项目监理部信息管理指南.doc

项目监理部信息管理指南一 概述：项目监理部的信息管理是指对项目监理部全部活动过程中涉及到的工程建设信息所进行的收集、接收、加工整理、储存、传递使用等一系列工作。通过信息的流通，使参加项目建设的有关各方能够及时、准确地获得信息，进而完成相应的工作。信息管理工作的好坏，直接影响到项目监理部工作水平的高低，在一定程度上还会关系到具体工作的成败。按照我公司的规定，项目监理部的信息管理工作在项目总监的领导下，设专职或兼职信息员负责。主要工作内容是：按监理合同规定的范围，收集和接受项目法人方、各承包单位有关文件、资料；在项目监理部内部按要求进行传阅、办理；向有关方传递项目监理部发送的文件资料，并跟踪关闭；文件资料的动态整理加工、编目保管；向公司定期传送简报和整理竣工资料归档；向项目法人方交付监理竣工资料等成品。为了胜任信息管理工作，信息员应具有以下基本工作技能和基本素质：1、了解电力建设项目的基本程序和文件资料归档整理规范，掌握公司有关信息管理工作的规定和要求。2、熟悉项目监理部工作程序和各阶段的监理工作，了解各监理岗位的工作内容。3、掌握监理工作所使用的各类文件格式，能按编、审、批规定和程序在内部传阅和办理文件。4、掌握文件资料的收发登记、跟踪闭环催办、文件整理、编目、保管等日常管理工作方法。5、具有一定的文秘常识、写作能力和编写监理文件的能力。6、熟练操作计算机，掌握word、excel等常用办公自动化软件使用方法。7、监理工程师所具有的基本素质。信息管理工作从表面上看貌似简单，打字复印、收发登记、传递归档，实际上有其很深的内涵。如果不了解项目建设的全过程，不了解基本建设项目档案管理标准，不知道项目监理部的工作，这样的信息管理工作肯定做不好。因此，从公司领导、项目总监到专业监理人员和信息员，都必须给予高度重视，并不断学习和加强，以促进整个监理工作水平的提高。为了提高项目监理部信息管理工作水平，使信息管理逐步走向标准化、规范化；为了使新项目工地新聘用的信息管理员和各专业监理人员能尽快适应岗位，做好信息工作，达到事半功倍的目的；特组织调查研究，编写此信息管理工作指南。二、项目监理部成立初期进点前的信息工作：本阶段的信息工作主要为项目监理部进点做全面准备，主要的工作对象在监理公司内部，收集本项目的工作依据性文件，包括：1、监理合同、公司批准成立项目监理部的文件、即将到工地的监理人员上岗资格证书等。2、公司现行的质量管理体系文件（手册、程序文件、作业文件）、内部有关管理制度3、协助各专业监理工程师根据公司出版的“技术标准、规范、规程、规定目录汇编”，填写“文件资料需用计划（程序文件中表b012）”、报公司质保部领取，一般各专业需用的规范标准见附件01。4、工地需要的计量器具，填写“计量器具需用计划（程序文件中表b015）”。5、领取常用的办公用品及物品（参考附件02）。6、配合总监做好监理规划、监理实施细则等文件的编写、审批和出版工作。7、拷贝必要的文件电子表格格式，以方便现场使用（参考附件05）。领取常用表格（差旅报销单据、工地费用清单、廉政爱岗责任书等）三、项目监理部进点初期的信息工作：本阶段的主要工作是协助项目总监建立以项目监理部为核心的文件资料传递交流制度；收集项目法人和各承包单位的工作依据性文件；建立项目监理部内部的文件资料工作制度。1、协助总监制定工地各参建单位共同遵守的工程各参建单位之间文件资料传递管理规定（参考附件03）。统一各参建单位的信息传递工作。2、向项目法人收集有关监理委托合同服务范围内的：项目法人与承包方签定的承包合同及合同附件，施工图纸及有关技术资料，需要建设各方共同遵守的规章制度（详见附件04 ）；合同规定由项目法人方提供的办公用房和办公用具、通讯设施等，并按规定做好顾客提供财产验证记录登记和保管；向项目法人方逐步提交：项目监理部成立文件，监理规划和监理实施细则。