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应用文写作 第四讲公文格式 一 什么是公文的体式二 公文的构成要素及一般格式三 公文的特定格式四 公文的排版形式与装订要求 一 什么是公文的体式 公文的体式是指 公文的文体 结构要素及在格式上的安排 公文体式作用 为了保证公文的完整性 正确性与有效性 提高办事效率并为了公文处理工作提供方便 二 公文的构成要素及书面格式 公文格式 简言之就是公文的表现形式 指公文的数据构成与对各数据项目的编排 它是人类在漫长的社会历史发展过程中 通过实践 从语言到文字 不断的总结完善 提高发展 在约定俗成的基础上进行规范化 标准化 逐步形成和产生的书面语言文字表述形式 一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的 如发文机关 标题 正文 印章或签署 成文日期等 这些数据项目就是公文的构成要素 或称公文的组成部分 这些构成项目和组成部分不是随意确定的 是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的 任何机关单位在拟制公文时都应当按照这些规定执行 公文的结构 文头 主体 文尾 版头眉首 主体 版记 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 分隔线 标题 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期和印章 附注 分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 版头 头 主体 身 版记 脚 一 版头部分 版头 也叫文头 占文件首页三分之一的篇幅 按文面结构的实际顺序 这部分包括 1 公文分数和编号2 秘密等级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标志5 发文字号5 签发人在文头和文腰之间 用粗横线隔开 文头一般套红印制 如果是党内文件 则要在横线正中印一颗红五角星 以示区别于行政公文 宽 210毫米 高 297毫米 尺寸 210毫米 297毫米 A4型纸张 天头 37毫米 1毫米 订口 28毫米 1毫米 版心尺寸 156毫米 225毫米 不含页码 右白边 26毫米 1毫米 下白边 35毫米 1毫米 党政机关公文基本格式 发文机关标志上边缘至版心上边缘 35mm 基本格式 发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线 红色分隔线下2行是正文标题 绥化市人民政府文件 2011 号 发文机关标志下边缘发文字号的距离是 2行字 签发人 一字线距版心下边缘7mm 4号半角阿拉伯数字 单页右空1字 双页左空1字 上白边 37 1mm 下白边 35 1mm 订口 28 1mm 切口 26 1mm 1 000001 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 份号 一份文件在该文总印数中的顺序编号 一般用6位阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第一行 绝密机密公文需要标注份号 1 公文份数序号 1 000001 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第2行 两字之间空l字 秘密等级和保密期限之间用 隔开 密级分三类 绝密 机密 秘密 机密 5年 3 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 紧急公文标注特急 事关重大而又十分紧急 要求马上以最快速度形成 运转及办理 加急 5天内 电报标注特提 马上办 1天内办结 特急 8小时内办 3天结 加急 24小时办 5天结 平急 不超48小时 10天结 1 000001 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 3 紧急程度 机密 5年 急件 如需标注紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 4 发文机关标志 下一要素 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 上边缘至版心上边缘为35mm 1 阿城市建设局阿城市卫生局 阿市建发 2006 188号 发文机关标志联合行文格式 下一要素 文件 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 1 哈尔滨市人民政府办公室文件 哈市政办发 2006 27号 5 发文字号 下一要素 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 第一个层次是发文机关代字 第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字 年份要用全称 不应简化 年份应用六角括号 括起 序号不编虚位 不加 第 字 1 000001秘密 一年特急 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 28号签发人 高云燕 6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 1 绥化市建设局绥化市卫生局 绥市建发 2006 188号 多个签发人格式 文件 签发人 曲志刚雪格拉提 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第l行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 多名签发人 每一排排两人 主办机关排在前 正文中的结构层次序数一 黑体 二 楷体3 仿宋 4 仿宋 二 主体部分 主体部分按文面结构的实际先后顺序排列 包括 7 标题8 主送机关9 正文10 附件11 公文生效标识 发文机关签署 印章和成文时间 12 附注 党政机关公文基本格式 顶格 3号黑体 密级与期限用 隔开 基本字体 2011 号 签发人 正文 3号仿宋 标题 2号小标宋发文机关名称 事由 文种 签发人 为3号楷体 发文字号前 签发人姓名后分别空一格 除有专门说明外 正文其他字体均为3号仿宋体 发文机关标识推荐使用小标宋字体 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 主办机关名称放在前 机关后面上下居中排 文件 党政机关公文基本格式 附件 1 联系人 电话 附件径送 办公室 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后写排附件名称 附件后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 附注居左空2行排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首末条用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 印发份数 成文日期用阿拉伯数字 7 公文标题 1 标题的组成 2 标题的格式 3 标题的省略情况 4 标题常见的错误 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 公文标题 关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 1 标题的组成 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容 