建设工程文件归档规范ppt课件.ppt

1 建设工程文件归档规范 解读 2 关于规范 建设工程文件归档规范 GB50328 2014 于2015年5月1日实施 是继 城市建设档案著录规范 后关于城建档案工作的第二部国家标准 3 规范 的意义 加强建设工程文件的归档整理工作统一建设工程的验收标准建立完整 准确的工程档案 4 案例一 2003年11月3日发生了震惊全国的 衡阳特大火灾坍塌事故 背景 2003年11月3日凌晨5时许 湖南省衡阳市衡州大厦失火 消防队16辆消防车 150余名消防官兵到现场施救 成功疏散了大厦内被困的94户412名群众 但在扑灭余火的过程中 大厦突然坍塌 部分消防官兵被废墟埋压 20名消防官兵壮烈牺牲 事故调查组为了查明事故原因 调阅了大量的施工工程档案 多次将从事现场监督人员找去了解情况 由于施工监督档案不完善 施工过程中许多问题不能明确说明责任在谁 让相关人员背上了沉重的思想包袱 施工企业经理 施工员 设计院助理工程师 工程师 物业管理经理受审 受到四大指控 5 3 大厦建成后没有验收质量 施工负责人边出图边施工 且未报有关部门进行质量监督 隐蔽部分工程仅有一次有设计人员验收签字外 其余均未经设计和质监人员检查验收 4 质量隐患难抗外部诱因事故发生后 专家鉴定组作出了权威鉴定结论 认为衡州大厦施工时降低了工程质量标准 大大降低了其抗灾能力 最为明显的表现是 大厦一些局部地方钢筋数量较少 而且在浇注西南部位时用了20吨不合格水泥以至于大火发生时大厦西部偏北的5根柱子承载能力下降 突然倒塌 继而引起大厦3000多平米建筑物倒塌 6 1 没有地质勘探就图纸 私下组织图纸设计 没有提供地质勘察报告的情况下 凭红线图就设计了图纸 2 设计 施工采用两套图纸 设计了两套图纸 一套图纸设计为7层 总面积为5800平方米 用于向相关职能部门报建 另一套图纸设计为8层 建筑面积为8600平方米 用于施工 设计人员明知两套图纸 却未重新进行结构设计 只按7层结构设计并用于实际施工 检察机关指控 由于设计人员在未进行地质勘察的情况下盲目设计 导致设计的桩基承载能力不足 致使整个建筑整体性差 抗实能力低 易发生大面积整体坍塌 且二层楼板选用预应力混凝土空心板 违反了相关技术的规程 规定 在设计上降低了工程质量标准 7 经过数月调查 现已查明真相 这是一起因企业违规 审批监管部门严重失职而导致的一起特大事故 施工企业违规造假 盖起了一座危机四伏的大楼 这个工程在计划立项 规划审批 工程设计 建筑施工等各个环节都有违法违规行为 8 案例二 湖南大桥坍塌倒塌桥墩内 竟未见钢筋2007年8月13日下午 湖南湘西凤凰古城边上的湘西凤 凰 大 大兴飞机场 高等级公路凤凰段发生重大公路桥梁坍塌事故 至14日死亡人数已升至48人 从事故现场逃离和救援人员成功救出的受困人员达86人 堤溪大桥项目和监理负责人在事故当晚已被警方控制 以配合事故原因调查 项目所有资料被警方封存 据了解 凤凰县堤溪大桥于7月15日开始拆架 原计划8月底举行竣工通车典礼 9 工程档案的作用 是工程的管理 维修 改建 扩建 恢复等提供依据是城市规划 工程设计 城市建设管理 以及产权 产籍等可靠的凭证是历史查考 总结经验 技术交流 科学研究的信息资源 10 做好工程档案的作用 项目档案是项目维护 运营的参考和依据2000年 宝钢300吨转炉事故 抢修中调用图纸4 8万张 复制图纸9 3万张2001年 鞍山钢铁公司利用档案7万5千多人次 近2万卷 避免经济损失和取得经济效益9557万元 11 加强工程资料管理 建立相关的管理制度工程资料管理与项目建设同步进行 工程开工建设时资料的编制与保管同步进行 工程竣工时 竣工资料的积累 整理 审定工作要与工程项目竣工同步进行 工程竣工验收时 提交合格的竣工资料要与归档同步进行 对工程资料和竣工资料进行有效的管理和利用 确保在任何场合使用的工程资料为完整 系统的现行有效版本 12 工程资料的管理 形成过程中的编制与收集工程竣工后的归档归档 移交后的保管 13 工程参建单位的职责 建设单位的职责建立健全档案管理的规章制度 做好本单位工程形成档案的收集与整理 对设计 施工 监理等单位的档案工作进行检查 指导 接收和汇总各参建单位工程档案 提交工程资料验收或预验收 向有关部门移交工程档案 14 施工单位职责编制 收集整理所承担工程施工过程中形成的的工程资料 编制竣工图 向建设单位移交工程档案 工程部的档案管理员负责对工程资料和竣工资料的收集 整理和管理 工程完工后 负责把工程资料和竣工资料移交管理部门统一管理 项目经理负责对移交的工程档案进行审核监理单位职责编制 收集整理监理工作中形成的文件 对施工档案特别是竣工图进行审查 向建设单位移交工程监理档案 15 勘察设计单位的职责收集 整理勘察 设计阶段的基础资料和有关设计文件 参与编制竣工图 向建设单位移交工程档案 16 17 一 总则 为加强建设工程文件归档工作 统一建设工程档案的验收标准 建立真实 完整 准确的工程档案 制定本规本规范适用于建设工程文件的整理 归档 以及建设工程档案的验收与移交 建设工程文件的整理 归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外 尚应符合国家现行有关标准的规定 18 三 基本规定 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围 