财务付款及报销制度培训.ppt

1 财务付款及费用报销制度 2 公司付款业务指公司经营过程中对外支付的款项 包括费用报销 员工借款 工程付款 售房款退款 退补面积差价 其他付款 含广告 企划 设计付款 施工保证金 投标保证金 图纸押金退款等 等 定义 财务付款 3 付款一般规定各部门要设定专人负责请款 报销手续 付款申请时须按付款所属公司分别填写付款申请单及相应表格并粘贴工整 各项付款在送财务审核前均须按要求准备完整的相关资料 并签批齐全 出纳付款后需在原始凭证上加盖现金付讫章或银行付讫章 财务付款 4 付款方式现金付款方式现金付款方式适用于费用报销 员工借款 小于1000元的零星付款项目及针对个人的退款业务 各项付款应严格控制现金使用范围 银行付款方式银行付款方式包含转账 电汇 汇票等 除上述适用于现金付款方式的情况之外 所有付款业务均需使用银行付款方式 财务付款 5 付款时间每月的月初两天及月末两天 因财务月末结账 不对外报销及付款 每周二下午 周五上午为财务受理各部门现金费用报销 现金借款时间 各部门经办人需将已审核完毕手续齐全的费用报销单据或借款单于该时间内送至出纳人员处办理报销 领款 每周二 周四上午为财务办理银行对外付款时间 各部门经办人需在每周一 三下午下班前将已审核完毕手续齐全的付款单据送至财务主管处进行排款 原则上其他时间不受理费用报销和办理对外付款 如遇特殊理由或紧急付款要求 须由经办部门主管报财务主管同意方可办理 财务付款 6 付款审批程序费用报销详见 费用报销管理控制程序 文件员工借款除食堂 行政管理部门日常采购保留备用金外 其他业务均不得从公司借款 除公司批准的备用金外 借款人需于借款日起7日内办理报销手续 核销借款 对于非备用金借款超过7日未办理核销的 财务部门应向借款人部门主管发送催款通知 由部门主管负责催办 如借款超过两周未办理核销的 由借款人提供书面说明并经所在部门主管签署意见送财务部 借款超过一个月仍未办理核销的 由借款部门主管出具书面说明并经分管部门领导及分管财务领导签署意见送财务部 借款无正当理由超过7天未办理核销的 财务部不予受理下一笔借款 财务部门每周将个人借款明细报公司领导 并分别通报相关部门主管 员工离职时需经财务主管审核该员工借款核销情况后方可办理离职手续 如因汽车维修 汽车加油卡充值等需要预借支票的 按员工借款业务流程办理相关手续 财务付款 7 员工借款业务流程 借款人 填写 借款单 并签名 部门主管 审核 签字确认 财务主管 审核签字确认 有权审批人 最终审批 出纳 付款 领款签字确认 财务付款 8 工程付款 工程付款包含工程进度款 大包工程项目付款 自购材料或直接对外签约的工程项目付款 零星工程付款 工程尾款 保修金付款等 月初工程部根据工程进度情况 编制工程用款计划 于月初报财务部 资金付款计划财务部严格按照工程的预算 合同约定 以及实际完成的数量予以审核 上报分管领导审批 结合本月时间的资金状态及时安排付款 工程管理部依据合同 事先将各期拨款额呈报财务部审核 每期拨款前先与财务部核对累计拨款额及扣款额 签付工程款前 将本期完成工作量及拨款报告呈报财务部及相关领导审核 财务部根据本月的资金状态 及时安排付款 财务严格按照工程的预算 合同的约定 以及实际完成的数量予以审核 审核后报分管的领导 根据现有的资金状况予以批准 财务付款 9 业务办理控制点a 所提交的资料是否齐全a1 是否按合同付款 a2 是否提供符合要求的发票或收据 发票或收据上付款单位与合同单位及开票单位名称 印章是否正确 a3 是否提交材料出入库单据 a4 是否提供工程进度申报单 a5 是否提供付款委托申请书 根据现有的资金状况予以批准 a6 是否提供付款通知书 财务付款 10 业务办理控制点b 付款审批手续是否齐全b1 付款委托申请书 工程进度申报单是否有施工单位盖章 b2 工程进度申报单是否有监理单位 项目经理 工程部经理 工程总监 公司分管领导签章 b3 发票或收据是否有经办人员 项目经理 工程部经理 工程总监 公司分管领导签字 b4 付款通知书是否有经办人员 工程部经理 工程总监 公司分管领导签字 财务付款 11 业务办理控制点c 其他c1 无合同的零星追加项目 且金额较小 应附部门的 审批报告 经有权审批人审批 并附相关结算资料 c2 工程进度申报单中按合同规定如有代扣款项应详细说明 水电费分别注明 c3 个别工程付款需以借款方式支付 应注明时间 事由 金额 