由4个项目构成 发文机关 关于 事由 文种 国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知 2 标题的格式 基本式 发文机关 关于 事由 文种 省略式 关于 事由 文种 关于在接待中不摆烟酒等问题的通知 发文机关 文种 中华人民共和国交通部通告 文种式 文种 通知 附加式 发文机关 关于 事由 急度 文种 国务院关于防御特大洪水的紧急通知 特别式 发文机关 发文机关最高领导人职务 令 中华人民共和国主席令 3 公文标题的省略情况 A 不太重要的或者辖区较小的公文 可以使用文种式标题 B 文件名称已有发文机关 可以省略发文机关 C 事由的表述太长 把 关于 连同事由一起省略 4 公文标题常见的错误 A 格式不规范B 文种使用的混乱C 表述方面的错误下面就是一个不规范的公文标题 环保局申请拨专款10万元治理市区饮用水源上游 原黄岗土法炼砒遗址的请示 修改后 关于治理黄岗土法炼砒原址的请示 练习答案 A 标题格式不规范 缺少 关于 B 语意重复 应删去 申请 C 标题太长 应把请示的具体理由和事项放到正文 D 标题中除书名号以外一般不使用标点符号 E 用词不当 遗址 应改为 原址 F 排列不整齐 8 主送机关 主送机关 是指公文的主要受理机关 即对公文负主办或答复责任的机关 收文机关主要分为主送机关和抄送机关 主送机关对收到的文件负有主办 答复之责 抄送机关只有了解与配合执行之责 因此 行文首先要选准主送机关 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 8 主送机关 关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知 标题下空l行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中抄送之上 标识方法同抄送 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 A 上行文的主送机关只有一个 议案 请示 报告 B 下行文批复 平行文函的主送机关也只有一个 C 普发性下行公文的主送机关因为数量太多 无法一一列出 则用泛称 D 泛向行文或无法确定行文的具体收受单位和对象 则不写主送机关 主送机关的几种情况 确定上行文主送机关的规范 1 请示 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 2 受双重领导的机关向上级机关行文 应当根据公文内容 即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关 3 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 9 公文正文 关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知 主送机关名称下l行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 现将 绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案 印发给你们 请认真遵照执行 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2006 27号 10 附件 关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知 公文如有附件 在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 现将 绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案 印发给你们 请认真遵照执行 附件 1 绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案 2 创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表3 责任分工明细表 1 附件页面 下一要素 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 附件 1 创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表 博市政办发 2006 27号附件 1 创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 11 公文生效标识 1 发文机关签署 2 成文日期 3 印章 党政机关公文基本格式 附件 1 联系人 电话 附件径送 办公室 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后写排附件名称 附件后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 附注居左空2行排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首末条用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 印发份数 成文日期用阿拉伯数字 1 绥化市人民政府办公室文件 绥市政办发 2012 27号 公文生效标识 2 成文时间 关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知 用阿拉伯数字标注 各乡镇人民政府 场管委 各街道办事处 合作区管委 市政府各部门 现将 绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案 印发给你们 请认真遵照执行 2012年9月1日 下一要素 1 11 公文生效标识 3 印章 单一发文 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 联合行文印章 1 11 公文生效标识 3 印章 单一发文 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 特殊情况说明 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保征印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章加盖或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 用印不规范的表现 一是应当加盖机关印章的却不盖章 二是不应该盖章的却又硬要盖章 三是文头的发文机关标识与落款处的印章不一致 公文不加盖印章的情况 属公文特定格式的 会议纪要 不加盖机关印章命令 令 议案须由领导人签署 或加盖领导人签名章 但不加盖机关印章法定会议通过的决议类公文不加盖机关印章联合上报的公文 协办机关可以不盖章 联合行文时 按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置 印章下压机关署名 最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期 印章排列整齐 不相交 不相切 每排印章不超版心 首排印章顶端上距正文或附件说明1行内 不加盖印章的公文 在正文或附件下空1行 右空2字编排机关署名 在署名下1行编排日期 首字比机关署名首字右移2字 发文日期长于署名的 使日期右空2字编排 并相应增加机关署名右空字数 加盖签发人签名章的公文 在正文或附件下空2行 右空4字加盖签名章 签名章左空2字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签名章下空1右空4字编排成文日期 