工程文件应随工程建设进度同步形成 不得事后补编 每项建设工程应编制一套电子档案 随纸质档案一并移交城建档案管理机构 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理 归档 验收 移交等工作 19 1在工程招标及与勘察 设计 施工 监理等单位签订协议 合同时 应明确竣工图的编制单位 工程档案的编制套数 编制费用及承担单位 工程档案的质量要求和移交时间等内容 2收集和整理工程准备阶段形成的文件 并进行立卷归档 3组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件的形成 积累和立卷归档工作 4收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位立卷归档的工程档案 20 5收集和整理竣工验收文件 并进行立卷归档 6在组织工程竣工验收前 提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收 未取得工程档案验收认可文件 不得组织工程竣工验收 7对列入城建档案管理机构接收范围的工程 工程竣工验收后3个月内 应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案 21 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督 检查 指导 在工程竣工验收前 应对工程档案进行预验收 验收合格后 必须出具工程档案认可文件 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训 22 勘察 设计 施工 监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交 建设工程项目实行总承包管理的 总包单位应负责收集 汇总各分包单位形成的工程档案 并应及时向建设单位移交 各分包单位应将本单位形成的工程文件整理 立卷后及时移交总包单位 建设工程项目由几个单位承包的 各承包单位应负责收集 整理立卷其承包项目的工程文件 并应及时向建设单位移交 23 二 术语 建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工 经济上实行统一核行政上具有独立组织形式 实行统一管理的建设工程基本单位 它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成 建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图和竣工验收文件 简称为工程文件 建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图纸 图表 声像 电子文件等各种形式的历史记录 简称工程档案 24 建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成 以数码形式存储于磁带 磁盘或光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 建设工程电子档案工程建设过程中形成的 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据 25 相关术语 城建档案管理机构 管理本地区城建档案工作的专门机构 以及接收 收集 保管和提供利用城建档案的城建档案馆 城建档案室 永久保管 指工程档案无限期地 尽可能长远地保存下去 长期保管 指工程档案保存到该工程被彻底拆除 短期保管 指工程档案保存10年以下 26 归档 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后 将形成的文件整理立卷后 按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程 对一个建设工程而言 归档有两方面的含义 一是建设 勘察 设计 施工 监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交 二是勘察 设计 施工 监理等单位将本单位在建设过程中形成的文件向建设单位移交 27 一 办理完毕是指文件材料已完成承办及处理等全过程 办理完毕的文件材料才能作为档案保存 文件材料运转 承办完毕 闭环 与实际相符等 二 档案是文件材料经鉴别 筛选后作为对建设及生产 经营管理等日后各项工作活动有一定参考 凭证等价值而保存起来的文件材料 三 按照一定原则和文件的形成规律 经过分类 组卷 排列 编号 编目等环节的整理程序 使之系统化 具备查找利用条件 四 根据归档责任制 按照归档要求 在规定的时间内将整理后的档案向建设单位档案部门移交归档 28 4 归档文件的范围及质量要求 归档范围 对与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状 具有保存价值的各种载体的文件 均应收集齐全 整理立卷后归档 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求 29 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准 