行政人员日常培训.ppt

沙县民间资本管理股份有限公司 行政人员日常工作培训 行政人员日常工作 1 常规性接待工作2 重要接待工作3 印章 重要证照的管理4 档案的管理5 办公用品的管理6 6s管理7 行政日常事务8 突发情况处理 1 常规性接待工作 接待工作概述接待 是对来访者的迎送 接洽和招待等各项工作的统称 是人们以及社会组织相互交往的一种方式 它是行政部门履行职能的重要体现 接待工作可以分为多种类型 按接待对象可分为外宾接待和内宾接待 按相互关系可分为上级来访接待 下级来访接待和平行单位来访接待 按接待内容可分为工作接待 生活接待和事务接待 常规性接待工作 日常接待 1 引导 接待来访者或咨询者访客进入接待厅 应抬头行注目礼 您好 请问您找谁 您好 请问您要咨询还是办理业务 请示后引入相关区域 并请访客入坐 在一分钟内端上茶水 经过烧开的茶水 保证客户用水安全 2 电话接听 并登记来电与去电记录 适当处理来电信息铃响三声内必须接听 您好 xx公司 来电找领导或其他部门 判定是广告类 应婉拒 如确有其事 可把座机电话号码告知 如无法判断 则留下对方电话 姓名 记录事情大概 及时为对方传达信息 3 接待频繁往来的相关人员 包括花店 送水公司 科力达公司 电信 移动等公司 2 重要接待工作 1 接待前准备工作会议前向相关负责人确认来客人数 必要时电话或短信通知 为布置会议室准备 电脑 相机 录音笔 茶水 水果 引导来客进入会议室 2 会议中服务工作1 为开会人员添加茶水 2 按照领导要求提供会议支持 3 会议后完善工作1 会议后清理工作 将剩余茶水及茶杯清理干净 保持会议室卫生清洁 2 会议后器材的归库 将会议所用器材放回原处 3 印章 重要证照的管理 印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 行政部负责管理公司所有印章 财务章除外 证照的安全使用及管理 加强印章制发 使用 废止及证照管理 提高各相关使用环节的工作效率 才能保障公司的合法权益与经营活动的正常运行 印章 重要证照的管理 印章 证照分类 1 公司印章 证照的分类a 公司印章包括公章 法人代表私章 财务专用章 合同专用章 发票专用章 部门章 公司银行u盾等 b 证照包括企业法人营业执照 正本 副本 组织机构代码证 正本 副本 特种行业许可证 银行开户许可证 税务登记证 国税 地税 法人代表身份证 复印件 等 印章 重要证照的管理 印章 证照的使用 1 所有涉及公司公章 法人代表私章 合同专用章的手续均要oa填写申请表 2 按申请表内容填写完整 且由申请部门负责人签字确认 否则将不予审批盖章 3 主要用印文件审批流程 业务部合同 oa申请 部门负责人oa确认 公司执行董事oa审核 行政部oa确认 盖章 返回主办部门 对外合同及证明 oa申请 部门负责人oa确认 公司执行董事oa审核 行政部oa确认 检查并盖章 返回主办部门 行政部留底归档 4 营业执照 组织机构代码证年检 印章 重要证照的管理 印章 证照的使用要求 1 印章或证照管理人员对不符合用印手续 用印文件内容与审批件不符的 或不符合证照办理程序的 有权拒绝办理并及时告知部门负责人 2 盖章确保规范 清晰 上不压正文 下骑年盖月 对外使用证照 一般使用复印件 并注明只限于当次使用范围 如必须使用证照原件 需由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务 3 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信 证明 印章 重要证照的管理 附则 1 严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照 否则无论用于何种目的 都要严肃追究责任 任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用 2 未严格履行印章 证照的保管与使用规定 由于保管不慎而导致印章 证照丢失 将追究保管人员及相关负责人的责任 3 若因擅自用印导致公司遭受经济损失时 由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分 造成严重损失或情节严重的 移送有关机关处理 4 档案的管理 公司档案 是指公司从事经营 管理 财务以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 公司档案分为受控档案和非受控档案 档案的管理 归档范围 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型发言 会议记录等 2 本公司对外的正式发文与有关单何来往的文书3 本公司的各项工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记录 统计报表及简报 4 本公司有关单位签订的合同 协议书等文件材料 5 本公司员工劳动 工资 福利方面的文件材料 6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 档案的管理 档案的管理和使用 1 公司档案只有公司内部人员可以借阅 