烟草集团教育培训.ppt

中烟2013年度教育培训会 授课内容 上午 第一场 officeword的应用主要内容 a 文档修饰b 页眉和页脚的定义c 样式和自动生目录d 表格制作e 文档打印设置f 域的使用方法第二场 officeexcel的应用主要内容 a 函数b 图表制作c 数据有效性的设置d 打印设置e 高级筛选f 合并数据下午 第三场 officepowerpoint的应用主要内容 a 链接设置b 幻灯片动画的设置c 音乐背景的设置d 幻灯片的设置 普通文档编辑知识要点 字体段落项目符号和编号边框和底纹字体选定文本区域 再选择 格式 菜单下的 字体 命令段落选定文本区域 再选择 格式 菜单下的 段落 命令项目符号和编号选定文本区域 再选择 格式 菜单下的 项目符号和编号 命令边框和底纹选定文本区域 再选择 格式 菜单下的 边框和底纹 命令 高级文档编辑知识要点 格式刷的使用文档合并表注和题注的制作页眉页脚的定义格式刷的使用选定已设置格式的文本区域 选择 格式 工具栏中的 格式刷 命令 鼠标移至另一个目标文本区的始点 按下鼠标左键不放 随文本拖动鼠标 文档合并a直接插入文档打开一个文档 将插入点定位到要插入文档的位置 然后执行 插入 文件 找到要插入的文件后按 插入 即可 b 利用域插入文档执行 插入 域 类别 链接和引用 在 域名 列表中选择 includetext 域 includetext 会自动出现在命令行中 在此输入路径和文件名 页眉页脚的定义知识要点同一种页眉和页脚奇偶页不同页眉和页脚分节符页眉和页脚 实现每页不同页眉和页脚 同一种页眉和页脚选择 视图 菜单下的 页眉和页脚 命令分别定义页眉和页脚的文本及格式单击 关闭 按钮 即可 奇偶页不同页眉和页脚操作步骤 第一步 选择 文件 菜单下 页面设置 命令 第二步 单击 版式 选项卡 第三步 在奇偶页不同选项上 打勾 第四步 选择 视图 菜单下的 页眉和页脚 命令 第五步 分别定义奇偶页页眉和页脚的文本及格式 第六步 单击 关闭 按钮 即可 提示 只需要在文档中的其中一页奇 偶页定义就可以了 分节符不同页眉和页脚操作步骤 第一步 分别在文档两节之间插入一个分节符 选择 插入 菜单下 分隔符 命令 第二步 选择 视图 菜单下的 页眉和页脚 命令 第三步 单击 页眉和页脚 工具栏中的 链接到前一个 按钮 去除与上一节相同效果第四步 根据节编号 分别定义分节的页页眉和页脚的文本及格式 第五步 单击 关闭 按钮 即可 提示 两节之间就是指两种页眉和页脚之间 链接到前一个 页面设置的定义知识要点纸张的定义边距的设置设置同一个文档 两种不同纸的方向纸张的定义选择 文件 菜单下的 页面设置 命令边距的定义选择 文件 菜单下的 页面设置 命令设置同一个文档 两种不同纸的方向插入光标定位在上页文本区的末尾 选择 插入 菜单下的 分隔符 中的分节符 下一页 选项 选择 文件 菜单下的 页面设置 命令 页边距 选项卡中的 方向 中的 纵向 或 横向 打印设置知识要点打印页的范围设置打印份数的设置选择 文件 菜单下的 打印 命令 样式和自动生成目录样式 是指用有意义的名字保存的字符格式和段落格式的集合 这样在编排重复格式时 先创建一个该格式的样式 然后在需要的地方套用这种样式 就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作 officeword上半场 操作步骤如下 定义样式 1 选择 格式 菜单下的 样式和格式 命令 选择 屏幕右侧的样式和格式 任务框中的 新样式 命令 2 在 名称 的文本框中输入相关的 样式 名称 3 在 样式类型 的下拉框中 选择新建样式的类型 段落 或 字符 4 单击 格式 按钮 在弹出的下拉菜单中 选择相关的命令进行设置格式效果 5 单击 确定 按钮 即可完成新样式的定义 样式的修改选择 格式 菜单中的 样式和格式 命令 在弹出的 样式和格式 任务框中 单击将要进行修改样式右侧的按钮 选择 修改 命令 使用样式步骤 1 选定文本区域 2 选择 格式 菜单下的 样式和格式 命令 3 在 样式和格式 任务框中 选择相对应的 样式 即可 自动生成目录 知识要点 插入 自动生成目录 表目录更新自动生成目录的步骤 前提条件 文档中的标题必须采用样式制作格式效果 选择 插入 菜单下的 引用 中的 索引和目录 命令 选择 目录 选项卡 单击 选项 按钮 设置自动生成目录的有效样式 更新目录的方法 在目录区域 单击右键选择 更新目录 命令提示 有效样式就是指文档中所采用的样式 知识要点 制作表格的方法 直接插入表格和绘制表格行 列操作表格边框和底纹直接插入表格法 选择 表格 菜单下的 插入 子菜单下的 表格 绘制表格法 选择 表格 菜单下的 绘制表格 命令 行 列删除操作选定行或列 选择 表格 菜单下的 删除 子菜单的相关操作 表格属性的设置选定表格区域 选择 表格 菜单下的 属性 命令 表格边框和底纹选定表格区域 选择 边框和底纹 命令 表格的制作 域的使用简单地讲 域就是引导word在文档中自动插入文字 图形 页码或其他信息的一组代码 每个域都有一个唯一的名字 它具有的功能与excel中的函数非常相似 域的使用方法一 选择 插入 菜单下的 域 命令 方法二 单击插入域的位置按ctrl f9 输入内容 工作表的计算单元格地址的种类函数计算的方法单元格地址的种类种类 相对地址 绝对地址 混合地址函数计算的方法 单击定义公式的单元格 选择 插入 菜单下的 函数 命令 在弹出的 函数 对话框中选择 相关的计算函数 单击下一步 在 函数参数 对话框中 设置 