城建档案业务管理规范 CJJ T158的要求 4 1 4不属于归档范围 没有保存价值的工程文件 文件形成单位可自行组织销毁 30 工程文件归档范围 建设工程档案的内容 依据性文件材料监理文件材料施工技术资料竣工图竣工验收及备案文件声像资料电子文件 31 归档文件质量要求 归档的纸质工程文件应为原件 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察 设计 施工 监理等标准的规定 工程文件的内容必须真实 准确 应与工程实际相符合 工程文件应采用碳素墨水 蓝黑墨水等耐久性强的书写材料 不得使用红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等易褪色的书写材料 计算机输出文字和图件应使用激光打印机 不应使用色带式打印机 水性墨打印机和热敏打印机 32 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续应完备 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 297mm 210mm 图纸宜采用国家标准图幅 复印 打印文件的字迹 线条 照片的影像清晰牢固程度应符合设备标定质量要求 录音 录像文件材料应保证载体的有效性 长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘 33 归档文件质量要求 竣工图 所有竣工图均应加盖竣工图章 图4 2 8 并应符合下列规定 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 34 归档文件质量要求 竣工图 竣工图章尺寸应为 50mm 80mm 竣工图章应使用不易褪色的印泥 应盖在图标栏上方空白处 竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定 35 竣工图编制 竣工图应完整 准确 清晰 规范 修改到位 真实反映项目竣工验收时的实际情况 按施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 一般性图纸变更 可在原图上进行杠改和划改 加盖并签署竣工图章 36 竣工图编制 涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大改变及图面变更面积超过35 的 应重新绘制竣工图 重绘图按原图号编号 加盖并签署竣工图章建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线图 编制竣工图总说明及个专业的编制说明 叙述竣工图的编制原则 各专业目录及编制情况竣工图图幅应按GB T10609 3要求统一折叠 37 竣工图的更改 文字 数字更改一般是杠改 线条更改一般是划改 局部图形更改可以圈出更改 在原图空白处重新绘制 利用施工图更改 应在更改处注明更改依据性文件的名称 日期 编号和条款号 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其他线条 新增加的文字说明 应在其涉及的竣工图上做相应的添加和变更 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的 应在修改处进行杠改 当更改内容较多时 可采用注记说明 38 竣工图的审核 竣工图的编制完成后 监理单位应督促和协助竣工图的编制单位检查其竣工图编制情况 发现不准或短缺时要及时修改和补充 竣工图内容应与施工图设计 设计变更 洽商 材料变更 施工及质检记录项符合 一张更改通知单涉及到多张图纸的 如果图纸不在同一卷册的 应将复印件附在有关卷册中 或在备考表中说明 国外引进项目 引进技术或由外方承包的建设项目 外方提供的竣工图应由外方签字确认 39 竣工图图章的签署 所有竣工图应由编制单位逐张加盖 签署竣工图章 竣工图章中的内容应填写齐全 清晰 不得代签 竣工图章应使用红色印泥 盖在标题栏附近的空白处 40 归档文件质量要求 电子文件 归档的建设工程电子文件应采用表4 2 10所列开放式文件格式或通用格式进行存储 专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式 41 归档文件质量要求 电子文件 工程电子文件存储格式表文件类别格式文本 表格 文件PDF XML TXT图像文件JPEG TIFF图形文件DWG PDF SVG影像文件MPEG2 MPEG4 AVI声音文件MP3 WAV 42 归档文件质量要求 电子文件 归档的建设工程电子文件应包含元数据 保证文件的完整性和有效性 元数据应符合现行行业标准 建设电子档案元数据标准 CJJ T187的规定 归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段 所载内容应真实和可靠 归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致 43 归档文件质量要求 电子文件 离线归档的建设工程电子档案载体 应采用一次性写入光盘 光盘不应有磨损 划伤 存储移交电子档案的载体应经过检测 应无病毒 