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内审员培训教材 QHSE 依据GB T19011 2003标准 1 第一章基本概念第二章QHSE管理体系审核第三章管理评审第四章法律 法规及其他要求 2 第一章基本概念一 目的1 为满足体系持续改进的需要 2 解决体系的保持与审核人员素质的矛盾 3 目前现状需要对内审员进行提高性培训 3 二 方式1 以案例为主 主要是本组织几年内审的案例 2 自己动手为主 着手编写各项工作性文件 3 以实际为主 每人亲手拿出一套工作性文件 4 以讨论为主 解决几年内 外审中出现的各类问题 5 以自学为主 加大自学的时间 留有足够的作业 4 三 定义 1 1健康 安全与环境审核客观地获取可验证证据并予以评价及独立 系统地 形成文件的过程 以确定 健康 安全与环境管理体系及其结果是否符合审核准则 该体系是否被有效地实施 该体系是否适合健康 安全与环境的方针和目标 录自Q SY1002 1 2007 5 内部审核 客观地获取审核证据并予以评价 以判定组织 3 16 对其设定的环境管理体系审核准则满足程度的系统的 独立的 形成文件的过程 GB T24001 2004为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的 并形成文件的过程 注 1 内部审核 有时称第一方审核 2 外部审核包括通常所说的 第二方审核 和 第三方审核 3 当质量 环境管理体系一起审核时 称 结合审核 4 当两个或两个以上审核称为 联合审核 GB T19011 2003 6 1 2审核准则一组方针 程序或要求 审核准则是用作与审核证据进行比较的依据 内审准则 适用的方针 程序 标准 组织的体系文件 法律 法规及其他要求 合同要求或行业规范 7 1 3审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核证据可以是定性的或定量的 特点 可陈述的事实 可验证的事实 不含有推测和猜想 8 1 4审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核发现能表明符合或不符合审核准则 或指出改进的机会 1 5内部审核的目的通过内审核这种自我检查 自我完善的活动 保证体系正常运行 持续改进 判定组织体系的保持 符合性 审核体系文件是否符合选定的标准和国家法律 法规的要求 有关活动是否符合体系文件的要求 有效性 体系的运行是否得到有效的实施 方针 目标 指标 方案的实施达到预期绩效结果 适用性 审查管理体系所覆盖的活动是否适合于所制定的方案和目标 识别可持续改进的方向 9 1 6审核的方法目前常用的审核路线和方法 编检查表时应考虑 1 审核顺序 1 自上而下 自下而上 以上方法要结合交叉适用 2 正向和逆向的审核方法 按工序 按产品的形成过程 合同 生产 销售 按管理网络 有正向或逆向 2 审核组织 按要素审核和按部门审核的方法 展开 3 审核方式 集中式 滚动式 10 1 7审核的原则系统性 按计划 有组织地进行 客观性 审核结论要依据客观事实 独立性 审核应由与被审核单位无直接责任地审核员进行 确保审核的公正性 文件性 审核的全过程要予以文件化 保持客观公 使审核工作具有可追溯性 1 8审核结论 审核员考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 审核结论是在审核的基础上做出的 是对管理体系审核的结论意见 11 1 9内部审核的用途A 审核HSE管理体系持续符合标准的要求 B 是管理层对体系运行所采取的管理机制 C 持续改进的有力工具 D 是避免意外事件和不符合的最佳手段 1 