大庆石油发展集团账款管理制度.doc

13 / 15大庆石油发展集团账款管理制度（建议稿）北大纵横管理咨询公司二零零二年七月目 录第一章 业务员收款守则1第二章 应收账款及应收票据管理办法5第三章 问题账款管理办法7第四章 呆账管理办法10第五章 会计员账款回收考核办法11附件：应收账款管理表格13第一章 业务员收款守则（一）账单分发第一条 财务部账款管理人员依业务员类别整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单交业务人员签收。第二条 业务人员收到账单清表时，一份自行留存，另一份应尽速签还财务部账款管理人员，如发现有不属本身的账单，应立即返回。第三条 客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户。如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。第四条 业务人员收到账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户于账单上的签认，若未能取得客户的签认，则应尽速于发货或业务发生日起个月内，执凭收款。逾期不办以致无法收取货款时，追究业务人员责任。（二）收款处理程序第五条 业务人员于每日收到款项后，应于当日填写收款日报表，一式四份一份自留，三份交财务部出纳人员。第六条 属于本地的直接将现金或支票连同收款日报表第一、第二、第三联亲自交出纳并取得签认。第七条 外埠地区的应将现金部分填写XX银行送款单或邮政划拨储金通知单，存入附近XX银行分行或邮局。次日上午将支票，XX银行送款单存根或邮政划拨单存根，用回形针别于收款日报表第一、第二、第三联，以挂号寄交财务部出纳人员。业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。（三）收款记录的填写第一栏：客户号码。第二栏：客户名称。第三栏：填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票通知书”的编号。 账单开立日期； 销货金额。第四栏：收款金额； 所收现金金额； 票据； 所收票据金额； 所收票据的兑现日期；所收票据兑付机关名称地点；支票上的银行账号。（四）收款收票期规定第八条 依客户的区别规定如下： 1直接客户。以货到收款（或业务发生）为条件者，由送货员（业务员）收取现金。签收的客户，则为销货日起日内（业务发生后日内）的支票或现金； 2一般客户。自销货日期起日内（业务发生后日内）的票期。（五）收取票据须知第九条 法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。第十条 支票的抬头清写上“XX公司”全称。第十一条 跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。第十二条 字迹模糊不清时，应予退回重新开立。第十三条 收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人XX公司”，千万不可代客户签名背书。第十四条 “禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。第十五条 收取客户客票大于应收账款时，不应以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。 1支票到期后，由单位以现金找还。 2. 另行订购抵账，或抵交未付账款中的一部分。（六）退票的处理第十六条 “退票通知书”由财务部填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥交回财务部。第十七条 业务人员收到退票通知书后应于15日内前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”交回财务部，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先通知财务部并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护单位的权益。第十八条 退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期天。（七）问题客户的处理第十九条 业务人员于访问客户或退票洽收时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏账申请书”呈请批准，由财务部账款管理人员追踪处理。第二十条 业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应承担相应责任。第二十一条 为掌握单位全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收账款，均应将未收款的理由，详细陈述于账龄分析表的备注栏上，以供单位参考，否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时，业务人员应承担赔偿责任。（八）坏账的处理第二十二条 “坏账申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一填写清楚，并将申请理由的事实，收回的可能性等，作简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同账单或票据转交信用管理部门处理。（九）账单的移交及对账第二十三条 账单移交时，应填写“账款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核对人均应签名以示负责，其中二份交财务部，接收人接交时，除核对账单金额外，并应注意是否经过客户签认，账单千万不可私下移交。