存货核算管理及业务管理知识手册.doc

档案名称 存货核算管理业务手册 目录 1系统概述系统概述 1 2业务处理业务处理 1 2 1外购外购 1 2 1 1材料入库单列表 1 2 1 1 1业务处理流程 1 2 1 1 2注意事项 1 2 2自制自制 2 2 2 1生产领料单列表 2 2 2 2生产退料单列表 2 2 3其它业务其它业务 2 2 3 1其它入库单列表 2 2 3 2其它出库单列表 2 2 4调整单调整单 3 2 4 1入库调整单 3 2 4 1 1业务处理流程 3 2 4 1 2注意事项 3 2 4 2出库调整单 4 2 4 2 1业务处理流程 4 2 4 2 2注意事项 4 2 4 3计划价调整单 5 2 4 3 1业务处理流程 5 2 4 3 2注意事项 5 2 5业务处理业务处理 6 2 5 1单据记账 6 2 5 1 1业务处理流程 6 2 5 1 2注意事项 6 2 5 2恢复记账 7 2 5 2 1业务处理流程 7 2 5 2 2注意事项 7 2 5 3个别计价 8 2 5 3 1业务处理流程 8 2 5 3 2注意事项 9 2 5 4采购暂估 9 2 5 4 1按单估价 9 2 5 4 1 1业务处理流程 10 2 5 4 1 2注意事项 10 2 5 4 2批量估价 11 2 5 4 2 1业务处理流程 11 2 5 4 2 2注意事项 11 2 5 4 3暂估处理 12 2 5 4 3 1业务处理流程 12 2 5 4 3 2注意事项 12 2 5 4 4恢复暂估 12 II 20 2 5 4 4 1业务处理流程 13 2 5 4 4 2注意事项 13 2 5 5月末结账 14 2 5 5 1业务处理流程 14 2 5 5 2注意事项 14 2 6统计报表统计报表 14 2 6 1物料明细账 14 2 6 2物料总账 15 2 6 3物料 ABC 分析 15 2 6 4物料月报表 16 2 6 5物料入库分析 16 2 6 6物料出库分析 16 2 6 7暂估材料分析 16 2 6 8库存资金占用情况表 16 3疑难解答疑难解答 16 3 1期初数据错误或漏录入了如何处理 期初数据错误或漏录入了如何处理 16 3 2如何处理单据录入过程中 出现要调用的基础数据没有或有错误 怎么办 如何处理单据录入过程中 出现要调用的基础数据没有或有错误 怎么办 16 3 3发现业务处理单据中数据有误 如何处理 发现业务处理单据中数据有误 如何处理 17 3 4期末已经结账 如何处理漏录入或录入错误的单据 期末已经结账 如何处理漏录入或录入错误的单据 17 3 5计算机无法使用或网络出现问题遗留下单据没有录入系统 怎么办 计算机无法使用或网络出现问题遗留下单据没有录入系统 怎么办 17 1 1系统概述系统概述 存货是指企业在日常生产经营过程中持有的以备销售 或者仍然处在生产过程 或者在生产或提供劳 务的过程中将消耗的流动资产 包括商品 产成品 半成品 在产品以及各种材料等 存货是企业的一项 重要的流动资产 其价值在企业流动资产中占有很大的比重 存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必 要条件 为了保障生产经营过程连续不断地进行 企业要不断地购入 耗用或销售存货 存货的核算是企业会计核算的一项重要内容 存货核算的核心是存货的计价 进行存货核算 应正确 计算存货购入成本 存货核算系统是从资金的角度管理存货的出入库业务 主要用于核算企业的入库成本 出库成本 结余成本 促使企业努力降低存货成本 反映和监督存货的收发 领退和保管情况 反映和监 督存货资金的占用情况 促进企业提高资金的使用效果 加强存货的日常核算与管理 切实做到采购有计 划 入库有验收 储备有定量 消耗有定额 领退有手续 损耗有标准 这对加速资金周转 节约资金使 用 降低产品成本 增加盈利具有重要意义 2 2业务处理业务处理 2 1 外购外购 2 1 12 1 1材料入库单列表材料入库单列表 图 5 1 1 2 说明 说明 2 1 1 12 1 1 1 业务处理流程业务处理流程 本系统与库存管理系统集成使用时 执行库存管理系统 结算业务 点击 手工结算 功能 选择采购入库单和采购发票 结算完毕系统自动生成一张材料入库单传递到存货核算系统 查询 双击 外购 