10不符合不符合 不满足规定的要求 不满足标准 体系文件 合同和社会要求的事项 未满足 规定的要求 不符合 是对实际运作与规定要求的相符程度进行评价时得出的结论 12 1 11审核方案auditprogramme针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 3 1 注 审核方案包括策划 组织和实施审核的所有必要的活动 1 12审核计划auditplan对一次审核 3 1 活动和安排的描述 1 13审核范围auditscope审核 3 1 的内容和界限 注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 13 1 14可追溯性可追溯性 根据记载的标识追踪某实体的历史 应用情况或所处场所的客观存在的能力1 15预防措施为消除潜在不符合和其它不期望情况的原因所采取的措施 注 采取预防措施是为了防止不符合的发生 1 16纠正措施为消除已发生的不符合或其它不期望的原因采取的措施 注 采取纠正措施是为了防止不符合的再发生 14 1 17审核员 有能力实施审核的人员 1 18审核组 实施审核的一名或多名审核员 需要时 由技术专家提供支持 指定一名为组长 1 19能力 经证实的个人素质以及证实的应用知识和技能的本领 15 第二章HSE管理体系审核 第一节内部审核的特点第二节内部审核的时机和频度第三节内部审核的步骤第四节现场审核第五节不符合报告的编写第六节审核结果的汇总分析第七节纠正措施的跟踪验证第八节审核员第九节审核技巧 16 第一节内部审核的特点1 1体系必须是正规的 体系文件完整 体系文件处于受控状态 运作情况有记录可追溯1 2体系审核是规范化的活动 必须按正式 特定的要求进行 按正式的书面程序和检查表进行 健康 安全与环境审核结果要有正式的报告和记录 体系审核评定的依据是客观证据 审核由有资格 独立的人员进行1 3审核是一项抽样过程 体系审核的局限性 体系审核的风险性 17 第二节内部审核的时机和频度 1 体系文件发布后 运行一段时间组织第一次内审 2 第一次内审后 问题整改一段时间 组织第二次内审 3 两次内审后 组织管理评审 4 体系正常运行后 根据运行状况适时组织内审 有年度计划 例行的常规审核 5 内审的频度根据体系运行状况 由公司确定 在年度审核计划中明确 6 内审分常规审核和特殊情况的追加审核 法律 法规的变更 风险的变更及相关方的抱怨 建设项目的风险变更和机构的变化 在第二 三方之前 18 第三节内部审核的步骤 审核策划与准备阶段 现场审核阶段 相关问题的统计分析制定预防措施 编写审核报告 纠正措施的跟踪验证阶段 19 1 内审中的工作性文件 审核计划 首末次会议的签到表 现场检查表 不符合报告 不符合项分布表 不符合类型分布表 首末次会议记录 审核报告 20 2 审核计划1 目的 2 审核准则 3 范围 4 审核员5 审核时间 6 审核时间按排7 审核要求 审核计划的关注点 时间资源配备 专业人员的利用 要素的按排 领导的审核 重点要素 重点部门 重点现场和路途 21 1 目的 为了检验体系是否持续符合法规和标准 体系文件的要求 体系是否适用于本组织 是否得到有效地实施 对上次内审 外审有关问题整改的验证 2 审核准则 本组织的体系文件 适用的法规及要求 顾客或相关方 员工的要求 22 3 范围 所有的部门 所有的单位 所有的现场对领导审核 注 体系覆盖范围与每次审核范围的区别 4 审核员 李 组长A人事部 王 审核员B分公司 赵 审核员C 小队 张 审核员D 车间 5 审核时间 2007年1月5日 2007年1月25日 23 6 审核日程安排 关注 审核人员的搭配 机关与现场 保持独立公正 资源的分配 以职责分配时间 如 