内部控制手册-18.2+印章管理.doc

18.2 印章管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的印章管理，旨在加强和规范公司及各子公司的印章的刻制、使用、销毁等管理过程。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度印章管理办法。1.4 职责分工各印章使用部门：提出印章使用申请。授权审批人员：负责对印章的使用申请进行审批。印章保管人：负责印章保管，提出印章停用、销毁申请。各成员公司法定代表人或其授权代表：负责对印章刻制申请的最后审批。总经理：负责对印章停用销毁申请的审批.法律事务部：负责新刻印章的登记。1.5 流程图1.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别118.2-CT1确保印章刻制得到有效审批经营效率目标218.2-CT2确保印章得到妥善保管合法合规目标318.2-CT3确保印章格式统一经营效率目标418.2-CT4确保印章刻制符合国家标准合法合规目标518.2-CT5确保印章使用经过领导审批资产保全目标618.2-CT6确保印章使用需求得到及时满足经营效率目标718.2-CT7确保印章销毁得到审批资产保全目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234518.2-R1没有统一的印章刻制审批表，且印章刻制申请表未保存，不利于规范印章刻制管理，影响公司经营效率目标18.2-CT118.2-CA1公司应当设计统一的印章刻制申请表，印制印章时应当填写申请单，经过部门领导、董办、法律事务部以及公司法定代表人及其授权代表审批后才能刻制申请/审批预防型印章管理办法印章刻制申请表18.2-R2未经领导审批刻制公司公章、法人章、合同章、财务账等印鉴，导致假冒公司名义从事非法活动，造成法律风险或经济损失，影响公司合法合规目标18.2-CT118.2-CA1公司应当设计统一的印章刻制申请表，印制印章时应当填写申请单，经过部门领导、董办、法律事务部以及公司法定代表人及其授权代表审批后才能刻制申请/审批预防型印章管理办法印章刻制申请表18.2-R3刻制公章、法人章及其他重要印鉴由一人负责，刻制完成后，未及时更新台账记录并登记印章样式、刻制时间、授权使用时间、刻制人、刻制部门等关键信息，导致重要印鉴被挪为私用，造成公司法律风险或经济损失，影响公司合法合规目标18.2-CT218.2-CA2公司印鉴需由董办专人负责刻制工作，印鉴刻制时应有其他人员在场监督刻制并明确记录印鉴刻制数量并将印章与记录交给法律事务部负责人审核并备案申请/审批预防型印章管理办法公司印章登记表18.2-R4各职能部门未经领导审批擅自刻制职能部门印鉴，导致无关印鉴数量增加，造成管理混乱，影响公司经营效率目标18.2-CT118.2-CA3原则上公司各部门不得私自刻制部门章。如因实际业务需要，确实需要刻制部门章的，须按照公司印章刻制流程申请。申请/审批预防型印章管理办法印章刻制申请表18.2-R5未按国家有关规定到具有印鉴制作资质的企业刻制印鉴，导致刻制的印鉴不符合国家相关标准规定，容易产生质量问题，影响公司经营效率目标18.2-CT418.2-CA4印章的内容、字体、排列顺序和规格等应按照政府主管部门的规定办理，经公安机关核准后在指定单位刻制预防型印章管理办法18.2-R6公章、法人章等印鉴无归口部门管理，导致印鉴未统一保管，重要印鉴丢失或被盗，管理混乱，影响公司经营效率目标18.2-CT218.2-CA5公司各类印鉴必须分别由董办、运营中心和各职能部门依职权专人保管预防型印章管理办法18.2-CT218.2-CA6董事会、监事会印鉴统一由董事会秘书处保管。公司印鉴由公司董事会办公室保管。各职能部门印鉴由各职能部门指定专人负责保管预防型印章管理办法18.2-CT218.2-CA7公司合同专用章由公司运营中心管理。公司财务专用章由公司总经理指定公司财务部专人管理，公司人事调配章由公司总经理指定公司人力资源部专人管理。公司党、团、工会等组织的印章由工会决定管理人选预防型印章管理办法18.2-R7公司财务章、法人章及其他重要印鉴由一人负责保管，导致印鉴保管人员发生舞弊行为，造成法律风险或经济损失，影响公司资产保全目标18.2-CT218.2-CA8公司财务章、法人章及相关重要印鉴根据印鉴管理制度由相关部门负责保管且部门内所有印鉴不得由一人负责保管财务章保管/法人章保管预防型印章管理办法18.2-R8印鉴使用无部门领导批示记录，导致未经领导审批违规使用印鉴，造成公司法律风险或经济损失，影响公司资产保全目标18.2-CT518.2-CA9重要文件使用公司公章必须经公司分管领导批准后方可用印经办/审批预防型印章管理办法18.2-CT518.2-CA10部门章及各专用章须经部门负责人同意后方可用印，做好用印登记经办/审批预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-CT518.2-CA11子公司需使用公司印章时，先由本单位填写用印申请单，经本单位负责人审核签字后报送公司，公司业务归口管理部门领导审核同意并签署意见后核准用印。重要事项报总经理批准经办/审批预防型印章管理办法领导审批单18.2-R9无印鉴使用登记记录，导致发生问责事故时无法追究事故责任人，给公司造成损失18.2-CT518.2-CA12申请使用公司公章时，必须填写公司印章使用登记簿，登记内容至少详细记录申请日期、编号、用印资料名称、申请人、发往单位等预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-CT518.2-CA13在使用部门印章及各专用章时，经部门领导审核批准，做好用印登记预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-R10合同专用章的用印登记表中的签名不是用印人签字，出现合同纠纷时无法查明相关合同专用章的使用人，给公司造成损失18.2-CT518.2-CA14合同专用章用印登记表中的签字必须是使用合同章的人的签名预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-R11印鉴保管人员不在岗时，未及时交给委托代管人员负责保管，导致重要文件无法及时盖章，造成一定影响，影响公司经营效率目标18.2-CT618.2-CA15持印人员外出办事或不在单位时应及时授权委托其他人员保管相关印鉴，代管人员在办理用印时除了按照用印审批程序办理外还须详细记录用印登记信息，待持印人员回来后将印鉴和用印记录一同交给持印人员预防型印章管理办法离岗公司印章移交单18.2-R12没有对印章外借情况进行规范和规定，导致印鉴违规使用，造成舞弊风险，影响公司资产保全目标18.2-CT518.2-CA16原则上公司印章不得携带外出，当发生需外出使用公司印鉴时，由用印人员申请，依办法规定的流程审批通过后使用，用印管理人员陪同，并做好用印登记经办/审批预防型印章管理办法用印审批单中勾选“印章外带使用”的选项。18.2-R13未经领导审批更改、收回或销毁印鉴，导致印鉴无法使用，造成重大影响，影响公司经营效率目标18.2-CT718.2-CA17当公司相关印鉴不符合使用需要或因发生变更需要更换时，由印鉴保管人员向部门负责人提出变更或撤销申请，经相关领导审批确认后办理变更或销毁手续预防型印章管理办法印章停用销毁报告18.2-R14印鉴变更或销毁时无相关人员监督执行，导致应该销毁的印鉴未得到及时处理被销毁人员回收