进入 查询条件 录入查询条件确定后进入列表界面图 5 1 1 2 双击 所要查看的单据行或者在该行点击 浏览 进入单据界面图 点击 退出 2 1 1 22 1 1 2 注意事项注意事项 2 20 仓库计价方式为计划价时 计划单价 计划金额可见 否则隐藏 已审核的材料入库单不能修改 材料入库单由结算时重新生成 与采购入库单为两张不同类型单据 系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加 删除单据 不论单据是红字还是蓝字 数量都应录入正数 当单据审核 记账后不能进行修改或弃审操作 当前会计期间已经进行期末处理的 不能增加单据 2 2 自制自制 2 2 12 2 1生产领料单列表生产领料单列表 说明 说明 目的 目的 用于查询统计生产领料单 2 2 22 2 2生产退料单列表生产退料单列表 说明 说明 目的 目的 生产退料单列表用于对某期间的生产退料情况进行统计查询 可以根据各种条件进行组合 查询分析 2 3 其它业务其它业务 2 3 12 3 1其它入库单列表其它入库单列表 说明说明 目的 目的 其他入库单列表用于对某期间的其它入库存货进行统计汇总 其他入库单是处理除材料入 库单 固体产品入库单 液体产品入库单之外的入库业务 其中包括盘盈 调拨入库业务生成的 单据 可以根据各种条件进行组合查询分析 注意事项 注意事项 只能修改单价和金额 仓库计价方式为计划价时 计划单价 计划金额可见 否则隐藏 已审核的材料入库单不能修改 当记账后不能进行弃审操作 已审核的单据可进行单据记账 系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加 删除单据 当前会计期间已经进行期末处理的 不能增加单据 2 3 22 3 2其它出库单列表其它出库单列表 说明说明 目的 目的 其他出库单列表用于对某期间的其他出库存货进行统计汇总 其他出库单是处理除材料入 库单 固体产品入库单 液体产品入库单之外的入库业务 其中包括盘盈 调拨入库业务生成的 单据 可以根据各种条件进行组合查询分析 注意事项 注意事项 只能修改单价和金额 仓库计价方式为计划价时 计划单价 计划金额可见 否则隐藏 已审核的材料入库单不能修改 当记账后不能进行弃审操作 3 20 已审核的单据可进行单据记账 系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加 删除单据 当前会计期间已经进行期末处理的 不能增加单据 2 4 调整单调整单 2 4 12 4 1入库调整单入库调整单 图 5 5 1 1 说明说明 2 4 1 12 4 1 1 业务处理流程业务处理流程 录入 双击 调整单 双击 入库调整单 进入新增界面 录入必录项 点击 保 存 点击 审核 点击 退出 修改 双击 调整单 双击 入库调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要修改的单据 点击 浏览 或者双击该 行 进入单据界面 点击 修改 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退 出 如果需要修改已审核单据要先弃审 复制 双击 调整单 双击 入库调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要复制的单据 点击 浏览 或者双击该 行 进入复制界面 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退出 2 4 1 22 4 1 2 注意事项注意事项 入库单据未记账不允许进行入库调整 由于入库调整单保存后即记账 所以已保存的入库调整单不能进行修改 删除 如果输入错误 可以填制相反金额单据冲销 如果仓库已进行期末处理 不能进行调整 以移动平均法核算时 系统自动调整出库单的出库成本 以计划价核算的情况 调整单据 保存调整单 修改材料账中的被调整单据的入库金额和明细账 4 20 账中的差异 调整单不记入明细账 相应的调整总账 调整存货 保存调整单 调整单记入明细 账 系统期末处理差异时 不论正负记入超支方 否则不论正负记入收入金额 相应的调整总账 以实际价核算的情况 调整单据类型 保存调整单 