QHSE部 1天 宣传科2个小时 依据分散程度和路途分配时间 活动范围确定时间田 要对领导层进行审核 审核人员与审核专业要匹配 每个部门 单位列出要素 如果以文件编写 要列出具体文件编码 24 7 现场检查表 检查清单和记录受审核方 安全科陪同人员 审核员 审核组长 时间 注 1 评价结果为符合打 评价结果为不符合 评价结果为基本符合 活动未发生打 2 首页需填写受审核部门 审核员 审核组长签字 审核日期 25 8 不符合项分布表 注 一般不符合项根据项数填写 严重不符合项在项数外圈 O 表示 属HSE不符合项在H合计栏内注1 属OHS不符合项在O合计栏内注1 EMS不符合项在E合计栏内注1 同时属三个标准不符合在合计栏内分别标注 26 9 不符合类型分布表 27 3 现场检查表 作业1 每个学员编写自己岗位的现场检查表 作业2 编写本科室主管要锁的现场检查表 作业3 查阅每次审核时自己编的检查表 1 现场检查编制依据 要依据手册中的职能分配表 依据部门 单位的职责 依据每个文件中对部门规定的职责及对所有部门单位的总要求 如所有部门 所有单位 28 现场检查表编制的原则 P D C A循环的原则 计划 实施 检查 改进 抓住风险管理主线 风险识别与风险评价 法律法规和其他要求 运行控制 监测 纠正 验证 持续改进 全员性危害 环境 识别 评价 重大危害 环境因素 目标与表现准则 管理方案 运行方案 现场监测 不符合项 评审 原因分析 纠正措施 预防措施 验证 持续改进的思路 抓住法律 法规 要求这条主线 重大危害 环境因素 识别适用法律 法规 要求 传递 检查 合规性评价 不符合项 评审 原因分析 纠正措施 预防措施 验证 持续改进的思路 质量 过程 控制 抓住顾客建议 适用法律 法规 要求 传递 检查 不符合项 原因分析 纠正措施 预防措施 验证 持续改进思路 依据5W1H的方法 做什么 谁做 谁检查评价 在那里做 什么时间做 为什么做 怎样做 依据什么 用什么方法做 29 3 现场检查表的要求 依据文件的要求编写 要列细 列全 每一环节都在表中提出 对作业现场或每台设备现场审核时要列出具体检查清单 要问现场员工 岗位职责 岗位危害与环境因素 违章带来的后果 遵守的有关规定和程序 工作手册 安全规定 应急职责 留有记录 要系统 要连贯 30 现场检查表练习 1 每位领导编写一份主管要素的检查表 2 派你到钻机修理车间审核请列出审核的要素和检查表 3 派你到燃煤锅炉房审核请列出审核的要素和检查表 4 派你到钻井队审核请列出审核的要素和检查表 5 派你到储油罐区施工现场审核请列出审核的要素和检查表 6 派你到水处理车间审核请列出审核的要素和检查表 7 派你到制苯车间审核请列出审核的要素和检查表 8 审核员在焊工车间发现烟尘迷眼 就问焊工 烟尘是否超标 焊工说 早就知道超标 领导不给解决 31 现场审核的要素 HSE QMS5 4 15 5 1QMS 5515 3 15415 3 35 4 163 64 75765 4 46 2 2824 3838 55 4 55 5 16 3共性要素 551 541 823 5 5 55 5 65 5 85 6 17 68 2 3 45638 55 6 4 32 4 检查表的作用 使审核员保持明确的审核目标 确保审核工作的系统和完整 保持审核的节奏和连续性 确保审核的正规化 作为重要的审核记录 5 检查表的编制明确 查什么 去哪查 找谁查 怎么查 对照标准和体系文件的要求 选择典型的健康 安全和环境问题 结合受审核部门的特点 抽样应有代表性 时间要留有余地 检查表应有可操作性 按部门编制的检查表要考虑涉及的要素按要素编制的检查表要考虑涉及的部门 33 6 记录客观证据问谁 问什么 查谁 查什么 谁在场 证实性材料 记录时间 