相关的函数参数 单击 确定 按钮 即可 officeexcle下半场 常用函数的举例sum 计算单元格所有数值的和average 计算单元格所有数值的平均值 count 计算数值单元格的个数counta 计算数值单元格及非空单元格的个数 高级函数的应用sumif函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和 公式 sumif range criteria sum range 公式中range 用于条件判断的单元格区域 criteria 确定哪些单元格将被相加求和的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 sum range 需要求和的实际单元格 一 countif函数的用途countif函数是根据条件在另一个区域进行个数的统计 一方面它可以完成符合条件的统计计算 另一方面由此扩展出它可以进行重复值的查找我表格的核对 二 countif的基本语法 countif 单元格引用 条件 if函数也称条件函数 它根据参数条件的真假 返回不同的结果 在实践中 经常使用函数if对数值和公式进行条件检测 if logical test value if true value if false 公式中logical test 条件表达式 其结果要么true 要么为false 它可使用任何比较运算符 value if true logical test为true时返回的值 value if false logical test为false时返回的值 if函数在财务管理中具有非常广泛的应用 mid 函数的使用从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符 datedif 求两个日期间隔数基本语法 datedif 开始日期 结束日期 单位代号 单位代号 y 表示年 m 表示月 d 表示天数例如 datedif 2013 10 12 today y 高级筛选高级筛选的操作步骤 第一步 根据源数据表的列标题 建立条件区域的列标题 然后在条件区域列标题下行输入条件表达式 第二步 选中原工作表全部或部分 但必须包含标题行 然后单击 数据 筛选 高级筛选 第三步 设置 高级筛选 对话框 数据区域 原工作表中需要筛选的表格区域 条件区域 筛选条件表区域 方法 选项区 选中 在原有区域显示筛选结果 单选框 筛选结果在原位显示 即隐藏不符合筛选条件的记录 选中 将筛选结果复制到其它区域 单选框 筛选结果将复制到指定区域 生成一个新表格 选择不重复的记录 复选框 选中 则筛选结果中不包含重复的记录 第四步 在上述设置完成后 单击 高级筛选 对话框的 确定 按钮 筛选结果即可显示 第五步 取消高级筛选 单击 数据 筛选 高级筛选 合并数据在若干个相同表结构中 将相同的数据记录通过汇总方式合并成一条记录 操作步骤 制作一张新的汇总表 并选定第一个空白单元格 选择 数据 菜单下的 合并计算 命令 在弹出的对话中 设置相应的参数 如图所示 单击 确定 按钮 即可 设置有效性通过设置数据有效性制下拉列表框的效果 步骤 1 选定单元格区域2 选择 数据 菜单下的 数据有效性 命令 3 在弹出的 数据有效性 对话框中 如图下图所示 4 在 允许 下拉框中 选择 序列 5 在 来源 下列文本框中 输入相关值 6 单击 确定 按钮 图表的制作 插入图表操作步骤 1 任意选取数据表中的一个单元格 如右图所示 2 选择 插入 菜单下的 图表 命令 如图所示 3 在 图表向导 图表类型 中选择相应的图表类型 4 单击 下一步 弹出 图表数据源 对话框 在数据区域右框中 选择用于制作图表的数据区域 如图所示 5 单击 下一步 弹出 图表选项 对话框 根据图表格式要求 设置相关的参数 如图所示 5 单击 下一步 弹出 图表位置 对话框 根据要求设置图表所存放的位置 如图所示 图表的组成部分 标题 图例 图表区 绘图区 分类x轴 数值y轴 分类x轴标题 修改图表区操作 操作方法 鼠标停在图表区空白的位置 选择 图表 菜单或单击右键 修改绘图区的格式操作 操作方法 鼠标停在绘图区的位置 单击右键 打印效果的设置为了满足不同需要的客户要求 excel中设置多种打印方式 工作表分页打印操作方法 选定将要分页的下一行 单击 插入 菜单下的 分页符 命令 设置打印标题操作方法 选择 文件 菜单下的 页面设置 命令 如图所示 工作表的打印 设置打印区域操作方法 选定将要打印单元格区域 选择 文件 菜单下的 打印区域 下的 设置打印区域 命令 设置打印区域选择 文件 菜单下的 打印区域 下的 取消打印区域 命令 设置打印工作表对齐操作方法 选择 文件 菜单下的 页面设置 命令 如图所示 第三场 officepowerpoint的应用 链接设置操作步骤 1 选定链接对象 文字 图形等 2 选择 插入 菜单下的 超链接 命令 3 在弹出的 插入超链接 对话框中 选择将要链接到的对象 如图所示4 单击 确定 按钮 对象动画设置添加动画操作步骤 1 选择将要设置动画的对象 2 选择 幻灯片放映 菜单下的 自定义动 命令 3 在弹出的 自定义动画 任务框中 选择添加效果 从显示的下拉菜单中选择添加的类型中的其他效果 4 在弹出的 添加效果 对话框中 选择相应的动画 动画效果的设置操作方法 1 从 自定义动画 任务框中 单击将要进行修改动画名称右侧的下拉按钮 从中选择 效果选项 命令 2 在弹出的对话框中 设置相关的动画参数 如图所示 3 设置完毕 单击确定按钮 音乐文件的设置插入