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开始文件管理系统平台版使用手册目 录第一部分 系统服务器端管理工具3第二部分 系统主要内容区介绍14第三部分 公共文件基本操作17第四部分 工作流与消息中心33第五部分 系统控制面板35第一部分 系统服务器端管理工具1、建议配置开始文件管理系统（以下简写“KASS”）是基于浏览器/服务器（B/S）结构的文件管理软件。KASS只需安装在服务器上。用户应该综合考虑自身的用户规模、文件规模等因素来配备服务器。下面以100用户与400用户为例，说明KASS服务器的配置要求。用户数量为100个以内项目 最低配置 推荐配置 CPU P4 3.0GP4 3.0G（双核）内存 1G2G硬盘 根据需要而定根据需要而定操作系统 Windows 2K/2003Windows 2K/2003浏览器 IE6.0及以上IE6.0及以上用户数量为400个以内项目 最低配置 推荐配置 CPU Xeon 3.0G（双核）Xeon 3.0G 双CPU（四核）内存 2G4G硬盘 根据需要而定根据需要而定操作系统 Windows 2K/2003Windows 2K/2003浏览器 IE6.0及以上IE6.0及以上2、KASS安装步骤在安装之前，请确认KASS安装程序是由上海开始软件有限公司提供并授权的。1、 运行开始公司提供的KASS安装程序。2、仔细阅读开始文件管理系统的许可协议，选择“我接受协议”，点击“继续”进入下一步。3、选择KASS安装文件夹位置，建议您使用默认的安装文件夹：D:KASS，以便您在发生重装服务器的操作系统等情况下仍然可以保留KASS的数据。4、确认安装信息后，点击“安装”，KASS的安装将自动完成。5、正式版请将授权加密狗连接上服务器。6、运行开始菜单中的KASS中的KASS Manage Tools即可启动KASS管理工具。2、启动KASS服务器端运行服务器开始菜单的kassKASS Manage Tools，在系统状态选项卡中的子选项卡中可以将各项服务进行启动，启动以后，管理工具可以关闭，不影响服务运行：A、系统状态选项卡 用于查看与管理系统各服务的情况-系统状态：查看各服务的启动情况刷新系统状态：刷新系统各状态的启动情况；访问主页：直接访问系统的登陆页。-Tomcat服务：系统WEB服务，为用户提供网页访问支持，可以查看TOMCAT的各种参数。此服务必须保持启动状态，否则用户无法访问KASS系统，且启动tomcat之前必须启动数据库服务。启动服务：启动tomcat服务，如果启动服务时有检测到SQL服务没有启动，则自动启动SQL服务；停止服务：将tomcat服务停止运行；刷新状态：刷新tomcat的启动状态，检查是否运行；修改端口号：如果需要修改系统访问的端口号，请点修改端口号，将108更改成需要的端口号，修改时请注意该端口是否被其他系统占用，如果被占用将导致tomcat服务无法正常启动，修改后需要重启tomcat服务才能生效。查看日志：打开系统运行日志所在的文件夹，方便查看系统运行日志记录。-Mysql服务：为系统提供数据库支持，可以查看与启动Mysql数据库，此服务必须保持启动状态，否则用户无法访问KASS系统。如果配置使用其他数据库，则此服务无须启动。启动服务：启动mysql服务；停止服务：将mysql服务停止运行；刷新状态：刷新mysql服务的启动状态，检查是否运行；修改配置文件：修改MYSQL服务的配置，请在开始公司工程师的指导下配置,不推荐更改默认配置。-索引服务：为系统提供检索支持，此服务不启动，则系统无法提供文件搜索功能。启动服务：启动索引服务；停止服务：将索引服务停止运行；刷新状态：刷新索引服务的启动状态；查询日志：打开索引服务日志所在的文件夹，方便查看索引服务的运行记录；查询索引库：可以根据文件路径查询文件的索引建立情况。-提取文字服务：为系统提供全文检索服务及OCR图片文字识别支持，支持全文本搜索的文件类型有: doc,xls,ppt,docx,pptx,xlsx,pdf,txt,csv,xml,rtf,html,htm,tif,tiff,jpg,jpeg，bmp,gif,png,eio.