地点 资料 文件 内容 名称 7 检查表的性质是审核员为方便审核而使用的工具 审核员签字 审核组长批准 不用受审核方同意 也没有展示的必要 更不能预先提供受审核方准备 指使其改变现状 34 第四节现场审核现场审核包括的活动 召开首次会议 实施现场审核 确定不符合项并编写不合格报告 审核结果的汇总分析 与领导交流 编写审核报告 召开末次会议 宣布审核结果 35 现场审核要求 要记录主要的客观证据 如 时间 地点 在场人 文件 时间 编号 标题 要可追溯 有据可查 发现未列入现场检查表中的事宜要进行追溯 审核牵涉的相关部门 单位要追踪 基础资料不能替代现场的审核 现场要查问相关的员工 工艺 流程 设备 设施 运行 管理方面的事宜 重点设施必审 井控防护 连锁装置 流动设备 特种设备 HSE设施 关注被遗忘的角落 36 妥善处理受审核方的挑战我们必须那样做吗 标准中哪一条是这么讲的 我们和你对标准的理解不一制 我们不认为标准要求那样做 那个问题已经在内审时检查过 37 审核时重点关注的内容1 QMS审核重点关注 关注质量要求 包括顾客当前的需求和未来的期望 法律法规要求 组织自身生存与发展的要求等 的识别与转化 关注组织如何运用质量管理体系8项原理与PDCA方法 持续稳定地实现产品 服务 的质量 关注组织运用质量管理体系来实现诸如开拓创新 稳定质量 降低成本 提高效率和优化管理 过程增值 等方面的持续改进的情况 根据组织对其过程识别 测量和过程实现的有效性评价 并结合组织绩效或顾客满意度的评价 确定审核计划的重点 38 四 八项质量管理原则 1 以顾客为关注焦点 2 领导作用 3 全员参与 4 过程方法 5 管理的系统方法 6 持续改进 7 基于事实的决策方法 8 与供方互利的关系 39 2 EMS审核重点关注 关注组织能够控制或能够施加影响的环境因素的识别和相关影响的控制 审核中特别注意组织环境因素产生的各类活动 包括组织生产或服务的主过程现场 设施及设备 如原料准备 工艺过程等 和支持系统现场 设施及设备 如各种类型的动力提供 污染防治 物流 仓储 生活服务等 的运作状况 关注组织对重要环境因素 绩效的监测和测量及对环境因素控制的有效性 应特别注意组织的所有环境基础设施 通过抽样验证重要环境因素的控制和相关法规与要求的符合情况 如必要的排放口标识等 来判断环境管理体系的有效性 关注组织在合规 污染预防和持续改进方面的状况 根据合同评审的信息和结合组织的环境绩效评价结果 优先考虑审核重点 在办公室审核与现场审核之间建立必要与合理的平衡 40 3 HSE OHSMS审核重点关注 关注组织的危险源辨识 风险评价与风险控制 审核中特别注意组织对其工作场所危险源辨识的全面性和准确性 如 通过风险评价确定危险源的风险程度 通过风险控制确保危险源的安全状态 关注组织对风险控制 绩效的监测和测量 特别是对重大风险 不可容许风险的控制 审核中特别注意组织开展其工作活动的所有工作场所 通过抽样验证危险源是否通过危险源辨识 风险评价和风险控制的过程得到了有效控制来判断职业健康安全管理体系的有效性 通常情况下 风险控制在现场实现的最低要求是满足相关的法律法规和其他要求 关注组织与员工协商职业健康安全管理工作状况 特别关注员工对组织职业健康安全状况的感受和评价 关注组织以法律法规为基础的职业健康安全绩效的持续改进 根据组织危险源辨识 风险评价和风险控制策划的信息和结合组织的安全评价绩效的结果 确定审核计划的重点 41 第五节不符合报告的编写5 1不符合项的确定 通过现场审核 按检查表进行 寻找客观证据 确认不符合事实 判定不符合标准或程序文件 法规及要求的某条款 然后确定不符合性质和类型 并以不符合报告单的形式下达有关责任部门和单位进行纠正 不符合的确定原则 严格依据客观证据 