海南振兴萍乡经济促进会成立大会暨XXXX新春联谊会策划方案.doc

海南省萍乡商会文件海萍字2011022号海南振兴萍乡经济促进会成立大会暨2012同乡新年联谊会策 划 方 案值此海南振兴萍乡经济促进会经萍乡市政府批准成立和新春佳节即将来临之际，为了让广大老乡更广泛的相互认识，更加紧密地团结在一起，进一步畅叙乡情，互通信息，共迎新春，共谋发展，并在未来的日子携手共创辉煌，经海南省萍乡商会常务会长会议研究决定，海南省萍乡商会将举办海南振兴萍乡经济促进会成立大会暨2012同乡新年联谊会。一、主题：海南振兴萍乡经济促进会成立大会暨2012同乡新年联谊会二、目的：团结老乡、凝聚力量、共迎新春、共创辉煌三、地点：海南省琼海市四季春天大酒店四、时间：2011年12月31日下午至2012年1月1日上午五、主办方：海南省萍乡商会六、参加人员（约200人）：1、海南省政府领导；2、萍乡市政府主要领导;3、中国国际商会海南分会领导；4、海南省民政厅领导；5、萍乡市总商会领导；6、北京市振萍会领导；7、上海市振萍会领导；8、南昌市振萍会领导；9、海南省萍乡商会名誉会长；10、海南省萍乡商会顾问；11、海南各界萍乡籍老领导、知名人士；12、全体新老会员。七、内容：1、召开理事会，向省市领导做工作报告。请领导做指示。2、活动正式开始，商会会长刘炳和致迎新春贺词；3、萍乡市政府领导讲话；4、萍乡市政府领导宣布海南振萍会成立，并揭牌；5、海南省政府领导讲话；6、振萍会兄弟单位代表讲话；7、中国国际商会海南分会领导讲话；8、合影；9、晚宴；10、晚会（其中间隔现场抽奖）；11、博鳌亚洲论坛国际会议中心半日游（2012年1月1日）；八、具体实施步骤：本活动参加人员多、涉及面广、时间紧、任务重、影响大；所以，务求统筹考虑、认真策划、全面部署、周密安排。现将整个活动分为三个阶段：即策划安排阶段、筹备落实阶段、现场实施阶段。（一）策划安排阶段（10月25日11月7日） 1、制作完成海南振兴萍乡经济促进会成立大会暨2012同乡新年联谊会策划方案；（责任人：敖有邦）2、组织召开常务副会长会议，对策划方案进行可行性分析；（责任人：秘书处）3、成立活动指挥部（责任人：秘书处）：总指挥：刘炳和执行总指挥：范庆君 刘 智副总指挥：胡有军、曾宜萍、何志军4、活动指挥部下设外联组、会务组、礼仪组、交通组、餐宿组、演出组共6个活动小组，各小组既要做到各负其责，又要做到分工合作。外联组组长：范庆君（兼） 成员：吴 芳 外联组工作职责：广泛宣传、沟通、联络；邀请海南省政府、萍乡市政府、中国国际商会海南分会、海南省民政厅、萍乡市总商会、北京市振萍会、上海市振萍会、南昌市振萍会等单位领导，以及海南省萍乡商会名誉会长、顾问、海南各界萍乡籍老领导、知名人士、全体新老会员，并向其发送邀请函。动员海南各界萍乡籍人土入会，发展新会员，收取会费，通知参会；全面、准确确定参会人员，开列参会人员名单。会务组组长：刘 智（兼） 成员：欧阳南方、敖有邦、吴 芳、黄 琴、萧铁祥、（加酒店工作人员）会务组工作职责：落实邀请函的写作、选购；落实海南省振兴萍乡经济促进会牌匾的设计、制作和揭牌红绸；落实工作人员的胸牌制作、分发；搜集、整理现场LED大屏幕视频播放资料；联系新闻记者、组织对外(海南、萍乡媒体)新闻报道宣传工作；联系摄影师和摄像师，组织好活动现场的拍摄和录像工作；落实纪念品的采购和奖品的赞助；打印各种有关会议材料；落实会场及其音响设备；设计、完成座位编排；落实会场内外布置工作。礼仪组组长：欧阳南方 成员（待定，由学生和酒店工作人员组成）：礼仪组工作职责：做好礼仪人员的挑选与分工安排；做好礼仪接待、签到、茶水；做好领导住宿引导。交通组组长：胡有军（兼） 成员：黄建波（加酒店工作人员）交通组工作职责：组织车辆接送来琼与会领导；联系租好一辆约20座车辆，负责安排无小车人员的乘车工作；现场组织、指挥车辆停放与安全保卫工作。餐宿组组长：易婉丽（兼） 成员：（酒店餐饮部经理、住宿部经理及其员工）餐宿组工作职责：负责与四季春天酒店联系，确定餐宿标准、价格；安排与会人员住宿房间。演出组组长：杨子川 成员：吴 芳（加外调演员、会员单位演员和学生演员组成）演出组工作职责：负责节目组织、筛选、排练；准备好演出所需的服装、道具；组织好现场演出。 （二）筹备落实阶段（2011年12月8日12月29日） 1、由指挥部组织召开各小组工作协调会，安排工作任务，落实到岗到人。 （12月8日12月15日） 2、外联组广泛宣传、沟通、联络，确定参会人员，并发送邀请函，动员还没有入会的海南萍乡人入会，收取会费；开列出较准确的与会人员名单。（12月16日12月25日）3、会务组落实邀请函的选购；落实海南省振兴萍乡经济促进会牌匾的设计、制作和揭牌红绸；落实现场抽奖奖品；落实工作人员的胸牌制作；落实会场及其音响设备。（12月16日12月26日）4、餐宿组负责与四季春天酒店联系，确定餐宿标准、价格。（12月16日12月26日）5、演出组负责节目组织、筛选、排练，以及所需的服装、道具的准备工作。（12月16日12月29日）6、礼仪组按照礼仪、接待、签到、茶水、引导等工作内容完成礼仪人员的调配与分工安排。（12月20日12月29日）7、交通组负责组织接送领导的车辆，并联系租好一辆约20座车辆。（在12月28前）8、指挥部组织召开各小组工作督查会，全面检查各项工作的落实情况。（12月28日）9、会务组开始打印各种有关会议材料（2011年12月20日前）。10、在四季春天酒店组织召开活动各项工作检查落实会议。常务副会长以上领导以及所有工作人员参加（12月30日下午3点）。（三）现场实施阶段（12月30日2012年1月1日）各小组在指挥部的指挥下，各负其责，分工合作，务必确保活动圆满成功。现场具体安排：1、12月30日下午开始外地嘉宾报到；2、12月31日下午3点，理事会向省市领导做工作报告。请领导做指示。3、12月31日下午开始报到4、12月31日下午4点30分开始举行茶话会：内容：商会会长刘炳和致迎新春贺词；萍乡市政府领导讲话宣布海南省振萍会成立，授牌；海南省政府领导讲话；振萍会兄弟单位领导代表讲话；中国国际商会海南分会领导讲话；3、12月31日下午5点30分合影4、12月31日下午6点30晚宴（祝酒词）；5、12月31日下午7点到9点文艺演出（含抽奖活动）；6、2012年1月1日8点早餐7、2012年1月1日9点前往博鳌亚洲论坛国际会议中心参观。参观后结束本次联谊活动。九、费用预算1、用餐：每桌800元（含次日早餐），共20桌，计16000元；2、住宿：150元/间