此服务不启动，则系统无法提供文件全文检索搜索功能，如果需要开启OCR识别功能，需要服务器中安装MS OFFICE的Document imaging软件，且该软件需要有OCR功能支持。启动服务：启动提取文字服务；停止服务：将提取文字服务停止运行；刷新状态：刷新提取文字服务的启动状态；查询日志：打开提取文字服务日志所在的文件夹，方便查看服务的运行记录；-打印预览服务：为系统提供只读在线预览及打印转换服务支持，此服务不启动，则系统无法提供文件在线预览及打印功能，此功能需要服务器安装对应软件支持，如office类文件需要服务器安装ms office软件。启动服务：启动打印预览服务；停止服务：将打印预览服务停止运行；刷新状态：刷新打印预览服务的启动状态；查询日志：打开打印预览服务日志所在文件夹；安装打印机：打印预览服务需要服务器上安装一个虚拟打印机，点次按钮可以直接安装，安装后需要重启服务生效；卸载打印机：在服务器中将虚拟打印机卸载。-监控服务：为系统提供开机自动启动支持。点注册监控服务即可将以上服务注册为windows服务，如果注册的服务处于已监控状态，则该服务会在服务器开机后自动运行。启动服务：启动监控服务，启动后监控服务开始监控其他服务的启动状态；停止服务：将监控服务停止运行；注册服务：将监控注册到服务器操作系统后台，注册后才能启动服务；卸载服务：将监控服务从服务器操作系统后台中删除。设置监控：选择对应服务，设置为需要监控的对象，默认所有服务都是已监控状态；取消监控：将选择的服务设置为取消监控状态。B、系统配置选项卡：用于配置系统自定义参数-基本配置：用于配置系统的名称、logo、默认语言等个性化信息。系统页面标题：配置系统功能网页的页面标题；主界面logo图片：点查看后，在打开的文件夹中将logo图更换成需要的图片即可；主界面logo图片的链接网址：设置点功能页面logo图后的指向网址；登陆页URL地址：如果需要使用自定义的登陆页面，则可以在这里更改；默认登陆页的logo图：点查看后，在打开的文件夹中将logo图更换成需要的图片；系统默认语言：系统默认的界面显示语言信息。-分区表：用于设置系统文件的存储位置，默认系统内的所有文件都是存储在安装目录下的/date/files文件夹内，但是如果希望系统文件存储在其他地方，则在这里做对应修改即可。添加分区：为系统指定新的文件存储位置，比如希望系统中公共文件中有个部门文件夹市场部下的文件全部存储到服务器的E盘的file文件夹下，则在这里做如下图所示设置即可：分区类型：选择公共文件，公共文件表示系统公共文件下的文件，个人文档表示系统个人文档中的文件，系统文件表示系统的其他需要用到的文件；文件夹逻辑位置：在对应的类型下的位置，比如公共文件下的市场部，则输入“/市场部”，个人文档中A用户的文档，则输入“/A”；文件夹物理位置：选择具体在服务器中的存储位置，如果需要存储到其他文件服务器，则需要文件服务器共享后，映射为服务器的盘符；修改分区：将系统中已存在的存储位置进行调整；删除分区：删除系统中已存在的分区；-数据库：用于配置数据库的参数，请在开始公司工程师指导下配置。-索引库：用于配置系统索引文件的存储位置，一般建议不做修改。-菜单配置：配置系统主接口顶级菜单的名称及登陆系统后的默认菜单选项。选择需要修改的菜单选项，点修改菜单；菜单 ID ：菜单的编号，无法更改；菜单名称：菜单在系统中显示的名称；是否显示：是否显示在系统中显示该菜单；默认菜单：用户进入系统后，是否默认显示该菜单下内容，只允许有一个菜单是默认菜单，设置“是”后自动取消之前默认菜单。-备份配置：设置系统的备份策略，备份设置的备份路径都为服务器本地路径，比如希望文件备份到服务器的E盘的back文件夹中，则在文件备份的备份位置中输入e:back既可。是否启动系统备份功能：备份功能的总开关选项，选择“是”才能启用系统备份功能；执行备份任务的时间：在什么时间点开始执行备份任务；执行频率：备份一次后，下次备份的时间间隔；文件备份：文件备份为增量备份，即只将增加的部分文件备份到备份位置。文件备份位置：系统将文件备份的服务器存储位置；Mysql数据库备份：数据库采取完全备份策略，会将数据库整体备份多次。数据备份位置：设置数据库备份的存储位置；最大备份数量：设置数据库备份最大存储的份数，超过最大数量时，将自动删除最早的备份；索引库备份：同数据库备份。