第二十四条 财务部应随意对客户办理通讯或实地对账，以确定业务人员手中账单的真实性。第二十五条 财务部应定期个月一次核对业务人员手中的账单，或于特殊目的下不定期抽查业务人员手中账单。第二十六条 业务部主管及主任应随时核对业务人员手中的账单，并负督促收款工作及催收的责任。（十）禁止事项第二十七条对账的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于1周内予以补正外，并依集团的规定处分。 1收款不报或积压收款； 2退货不报或积压退货； 3转售不依规定或转售图利。（十一）业务员考核第二十八条业务员收款情况应与其业绩考核挂钩。第二章 应收账款及应收票据管理办法第一条 为确保集团权益，减少坏账损失，特制定本办法，以资遵行。第二条 各营业部门应详实办妥客户征信调查，并随时侦察客户信用的变化（可利用机会通过A客户调查B客户的信用情况）签注于征信调查表相关栏内。第三条 营业部门，最迟应于出货日（或业务发生日）起日内收款。如超过期限者，财务部就其未收款项详细列表，通知各营业部门主管，转为呆账。嗣后收回票据时，再行冲回。第四条 营业部门所收票据，自销售日（业务发生日）起算，至票据兑现日止，以天为限。如超过期限者，财务部即依查得资料，就其超限部分的票据所编列明细表，通知营业部门加收利息费用，利息概以月息计算。第五条 赊销货品收受支票时，应注意下列事项：（一） 注意发票人有无权限签发支票； （二）非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书；（三）注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全；（四）注意所收支票账号号码愈少表示与该银行往来期愈长，信用较为可靠（可直接向银行查明或请财务部门协办）；（五）注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况（可直接向付款银行查明或请财务部门协办）；（六）支票上文字有无涂改、涂销或更改；（七）注意支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴；（八）注意支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）；（九）注意支票是否已逾到期日1年（逾期1年失效），如有背书人，应注意支票提示日期，是否超过第六条的规定；（十）尽量利用机会通过A客户注意B客户支票（或客票）信用。第六条 本单位收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后日内予以处理。第七条 所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务部办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条 应收账款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部分，应设销货折让科目表示，不得直接从销货收入项下减除。第九条 财务部接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函，通知发票人及背书人，并迅速拟定善策进行处理。第十条 营业部门对退票申诉案件送请财务部门或相关法律部门办理时，应提供下列资料：（一）发票人及背书人户籍所在地（先以电话告知财务部门）（二）发票人及背书人财产（土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分、设定抵押）。建筑物（土地改良物）应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称、存放地点、现值等；（三）其他投资事项 。第十一条 上述债权确定无法收回时，应专案列送财务部，并附税务机关认可的合法凭证（如法院裁定书 、当地派出所证明文件 、或邮政信函等）呈总经理核准后，方可冲销应收账款。第十二条 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人（利益偿还请求权，时效为15年内）有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十三条 本单位营业人员不依本办法的各项规定办理或有勾结行为，致使本单位权益蒙受损失者，依人事管理规则论处，情节重大者应移交法办。第十四条 本办法由集团公司财务总监负责制订、修改，经集团公司总经理批准后公布实施。第三章 问题账款管理办法第一条 为妥善处理“问题账款”，争取时效，维护本集团权益，特制定本办法。第二条 本办法所称的“问题账款”，系指本集团营业人员于销货（业务运作）过程中所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况的案件。第三条 因销货（业务运作）而发生的应收账款，自发票开立之日起，逾个月尚未收回，亦未按集团规定办理销货退回者，视同“问题账款”。但情况特殊经财务总监特准者，不在此限。第四条 “问题账款”发生后，该单位应于日内，据实填妥“问题账款报告书”，并检附有关证据、资料等，依序呈请单位主管查证并签注意见后，转请相关部门协助处理。第五条 前条报告书上的基本资料栏，由单位会计员填写，经过情况、处理意见及附件明细等栏，由营业人员填写 。第六条 相关部门（一般为法律事务部门）应于收到报告书后2日内，与经办人及单位主管协商，了解情况后拟订处理办法，呈请总经理批示，并即协助经办人处理。