3、向施工承包方收集：项目部成立文件；质量管理体系文件、安全保证体系文件；施工组织总设计和工地试验室报审文件；提交施工单位向监理提交的主要文件和申报表格目录（参考附件05）以及相应的电子表格供对方使用。4、协助总监建立项目监理部内部的日常信息传递工作程序：信息员建立文件资料发放记录、接收及办理登记表等（见附件06）；专业监理人员建立编写及发出、接收及审核和四级验收项目登记台帐（见附件07）。编制和建立项目监理部文件资料组卷总目录，并逐步装盒管理（参考附件08）。5、协助总监组织项目监理部人员学习公司有关规章制度及岗位培训：质量管理体系文件、项目监理部工作制度及工作程序、信息工作程序等：按照iso9000质量管理体系（2000版）和公司质保体系的规定，项目监理部在审核完成施工单位上报的各类技术资料的基础上，制定自编文件及审核文件的编、审核、批准制度及传递办法，以便及时填写监理内部的表格，如在审核完成施工单位上报的施工技术方案或作业指导书后填写自己的文件审核记录表等，确保监理工作随时留有证据。每位监理人员均按要求建立文件接收、审核台帐，（凡是接收并审核的各类施工技术资料的内容、编号、接收审核时间均一一登记，每周四中午下班前、每月25日各专业监理人员分别将本周、本月监理工作数据填写上报信息员，信息员汇总编制监理周月报），并由每一监理工程师填写“廉正爱岗承包责任书。”6、协助总监准备工地第一次交底发言和有关会议文件资料。7、配合业主组织设计院、相关施工单位进行第一次设计交底和图纸会审。四、工程项目建设中的信息工作：1、项目监理部内部各类监理文件（监理工作联系单、整改通知单、监理主持的会议纪要等）的打印、文字修改，发送。并跟踪及时关闭。2、接收施工单位报来的施工技术资料，交相应专业监理工程师办理完成后，转至电厂，待文件从电厂返回后分发施工单位，监理留一份登记，编入监理文件盒存档；接收项目法人方的文件函件，呈总监批示办理。接收公司内部文件呈总监批示后办理。3、编写周报、月报，经总监审批后，分别以oa形式发相关单位及领导，同时打印签属三份，分别发施工单位、业主和自留一份存档。参加监理主持召开的工程协调会，信息员负责编写会议纪要，总监签发后分别发各参加会议单位，由相关监理工程师督促实施、落实情况。4、协助总监组织质量活动，编制“质量剖析活动记录（程序文件中b041）”、“过程的监视和测量自查记录（程序文件b047）”、“项目监理部考核评比表（作业文件项目监理部考核办法）”5、作好文件资料的动态管理，及时编制目录组卷装盒，定期检查文件关闭情况，督促按期关闭。6、内部文件资料、办公及生活用品领用、发放、保管、回收等登记。7、受总监授权逐日对项目监理部人员进行考勤并上报，坚持“勤笔免思、逐日填妥”，不寻私舞弊。8、项目建设中，信息员负责整个项目工地的后勤服务工作及因工地需要回公司办理一般性事务：如负责回公司报销差旅费、报销工地费用、领取劳保等。五、项目建设后期的信息工作1、监理的项目竣工时，按附件04表整理从项目法人方领取的文件资料，连同施工过程中借阅的资料交还业主方；将借用的办公用房用具用品交还业主，签署或索回借条。 2、按约定协助项目法人整理项目建设中的监理归档资料，交项目法人方。 3、在总监的领导下编写监理工作总结。4、编制、装订“监理工作成果”，包括：监理工作总结；监理简报、月报；会议纪要；监理工作联系单及反馈单；整改通知单及整改报验单；开工报告；工作联系单；工程质量报验单；竣工验收单。编制成初稿，报总监和监理公司部室主任审核修改后，按规定内容和范围归档。5、填写 “监理业务手册”，对项目监理部的工作及工程总体评价做评语并经项目法人方签署意见。6、填写“产品交付记录”（见程序文件中表b036）将“监理工作总结”送至业主。