酒店办公室主任及人事专员岗位职责.doc

酒店办公室主任岗位职责一、职位名称：办公室主任二、所在部门：办公室三、直接上级：副总经理四、直接下属：工程主管、安保主管五、职位特征：协助总经理对酒店日常的行政后勤管理，配合培训督导部对酒店进行督导管理，组织协调好各部门之间的工作六、岗位分层：干事/助理七、岗位职理：1、执行总经理指令，全面负责总经办的日常行政后勤工作。3、负责酒店信息报送工作，编制完成酒店有关部门要求的报表。4、负责酒店行政文件的起草，介绍信和公章的使用以及档案信息资料的处理工作。5、出席酒店各种会议，结合本部门工作进行安排。协调上下级的关系及各部门的关系。6、负责组织起草酒店工作计划、工作总结、行政综合性报告工作年鉴和决议，组织拟定有关全酒店性规章制度。7、对每日值班记录所提出的问题进行处理或报告上级。8、负责各类文件的打印、收发、登记归档工作，负责正式文件及合同的打印，并上报下发。9、处理有关投诉，根据总经理的指示，回复客人意见。10、负责酒店印章的管理。11、指导安保部做好酒店的安全保卫工作；指导工程部做好酒店的设施设备的维修、保养等工作；指导食宿管理做好酒店员工食宿等后勤保障等工作。12、负责协助处理突发事件及领导交办的其它行政工作。13、负责酒店交通安全工作以及宣传、教育和管理。14、负责酒店企业文化的宣传工作，并与酒店传媒部门联系，及时发布重大活动信息。15、负责酒店区域的质检工作，检查问题并督促整改。16、完成总经理交办的其他任务。八、工作标准1、起草以酒店名义印发的文件，做到符合酒店的客观实际，事由表述清楚，语言精练，符合发文规范，并按规定期限及时完成。2、根据工作需要，按时组织完成酒店工作计划、总结、报告等重要文件的起草、整理、上报。3、接到领导下达的会议通知后，在半个工作日内完成会议通知；临时会议即知即告；重要会议至少在会议召开前半个工作日内完成相应会议准备。有关重要会议，会议应写出会议纪要，送有关领导审批后印发。4、要了解、掌握有关单位、部门对会议决定事项的落实、执行和完成情况并报告副总，加强督查。5、检查督促酒店卫生、仪容仪表、出品部菜品质量，达到酒店指标。6、接到接待任务后，应按照酒店的接待规定和领导的要求，作出接待安排，并与有关部门协调好相关工作，保证接待工作热情、周到、有序。 7、需由几个部门共同完成的工作任务，应根据酒店领导的意见，组织各相关部门协商明确工作任务、工作进程和工作要求，定期组织检查，按期高质量地完成工作任务。 对重要工作任务，要按照工作要求，对承担工作任务的部门的工作进程进行跟踪，掌握工作进展情况，协调矛盾，反映或协助解决困难，敦促按期高质量地完成相关的工作任务，并将工作完成情况及时反馈给有关酒店领导。 8、要根据酒店的中心工作，经常深入基层，了解和掌握基层部门和员工的工作情况和思想状况，发现问题，总结经验，提出建议，为领导决策提供依据。 9、内部管理 （1）严格遵守酒店的各项规章制度，按章办事，按规程办事，坚持原则，不徇私情。 （2）严于律己，率先垂范，要求员工做到的，必须首先自己做到；要求员工不做的，首先自己坚决不做。 （3）按照职责范围，对分管的具体工作、部门和人员全面负责，对工作情况及时沟通协调，保持整体工作的协调发展。 （4）关心员工，了解掌握职工的思想状况，做好一人一事的思想政治工作，帮助他们解决实际困难，创造和谐的人文环境和良好的工作环境，凝聚全体干部群众的力量，形成一个富有朝气和活力的坚强团队。 （5）加强政治学习和业务学习，不断提高政策水平、思想水平和业务水平。 10、机密文件、印章等重要物品，应妥善保管，不得随意防止，避免泄露或遗失；未经批准，不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。11、配合培训督导部进行酒店内部质检，每日进行行检查，包括礼仪礼貌、仪容仪表、工作流程，出品质检等达到规定标准。12、质检以督导整改为主，罚款为辅13、每周进行质检工作汇总，周例会进行上报。13、每月进行质检单据汇总，报商业公司办公室。14、对经理级值班进行排班，执行酒店值班制度。15、对酒店提出有意义的规章制度，与各部门经理沟通，以便达到执行的标准，报副总经理审核，领导审核批，发文执行。16、每月进行员工满意度调查，根据季度，对菜品进行调整，让员工吃到可口的饭菜。17、提醒员工交通安全，并进行发文通知，减少安全事故。九、工作责任：对总经理负责，上传下达协调好各部门工作。十、工作权利：按照总经理的指示具体工作落实。十一、每日工作流程列举：时间处理事宜备注8:30签到，整理内务8:50-17:20整理各类文件，组织起草酒店行政文件，对系统间发文做好审核，组织全酒店档案的管理工作。巡视、监督、检查酒店各部门办公秩序及办公室各项工作。