文秘基础课件第十一章 日常事务.ppt

第十一章日常事务 第一节来客接待 第二节拨打电话 第三节信件处理 第四节印信处理 第五节合理安排领导公务活动 一 内宾接待工作 内宾指国内来宾 即国内其他地方来本单位参观 学习 访问的人员 内宾的接待工作应做到热情 周到 文明 礼貌 互相尊重 互相学习 注重实际 注重效果 不搞形式主义 不铺张浪费 第一节来客接待 二 外宾接待工作 主要指上级外事部门交办的外宾接待工作 外事接待工作要做到热情友好 互相尊重 文明礼貌 不卑不亢 要内外有别 坚决维护国家的主权和利益 维护民族尊严 严格按照党和国家的政策办事 严守国家机密 与外宾往来 要加强组织纪律性 如实反映情况 严格执行请示报告制度 不许背着组织和外国机构及人员私自交往 第一节来客接待 秘书人员应协助本单位领导做好对上级领导干部的接待工作 要严格执行中央关于简化各级领导外出活动接待工作的有关规定 迎送和陪同人员不能过多 招待标准不能过高 警卫工作不能影响群众的正常活动 三 领导接待工作 第一节来客接待 四 群众接待工作 1 礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁 做到以礼相待 而不问其职位高低或是否熟悉等情况 2 负责 秘书在接待来客时要对本单位负责 对工作负责 也要对来客负责 3 方便 秘书应尽可能地给来客提供方便 4 时效 秘书接待来访要讲时效 既要节省对方的时间 又要节省自己的时间 更要节省领导的时间 第一节来客接待 1 机关工作中电话的独特优点 1 方便 2 迅速2 机关工作中的电话事务 1 承办领导交办的属于事务的电话 2 秘书部门的工作电话 一 电话与机关工作 第二节接打电话 1 态度和蔼 2 头脑敏捷 3 语言简练 4 办事准确 二 打电话的基本原则 第二节接打电话 第二节接打电话 第二节接打电话 1 应当熟悉通话知识 熟记有关部门的电话号码 2 通话时 不论发话或接听 必先问清对方所属部门和姓名 然后再谈话 3 发话应当事先明确发话意图 办什么事 收话应当听清来话意图 4 发话应当准确 不得含糊其辞 模棱两可 5 一方提出问题 另一方回答时不得越权 6 重要通话除做电话记录外 还要做记事登记 以便汇报 查考 7 通话时要遵守保密规则 不得泄密 三 打电话注意事项 第二节接打电话 1 分拣 2 拆封 3 分送 4 阅看 5 登记 6 复信 7 查对 8 寄发 第三节信件处理 第四节印信管理 1 印章的内涵 印章是印和章的合称 我国古代叫印信 现代印章是指刻在固定质料上的代表机关 组织 单位和个人权力的图章 一 印章及其管理 第四节印信管理 第四节印信管理 2 印章的样式与种类 印章的样式由印章的形状 印文 印文的排列 印章的图案 印章的尺寸和印章的质料构成 我国党政机关 企事业单位通行的印章为圆形 其尺寸 图案有具体要求 不得随意改变或设计 印章的种类很多 按质料分 有钢印 铜印 木印 塑料印 胶皮印 万次印 又分原子印和渗透印 等 按性质分 有单位印章 领导签名章 业务专用章等 一 印章及其管理 第四节印信管理 一 印章及其管理 3 印章的作用 1 标志作用 2 权威作用 3 法律作用 4 凭证作用 第四节印信管理 一 印章及其管理 4 印章的制发 印章的刻制 必须严格按照国家规定办理 不论刻制哪一级单位的印章 都要有上级单位批准的正式公文 到公安部门登记 由公安部门指定刻字单位刻制 不得私自刻制公章 第四节印信管理 一 印章及其管理 5 印章的保管与使用 印章的保管通常由秘书担任 保管者就是使用者 印章存放的地方要装配牢固的锁 印章的使用要有完善的制度作保证 管印章者要认真审阅需要盖章的材料 看是否符合规定 盖印要领是 握法标准 印泥适度 用力均匀 落印平稳 第四节印信管理 二 来信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名 年龄 身份 接洽事项等情况的一种专用书信 具有介绍和证明双重作用 介绍信的管理者就是印章的管理者 因为介绍信 印章是常放在一起的 开具介绍信有一定的审批手续 要填写清楚 且与存根一致 加盖骑缝章 并有时限要求 第四节印信管理 第四节印信管理 1 按照分工安排 2 需要为准 能少则少 3 安排活动 因人而异 4 自愿为主 商谈为辅 决不