第七条 经指示后的报告书，相关部门应即复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题账款”，则应另复印一份通知财务部备案。第八条 经办人填写报告书，应注意：（一）务必亲自据实填写，不得遗漏；（二）发生原因栏如勾填“其他”时，应在括弧内简略注明原因；（三）经过情况栏应从与客户接洽时，依时间的先后，逐一写明至填报日期止的所有经过情况。本栏空白若不够填写，可另加白纸填写；（四）处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用，如有需单位协助者，亦请在本栏内填明。第九条 报告书本依第八条规定填写者，相关部门应退回经办人，请其于收到原报告书天内重新填写提出 。第十条 “问题账款”发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，相关部门可不予受理。逾天仍未提出者，该“问题账款”应由经办人承担赔偿责任。第十一条 会计员未主动填写报告书的基本资料，或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人应承担赔偿责任时，该单位主管或会计员应连带受行政处分。第十二条 “问题账款”处理期间，经办人及其单位主管应与相关部门充分合作，必要时相关部门可借阅有关单位的账册、资料，并应请求有关单位主管或人员配合查证，该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。第十三条 相关部门协助营业单位处理的“问题账款”，自该“问题账款”发生之日起天内，尚未能处理完毕，应报告总经理。第十四条 各业务员销售时，应负责收回全部货款，遇倒账或收回票据未能如期兑现时，经办人应负责赔偿售价或损失的（所售对象为私人时，经办人员应负赔偿售价或损失的）。但收回的票据，若非统一发票抬头客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，而不按集团规定作业，手续不全者其经办人应负责赔偿售价或损失。产品遗失时，经办人应负责赔偿底价（以上所称的售价如高于底价时，以底价计算）。上述赔偿应于发生后即行签报，若经办人于事后追回产品或货款时，应悉数缴回公司，再由单位就其原先赔偿的金额依比例发还。（本条建议需要慎重考虑）第十五条 本办法各条文中所称“问题账款”发生之日，如为票据未能兑现，系指第一次收回票据的到期日，如为被骗，则为被骗的当日，此外的原因，则为该笔交易发票开立之日起算第天。第十六条 经核定由经办人承担赔偿责任的“问题账款”，相关部门仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或贷款时，应通知财务部于追回之日起天内，依比率一次退还原经办人。第十七条 相关部门对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据，如情况紧急时，应由经办人先以口头提请相关部门处理，但经办人应于次日补具报告书。第十八条 经办人未据实填写报告书，以致妨碍“问题账款”的处理者，除应负全额赔偿责任外，相关部门并可视情节轻重签请惩处。第十九条 本办法由集团公司财务总监负责制订、修改，经总经理批准后公布实施。第四章 呆账管理办法第一条 本集团为处理呆账，确保集团在法律上的各项权益，特制定本办法。第二条 各事业部、子公司应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额），经主管核准后，应转交会计人员善加保管，并填记于该客户的应收账款明细账中。第三条 信用限额系指单位可赊销某客户的最高限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。任何客户的未到期票款，不得超过信用限额，否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责。第四条 为适应市场，并配合客户的营业消长，每年分两次，可由业务代表呈请调整客户的信用限额，第一次为6月30日，第二次为12月31日，核定方式如第二条。事业部、子公司主管视客户的临时变化，应要求业务代表随时调整各客户的信用限额。第五条 业务代表所收受支票的发票人非客户本人时，应交客户以店章及签名背书，经事业部、子公司主管核阅后缴交出纳，若因疏忽所遭致的损失，则应由业务代表及事业部、子公司主管承担责任。第六条 各种票据应按记载日期提示，不得因客户的要求不为或迟延提示，但经事业部、子公司主管核准者不在此限。催讨换延票时，原票尽可能留待新票兑现后再返还票主。第七条 业务代表不得以其本人的支票或代换其他支票充缴货款，如经发现，除应负责该支票兑现的责任外，以侵占货款依法追究其责任。第八条 事业部、子公司收到退票资料后，倘所退支票为客户本人所属发票人时，则事业部、子公司主管应即督促业务代表于日内收回票款。倘所退支票有背书人时，应即填写支票退票通知单，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作。第九条 各事业部、子公司对催收票款的处理，在个月内经催告仍无法达到催收目的，其金额在万元以上者，应即将该案移送相关部门依法追诉。第十条 催收或经诉讼案件，有部分或全部票款未能收回者，应取具检察机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等，其中的任何一种证件，送财务部作冲账准备。第十一条 没有核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致呆账，其无信用限额的交易金额，由业务代表承担责任。第十二条 业务代表因故意导致款项不能收回者，应承担赔偿责任，情节严重者送交司法机关处理。