掌握办公室的整体工作情况及酒店重大会议、活动情况做好总经理和各部门的信息传递工作。指定专人收集、整理酒店内外的反馈信息及合理化建议。主持办公室例会，参加酒店有关行政方面会议。及时对所属下级工作中的争议做出裁决。指定专人负责办公室文件、资料的保管和定期归档工作。 指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、保管与定期归档工作。做好本部门各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。指导、监督、检查酒店区域、所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填写工作记录或奖励单，按程序办理。审阅办公室及与其相关的文件，审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作业文件，视其性质内容，决定处理方式。协助副总经理做好酒店其他各项工作17:30签退，下班十二、任职资格条件：1、具备大专以上学历，酒店管理专业或行政管理专业。2、具有较强的策划、写作、组织协调及综合管理能力。3、身体健康，思维敏捷，处事条理清晰，逻辑思维能力较强。4、三年酒店工作经验，两年办公室主任或酒店部门经理工作经验，年龄在2545岁。酒店人事专员岗位职责一、职位名称：人事专员二、所在部门：酒店办公室三、直接上级：商业公司人力资源部经理四、直接下属：无五、职位特征：酒店人力资源工作执行者六、所属职级和职等：专员/干事七、岗位职责1、组织落实人力资源相关的各项规章制度。2、负责酒店员工入职、离职和转岗手续的办理。3、负责新入职员工的员工手册培训等工作。4、协调和组织部门负责人对人力资源部门初审合格的候选人进行面试并跟踪结果。5、经培训合格人员为其起草上岗报件并报于公司人力资源部。6、新入职员工住宿、工装领取手续的办理。7、负责员工考勤、奖惩、超时、节假日加班的审核和报批，监督其发放情况。8、传达酒店的方针政策，下达上级的命令及通知。9、组织建立并完善员工档案，负责人力资源档案和维护与管理工作。10、与酒店其他部门保持有效的沟通，解释并改进人力资源工作。11、了解员工变动情况，按时编报各类员工人数的月季报表。12、负责统计劳保用品、员工生日情况、工装和工牌号等情况。八、工作标准 1、根据各部门用人需求，对用人需求进行分析，寻找合适的招聘渠道进行招聘，每月 按时完成人员招聘任务。 2、根据集团和商业公司要求按标准建立和管理员工档案，档案合格率100%。 3、按考核管理办法按时完成员工考核，考核执行率达100%。 4、与离职员工面谈，及时准确地了解员工离职原因，准确反馈给人力资源经理和副总。 5、监督部门利用下发的各种学习工具，如员工手册、工作指导手册、制度手册、文化手册、优质服务索引等，坚决执行新员工“一帮一传帮带”。 6、按时参加人力资源部月例会，反映、协调、解决各部门存在的问题。 7、监督和协助员工入职关怀流程执行。 8、根据工作要求，能有效地与不同文化和背景的人打交道，并与之建立良好关系 9、根据工作要求，与重要的外部各方建立良好关系，如相关劳动部门、保险部门和人力资源机构、学校等。 10、根据职业要求，必须具有开放的心态，愿意接受新事物和理念，善于借鉴他人的长处，确保每月与部门同事或同行有两次交流机会。 11、积极参加部门组织的进修及外部培训。 12、言行一致，言行并重，对自己的行为和错误勇于承担责任。 13、每日在工作群内分享、汇报工作内容。 14、每月汇总各部门的员工生日信息，报人力资源部，每日上午员工生日信息发总经理手机提醒，部门经理生日时，提前2日发总经理，并当日提醒。 15、监督、检查、参与员工活动，如军训、感恩节活动等。 16、员工入职、离职和转岗手续规定时间内完成。 17、确定录用人员的报岗在规定时间内完成。 18、考勤程序完善、表格填报及原始单据清楚，上报考勤无差错。 19、员工档案信息完整，更新准确及时。九、工作责任1、对酒店员工入职、离职和转岗手续负直接责任。2、保证酒店确定录用人员的报岗负责。3、对考勤管理的过程和结果负责。4、对酒店员工的档案信息负有保密责任。十、工作权利1、在职责范围内协调各方面的工作。2、有对人力资源管理制度的建议权。11、 每日工作列举时间处理事宜备注8:30到岗，检查自身仪容仪表8:40查看工作计划，准备工作9:10-10：00接待入职人员手续办理及跟踪10:30各部门班前会流程跟踪13:30人事工作14:00-17:00入职人员入库，报集团人力17:30明天工作提前准备，写明日工作计划12、 任职资格条件1、 年龄一般控制在2335岁，初次任职一般不得超过30