-打印预览：配置系统中预览与打印支持的文件格式及支持方法，将需要支持的格式后缀加入到对应的支持方式后的列表中即可，各后缀以英文逗号“,”隔开。-其他配置：配置系统的其他参数。将系统管理员帐号密码设置为空：将管理员密码清空；设置用户的登陆会话超时时间（分钟）：用户在指定时间内没有操作时，系统自动注销，用户需重新登录；是否启用webdav服务：选择是否开启webdav服务；WEBDAV远程修改文件是否创建新版本：选择是，则启动文件远程修改时，每修改保存一次都会创建新的档版本，选择否则只修改替换当前版本。是否启用FTP服务：选择是否开启FTP服务，开启FTP服务后，使用者可以直接使用其他FTP客户端操作系统文件；FTP服务端口：配置FTP服务器的端口号；对PDF文件中的图片执行OCR并建立全文索引：是否对PDF执行OCR识别的开关；自定义文件类型的显示图标：点查看后可以打开系统的文件图标库，用户可自行增加文件的图表，将新的文件图表命名为文件的格式后放入对应文件夹即可，系统需要48*48与16*16的gif图片。自定义系统中的语言包文字：用户可以自行根据需要更改系统中显示的语言包。点查看后会显示语言包所在文件夹，用户可以更改语言包中“=”号后的部分。-执行SQL语句：用于执行特定的SQL命令，方便管理员直接管理系统数据库。C、导入导出选项卡：用于大量数据的操作-文件信息导入：用于将大量的文件导入到系统。具体步骤如下（1）、将原始档复制到对应的物理存储文件夹下的contents文件夹下，比如系统内的/市场部档是存储在d:/市场部，现在需要将市场部的档一次性全部导入到系统，则先将原始档全部复制到服务器的d:/市场部/contents/文件夹下（2）输入需要导入的系统内文件夹位置，如果需要到系统内的市场部，则在这里填/市场部，如果需要导入所有文档则这里填/即可。（3）依次点建立文件信息、建立基本索引、建立全文索引与建立文件编号，点击其中一个后，系统即开始将该信息导入系统，直到系统提示操作完成，建议每次导入的文档数量不超过10万个，建立索引时需要索引服务及提取文字服务处于开启状态。-用户导入导出：用于批量进行用户设置，可以先导出为CSV文档。需要先在对应的导出项中输入导出的文件地址，比如输入d:/user.csv在服务器中打开导出的CSV文档，然后根据汇出的文档进行参数设置后再导入即可。编辑时方法如下：用户名/组列：填入用户或组及角色的名称，可以为中文，各名称之间不能有重复，用户的用户名为登陆账号。上级组列：填入用户或组、角色上级的名称，比如用户A属于市场部则这里填市场部，如果某市场部（组）属于公司（组）下的一个组则这里填公司，如果销售经理（角色）属于经理（角色）下的一个子角色，则这里填写经理。类型列：用户类型为1，组类型为2，角色类型为3。呢称列：只有使用者才需要填写，也可以为空。角色列：只有使用者才需要填写，比如使用者属于经理角色，则这里填写经理；email与电话列：只有为使用者时才需要填写，用于使用者搜索，email也用于接收系统消息，可以不填。导入的用户初始密码为空。D、产品注册选项卡-产品信息：用于显示系统的注册信息。-产品注册：用于使用序列号的方式对产品进行认证，默认采用加密狗授权，服务器连接授权加密狗再重启tomcat服务即可，如果用序列号与激活码方式，则填入开始公司提供的信息，再重启tomcat服务。-功能模块管理：如果管理员不希望用户使用某些功能模块，比如来宾访问模块等，可以在功能模块列表中选择对应模块，然后点禁用模块。3、登陆环境在客户端，用户可以通过浏览器来访问开始文件管理系统（以下简称KASS）。客户端支持的浏览器包括IE6、IE7、IE8、FIREFOX等。 同时必须确保客户端能与安装KASS的服务器正常通讯。4、登陆方法登陆时，只需要在IE地址中输入服务器的IP地址或者域名与对应端口号访问即可，比如“00:108”,这里“00”是指的服务器的IP或者域名，后面的“：108”是指的服务器中KASS服务所在的端口号。输入地址访问后，会出现如下登陆页面：在登陆页面输入管理员分配的用户名与密码即可完成登陆，默认管理员用户名为admin，密码为空。第二部分 系统主要内容区介绍1、我的桌面-收藏夹：-公共收藏夹：系统所有用户共享的收藏夹，由系统管理员在控制面板中设置。