修改材料账和明细账中的被调整单据的入库 金额 调整单不记入明细账 相应的调整总账 调整存货 保存调整单 调整单记入明细账 相 应的调整总账 2 4 22 4 2出库调整单出库调整单 图 5 5 2 1 说明说明 2 4 2 12 4 2 1 业务处理流程业务处理流程 录入 双击 调整单 双击 出库调整单 进入新增界面 录入必录项 点击 保 存 点击 审核 点击 退出 修改 双击 调整单 双击 出库调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要修改的单据 点击 浏览 或者双击该 行 进入单据界面 点击 修改 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退 出 如果需要修改已审核单据要先弃审 复制 双击 调整单 双击 出库调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要复制的单据 点击 浏览 或者双击该 行 进入复制界面 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退出 2 4 2 22 4 2 2 注意事项注意事项 由于出库调整单保存后即记账 所以已保存的出库调整单不能进行修改 删除 如果输入错误 可以填制相反金额单据冲销 如果仓库已进行期末处理 不能进行调整 入库调整单保存后即记账 已保存的入库调整单不能进行修改 删除 以移动平均法核算时 系统自动调整出库单的出库成本 以计划价核算的情况 系统期末处理差异 保存调整单的同时 调整单记入明细账 不论正负记 5 20 入节约方 否则记入发出金额 相应的调整总账 以实际价核算的情况 保存调整单的同时 调整单记入明细账 不论正负记入发出金额 相应的 调整总账 2 4 32 4 3计划价调整单计划价调整单 图 5 5 3 1 说明说明 2 4 3 12 4 3 1 业务处理流程业务处理流程 双击 调整单 双击 计划价调整单 进入新增界面 录入必录项 点击 保存 点击 退出 修改 双击 调整单 双击 计划价调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界 面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要修改的单据 点击 浏览 或者双 击该行 进入单据界面 点击 修改 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退出 如果需要修改已审核单据要先弃审 复制 双击 调整单 双击 计划价调整单列表 点击 查询条件 进入查询条件界 面 录入查询条件 进入查询结果列表界面 选择需要复制的单据 点击 浏览 或者双 击该行 进入复制界面 修改内容 点击 保存 点击 审核 点击 退出 2 4 3 22 4 3 2 注意事项注意事项 由于计划价调整保存后即记账 已保存的计划价调整单不能进行修改 删除 如果输入错误 可 调回原价 单据恢复记账时 删除调整单 如果仓库已进行期末处理 不能进行调整计划价 以计划价核算的情况 若系统期末处理差异 保存调整单的同时 调整单记入明细账 如调整金 额大于零 则明细账中金额记入入库金额 差异记入节约方 否则金额记入发出金额 差异记入 超支方 相应的调整总账 系统期末不处理差异 保存调整单的同时 调整单记入明细账 如调 整金额大于零 则明细账中金额记入入库金额 否则金额记入发出金额 相应的调整总账 6 20 2 5 业务处理业务处理 处理包括单据记账 恢复记账 个别计价 采购暂估 产品成本调整 月末结账 2 5 12 5 1单据记账单据记账 图 5 6 1 1 说明说明 2 5 1 12 5 1 1 业务处理流程业务处理流程 双击 业务处理 双击 单据记账 进入 单据记账查询条件 界面图 5 6 1 1 选择 仓库 点击 确定 进入查询结果界面 系统列示所有已审核未记账的单据 点 击 记账 系统自动进行记账 记账完毕点击 退出 2 5 1 22 5 1 2 注意事项注意事项 单据必须经过审核后才能进行记账操作 未审核单据不能在单据记账列表中显示 不允许记账条件有几种 入库单入库金额等于零时不允许记账 采用移动平均法核算的仓库红字 