并填写借阅记录 重要文件的借阅需报部门或公司负责人审批 2 对借出的档案 借出部门要及时催还 发现损坏 丢失或逾期未还 应报办公室处理 有损坏或者遗失的 办公室应当要求借阅人修复完整 或者配合借出部门补办新的文档 3 档案参阅人不准随意泄露档案材料的内容 4 不准拆卷及任意抽 换卷内文件或剪贴涂改其字句等 不得任意摘抄或复制案卷内容 如确有需要 必须经领导批准才能摘抄或复制 5 参阅人必须爱护档案 保持整洁 不准在档案材料中写字 划线或作记号等 6 借阅人不准随意转借档案 必须专人专用 7 借阅人应当按时归还档案 如需延长借阅时间 必须通知档案管理人员另行办理续借手续 5 办公用品的管理 行政办公物品分三类 办公固定资产 办公低值资产 办公用品 办公固定资产指使用期限在两年以上 在使用过程中保持原有的实物形态 单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备 办公低值资产是指使用期限较长 在使用过程中不易损耗 单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备 办公用品是指使用期限较短 价值较低 在使用过程中容易消耗的各种办公类资产 办公用品的管理 流程 办公用品申购根据办公用品库存量情况以及消耗水平 价值较高的需向领导申请购买 日常办公用品除外 办公用品采购采购要本着节约 合理 适用的原则 货比三家 经过对比 协商价格后购买 办公用品入库所有购买的办公用品 办公耗材需及时入库 并记录时间 价格 数量等 办公用品领用领用人上oa申请 行政部oa审核确认后进行发放 办公用品盘点办公用品仓库应定期清点 清点工作由行政人员负责 清点要求做到账物一致 如果不一致必须查找原因 然后调整清单 使两者一致 办公用品报废对决定报废的办公用品 要作好登记 在报废处理册上写清用品名称 价格 数量及报废处理的其他有关事项 6 6s管理 6s就是指 清理 清洁 整理 整顿 安全 素养 目的 为创造整洁 舒适 有序的工作 学习环境 改善和提升员工工作效率 延伸企业文化教育 保障员工在一个健康 舒畅 安全工作环境下工作 6s管理 6s管理的内容 整理 首先 对工作现场物品进行分类处理 区分为必要物品和非必要物品 常用物品和非常用物品 一般物品和贵重物品等 整顿 对非必要物品果断丢弃 对必要物品要妥善保存 使工作现场秩序昂然 井井有条 并能经常保持良好状态 这样才能做到想要什么 即刻便能拿到 有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱 清扫 对各自岗位周围 办公设施进行彻底清扫 清洗 保持无垃圾 无脏污 清洁 维护清扫后的整洁状态 修养 将上述四项内容切实执行 持之以恒 从而养成习惯 安全 上述一切活动 始终贯彻一个宗旨 安全第一 6s管理 标准 1办公室内干净无垃圾 垃圾得到及时收集 清除 无破旧 过期 不用物品2室内外地面和立面平整干净 无蛛网 无污 无洞 无剥落3室内通道畅通 干净 线缆 网线排列整齐4室内通风良好 无异味5玻璃透明 光洁 无尘 无污 无损6墙壁悬挂张贴物牢固 端正 整齐 美观7光线良好 灯具正常照明8办公桌椅 设施排列整齐 合理9物品文件分类摆放整齐 无堆积 无积尘 6s管理 10消防设施齐全有效11设施 物品 工具定位摆放 随时可找到12设施 器材使用说明清楚 有目视化标签指示13办公电器保持良好使用状态 外表无尘无迹 内部定期清理清洗14办公桌 工作台表面整洁无尘 无污迹 无杂物 垃圾15办公桌 工作台 柜厨内部物品分类整齐摆放16物品定期清理整顿 不断改进 日常耗品消耗完及时更换17个人卫生习惯良好 令人感觉愉快18礼仪规范 文明 接打电话使用公司标准用语 接待来访人员及公司员工耐心细致等 19需充电使用的电器定期检查电源情况 电量不够及时充电 7 行政日常事务 1 保证办公设备的正常使用2 车辆管理3 协助部门组织协调公司内部活动4 后勤保障工作5 oa系统管理6 安全管理 行政日常事务 办公设备 保证办公设备的正常使用办公设备包括 网络设备 电话 电脑 打印机 传真机 复印机等 若机器出现故障 及时联系维护人员解决问题 若无法及时解决 行政人员应进行跟踪处理 直到设备能正常使用为止 定期对不经常使用的电脑进行漏洞修复和杀毒处理 确保电脑随时使用能正常运转 行政日常事务 车辆管理 车辆的高度管理 用车通过oa流程进行管理 车辆油卡管理 安排车辆年检 0021下次年检时间 2015年4月前83000下次年检时间 2015年7月前安排定期保养 日常维修 车辆保养维修应监督行政司机填写相关记录 留档备查 安排车辆保险 0021车险到期时间 2015年3月83000车险到期时间 2015年7月 行政日常事务 组织协调 协助部门组织协调公司内部活动 如员工生日会 公司集体活动 拓展等业务的联系 通知 协调事宜 人与人之间 人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程 观念和消息的互相了解过程 整个过程是一种持续性与互动性的过程 其目的在于创造一致性 良好有效地沟通协调能够化解矛盾 赢得合作 促成工作的顺利开展 办公室的主要任务就是为领导 为基层 和部门服务 行政日常事务