-我的收藏夹：用户可以将常用的文件收藏，并在这里集中查看。-相关文件：-我最近操作的文件：显示用户最近操作过的文件列表；-我签出的文件：显示用户签出的文件列表；-我推荐的文件：显示用户在公共文件推荐给其他用户的文件；-推荐给我的文件：显示其他用户在公共文件推荐给用户的文件；-我发布的文件：显示用户在公共文件发布给其他用户的文件列表-发布给我的文件：显示其他用户在公共文件发布给用户的文件；-我订阅的文件：显示用户在公共文件中订阅过的文件；-我的断点上传任务：显示用户断点续传任务信息。-工作流：-我的工作流任务：显示需要用户参与审批的工作流信息。-我发起的工作流：显示用户发起的工作流信息。-消息：-系统公告板：显示系统内管理员发布的公告。-我接收的消息：显示用户接受的系统内消息。-信息发布页：查看系统信息发布页。2、个人文件-个人文件：主要用户存放用户的个人文件，可以创建文件夹、创建文件等，也可以将文件共享给其他用户。进入文件/文件夹的属性页面中的共享管理，在出现的页面中选择共享的使用者及权限类型，再保存即可将文件或文件夹进行共享。共享时有优先级的区别，当2条共享都对某一用户生效时，优先级靠前（数字小）的共享先被系统认可。-我的回收站：个人文件中删除的文件会先删除到回收站，回收站内的文件前面的数字为文件删除时的日期。用户可以将文件还原到个人文件中。-共享给我的文档：显示其他用户共享给用户的文件信息-我的共享的文档：显示我共享给其他用户的文件信息。-文件操作日志：显示个人文件中的文件操作日志信息。-我的回收站：显示用户在个人文件中删除的文件。3、公共文件默认上面有“组文件夹”（用户配置）与“根文件夹”。-组文件夹：使用者所在上级组定义的组工作文件夹（需要管理员在用户组属性中定义），如果用户属于多个组，而且都设置了组文件夹，那么将显示多个组文件夹。-根文件夹：系统中公共文件的主要管理与操作区。4、分类浏览分类浏览用于快速查看各文档分类下的文件及高级属性。 5、文件搜索用户可以通过在系统左方的文件搜索来搜索文档。也可以通过搜索视图来快速搜索与查看档。 6、消息中心用户查看与管理消息的地方。-我接收的消息：显示所有接收到的消息。-文件订阅消息：显示文件订阅产生的系统消息。-广播消息：显示系统广播给用户的消息。-工作流消息：显示流程所产生发送给用户的消息。-文件发布消息：显示文件发布类消息。-文件推荐消息：显示文件推荐类消息。-系统公告板：显示系统内的公告消息。-常用操作-文件订阅管理：可以对系统公共文件中的文件进行消息订阅。-清理消息：清除消息中心的消息。7、工作流用户查看与管理系统内的工作流。-我的任务：显示所有工作流中等待用户审核的任务 。-我的待处理任务：显示工作流中等待用户审核的任务。-我代理的待处理任务：工作流中等待用户代理人审核的任务。-已完成的任务：显示用户完成审核的流程任务。-我发起的流程：显示用户发起的流程信息。-常用操作 -发起流程：根据流程模版发起一个新的流程。-搜索流程：搜索查找流程。 -设置代理人：设置流程审核代理人，代理人可以代用户对流程进行审核。第三部分 公共文件基本操作直接点最上方的“公共文件”按钮或导航条的“公共文件”都会进入系统主要管理文件的区域。在公共文件中对文件进行操作时需要拥有相关的权限，如果没有权限则对应操作的按钮显示为灰色，不能点击。1、查看与操作当前文件夹需要在当前文件夹下创建文件、创建文件夹、查看文件夹详情与排序等，在“当前文件夹的操作按钮区”（页面右上部分）有对应的按钮。 创建文件按钮：将本地文件上传到系统。创建文件夹按钮：在系统中创建新的文件夹。查看文件夹详情按钮：查看当前文件夹的详细信息。WEB文件夹按钮：使用WEBDAV模式来访问系统。也可以在此模式下点web文件夹按钮,可以转换至文件夹模式（需要本地操作系统支持），可以批量上传/下载多个档，也可以上传/下载整个文件夹，同时WEBDAV模式下可以查看文件夹的文件清单。查看子文件夹结构按钮：显示所有子文件夹结构信息。批量传输文件：通过KASS专用的批量传输工具来上传下载文件等。批量设置分类按钮：选择文件夹下的多个节点，然后点批量设置分类，可以为选择的节点统一设置分类及属性。批量复制到：将选择的文件进行批量复制。批量移动到：将选择的文件进行批量的移动。创建项目文件夹：根据文件夹模板来批量创建文件夹结构。