入库单不允许记账 移动平均单价小于等于零时不允许记账 红字出库单金额等于零时不允许 记账 期初未记账 不允许记账 记账后的单据可进行调整 如入库调整 出库调整等 记账后的单据可进行凭证制作 使用不同核算方法的仓库 系统在记账时的后台处理是不同的 计划价法核算的单据记账把入库 单中输入的要素记入明细账中 如果实际入库金额大于计划金额则把二者之差记入差异的借方 借 材料成本差异 贷 物资采购 如果实际入库金额大于计划金额则记入差异的贷方 借 物资采购 贷 材料成本差异 把出库单中输入的要素记入明细账中 按计划价填写出库成本 回填记账单据的出库成本 全月平均法核算的单据记账把出入库单中输入的要素记入明细账中 出库金额不为零的 明细账 中填写实发金额自填标志 移动平均法核算 先进先出法核算 后进先出法核算的单据记账时 系统把出入库单中输入的要 素记入明细账中 同时计算填写出库成本 回填记账单据的出库成本 根据公式计算发出单价 如果发出单价为零或负数 则需要用户根据在业务范围中选定的零成本出库方式来确认出库单价 因发出单价为零或负数不能进行记账 先进先出法 7 20 入库单 入库单以实际价计入明细账中 同时计入计价辅助表 出库单 系统处理出库金额自填时 出库单以出库的实际出库金额计入明细账 否则出库单的出 库单价按物料入库顺序升序排列 按先入库的先出库计算 一条入库数量出库数量的 运用辅助计价表拆分本条入库数量 出库单的出库单价 入库单的入库 成本 一条入库数量 出库数量的 出库单的出库单价 入库单的入库成本 结存数量 出库数 量时 按零成本出库方式取出库成本 后进先出法 入库单 入库单以实际价计入明细账中 同时计入计价辅助表 出库单 系统处理出库金额自填时 出库单以出库的实际出库金额计入明细账 否则出库单的出 库单价按物料入库顺序降序排列 按后入库的先出库计算 一条入库数量出库数量的 运用辅助计价表拆分本条入库数量 出库单的出库单价 入库单的入库 成本 一条入库数量 出库数量的 出库单的出库单价 入库单的入库成本 结存数量 末次单据记账日期 系统集成时 库存管理系统未结账 核算系统不能结账 期末结账是将当前会计月份的数据封存 生成本月期末结存数据和下月期初数据 然后填充会计 期间表中的结账标志 期末结账后 不能再处理当前会计期间的业务 只能做下个会计期间的日 常业务 遗漏某些业务的情况下 还可以进行恢复结账 存货核算系统月末结账不允许跨月结账 2 6 统计报表统计报表 统计报表包括 物料明细账 物料总账 差异率计算表 全月平均单价计算表 物料 ABC 分析 物料 月报表 物料入库分析 物料出库分析 暂估材料分析 库存资金占用情况表 2 6 12 6 1物料明细账物料明细账 15 20 图 5 7 1 2 说明 说明 目的 目的 明细账是用于用于查询本会计年度各月份已记账的各种存货的明细账 只能查询末级物料 的某段时间的收发存信息 一个物料一个账页 用来反映物料的某段时间的收发存的数量和金额 的变化 并可用于查询按计划价法核算的已记账的存货本会计年度各月份的差异账 2 6 22 6 2物料总账物料总账 说明 说明 目的 目的 总账是用于用于用于输出物料的总分类账 本账簿以收入 发出 结存的形式反映目前物 料的账面数量和金额 2 6 32 6 3物料物料 ABCABC 分析分析 说明 说明 目的 目的 查询物料以价值为比较对象的物料得统计分布 显示分别属于 ABC 的物料情况 以不同 颜色标明 物料编码 物料名称 数量 数量占物料总量的百分比 金额 金额物料总额的百 分比累计金额 累计百分比 公式公式 数量 按入库分析汇总总账表中的入库数量 按出库分析汇总总账表中的出库数量 按结 存分析汇总总账表中的结存数量 数量 每行物料数量 总账表中数量汇总 100 金额 按入库分析汇总总账表中的入库金额 按出库分析汇总总账表中的出库金额 按结 存分析汇总总账表中的结存金额 金额 每行物料金额 总账表中金额汇总 100 累计金额 上一行金额 本行金额 累计金额 上一行金额 本行金额 A 类 物料按金额排序 累计金额 A 类 B 类 累计金额 100 B 类 C 类 除去 A 类 B 类物料 所剩物料为 C 类 16 20 2 6 42 6 4物料月报表物料月报表 说明 说明 目的 目的 物料月报表用于对某期间物料明细账