无数据读写故障 并应确保接收方能通过适当设备读出数据 44 声像档案 是反映工程现场原有地物地貌和工程施工主要过程及建成后的建 构 筑物的照片 录像 录音资料声像档案的内容 照片 施工前的原貌 各施工阶段有代表性的照片 特别是隐蔽工程 质量事故 采用新施工技术和新建筑材料的照片竣工后的新貌 室 内外 录音 领导讲话 重要会议的录音等录像 要反映工程建设的全过程 如原貌 奠基 施工过程 竣工验收等 45 声像档案质量要求 照片 照片 底片 文字说明录音和录像带 有说明工程项目名称及录音 录像内容的文字材料 46 CAD电子文件涵义 电子文件是以代码形式记录于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件 质量要求 归档的电子文件由形成部门负责整理 编辑 并按要求写入光盘 档案部门予以协助 指导 图形 图像类文件按项目的设计 施工 结构 维护 管理等顺序排列 47 数据文件按计算 实验 设计等属类进行整理 同一属类文件按自然形成规律排列文本文件按文件及表格文件 软件说明等属类进行整理计算机程序文件按形成时间顺序排列归档的电子文件应使用不可擦除型光盘附有标签标签内应填写编号 套别 名称 密级 保管期限和软 硬平台等光盘的编号 包括类目号 项目代号 电子文件类别代码 光盘 48 5 工程文件立卷 立卷流程1对属于归档范围的工程文件进行分类 确定归入案卷的文件材料 2对卷内文件材料进行排列 编目 装订 或装盒 3排列所有案卷 形成案卷目录 49 立卷原则 1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 2 工程文件应按不同的形成 整理单位及建设程序 按工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件分别进行立卷 并可根据数量多少组成一卷或多卷 3 一项建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程立卷 4 不同载体的文件应分别立卷 50 立卷的方法 1工程准备阶段文件应按建设程序 形成单位等进行立卷 2监理文件应按单位工程 分部工程或专业 阶段等进行立卷 3施工文件应按单位工程 分部 分项 工程进行立卷 4竣工图应按单位工程分专业进行立卷 51 立卷的方法 5竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷 6电子文件立卷时 每个工程 项目 应建立多级文件夹 应与纸质文件在案卷设置上一致 并应建立相应的标识关系 7声像资料应按建设工程各阶段立卷 重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷 声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系 52 施工文件的立卷要求 1专业承 分 包施工的分部 子分部 分项 工程应分别单独立卷 2室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷 3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时 可按建设工程立卷 53 不同幅面的工程图纸 应统一折叠成A4幅面 297mm 210mm 应图面朝内 首先沿标题栏的短边方向以W形折叠 然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠 并使标题栏露在外面 案卷不宜过厚 文字材料卷厚度不宜超过20mm 图纸卷厚度不宜超过50mm 案卷内不应有重份文件 印刷成册的工程文件宜保持原状 建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行 54 卷内文件排列卷内文件应按本规范附录A和附录B的类别和顺序排列 文字材料应按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主体与附件不应分开 并应按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主体在前 附件在后的顺序排列 图纸应按专业排列 同专业图纸应按图号顺序排列 当案卷内既有文字材料又有图纸时 文字材料应排在前面 图纸应排在后面 55 案卷编目编制卷内文件页号应符合下列规定 1卷内文件均应按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页号从 1 开始 2页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角 3成套图纸或印刷成册的文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页码 4案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 56 卷内目录的编制应符合下列规定 1卷内目录排列在卷内文件首页之前 式样宜符合本规范附录C的要求 2序号应以一份文件为单位编写 用阿拉伯数字从1依次标注 3责任者应填写文件的直接形成单位或个人 有多个责任者时 应选择两个主要责任者其余用 等 代替 