新建断点上传任务：比较大的文件无法一次上传完成时，可以通过断点上传任务来上传。文件排序按钮：将文件夹下节点根据名称、类型等进行排序。查看文件夹详情页面可以查看文件夹的具体属性、查看用户对文件夹的权限并可以对当前文件夹进行各种操作。2、查看与操作档系统可以对单个文件进行下载、签出/签入、查看详情操作，在“节点的操作按钮区”有对应的按钮，点可以显示更多操作按钮。查看文件详情页面可以查看文件的具体属性、查看用户对文件的权限并可以对当前文件进行各种操作。基本属性选项卡：显示文件基本属性-文件ID：文件的唯一ID表示，如果文件做过更新后，ID会进行变化，同时，每个版本都会有自己的文件编号。可以在公共文件通过右上角的按钮，直接跳转到指定的文件编号中去。-文件名：文件的具体详细名称。-位置：文件所在目录。-当前版本：文件的当前最高版本号。-文件大小：文件当前版本的大小。-创建者：文件的创建人。如果是批量导入的文件，系统默认创建者为admin-创建时间：文件被创建的日期。-修改者：当前版本的创建人。-修改时间：当前版本的创建时间。-文档状态：文件是否被锁定、是否被标记状态等信息的显示。-我的权限：显示用户对文件的具体权限。-文档分类：设置文件的分类及属性，用于分类导航中浏览文件，设置属性需要对文件有修改档的权限。版本列表选项卡：可以查看文件的所有版本信息。-文件编号：该版本档的编号。-版本：版本档的版本号。-创建者：版本档创建人。-创建时间：版本档创建日期。-版本描述：版本创建者对在创建版本时的说明。-预览 按钮：在线查看选择的历史版本文件。-打印 按钮：在线打印选择的历史版本文件。-下载按钮：可以选择版本号后，将该版本档下载到本地，需要对档有下载权限。-版本回滚按钮：可以将版本进行回滚操作，例如文件当前有5个版本，现在将档回滚到3号版本，则第4号与第5号版本会被删除，同时档当前版本变为3号版本，需要对档有修改档的权限。-查看详情按钮：查看档版本的详细描述。-差异对比：TXT等格式的文件可以进行各版本的差异比较。权限管理选项卡：显示文件的权限设置信息。选项卡上的数字表示本文件有权限规则的数量，具体权限管理设置方法，请参考权限管理。自定义属性选项卡：用户给文件填加自定义的特殊属性，该属性可用于搜索。-属性名称：属性的标题。-属性值：属性的具体内容。-属性类型：属性的具体类型，可用于搜索。-添加自定义属性按钮：增加一条文件的自定义属性，需要对文件有修改文件的权限。-删除自定义属性按钮：删除一条文件的自定义属性，需要对文件有修改文件的权限。-查看属性按钮：选择一条属性后可以查看具体信息。文件关联选项卡：可以记录、查看与文件有关的其他文件，选项卡上的数字表示关联文件的数量。-文件名：被关联文件的文件名。-关联文件更新状态：如果被关联文件已更新（内容被修改），则关联文件更新状态自动变为文件已更新，尚未确认，同时文件基本属性选项卡中的文件状态也会提示：关联文件已更新,有待确认。-修改时间：关联文件最后的修改日期。-添加关联按钮：选择公共文件中的文件，为文件增加关联对象，需要对文件有修改的权限，如果对被关联文件也有修改的权限，则系统会提示是否需要在被关联文件中也将档添加为关联。-删除关联按钮：删除文件的某条关联记录。-标记已确认按钮：如果关联文件状态为已更新，使用者确认更新后，可以点此按钮，将关联文件状态更改为已确认状态，需要对档有修改档的权限。文件附件选项卡：可以上传与文件相关的附件，选项卡上的数字表示文件附件的数量。-附件名称：文件附件的名称。-附件描述：文件附件在创建时的描述。-创建者：文件附件的创建人。-创建时间：文件附件的创建日期。-添加附件按钮：选择本地的文件上传为文件的一个附件，需要对文件有修改档的权限。-预览附件按钮：预览文件附件，需要对文件有预览文件的权限。-下载附件按钮：下载文件附件，需要对文件有下载文件的权限。-删除附件按钮：删除文件的一个附件，需要对文件有修改档的权限。文件点评选项卡：可以对文件进行点评，选项卡上的数字表示文件点评的数量。-发表评论按钮：对档进行点评。-文件评论后的按钮：需要对文件有管理权限才能看到，可以删除评论。文件历史选项卡：显示文件的历史信息。-文件版本历史：记录与显示文件版本变更信息。-文件状态历史：记录文件状态变更信息。-文件发布历史：记录文件发布及签收信息。