市长 2012年7月1日 1 12 附注 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行 返回 此件可见报 附注只是对公文发送 阅读范围的说明 附注与附件的区别 附注与附件都是对公文主件起补充说明的作用的 但它们又有很大的区别 说明的内容不同 附件对正文的补充作用更为重要 附件内容有时甚至就是公文的主要内容 也可能是对主件进行补充说明的图表 统计数字或其他事件 附注只是对公文发送 阅读范围的说明 可见 附件与附注相比较 附件的份量重 内容也多 标识格式不同 附件要标在正文之后 成文日期或署名前的左上侧 标明附件的名称 顺序和份数 然后再把所有附件附印在主件之后 附注则标注在成文时间的左下方 版记的上方 并用括号括起来 三 版记 1 抄送机关2 印发机关3 印发时间4 页码 1 抄送机关 指需要了解公文内容或与执行任务有关 但不负责办文 不负责处理和执行公文内容的机关 主送机关对收到的文件负有主办 答复之责 抄送机关只有了解与配合执行之责 如有抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 党政机关公文基本格式 附件 1 联系人 电话 附件径送 办公室 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后写排附件名称 附件后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 附注居左空2行排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首末条用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 印发份数 成文日期用阿拉伯数字 抄送的原则 抄送机关是指除主送机关外需要知晓公文的其他机关 抄送范围得当 有助于公文处理 否则将贻误沟通或造成人力 物力的浪费 1 应当抄送的情况 2 不应当抄送的情况 1 应当抄送的情况 除主送机关外 需要知晓公文的其他机关 应列为抄送机关 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一个上级机关 下级机关因特殊情况必须越级请示时 应抄送被越过的上级机关 上级机关越级向下级机关行文时 可以抄送受文机关的直接上级机关 党政机关公文基本格式 附件 1 联系人 电话 附件径送 办公室 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后写排附件名称 附件后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 附注居左空2行排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首末条用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 印发份数 成文日期用阿拉伯数字 2 不应当抄送的情况 请示不得抄送其下级机关 接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄 转送 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送 2 印发机关 印发机关 就是发文机关负责制发公文的部门 即发文机关的办公厅 室 或秘书处 科 其位置在抄送机关的正下方 3 印发时间 指公文送印 印完并将公文发出的时间 印发时间的位置在印发机关同一行的右侧 4 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 1 2 1 版心下边缘 4号半角阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空l字 双页码居左空1字 版记的位置 版记应置于公文最后一面 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况 A 公文主体之后的空白容不下版记的位置 需另起一页标识版记 此时版记要放在最后一面 即使前一面完全空白也没有关系 B 公文的篇幅如果在一个折页 即有四面 以上 这时公文的页数一般应是4的倍数 此时版记也一定要放在最后一面 而不管前面的空白有多少 一般不会超过3面 C 公文有附件 如果附件最后的空白能够容下版记 而该页又正是4的倍数 此时版记应置于该空白处 以免造成不必要的浪费 如果附件是被转发的文件 该文件后面也有版记 此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记 转发文件还应标识自己的版记 附件 1 联系人 电话 附件径送 办公室 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后写排附件名称 附件后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 附注居左空2行排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首末条用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 印发份数 成文日期用阿拉伯数字 正文 正文 1 2 年 月 日 1年 公文格式示意图 练习用 课堂训练 国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知 国务院在2014年下发的第16号文件随文件同时下发的是一份部分省市农业生产资料价格统计表2014年4月11日印发此件为急件 发至乡镇人民政府 三 公文的特定格式 一 信函格式 二 命令格式 三 纪要格式 哈尔滨市人民政府办公室 发文机关标志使用全称或规范简称 居中排布 上边缘至上页边30mm 推荐使用小标宋字体 红色 联合行文用主办机关标志 30mm 20mm 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 武文线 上粗下细 距下页边20mm处印一条红色双线 文武线 上细下粗 线长均为170mm 标题与最后一要素距2行字 首页不显示页码 版记不加印发机关 印发日期 分隔线 位于最后一页版心内最下方 一 信函格式 深圳市人民政府令 市长 2012年7月1日 20mm 在正文或附件下空2行 右空4字加盖签名章 签名章左空2字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签名章下空1右空4字排成文日期 机关标志下空2行居中排令号 令号下空2行排正文 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘20mm 推荐使用红色小标宋字体 二 命令格式 发文机关名称要全称 不能使用简称包括规范化简称 例如国务院令的发文机关名称就是 中华人民共和国国务院令 发文机关标识用红色小标宋体字 如果是联合发布命令的 居于首位的发文机关也要在此处标识 其余机关下移 大庆市人民政府纪要 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘35mm 推荐使用红色小标宋字体 35mm 出席 毕节市 局长 毕节市 副局长请假 列席 第 次 标注出席人员名单 在正文或附件说明下空1行左空2字排3号黑体 出席 全角冒号后用3号仿宋体标出席人单位 姓名 回行时与冒号后首字对齐 请假 列席 比照编排 也可根据实际制定 发文字号 正文排版未作具体规定 可根据实际制定 三 纪要格式 上海市档案局局长办公会议纪要2004 6 会议议题一 汇报政府信息公开工作 二 审定预算外收入分配方案 三 审