接待及会议安排管理制度表.doc

集团（本部） ZHJTGL012 接待及会议安排管理制度（V1.0） 接待及会议安排管理制度（暂行）V1.0（ZHJTGL012）企 业 集 团二零零七年八月十日接待及会议安排管理制度（暂行）1、总则1.1对外接待及会议安排是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使其工作规范有序，节约成本、统一公司形象，特制定本办法。 1.2本办法适用于集团本部及营销公司。 2、接待事务分类类：贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。类：业务接待。指专业技术、业务的接待。C类：普通接待。指一般来客的接待。3、接待职责分工3.1接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。3.2接待内容包括：来访登记、迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：3.2.1总台文员：提供良好的接待环境的保障及备品准备，整理接待室，定时进行“一般”清扫工作及客人到来的导座联系被访人及接待。3.2.2行政专员：提供信息沟通保障及车辆调度控制，协助安排来客食宿。3.2.3经办部门：负责接待洽谈并陪同始终。4、若需要行政部接待或安排相关后勤事项，需提前填写接待申请单，以便行政部做好前期准备。4.1接待申请的人需弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 4.2接待布置。接待申请人提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 4.3行政安排接送：根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车接送。 提出接待申请审 核行政部审核流 程权责单位表 单安排具体事宜费用核算记录NO各部门人员注明派车接送客人时间、客人付费方式、酒店规格、预计住宿时间、是否需要行政部接待，是否需要鲜花或欢迎条幅等接待工作申请表部门主管主管副总特别审核费用、住宿标准等接待工作申请表行政经理将相关事宜安排给司机、前台等相关人员接待工作申请表司机前台等相关人员车辆接送、预定酒店、票务工作、接待工作计入工作日程接待工作申请表行政专员将实际费用填入接待工作申请表中，归档，便于年度预算和控制接待工作申请表提出接待申请审 核行政部审核流 程权责单位表 单安排具体事宜费用核算记录NO各部门人员注明派车接送客人时间、客人付费方式、酒店规格、预计住宿时间、是否需要行政部接待接待工作申请表部门主管主管副总特别审核费用、住宿标准等接待工作申请表行政经理将相关事宜安排给总务、培训专员等相关人员接待工作申请表总 务行政经理车辆接送、预定酒店、票务工作、接待工作计入工作日程接待工作申请表总 务将实际费用填入接待工作申请表中，归档，便于年度预算和控制接待工作申请表5、接待礼仪5.1接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。5.2总台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。5.3接待过程中若有来客提出办理限制事宜时，须婉言解释。6、接待用品准备6.1.通用备品：烟及配套用品、水及纸杯、杂志、便笺及铅笔等6.2特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、糖果、水果等6.3备品采购：依低值易耗品管理制度进行，行政部负责办理采购。7、环境标准7.1物品摆放整齐，且表面无灰尘；7.2地面干净无脏物，空气流通清新；7.3室温适度，灯光合适； 7.4备品齐全8、会议地点安排及备品（大型会议根据会议申请单另做详细方案）为有序利用会议室，避免会议时间冲突及节约费用，集团本部各中心或部门对内或对外召开会议，需行政部门提供后勤支持的均应填写会议安排申请表提前通知行政部，由行政部统筹安排，做好会议的前期准备工作。使用公司