4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号 或设备 项目代号 57 5文件题名应填写文件标题的全称 当文件无标题时 应根据内容拟写标题 拟写标题外应加 符号 6日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期 竣工图应填写编制日期 日期中 年 应用四位数字表示 月 和 日 应分别用两位数字表示 7页次应填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件应填写起止页号 8备注应填写需要说明的问题 58 59 卷内备考表的编制应符合下列规定 1卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后 式样宜符合本规范附录D的要求 2卷内备考表应标明卷内文件的总页数 各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明 3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名 年 月 日应按立卷 审核时间填写 60 61 案卷封面的编制应符合下列规定 1案卷封面应印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内封面形式 案卷封面的式样宜符合本规范附录E的要求 2案卷封面的内容应包括档号 案卷题名 编制单位 起止日期 密级 保管期限 本案卷所属工程的案卷总量 本案卷在该工程案卷总量中的排序 3档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 4案卷题名应简明 准确地揭示卷内文件的内容 62 63 5编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 6起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 7保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管 长期保管 短期保管三种保管期限中选择划定 当同一案卷内有不同保管期限的文件时 该案卷保管期限应从长 8密级应在绝密 机密 秘密三个级别中选择划定 当同一案卷内有不同密级的文件时 应以高密级为本卷密级 64 编写案卷题名 应符合下列规定 1建筑工程案卷题名应包括工程名称 含单位工程名称 分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容 当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时 应以正式名称为工程名称 建设单位名称可省略 必要时可增加工程地址内容 2道路 桥梁工程案卷题名应包括工程名称 含单位工程名称 分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容 必要时可增加工程地址内容 65 3地下管线工程案卷题名应包括工程名称 含单位工程名称 专业管线名称和卷内文件概要等内容 必要时可增加工程地址内容 4卷内文件概要应符合本规范附录A中所列案卷内容 标题 的要求 5外文资料的题名及主要内容应译成中文 66 案卷脊背应由档号 案卷题名构成 由档案保管单位填写 式样宜符合本规范附录F的规定 卷内目录 卷内备考表 案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作 幅面应统一采用A4幅面 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 装订时不应破坏文件的内容 并应保持整齐 牢固 便于保管和利用 67 68 案卷装具可采用卷盒 卷夹两种形式 并应符合下列规定 1卷盒的外表尺寸应为310mm 220mm 厚度可为20 30 40 50mm 2卷夹的外表尺寸应为310mm 220mm 厚度宜为20mm 30mm 3卷盒 卷夹应采用无酸纸制作 69 案卷目录编制案卷应按本规范附录A和附录B的类别和顺序排列 案卷目录的编制应符合下列规定 1案卷目录式样宜符合本规范附录G的要求 2编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者 3编制日期应填写完成立卷工作的日期 70 6 工程文件归档 归档应符合下列规定 归档文件范围和质量应符合本规范第4章的规定 归档的文件必须经过分类整理 并应符合本规范第5章的规定 电子文件归档应包括在线式归档和离线式归档两种方式 可根据实际情况选择其中一种或两种方式进行归档 71 归档时间应符合下列规定 1根据建设程序和工程特点 归档可分阶段分期进行 也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行 2勘察 设计单位应在任务完成后 施工 监理单位应在工程竣工验收前 将各自形成的有关工程档案向建设单位归档 72 勘察 设计 施工单位在收齐工程文件并整理立卷后 建设单位 监理单位应根据城建档案管理机构的要求 对归档文件完整 准确 系统情况和案卷质量进行审查 审查合格后方可向建设单位