行的简便；（2） 代码的对象主要是顾客、供应商、商品；（3） 根据对象的性质，采用层次码；（4） 为了保证代码输入的正确性，为代码设计了校验码。下面通过对系统中部分数据进行代码化的过程，来说明代码设计过程。1、 顾客代码设计例：某顾客代码135010012的说明原代码：1 3 5 0 1 0 0 1位权： 1 2 3 4 5 6 7 8乘积之和：1+6+15+0+5+0+0+8=35模： 11 35/11=3.2校验码：2因此代码为：135010012顾客代码的含义如下表：135010012顾客某省某市顾客编号校验码2、 供应商代码设计例：某供应商代码235010013的说明原代码：2 3 5 0 1 0 0 1 位权： 1 2 3 4 5 6 7 8乘积之和：2+6+15+0+5+0+0+8=36模： 11 36/11=3.3校验码：3因此代码为：235010013供应商代码的含义如下表：235010013供应商某省某市供应商编号校验码3、 商品代码设计例：某商品代码235010010010016的说明原代码：2 3 5 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1位权： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14乘积之和：2+6+15+0+5+0+0+8+0+0+11+0+0+14=61模： 11 61/11=5.6校验码：2因此代码为：235010010010016商品代码的含义如下表：235010010010016供应商代码商品类别编号商品品种编号校验码3.4系统物理配置方案（1） 硬件配置：10台台式计算机；打印机5台；条码阅读器1台。（2） 软件配置：Windows7操作系统；数据库管理系统Mysql；开发语言php；（3） 网络配置：采用快速以太网技术。快速以太网技术采用载波多路访问和碰撞检测（CSMA/CD)机制，数据传输速率达到100MB/S。采用星形网络拓扑结构。（4） 系统模式：B/S模式。3.5数据库结构设计1、 E-R模型根据用户需求设计数据库概念模型。概念模型是各种数据模型的共同基础，一般使用E-R模型来表示。分析收集到的资料，画出企业现实中的事物及其相互联系。如下图所示：l 标识实体集商品、顾客、仓库、仓管、供应商、财务、销售订单l 标识联系集：商品和供应商之间存在“供应”关系：m:n商品和仓库之间存在“存放”关系：1:1仓库和仓管之间存在“管理”关系：1:n仓管和顾客之间存在“发货”关系：m:n顾客和财务之间存在“付款”关系：m:1顾客和商品之间存在“购买”关系：m:n顾客和销售订单之间存在“付款”关系：m:nl 标识属性集商品：商品代码、商品名称、数量、计量单位、备注顾客：顾客代码、顾客名称、电话、地址仓库：仓库号、仓库名称、仓库电话、仓库地址、负责人仓管：职工代码、姓名、性别、年龄、工资、职务、部门供应商：供应商代码、供应商名称、账号、电话、联系人、地址财务：职工代码、姓名、性别、年龄、工资、职务、部门销售订单：日期、订单号、顾客代码、商品代码、单价、数量、金额、备注l 联系属性：供应：日期、供应商代码、商品代码、商品数量、商品单价存放：日期、货架号、入库号、商品代码、数量管理：发货：日期、发货单号、商品代码、订单号、数量付款：结算编号、发票编号、金额、数量由于纸张大小限制，仅给出实体间联系的E-R简略图，具体属性参照上述资料。管理仓库存放商品仓管供应购买发货供应商财务付款顾客销售订单2、 数据表的设计根据关系模式中用于存储的数据表，在系统中，我们所需设计的数据表包括：供应商表、顾客信息表、企业职工表、销售订单表、出库表、入库表、仓库表、付款结算表等等。现仅以供应商表为例，说明数据表设计，如下所示。字段名类型长度说明是否为空中文简称GYSDMC9供应商代码GYSMCC10供应商名称LXRC8联系人LXDHC12联系电话DZC50地址ZHC20账号3.6输入设计系统中的输入有：订货单、客户基本信息、入库单等。下面给出入库单的输入设计界面：3.7输出设计本系统主要是些表格的输出，如销售账表、销售分析表、采购单、出库单等。下面给出出库单的输出格式： 淘干货商品出库单 编号：商品信息商品名称/代码单价数量规格金额合计金额顾客信息顾客账号顾客名称联系电话收货地址 操作人： 操作日期： 年 月 日3.8程序模块设计说明下面以出库单录入为例，来说明：模块设计说明书模块名称：出库单录入输 入：数据流，销售订单输 出：出库单信息、销售订单存档处 理：按销售订单填写出库单的商品信息，和顾客信息。四、管理信息系统的实施and its alloys 5 low temperature steel welding procedure 6 SH3525-2004 petrochemical JB/ T4708-2000 of welding procedure qualification for steel pressure vessels 7 JB/4709-2000 8 JB4730-2005 pressure vessel welding procedures of steel pressure vessel NDT 9 JB/T4744-2000 steel pressure vessel products mechanical properties test of welded plate II, mechanical equipment installation engineering 1 GB150-98 2 GB50128-2005 vertical cylindrical steel pressure vessel steel welded specification for construction and acceptance of oil tank 3 JB/ T4735-1997 steel welded atmospheric