附件01各专业监理工作需用主要标准、规范目录序号名 称标准号土建专业01现行建筑施工规范大全02砼结构工程施工质量验收规范gb50204-200203现浇砼框架-剪力墙、框支剪支墙结构00g10104钢筋砼用热轧带肋钢筋gb1499-9105钢材机械性能试验gb5011-200106建筑防腐蚀工程施工及验收规范gb50212-9107烟囱工程施工及验收规范gbj78-8508建筑给水排水及采暖工程施工质量验收规范gb50202-200209通风及空调工程施工质量验收规范gb50203-200210建筑电气工程施工质量验收规范gb50303-2002汽机专业11电力建设施工及验收技术规范（汽轮机机组篇）dl5011-9212电力建设施工及验收技术规范（管道篇）dl5031-94焊接专业13电力建设施工及验收技术规范（焊接篇）dl5007-9214电力工业锅炉压力容器监察规程dl612-199615电力行业焊工技术考核规程dl/t679-9916钢结构工程施工及验收规范gb50205-200117现场设备工业管道焊接工程施工及验收规范gb50236-9818工业金属管道工程施工及验收规范gb50235-9719火力发电厂焊接热处理技术规程dl/t819-200220管道焊接接头超声波检验篇dl/t5048-9521钢熔化焊对接接头射线照相和质量分级gb3323-8722钢管环缝熔化焊对接接头射线透照工艺及质量分级gb/t12605-9023锅炉和钢制压力容器对接焊缝超声波探伤jb1152-81调试24火电工程调整试运质量检验及评定标准25火力发电厂基本建设工程启动验收规程实施方法鲁电基1996236安全26防止电力生产重大事故的二十五项重点要求2000-9-28发布27电力建设安全工作规程（第一部分：火力发电厂）dl5009.1-9228电力设备典型消防规程dl5027-9329电气专业30电力建设施工验收及质量验评标准汇编（电气部分）中国电力出版社编31电气仪表校验规程32发电机检修规程锅炉专业33电力建设施工及验收技术规范（管道篇）dl5031-9434电力建设施工及验收技术规范（火力发电厂化学篇）dlj58-8135机械设备安装工程施工及验收规范（一）tj231（一）-7536机械设备安装工程施工及验收规范（四）tj231（四）-7837机械设备安装工程施工及验收规范（五）tj231（五）-7838机械设备安装工程施工及验收规范（六）tj231（六）-7839钢结构高强度螺栓连接的设计、施工及验收规程jgj82-9140燃煤电厂电除尘器dl/t514-9341通用耐火砖形状尺寸gb2992-8242黏土质和高铝质耐火浇注料gb3712-8343耐火制品堆放、取样、验收、保管和运输规则gb10325-8844火力发电厂热力设备和管道保温材料技术条件和检验方法sdj66-8245火力发电厂锅炉化学清洗导则sd135-86热控专业46火力发电厂热工仪表及控制装置技术监督规定国电安运199848347火力发电厂分散控制系统在线验收测试规程dl/t659-199848火力发电厂模拟量控制系统在线验收测试规程dl/t657-199849火力发电厂顺序控制系统在线验收测试规程dl/t658-199850汽轮机调节控制系统试验导则dl/t711-199951火力发电厂锅炉炉膛安全监控系统在线验收测试规程dl/t655-1998附件02项目监理部领用物品清单序 号名 称数 量回 收备 注借用物品1.计算机1台2.打印机1台3.传真机1台4.照相机1部5.电源插座2个6.订书机1个7.计算器1个8.工程印章（带印台）1套9.三角板1套10.直尺1个11.