展会活动策划案.doc

展会活动策划案一、 活动背景2012年3月，亨利戴正式起航国内专卖市场。为了感谢各大企业、行业专家、学者及意向合作伙伴对公司长期以来的支持与帮助，在2012年3月展会之际，特举办答谢各界朋友、新老客户酒会。二、 活动目的宣布司正式起航国内专卖市场，并在晚上举办答谢酒会，力争实现以下目的： 1.沟通平台。将答谢酒会建设成公司与合作伙伴沟通的平台，一方面向社会各界介绍公司的经营业务与发展方向，让社会更深入地了解亨利戴及公司的实力和远景发展，另一方面，联络沟通有实力经销商、代理商、分销商。为亨利戴进一步的发展壮大，吸纳优质合作伙伴。2.关系维系。基于亨利戴未来发展考虑，本次酒会也将成为维持老朋友关系的手段之一，使老朋友感觉到公司始终在关注着他们。 3.促进合作。本次活动计划设计成大部分潜在合作伙伴参加的活动，通过参与使其亲身感受亨利戴公司实力和良好合作氛围，以最终达成合作目的。通过此次活动的整体运做与宣传，在行业中建立良好的口碑与广告效应，打造品牌形象，壮大合作伙伴队伍，为后期的工作做好铺垫。三、 活动主题以“海纳百川，博聚天下”为主题备选主题：（背景板文字）（一）“海博百川，欢聚你我2012年亨利戴正式起航国内专卖市场仪式暨客户答谢会”（二）“海博百川，携手共进2012年亨利戴正式起航国内专卖市场仪式暨客户答谢会” （三）“真诚地感谢，一路上有你2012年亨利戴正式起航国内专卖市场仪式暨客户答谢会” （四）“海纳百川，博聚四方2012年亨利戴正式起航国内专卖市场仪式暨客户答谢会” 四、 活动形式形式内容： 参观公司、新品品鉴、自助晚餐及酒会、精彩演出等。自助餐除提供各种酒类、饮料、果汁、各类果盘、小点心等。酒水应包括：鸡尾酒、啤酒、葡萄酒、香槟酒、白兰地酒、威士忌酒、白酒等。精彩演出：与礼仪公司协商确定节目及演出公司。五、 活动时间2012年3月18 日14点30分21:30分点活动地点钱江艺术中心布吉畔山酒店六、 酒会参加人员 （具体名录见附件）1本次酒会共计（ ）位嘉宾参与，其中： 中国家协 （ ）位出席深圳家协 （ ）位出席名家具俱乐部 （ ）位出席红星 （ ）位出席居然 （ ）位出席吉盛伟邦 （ ）位出席家具销售商联合会（ ）位出席行业名人 （ ）位出席行业经销商 （ ）位出席非本行业经销商 （ ）位出席地产名人 （ ）位出席有关方面的负责人及特邀嘉宾人员（ ）位出席2公司内部参加人员共计（ ）位，包括： （1） 公司（ ）位参加（2） 部门（ ）位参加（3） 部门（ ）位参加 3演出人员约（ ）人参加（包括演员、主持、礼仪公司人员等）。4.其他人员约（ ）人参加（包括会务记录公司等）七、 活动主持一男、一女 （建议由广东电台、电视台主持人主持）八、 现场布置会场屋顶较为空旷，建议会场四处彩带彩灯、绿植鲜花（舞台正前方）等饰品装饰出喜庆的气氛，各门口安放引导牌，会场入口区有“企业简介”展板，建议在“企业简介”摆放一些宣传资料等，提示来宾随意取阅。舞会及演出时灯光设备也是非常重要，整个现场典雅大方透出一种用心、专业性。（一）迎宾区包括公司、酒店外的广场及大门部分、酒店大厅及电梯入口部分、人行通道走廊部分的内容。公司外广场及大门区 酒店大门广场上悬挂本次活动名称、主题条幅； 广场地上布置红地毯; 在大门两侧可利用拉网展架作为导向识别系统公司大堂 公司大堂 花束围绕 艺术品味 两侧可利用拉网展架作为导向识别系统。公司楼梯入口区 设置易拉宝和指示牌。公司车间展示区 设置易拉宝。 部分工艺展示与详解。酒店外广场及大门区 酒店大门广场上悬挂本次活动名称、主题条幅； 广场地上布置红地毯; 在大门两侧可利用拉网展架作为导向识别系统。