由部门经理核准后 报工程总监审批 并得与出纳预约 指超万元 出纳复核后予以支款 现金或转账 c4 当出现因工程进度滞后将危及公司交房等原因需要公司改变合同付款条件或提前支付工程款等情况时 应由施工单位提出正式的书面申请 子公司工程项目部拟定解决方案报子公司领导和总部工程管理部 分管领导同意后召开专题会议 形成会议纪要 经法务部门审查同意后由施工单位签字 盖章确认 财务部门依据该有效的会议纪要进行付款 财务付款 12 审核签字确认 填写 工程进度款申报单 签字盖单 工程进度款付款业务流程 施工单位 监理单位 工程项目部 有权审批人 最终审批 出纳 审查 复核签字确认填写 工程款审核书 付款通知书 工程总监 成本会计 审核签字确认 财务主管 付款 财务付款 13 工程尾款付款业务流程 工程项目部 有权审批人 出纳 排款 填写 工程款审核书 付款通知书 成本会计 审核签字确认 财务主管 附上结算材料 审查 付款 财务付款 14 填写 回访保修记录 施工单位确认 工程保修金付款业务流程 物业公司项目管理处 工程项目部 有权审批人 最终审批 出纳 排款 审核填写 工程款审核书 付款通知书 成本会计 审核签字确认 财务主管 审查 付款 财务付款 15 售房款退款 退补面积差价详见 销售财务管理控制程序 其他付款其他付款包含土地款 拆迁款 广告 企划 设计付款 施工保证金 投标保证金 图纸押金退款及其他行政管理费用付款等业务办理控制点a 所提交的资料是否齐全a1 是否提供符合要求的付款依据 如发票 a2 是否符合合同约定 a3 是否提供付款通知书 a4 以前是否有实际的收付款记录 a5 是否有资产采购 维修审批单 资产入库单 根据公司 资产管理控制程序 要求 b 付款审批手续是否齐全b1 发票或收据是否有经办人员 部门主管 公司分管领导签字 b2 付款通知书是否有经办人员 部门主管 公司分管领导签字 财务付款 16 付款要求a 施工保证金按照规定 由经办人办理退款手续 凭施工单位申请报告及审批意见填写杂支凭单 收据作为附件 如属个人承包者 加附个人身份证 如金额超万元 须附付款通知书 b 图纸押金按投标规定时间办理退款 填写杂支凭单附收据 c 投标保证金如金额超万元 须附付款通知书 并以转账退还 d 图纸押金一般金额较小 如对方不是以转账转入的 可以现金退还 e 我司收款时如有开具正式收据 退款时要求对方也开具正式收据 原未开具收据 则由对方出具书面便条收据 个人需附身份证件复印件 f 如对方属挂靠性质的个人承包者 无法提供单位收款收据的 则应收回收据客户联 并要求对方手写收据附个人身份证明作退款依据 财务付款 17 填写 付款通知书 签字确认 其他付款业务流程 经办人 部门主管 有权审批人 最终审批 出纳 排款 审核 成本会计 审核签字确认 财务主管 付款 审查 财务付款 18 总部业务部门 指营销管理部 设计管理部 工程管理部 总部后勤部门 指总裁办 财务管理部行政人力资源部 子公司业务部门 指工程项目部 工程成本部 设计部 营销部 市场部 子公司后勤部门 指综合部 财务部 定义 费用报销 19 费用报销一般规定费用报销实行审批手续 每张报销凭据上应盖有部门报销章 经办人 主管签字确认 并依据公司每年发布的 各主管职责 财务审核报销及业务审核分工一览表 经有权审批人审批后有效 不规范不准确的票据不得报销 费用报销 20 费用报销一般规定费用报销实行审批手续 每张报销凭据上应盖有部门报销章 经办人 主管签字确认 并依据公司每年发布的 各主管职责 财务审核报销及业务审核分工一览表 经有权审批人审批后有效 不规范不准确的票据不得报销 费用原则上不得跨部门报销 如发生跨部门费用或代其他部门垫支费用 需由具体经办人在发票后背书 经费用所属部门直接关系人及其部门经理签批并盖部门报销章后 送有权审批人批准有效 市内交通费 差旅费除外的费用报销 员工应填写 杂支凭单 注明项目 事由 附件张数 经手人 后附原始票据及其他公司规定需要的附件资料 费用报销 21 费用差旅费报销规定总部部门总经理 子公司总经理 含主持工作的副总经理 及以上领导的差旅费报销 经财务部审核后附出差申请审批单由各自签字即可报销 差旅费报销时 需按 差旅费报销清单 内容填写完整 原始单据需按机票 如有折扣 需附上实际票价收据 住宿发票 市内交通费 其他杂项费用等内容分别整理 粘贴 填写时应注意以下要求 a 差旅费报销应于返回后三天内贴报完毕 b 