手电筒x个14胶卷x卷15项目监理部牌1个16安全帽x个消耗物品17监理日志x本18软皮本x本20钢笔x支22铅笔x支23订书机（带订书针）1个24a4打印纸x包25稿纸x本26胶水2瓶28空白软盘适量29刀片适量30墨水 适量31胶带适量32电池适量36回形针1盒37橡皮适量40裁纸刀1个主任： 领用人： 日期：附件03工程各参建单位之间文件资料传递管理规定为加快本工程各参建单位之间的文件资料传递和办理速度，避免丢失，保障和促进工程全面进展，特制定此规定。1、建设、施工、监理等参建单位都要建立内部文件资料管理制度，保证有关工程建设的文件资料可靠、有效、及时、准确地传递和办理，并按规定完整关闭。2、工程实施过程中，施工单位、监理单位和建设单位各委派一名专职信息管理员，负责工程文件资料的收集、传递工作，约定时间和地点，每天至少集中交换办理一次文件。确保文件资料的及时传递和可靠管理。3、各单位之间的所有文件资料均只通过各单位信息员进行传递，信息员对接收到的文件，经单位内部办理完毕再返馈至相关单位。信息传递中实行签收制度，签收单中包括文件名称、份数/页数、签收人、签收时间等内容。4、文件编写时注意文字叙述要清楚准确不引起异议，选择的文件格式要恰当，避免空文周转不解决问题。涉及单位和人员多的事项不宜简单的发文件，而由事项的主张方先通过约定几方当事人当面商讨后再办理文件。5、文件制作应符合建设工程文件归档整理规范和有关科技档案资料规定的要求：书写时必须使用碳素墨水或蓝黑墨水，纸张一般采用a4标准打印纸。 6、单位之间发送的文件，除质量验评表按规定签署外，其余文件应由项目经理级别的领导担任最终签署，并加盖公章方为有效。7、工程文件资料采用书面形式传递，一般一式三份原件文件，各相关方存档。电子邮件的打印件不能存档，可做为辅助手段及时传递。8、文件在单位内部的传递：建议各单位文件在内部的办理传递中采用以下做法：信息员接收文件经领导签批后交专业人员，专业人员负责编审批全过程办理，办理完毕后交信息员登记和收发传递。9、专业施工组织设计、作业指导书和措施、开工报告等文件审批周期较长，施工单位要提前一周以上报送，对审核意见的修改和补充资料要迅速，提高工作效率和质量；四级验收项目必须在24小时之前以“工程质量报验单”的形式报项目监理部，单位工程验收应在一周前申报。10、各参建单位要对文件进行动态管理。根据工程进展，及时做好各种文件资料的收集、验证、整理、编目和保管工作，不得丢失。11、竣工资料如需原发文单位整理，工程进展过程中发出的文件资料原件接收单位必须如数归还发文单位，由其整理成册，移交建设单位。附件04业主方向项目监理部提供文件资料清单序号名 称备 注1初步设计最终版2勘测设计资料、说明书等相关资料3施工图纸4施工招标、投标文件5委托监理范围内的施工合同6委托监理范围内的设计合同等7业主方制定的有关本工程管理制度同时送施工单位8需要各参加建设方遵守的其他制度同时送施工单位9业主方参与工程管理人员的机构及人员分工同时送施工单位10工程施工范围内地下设施（地下管线、电缆等）资料主送施工单位11工程建设地区及周边地区地质资料主送施工单位12业主方厂区安全管理规定主送施工单位13业主方文明施工管理规定主送施工单位14设备安装图纸及技术资料主送施工单位注：业主方提供的设备及材料其质量保证资料必须同步提供施工单位附件05施工单位向监理提交的主要文件和申报表格目录申报阶段序号表 格 名 称表式编号备 