电梯入口区（大厅内） 设置易拉宝和指示牌。人行通道走廊区 在人行通道走廊设置易拉宝和指示牌，事先请礼仪小姐迎宾。会场入口区（产品展示区） 在会场入口处左侧“企业简介区”，配置相关宣传资料。会场入口处设签到台，来宾签到或赐名片。另由四名工作人员微笑肃立迎接，并依据嘉宾不同的身份，由工作人员负责给嘉宾戴花并引导座位。（二）会场区包括酒店外的广场及大门部分、酒店大厅及电梯入口部分、人行通道走廊部分的内容。舞台背景区 设计一：主题背景板设计，以简洁突出本次酒会主题。采用蓝色为主色调，并配以此次答谢酒会的主题，用七彩射灯打亮整个背景。 设计二：基于成本最小化的原则，可以充分把舞台的幕布利用起来，用泡沫刻字若干（答谢酒会主题）用双面胶贴在幕布上，用七彩射灯打亮整个背景。空中布置区在会场周围的上空，悬挂印有公司形象宣传的挂幅，呼应舞台的背景。会场布置区基于成立仪式与答谢晚会用一会场，且成立仪式后布场时间有限，提供几种会场布置方案如下：公司布置部分参考公司正门 站礼宾 为车辆开门公司外围布置进入公司 进入公司公司正门邀请函公司大堂布置 (冷餐台) 加花饰 加背景板 酒店布置仅供参考要与实际场地相结合 效果示意图一： 效果示意图二：注明：以上答谢酒会示意效果中，餐桌已预前摆放好酒水、果盘、小点心，示意图下方“酒水、果盘、小点心”为“补充储备摆放区”。九、 活动流程14：0014：30 来宾进场14：3015：00签到 与嘉宾讲解公司历程并手摸烙印 15：0016：00 冷餐 16：0016：30 参观公司 并了解公司17：0017：30 前往酒店建议着装男士须着正装，请勿着便装、牛仔裤、运动鞋。女士可着正装、晚装等。奖品设置为了答谢各界朋友、合作伙伴与专家学者，营造气氛，在酒会中将安排奖品派发。以上内容仅提供参考意见。十、 节目安排部分仅供参考（待确认后出细案）舞台背景舞台效果预计节目模特甄选酒店流程：（待商讨）序号活动内容时间备注1印象亨利.戴、成长历程18：:00宣传片2主持人就亨利.戴品牌的发展历程简单说明18:20晚宴开始3公司总经理邱总致欢迎词18：404舞蹈19:00具体类型节目待定5亨利.戴品牌发展方向19:20宣传片6公司总裁致辞19:307抽奖活动19:40公司礼品，抽奖嘉宾待定8家协领导发言20:00嘉宾待定9舞蹈20:10具体类型节目待定10公司总经理助理周长明对亨利.戴加盟体系说明20:301：加盟政策、2：运作体系、3：服务体系11意向客户洽谈、签订合同20:50准备招商政策、合同12晚宴结束21:30备选节目类：迎宾音乐（入场音乐）拉德斯基进行曲、迎宾曲、欢送进行曲、神秘园、雅尼、陈美音乐等。开场音乐D大调加农（帕曲贝）、G旋上的咏叹调（巴赫）等庄严雄伟，气势昂扬的音乐。进餐音乐苏格兰风笛、茉莉花、二泉映月、节节高、小城故事、雨中旋律、花儿与少年等舒缓音乐。退场音乐萨克斯的回家、欢乐颂等欢快，轻松，营造再见和祝福的氛围。十一、 人员安排（1）第一组：总协调控制组组长：（ 邱总 ）付组长：周助理、谭总、姜兆勇a、负责活动筹备工作进程控制，以及活动的圆满召开b、负责对其它各组工作的督促检查工作，协调并协助其它各组按计划完成c、负责经费的调配d、处理紧急情况。（2）第二组：宣传组组长：（周助理）付组长：莫飞任务：a、利用海报(包括手绘和喷绘海报)、横幅、网络等方式开展宣传，并在酒会当日布置活动现场;b、现场摄像及拍照;c、监督并确保舞台的搭建及时及质量；d、酒会期间舞台灯光设备、音箱设备的安装。 