公司印章使用法律风险防范培训.ppt

公司印章使用法律风险 集团法务部 一 公司印章的法定种类 1 公司公章印章上只标明公司全称的印章 根据公安部规定 此类只能刻制一枚 2 财务专用章 发票专用章等 3 合同专用章4 法定代表人章 简称法人章 5 其他用章 如申请海关报备的报关专用章等 非法定类印章 国家不承认其法律效力 二 公司印章的刻制 一 法律依据 企业法人登记管理条例 第十六条规定 申请企业法人开业登记的单位 经登记主管机关核准登记注册 领取 企业法人营业执照 后 企业即告成立 企业法人凭据 企业法人营业执照 可以刻制公章 开立银行帐户 签订合同 进行经营活动 二 准刻手续公司在拿到营业执照后 凭借法定代表人身份证等其他材料到公安部门办理准刻手续后 在指定刻制单位刻章 三 公司各类印章的法律效力 1 公司公章的法律效力最高 公司公章可以使用在各类以公司名义出具的文件材料 公司对外签订的合同等方面 2 法人章 财务专用章 发票专用章等仅用于法律规定事项的办理 但是法人章和公司公章或合同专用章可以共同使用在合同文件中 3 合同专用章在合同文本的用印方面 合同专用章与公司公章的法律效力相等 但是合同专用章仅用于签署合同 如果合同专用章使用在公司对外出具的非合同类材料方面 则不具有法律效力 4 非法定印章的法律效力非法定印章指的是一些非经法定制刻手续制作的公司印章 比如人力资源部印章 收货专用章等 此类印章不具有直接的法律效力 但是如果对方能够举证证明该类印章的确系其部门真是印章 且是公司真实意思表示的 则也具有法律效力 其实此种情况下的判断标准不因公司印章本身的效力而来 而是证明某些事实的证据使然 此时的判断标准是某项行为是否为公司的真实意思表示 四 印章非正规使用的法律风险及防范 一 由于公司印章的特殊法律意义 公司印章的管理不当将给公司带来各类法律风险 1 错误缔结合同由于印章管理不当 本不该签订的合同 由于业务人员有意或者无意仍然在已经否定的合同文本上加盖了公司公章或合同专用章 从而导致公司对外承担相应的法律责任 2 财务风险印章管理不当带来的财务风险巨大 主要表现在公司账款被划走 增值税发票被乱开 虚开支票等 3 虚构承诺或证明的风险在印章被不当管理的情况下 容易出现印章使用权被滥用 用印人制作虚假证明等事项的发生 二 防范措施1 制定严格的印章管理制度 1 实现印章书面化审批 印章使用的书面化审批有利于撇除有可能损害公司利益的风险的发生 使得印章使用只有通过法定程序才能完成 印章书面审批制度中经办人应当是用印申请人 其直接上级作为部门领导作为第一用印审批人 然后根据事项的大小 类别确定印章的第二审批人及最终审批人 2 无法完成事前书面审批的情况由于客观原因 经办人无法完成印章使用事前审批的 应当首先由印章保管人联系审批人 确定审批人同意用印后方能用印 经办人应当在指定期限内补办用印审批手续 用印完成后 经办人在 用印登记表 的备注部分标明 电话审批 手续后补 字样 2 印章的保管印章保管应当做到以下几点 1 专人保管印章专人保管印章有利于实现印章管理的责任到人 2 保管人与公司明确印章保管岗位内容由于印章保管岗位的特殊性 如果在劳动合同或书面确认的岗位说明书中没能将这一工作通过签字的形式明确 在因保管人出现滥用印章的情况发生时 无法证明保管人的岗位义务 由此将给追究其法律责任带来较大难度 对保管人的合规管理的监督也将大打折扣 3 印章的带出业务人员不得将印章单独带出公司 因业务办理需要 需要将印章带出公司的 应当履行以下手续 1 分管高层领导签字同意 涉及重大事项的 总经理或法定代表人书面签字同意 2 原则上由印章保管人和印章经办人一同办理业务 因客观情况需要单经办人单独携带印章外出的 应当在 用印使用登记表 中直接注明 经办人带出 字样 2 监督印章的合规化