在出差地发生的市内交通费应注明起止地点及事由 c 住宿费发票需附费用清单 在住宿期间因公务发生的电话费 复印费 传真费等列入其他费用栏 需附相关费用清单 d 单据张数栏注明的张数 金额需与原始单据一致 e 所有外币票据 均以费用发生时发票日的外汇中间价折算人民币报销 费用报销 22 费用差旅费报销规定出差地发生的招待费用应参照本市业务招待费的报销流程另行贴报 因公司项目开发需要 长期派驻厦门市以外地区工作的人员 住宿原则上由公司统一安排 同时根据公司针对各项目统一制订的补贴标准享受驻外补贴 不执行本规定 公司之间借调员工 按具体确定的补贴标准执行 不执行本规定 公司员工出差实行事前审批制度 员工出差前应详细填写 中骏置业出差申请审批单 经有权审批人审批后方可出差 出差途中改变出差线路或需提前 延迟出差时限的 应以电话或短信方式向所属主管报备 并在 中骏置业出差申请审批单 中作出详细说明 员工出差返回后 报销差旅费时随附 中骏置业出差申请审批单 方可报销 费用报销 23 费用差旅费报销规定公司员工出差的伙食补贴可随出差原始单据合并填写 差旅费报销清单 并附 中骏置业出差申请审批单 经有权审批人审批后报销 没有出差原始单据的部份需单独填写 差旅费报销清单 并附 中骏置业出差申请审批单 经有权审批人审批后报销 公司驾驶员出车的伙食补贴可随出差的路桥费等原始单据合并填写 差旅费报销清单 并附 公务用车审批单 经有权审批人审批后报销 公司安排员工 副经理级以下员工 节假日出差的 按公司人力资源管理条例相关规定标准计发加班工资 不再享受伙食补贴 费用报销 24 市内交通费报销规定部门员工因公务乘坐市内交通工具 交通费由部门合并按月在定额内统一报销 审批流程不得超过发生时间1个月 如5月份发生的交通费必须在6月30日前经有权审批人签批 否则不予报销 原则上每月30日报销一次 节约部分可跨月累计使用 但不可跨年度使用 员工办理报销手续时 需填写 市内交通费报销单 附上 市内交通费明细表 注明时间 具体事由 起讫地点 金额 张数 市内交通费报销表金额 张数应与明细表的合计数相符 原则上公司员工于周一至周五加班时间超过20 30及周六周日加班的 可申请报支公司到住所的出租车费 各费用有权审批人可根据具体情况予以最终审批 公司员工外出办事 原则上不能乘坐出租车 若确因工作需要须乘坐出租车 必须经主管批准 报销的车票原则上不能有连号 不能有替票 替票需在oa清单上标注并列出原因 费用报销 25 市内交通费报销规定交通费oa提交清单上必须按发生的时间顺序填写乘坐时间 起讫地点 具体事由 并按时间顺序粘贴原始票据 票据正面须列明起讫地点和具体事由 各有权审批人复核原始单据与oa清单的一致性和真实性后予以签批 交通费票据只限于公交车票 出租车票及因乘坐出租车发生的路桥费发票 其它票据及发生事由只列明 公务 的不予报销 原则上公司对因交通违章的罚款不予报销 费用报销 26 办公费报销规定办公用品及设备由使用部门每月底统一申请 在规定额度内 由行政部统一采购 报销 费用报销 27 工程施工值班补贴规定工程施工值班按 考勤管理作业指导书 的规定享受值班补贴 工程管理部门须于每月三日前申报上月值班补贴表 经部门主管确认后报送财务部审核 经有权审批人批准后 财务部予以计发 费用报销 28 业务招待费报销规定业务招待费主要核算因公务招待而发生的餐费 礼品费 接送交通费 旅游费 住宿费等应酬招待开支 经办人员在业务招待费开支前 必须事先征得上一级主管的同意后方可列支 未经事先批准者一律不得报销 报销必须严格遵循 谁发生 谁报销 的原则 严禁代报 财务部负责审核票据和签字的合法 合规性 凡是不合法 合规的报销单据 财务部有权拒绝报销 业务招待费支出的经办人应及时按 杂支凭单 内容填写完整 在每笔招待支出发生后的3天内或出差返回后的3天内将 杂支凭单 连同合法 合规的票据 在预算内按规定的审批程序逐笔签批报销 批量购置的礼品由行政管理部门统一购买 保管及登记领用 各部门应设立专门台帐对礼品的领用 发放等进行登记 费用报销 29 差旅费报销标准 舱位选择标准 总部总办人员在航程1 5小时以上的公务出差可考虑选择乘坐商务舱 其余均乘坐经济舱 经总裁特批者除外 伙食补贴标准 不论职务级别 当天 0 00 23 59 离开公司办公所在地市属区域以外的地区公务超过4个小时的 均根据出差地点按下表金额进行补贴 住宿费标准 总部总办人员及子公司总经理实报实销