接待流程及规范一览表.docVIP

.总部接待流程及规范一览表（暂行）序号接待程序部门注意事项负责人1领受任务相关部门掌握并向行政部提供信息：来宾单位、规格、人数；来宾姓名、性别、职务；来宾意图、活动内容、停留时间等。部门负责人制定接待流程。蔡做好PPT。李2做好准备行政部根据领导批示和提供信息， 确定接待人员。屠准备相关物资及会议材料，布置会场（参见备注一）。提请前台服务。必要的预订用餐。婷婷倪3迎接接待者对前来访问者，提前做好迎接准备，注重个人服饰及接待礼节（参见备注二、三）。重要客人下楼迎接，请上电梯至公司总部，引导参观并介绍，请入会议室。接待者4介绍主持者进入议题前，先介绍与会者（参见备注四）。主持者5交换名片与会者先走到来访者面前递上名片，再接受回送的名片（参见备注五）。与会者6会议与会者会议过程中，手机静音；有事暂离，轻移椅子并走边门。倒水由前台负责；拍照由IT部负责；记录由行政部负责。与会者7送客接待部门视情况，可送至电梯或楼下、汽车。如果用车送来访者需注意乘车礼节（参见备注六），如果陪来访者用餐，注意餐桌礼仪（参见备注七）。8经费报销接待部门接待者上报费用，按照规定程序审批后，报总经理报销。接待者9总结总经办及时总结工作中的经验和失误、问题等，重要接待任务要写出书面总结，必要时专门召开总结会议。部门负责人10归档办公室有关的文字、图片、音像等接待资料要收集整理存档。文员备 注一、小型会议座位安排：二、迎接礼节：1、见到客人，抢前一步，致意。常用“一路辛苦了”、 “欢迎您来到我们公司”等等。2、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。3、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。4、在电梯的引导方法：引导客人乘坐电梯时，接待人员抢先进入电梯，按住“开”钮，等客人进入后关闭电梯门；到达时，接待人员按住“开”钮，示意客人先走出电梯，最后走出电梯。5、接待室里的引导方法：当客人走入接待室，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座。6、餐桌上引导方法：按客人级别或年龄依次安排，客人坐下后，方能入座。三、握手礼节：工作中先伸手者为尊；生活中先伸手者为有礼；男女握手女士先伸手。注意：握手时要用右手，握手时不能带手套，目光注视对方，人多时不要交叉握手。四、介绍礼节：1、介绍的顺序先依次介绍来宾，再依次介绍接待者。2、“ 尊者优先”：一般先将男士介绍给女士， （注意：若男士为尊者或长者时，则应将女士介绍给位尊者、年长的男士），将年轻者介绍给年长者，将身份低者介绍给身份高者。3、介绍时要将其姓名、职务、供职单位等介绍，被介绍者除长者、尊者可就座微笑或略欠身致意外，一般均应起立，微笑致意并伴有“认识您很高兴”的话语。在宴请桌、会议桌前也可不起立，被介绍者只需略欠身微笑、点头有所表示即可。五、交换名片礼节：1、递交名片的礼仪: 应郑重其事，最好是起身站立，用双手或右手持名片，将名片正面对向对方，上身呈现15度鞠躬状态递给对方。将名片递给对方时，口头上最好有所表示，可说：“请多多关照”、“以后保持联系”，你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”2、接受名片的礼仪：当他人表示要递交名片给自己或交换名片时，应立即停止手中所有的一切事情，起身站立，面含微笑，目视对方，双手或右手接过名片。同时，应口头道谢，或重复对方说过的谦词、敬语。接过名片后要从头至尾认真看一遍，若有疑问，则可当场向对方请教，此举意在表示重视对方。若接过他人名片后看也不看，或弃之桌上，或马上装进口袋，或拿在手里折叠，都是失礼的行为。六、乘车礼节：1、小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。2、由专职司机开车时，座位的尊卑顺序是：后排为上座，前排为下座；若只有你和领导2人外出，领导坐在后排右侧座位，你需要坐到领导的左边（即司机后面的座位）；若你是和两个领导外出，你需要做到司机旁边的座位（即副驾驶的位置）； 3、当领导开车时，若只有你在身边，你需要坐到领导旁边的副驾驶的位子上。4、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。5、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。6、 如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。7、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。8、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。 七、餐桌礼节：1、宴请客人，一般尊者安排在中间主陪位置，其他左右依次排开。2、主陪在面对房门的