-工作流历史：记录文件参与的工作流信息。3、文件上传直接在“当前文件夹的操作区”点“创建文件” 按钮，即可弹出上传文件对话框：文件上传时是否需要选择分类及特定属性由管理员在控制面板的分类及扩展属性管理中配置在“选择文件”行浏览选择本地文件，并在“名称”行设置好文件上传到系统后的名称，文件分类中选择需要指定的分类，如果该分类需要设置属性，则会要求用户输入属性，设置完成后点“上传”即可将文件上传到系统。如果有多个文件或文件夹需要批量上传请使用文件夹操作区更多操作中的批量传输工具上传。4、文件下载直接点文件后面的“下载”按钮即可将文件下载到本地。5、预览文件直接点对文档进行在线浏览。系统默认支持预览的格式有：doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pps、vsd、rtf、csv、html、htm、txt、pdf、tif、tiff、jpg、jpeg、bmp、gif、png、dwg、wps、et、dps、swf、rm、rmvb、avi、mpg、mpeg、mp3、wav、wmv、wma、mid。如果需要支持其他格式，管理员可在系统管理中心进行配置。6、打印文件在查看文件详情时，可以点对文件进行在线打印。支持打印的文件类型: doc、docx、xls、xlsx、csv、ppt、pptx、pps、vsd、rtf、pdf、dwg、wps、et、dps、tif、jpg、jpeg、bmp、gif、png、csv、html、htm、txt.以上支持格式均需要服务器安装相关软件，比如PDF格式需要安装PDF阅读器等。如果需要支持其他格式，管理员可在系统管理中心进行配置。7、更新文件在文件后面更多操作中或者查看详情中点“更新文件”按钮，可以对文件进行更新，更新时可以选择是否创建新版本，如果选择否，则表示修改当前版本。增加的版本可以在“文件详情”页面的“版本清单”进行查看与操作。8、远程修改文件在文件查看详情中点按钮，可以对office文件进行远程修改更新。系统提示下载后，即可启动本地office程序进行修改，修改后直接点保存，系统自动保存文件，无需再手动上传。本功能需要本地office有share point支持，默认office2003/2007的完整版都拥有此功能。9、文档签出/签入如果需要长时间修改一个文件时，可以先对文件进行签出，修改上传后再签入文件。文件签出状态下，只有签出者才可以修改此文件。直接点文件后面的“签出”按钮即可将文件签出，签出后系统会提示操作成功。签出的文件图示会出现“红色的勾”，代表文档正被签出，具体状态如下图所示：在文件后面的操作区，对于不同用户锁定的文件，按钮也是不一样的10、文件的签出并修改点可以将签出文件与修改文件操作一起进行。执行此操作需要本地客户端安装JAVA环境，以及对应格式的编辑软件。点击后系统会先出现以下页面，并自动调用本地程序打开签出的文件。用户修改文件并保存后，直接点上传并签入即可完成修改。对于忘记上传的文件或者无法一次修改完毕的文件，用户可以再次进入系统后，选择修改的文件，点，然后在出现的页面中点打开，则可以继续编辑之前的文件。11、文件的发布与推荐在文件查看详情中点或，既可以将文件推荐/发布给选择的用户。发布文件需要有文件的管理权，推荐文件需要对文档有可见权。发布文件时需要选择发布接收者，并填写发布标题与发布描述，发布时可以指定授予权限， 接收者用户需要在消息中心的文件发布消息中对发布消息进行签收，签收后用户自动拥有该指定授予的权限。文件发布人可以查看发布情况，了解发布的签收情况，同时也可以将发布撤销，撤消后发布的权限自动取消。12、标记文件状态点标记文件状态 可以对文件进行各种状态的标记，状态允许在控制面板自定义。默认状态分为文件版本定稿：文件当前版本不允许进行任何更改文件定稿：此文件不允许进行任何更改文件归档：标记为归档状态，文件不允许修改文件失效：标记为失效状态，文件不允许修改为文件设置状态后时，文件名后会显示文件状态，同时文件属性中的文件状态也会对应的更改。13、添加文件订阅在文件查看详情中点“添加文件订阅”按钮，可以对该文件进行订阅操作。如果订阅者为文件的管理员，则可以为其他用户设置订阅。14、来宾访问链接在文件查看详情中点按钮，可以管理本文件的来宾访问。