注开工前的报表1本工程总承包单位资质证书、营业执照、有关许可证质量管理体系文件安全保证体系文件2施工组织总设计及报审表djh-a-063施工进度网络计划报审表4专业施工组织设计/作业指导书等报审表djh-a-075分包商资质申报表djh-a-056试验室资质确认申报表djh-增057工程控制网测量报验单djh-a-208施工质量检验项目划分申报表djh-a-23与开工报告同时申报9重要工程开工报审表djh-a-0910管理人员和技术工人统计表djh-增0111焊接和试验人员统计报表djh-a-2112主要施工机械机具统计报审表djh-增0313主要计量器具和试验仪表检验统计表djh-a-2214工程材料/构件报审表djh-增0315主要材料报审及材料供应商资格申报djh-a-1516保温工程施工申请单djh-a-10施工过程报表19设备缺陷通知单djh-a-1820设备缺陷报验单djh-a-1921土建交付安装中间验收交接表djh-a-2522安装交付调试中间验收交接表djh-a-2623工程质量事故报告单djh-a-2724质量事故处理方案报审表djh-a-2825质量事故处理结果报验表djh-a-2926复工申请表djh-a-1427索赔报审表djh-a-32验 收28工程质量报验单djh-a-2429整改报验单djh-a-34通 用30工程联系单djh-a-33综合月报表共9种，见月报格式注：表中未列出的，如果需要可参考典型表式内容选择使用。综合月度报表格式目录及编制总要求序号报表名称编 制 要 求批 准封面按封面格式编制项目经理首页简要说明及目录1建筑工程施工作业计划表表前有一页文字编制说明按施工单位规定2安装工程作业计划表按施工单位规定3施工总计划完成情况跟踪横道图用project跟踪甘特图表示，当月进度与总进度进行比较按施工单位规定4设备到货情况统计表设备精确到台按施工单位规定5设备需求计划表按施工单位规定6图纸到位情况统计表按施工单位规定7图纸需求计划表按施工单位规定8质量验收项目登记表四级验收项目要逐一填写按施工单位规定9质量验收项目汇总表按施工单位规定10质量验收项目计划表四级验收项目要逐一填写按施工单位规定11劳动力使用统计表按施工单位规定12劳动力使用计划表按施工单位规定13施工机械使用统计表按施工单位规定14施工机械使用计划表按施工单位规定15完成工程量及进度款申报表封面及编制说明按现规定编写按施工单位规定16工程（形象进度）计划申报表按施工单位规定17安全工作月度统计表按安全工作规定填写按施工单位规定18安全工作月度计划表按施工单位规定时间要求：施工单位报表截止日期为每月的25日，.报出26日12：00，26日下午监理和电厂审核，27日前批准下发制定：山东诚信工程建设监理有限公司淄博山国电热电工程项目监理部附件06 信息员用管理文件表格样式（一）文件资料发放记录表序号文件名称文件编号页数/份数接收单位接收时间接收人（签字）（二）文件资料接收及办理登记表接收日期文件资料编号名 称份数来文单位交办理人（签字）收回日期办理纪要（三）监理主要工作周（月）统计表一 主要工程项目和关键线路工程进度统计分析序号项目名称计划目标%实际完成%偏差%原因分析二 完成主要监理工作数据旁站项目四级验收项目巡视项目审批开工文件审批作业指导书参与设备验收材料验收审核设计变更组织图纸会审编发监理文件三 工程质量验收（四级验收项目数量、优良率、焊口检验数及一次探伤拍片合格率），抽查情况及处理结果：四 完成其他工作：五 安全情况六 下月重点工作七 存在问题及建议八 对项目监理部内部工作的建议：（四） 项目监理部文件内部阅处单 编号：来文主题来文单位原文件编号收到日期传阅及办理期限阅处批示： 总监理师： 年 月 日传阅办理人员记事签 署备 注办理完毕日期： 信息员签署： 注：此单用于典型表式以外的一般来往函件传阅办理，办理结果请写在此单上。此单与原文件一并交信息员保存。附件07 专业监理工程师用工作台帐（一）专业监理人员编写和发出的文件登记台帐序号文件名称文件 编号页数/份数发往单位发出 时间信息员（签字）（二）专业监理人员接收及审核的文件登记台帐序号接收(审核)文件名称主要内容收 到日 期来文单位对方联系人办理记事备 注（三）专业监理人员四级验收项目验收登记台帐记录表号验收项目名称验收时间参加验收人员验收 结论备