f 、公司外部与内部布置（3）第三组：后勤组组长：（ 谭总 ）付组长：莫飞任务：a、联系活动场所等;b、确定酒会邀请的客户；c、酒会相关物品的购买 d、晚会当日准备好会场服务物品，如饮料、水杯、茶叶等，并接待好宾朋。f 、车辆的预定与客户接送。（4）第四组：节目组组长：（姜兆勇）任务：a、完成节目收集、筛选及后期协调工作;b、负责节目的协调及活动与酒会全流程的衔接;c、主持人（1男1女）的选择、形象设计及台词审核；d、准备好酒会所需的一切服装道具；e、礼仪小姐的确定;注明：以上为答谢酒会人员配置为最基本组织架构。十二、 费用预算根据实际确定项目待定（略）预估计：30万-40万（场地布置物料费用、节目费用、礼品费用、模特费用、印刷费用、主持费用、设备租赁费用、策划与执行费用等）序号项目费用备注1场地布置物料7万元2节目费用4万元3礼品费用3万元4印刷费用5万元5主持费用1万元6设备租赁费用3万元7模特费用5万元8礼仪费用2万元9酒店布置3万元10策划设计执行、跟进等费用7万元包含策划、设计、执行费用（有1人入住公司到项目结束） 预合计40万元十三、 筹备进程日期筹备项目负责人酒会前一个月确定举办场地时间酒会前一个月确定所有演员及节目单酒会前一个月确定所有酒会菜单、酒水酒会前一个月确定会务录入人员公司酒会前一个月确定会场布置方案酒会前一个月确定所有工作人员酒会前一个月确定新闻单位接待事宜酒会前一个月落实好酒会相机、摄相机酒会前一个月筹备好酒会的全部工作酒会前半个月确认参会人员酒会前一个月确定好接送交通车酒会前两天确定全部工作准备完毕，对所有参会工作人员培训指导酒会前一天晚上布置好会场及舞台灯光音响十四、 阶段任务及工作分配1、活动策划及准备期（ 前一个月）：本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定、舞台灯光音响确定、物品购买。 节目收集：由节目组负责。采取由演艺公司或礼仪公司协调确定节目、确定主持人。 前期宣传：由宣传组负责。海报设计、横幅，作好宣传工作。 酒店确定：由宣传组负责。结合节目组舞台要求，组织布置。 物品购买及场地确定：由后勤组负责，于晚会前一天到位。 确定酒会到场人员名册：由后勤组负责，在酒会前一周列出名单。2、酒会当日流程：活动开始前1个小时，各组负责人必须到位，再次检查各种设备是否正常工作，以及物品是否齐全后勤组做好到场人员登记。开场劲爆音乐预热流程（略）尾声：酒会在悦耳的音乐声中慢慢的结束！ 3、晚会后期工作： 各接送车送行重要人员收拾物品并整理场地。会务记录整理总结 照片、录像整理十五、 附录附录一、酒会会前、会中及会后工作细则一览表：序号工作内容时间负责人1场地申请2礼仪到岗3横幅等物料的制作4搬运器材5借用所需工具工作6舞台搭建及灯光安装调试工作7音箱设备调试工作8准备好酒会所需伴奏带9服装道具准备工作10主持人、演员到位11预演节目准备工作12维持秩序工作人员到位13舞台道具服务人员到位14照相及DV工作人员到位15电线及器材看管人员到位16进出口控制工作17酒水的购买18奖品的购买19会场布置20会务录入人员到位21各接送车确定接到人员附录二、酒会现场物料准备序号物料名称序号物料名称1酒水10横幅2果盘、小点心11POP3奖品12背景幕4气球13舞台5音响设备14无线话筒6灯光设备15照相设备71681791838拟邀贵宾名录行业协会序号人名单位职务电话秘书名秘书电话司机名司机电话车号拟邀贵宾名录渠道序号人名单位职务电话秘书名秘书电话司机名司机电话车号拟邀贵宾名录市政府序号人名单位职务电话秘书名秘书电话司机名司机电话车号拟邀贵宾名录行业名人序号人名单位职务电话秘书名秘书电话司