需要将来宾下载状态设置为“开启”才可以进行其他操作。来宾访问地址：文件来宾访问的页面网址。授权匿名访问文件：此模式下来宾可以直接访问文件。授权通过提取密码访问文件：此模式下用户需要输入提取密码才能访问文件。授权通过系统内用户名及密码访问文件：此模式下用户需要输入正确的用户名及密码才能访问。访问地址过期日：超过指定日期，该来宾访问链接自动失效。访问模式：指定文件是下载访问还是在线浏览访问。设置发布方式后，将下载链接地址发送给需要的系统外用户即可使用指定模式访问文件。来宾访问的更多操作，如文件夹来宾上传等设置，请进入系统控制面板的【来宾访问管理】进行设置。15、添加到收藏夹在文件查看详情中点“添加到收藏夹” 按钮，可以在用户的我的收藏夹中增加该文件的链接。添加成功后可以在我的收藏夹中看到。16、权限管理对文件/文件夹进行权限规则管理需要拥有“完全控制”/“更改权限”的权限才能进行此项操作。权限管理操作在文件/文件夹的详情中可以查看与设置。权限详情 1、可见能够看见文件、文件夹、子文件夹、子文件的名称 2、预览文件能够预览文件的内容 3、下载文件可以下载和复制文件 4、创建文件夹可以创建文件夹 5、创建文件可以创建上传文件 6、修改可以修改文件名字，属性及内容等操作 7、删除文件可以删除文件 8、更改权限可以对文件或者文件夹进行权限管理 9、完全控制可以下载、移动、修改或删除文件,并对文件进行权限设置等管理操作权限规则因素1、规则有优先级，如果2条权限都指定某用户的权限，则只考虑优先级高的规则2、规则条件有用户范围，哪些用户适用该规则3、规则条件有应用范围，规则在什么范围内适用4、规则有高级条件，比如过期日、不包括的用户、文件类型、文件名等5、在文件夹上设置的权限会自动应用到下级子节点（默认应用范围下）权限管理页面中的右上角落继承上级权限规则，默认为是，如果选择否，则上级文件夹设置的权限将不会应用到此节点。建议如果有特殊情况下需要进行更改，请先设置本节点的权限后，再进行更改。具体设置权限规则的方法如下：点添加规则按钮，或选择某规则点编辑规则（如果规则类型为继承规则，则只能显示，不能编辑）。设置与修改权限规则时，第一行选择需要设置权限的对象（用户/组）。第一行设置权限规则的优先级，默认优先级是最低的（继承权限除外），系统进行权限判断时，也是从优先级最高的开始判断（1为最高），只要找到有一条可以给用户指定权限就不再判断优先级低的权限规则。第二行设置应用范围，比如只希望用户在当前文件夹下建文件，而不允许在文件夹下面的子文件夹也上传文件，那么在应用范围中选择“只有该文件夹”即可。第三行设置一些权限的高级条件。第四行是设置对象拥有的权限类型，比如希望用户能在当前文件夹下新建文件，则在 “创建文件”前的方框中勾选即可。（权限规则新增/编辑页面）17、文件分类浏览用户可以通过系统导航区域中的分类浏览来分类浏览文件及文件的分类属性，分类及属性的设置由管理员在控制面板中指定。新建文件时，用户可以设置文件的分类及属性。查看文件属性时，也可以为文件添加分类标签。直接点导航区的分类名既可浏览该分类的文件及查看文件的属性。18、文件搜索用户可以通过导航区的文件搜索对文件进行搜索。系统支持对文件名、内容、作者，自定义属性等方面进行单项或多项混合搜索。设置高级搜索条件时，可以保存搜索视图，方便以后直接搜索，而不再需要填写同样的搜索条件。在搜索结果右上方可以对搜索结果进行排序，比如根据名称排序，根据大小、作者等进行排序。搜索结果也可以切换视图，默认为浏览视图，即会显示文件具体信息，也可以切换到列表视图进行文件浏览。搜索结果也可以导出记录为CSV文件，或者将搜索结果进行批量的操作。第四部分 工作流与消息中心1、消息中心消息模块主要用于接收系统内所产生的各种消息，如果管理员配置了消息邮箱，则系统内产生消息后，自动通过邮件进行通知。文件订阅消息：用户对自己关心的文档可以进行订阅，订阅条件触发时，系统自动发送消息给用户；广播消息：管理员发送给用户的消息；工作流消息：工作流过程中产生的各种消息；文件推荐消息：用户推荐文件产生的消息；文件发布消息：用户发布文件产生的消息；2、工作流使用者可以通过工作流处理需要多人协助的工作，流程模板需要管理员进入控制面板的工作流管理中配置。-我的任务-我的待处理任务：流程需要用户审批时，会显示在用户的待处理任务列表中。