有争议的问题可通过协商 重新确认或重新审核来决定 42 5 2不符合 不符合性质的定义 严重不符合 与HSE管理体系的要求严重不符合 导致体系失效 出现以下情况之一可判定严重不符合 缺少要素或未执行必要的程序 体系与约定的标准的要求不符 造成系统性或区域性严重失效的不合格 需由多个一般不符合来说明 存在明显的风险 可造成严重后果的不符合 不符合法律 法规 未完成目标指标且未认识到 轻微不符合未改正 同一不符合重复出现 43 轻微 一般 不符合 个别的 偶然的 孤立的事件 文件偶而未被遵守 造成后果不太严重 对系统不会产生重要影响的不符合 观察项 证据稍不足 估计存在问题 需提醒 发现问题 但未构成不符合 发展下去可能构成不符合 其他需提醒的事项 44 5 3不符合的类型体系性 实施性 效果性不符合体系性不符合 HSE体系文件与约定标准或法律 法规 合同的要求不符 实施性不符合 未按体系文件规定实施或执行不符合体系文件的规定 效果性不符合 按体系文件实施 但不认真或偶发原因达不到规定要求 45 5 4不符合报告的格式要求 不符合陈述 判标 性质 类型 原因分析 调查 纠正措施 预防措施 验证 46 不符合通知单 47 5 5不符合报告练习 本组织的不符合报告 外审开据的不符合报告 日常检查 上级检查有关问题的处置 5 6不符合管理 自检查问题 统计分析 找到普遍性问题 上级检查普遍性问题 内审发现共性问题 外审不符合及普遍存在的问题 48 5 7预防措施 对共性不符合要下达整改文件 要求所有部门单位都举一反三 并对每个部门单位整改情况都要进行书面验证和现场验证 现场验证是共性不符合整改是持续改进的有效方法 5 8验证要求 原因分析的合理性和全面性 措施与原因的符合性 措施实施的有效性 49 不符合判定原则 谨慎使用原则 5 1 5 2 违反法律法规要求的判为严重不符合 从不符合的实施上找对应的要素 就近不就远 及尽量细化的原则 应便于采取纠正措施的原则 应对受审核方有帮助 50 第六节审核结果的汇总分析1 从发现不符合项汇总分析 在不符合总数中 体系性 实施性 效果性不符合的数量和比率 统计各部门不符合项的数量和比率 统计各要素发生不符合的数量和比率以此说明那些部门或哪些要素是薄弱环节2 从发展的历史和趋势来分析 从上次审核发现的不符合项及其构成与本次进行比较 对上次审核后纠正措施完成情况和有效性进行比较 外审发现的不符合与本次内审进行比较利用统计分析技术 以此说明是否得到持续改进 51 3 从对健康 安全与环境问题的影响来分析 两次审核期间健康 安全与环境情况的变化和改进 部门 领导对这些问题的态度 改进措施及其效果 绩效的持续改进4 如何评价体系运行的有效性1 HSE体系运行持续满足SY T6276 Q SY1002 1 GB T28001 ISO14001 审核规范标准 法律法规和体系文件的要求的程度 2 主要的风险得到有效控制 各类事故逐年减少 隐患得到治理 改革工艺 原材料减少有毒有害物质的利用 有毒有害场所得到治理 3 目标指标完成 各种监测结果证实各项HSE管理指标事宜 4 规定的表现准则 判别准则和法律法规的遵守情况的评价 组织的守法证明 排污许可 绩效得到提高 52 5 几次内审的不符合是否重复出现 预防措施是否有效 6 HSE意识提高 有良好的企业文化氛围 7 HSE管理体系运行的监控机制已经形成 8 员工 相关方 顾客 社区的满意率提高 9 活动减少 能耗下降 成本降低 废弃物得到控制和利用 10 降低能源和资源的消耗 能源的合理利用 效率提高 浪费减少 改进工艺 设备节能降耗 提高原材料利用率 减少废品 废旧物资的合理利用 环境效益提高 节能减排目标完成 社会责任的实施程度逐年改变 11 利用本质安全设计 改进产品的性能 减少使用中的危害 影响 产品进行生命周期的评价 53 第七节纠正措施的跟踪1 纠正措施的制定 审核员提出纠正预防措施的建议 责任部门单位收集信息 分析现状 调查原因 制订相对应的措施 明确完成时间 2 措施的认可与审批 受审核部门提出纠正预防措施 审核组认可措施的可行性及有效性 管理代表审批 形成纠正预防措施计划 管代审批 54 3 纠正预防措施的实施 时间限制15天左右 短期计划 针对直接原因 立即采取措施 长期 对潜在原因采取预防措施 防止发生可能出现的不符合 可能出现两种情况 先完成短期 后完成长期 下次审核验证 纠正预防措施不能按时完成 由管代审批 修改实施计划 实施过程要保持记录 措施的评价 实施效果的评审 55 4 不符合的统计分析制定预防措施 监测中的不符合 内审中的不符合 上级 政府检查中的不符合 外审中的不符合 应进行统计分析得出规律 制定预防措施 5 纠正措施的跟踪原则 按审核组提出采取纠正措施的时间要求完成 纠正预防措施的内容全部完成 验证措施的实施效果 实施记录可靠 文件修改的内容是否已修改 审核组根据不符合项的性质和程度 确定跟踪验证的方式 责任部门制定实施纠正措施 并自行验证有效 审核员对纠正措施有效性 效果验证并记录 长期措施待下次审核时验证 56 6 审核报告 目的 审核范围 准则 审核组情况 审核时间 对不符合 存在问题的评价 对 符合性 适用性 有效性 的评审 内外审整改措施的有效性 存在共性问题 对存在问题的整改方案 报告的审批 报告的分发 57 第八节内审员1 内审员的功能 管理体系运行起监督作用 体系的保持和改进起参谋作用 管理方面成为沟通领导与员工之间的桥墚和纽带 全员培训的师资 体系日常检查 运行维护的骨干 在第二 三方审核中起内外接口的作用 体系的有效实施方面起带头作用 58 2 审核员应具备的工作能力 制订计划和审核准备工作 实施现场审核 按计划完成 关注主要问题 验证信息的准确性 确认充分性 适宜性 评定审核发现和结论可靠性的因素 编写审核报告 跟踪和监督 59 3 审核员应具备的知识 国家的政策 方针 法律 法规 常用审核规则 程序 技术 标准 审核评定技术 审核组织管理知识 必要的专业知识 60 4 审核员应具备的素质 有道德 公正 可靠 忠实 诚实和谨慎 思想开朗 善于考虑不同意见或观点 善于交流的能力 灵活地与人交往 服从 合作的能力 善于观察 主动认识周围的环境和活动 适应力强 适应不同的环境 明断 分析判断的能力 自立 独立工作的能力 善于学习的能力 不断进取 61 5 审核员的原则 道德行为 诚信 正直 保守秘密和谨慎是基本 公正表达 真实 准确地报告 职业素养 勤奋 具有判断力 独立性 独立工作 不带偏见 不界入受审核方的内部事宜 没有利害冲突 基于证据的方法 审核证据 抽样的合理性 公证的判断 可信和可重现的审核结论 62 6 审核员的行为准则 忠于职守 准确 公正 努力提高审核技能和声誉 主动帮助其他审核员提高专业能力 不介入冲突和利益竞争 未经授权 不得披露有关审核的信息 不接受任何组织和个人的好处 不有意传达任何错误的 易产生误解的信息 不得对受审核方既咨询又认证 维护委托方的声誉 严格按专业审核 接受监督 63 7 审核员职业戒律谨慎勤勉娴熟明断 64 第九节审核技巧1 技巧来自于积累 个人形成了各自的风格 现场审核的主要手段是看 问 听和分析 少讲 多看 多问 多听 选择正确的提问方法 选择正确的对象提问 针对要了解的问题提问 封闭式提问和开放式提问相结合 注意观察易被遗忘的角落 创造一个良好的审核气氛 65 2 内审员素质的持续改进 不断参加培训班 提高内审员的素质 组织经验交流 召开讨论会 审核报告的比较分析 每人一份审核报告进行比较 有利于互相提高 工作比较 选择优秀 表彰