-我代理的待处理任务：用户可以设置代理人，用户的待处理任务会显示在代理人的我代理的待处理任务列表中。-我批复过的任务：用户审批过的流程会记录在已完成任务列表中。-我发起的流程：记录用户发起的流程列表。-流程列表：显示用户可以查看、发起的流程模板类型。-其他操作-搜索流程：根据流程ID等信息来查找流程。-设置代理：设置代理用户代理审批流程任务。发起流程：用户在左边功能按钮区的中选择需要发起的流程模板名称，在出现的该模板流程列表页面的右上角按钮区点，填写模板所附带的窗体即可发起流程。查看流程：点流程后的流程详情查看流程详情时可以查看流程详细情况与已审批各审批人意见及流程窗体等信息。批复流程：流程任务批复人可以通过消息或流程模板来查看需要批复的流程，查看时直接点批复按钮即可对流程进行批复操作。当流程需要其他用户来审批时，当前审批人或流程管理人员也可以将审批任务委派给其他用户。查看流程详情时，可以查看流程图来了解流程的进行状态，流程图中绿色部分为通过的活动，黄色部分为正在审核的部分。选择某个具体的活动可以查看该活动的详细情况。第五部分 系统控制面板Admin账号及admin授权的帐号可以进入系统的【控制面板】对系统进行配置与管理。1、用户中心用户中心可以新建与管理用户与组、角色的信息-组浏览：根据组来浏览管理用户。-角色浏览：根据角色来浏览管理用户。-搜索：搜索用户。在组浏览模式下，可以新建立组、删除组，设置组属性等，在角色浏览模式下，可以新建角色、删除角色、修改角色名称。组属性中可以设置组主目录，属于该组下的用户在公共文件下会自动显示该组的主目录。在组或角色下都可以新建用户，用户名是用户的登陆帐户名，必须填写而且必须是唯一的。姓名及其他信息为选填信息，其中电子邮箱为用户用于接收系统内消息使用。用户的上级角色及上级组可以选择设置多个，如果一个都不设置，该用户不能通过组或角色来浏览管理。2、用户管理日志用户管理日志可以查询用户的新建、修改等操作日志。-用户范围：选择需要查看的使用者或组、角色的范围。如果不选，则默认查询所有。-开始时间：选择查询的最早日期。如果不选，则默认为系统创建日期。-结束时间：选择查看的最终日期。如果不选，则默认为查询时的日期。-选择操作类型：选择需要查询的操作类型，默认为查询所有操作。3、身份验证日志身份验证日志可以查询用户的登陆日志情况-用户范围：选择需要查看的用户或组、角色的范围。如果不选，则默认查询所有。-开始时间：选择查询的最早日期。如果不选，则默认为系统创建日期。-结束时间：选择查看的最终日期。如果不选，则默认为查询时的日期。-选择操作类型：选择需要查询的操作类型，默认为查询所有操作。4、用户显示配置用户显示配置可以设置哪些用户可以看到哪些功能菜单项。先选择需要设置的用户，在将允许查看的的选项勾上即可，没有选择的菜单用户将无法查看。没有单独设置的用户将采用系统默认显示设置。5、文件视图管理文件视图管理可以设置文件中心及文件分类下的视图显示情况。公共文件显示配置：可以配置公共文件显示文件的哪些属性，比如希望显示拓展属性中的文件编号等。文件分类显示配置：可以配置在文件分类下查看文件时需要显示的标准属性；公共文件排序：可以指定公共文件下的某些文件夹中内容的特殊排序方法。搜索结果显示配置：配置文件搜索结果需要显示的属性；6、文件操作报表文件操作报表可以查询用户对节点进行的所有操作.-用户范围：选择需要查看的用户或组、角色的范围。如果不选，则默认查询所有。-文件夹范围：需要查询的文件夹位置，默认为查询文件中心所有文件夹。-开始时间：选择查询的最早日期。如果不选，则默认为系统创建日期。-结束时间：选择查看的最终日期。如果不选，则默认为查询时的日期。-选择操作类型：选择需要查询的操作类型，默认为查询所有操作。文件统计报表：用于查询文件的操作次数。用户统计报表：用于查询用户对文件的操作次数。文件权限报表：用于查询系统中指定文件夹的权限结构。7、文件权限维护文件权限维护可以进行权限管理、或重置权限。-权限管理按钮：选择需要进行权限维护的节点，然后点权限管理即可对节点进行权限设置，具体权限设置方法请参考手册中的文件权限设置。-重置权限按钮：将选中的节点的权限进行清空操作。-重置所有权限按钮：将选中的文件夹下所有节点的权限清空。8、文件签出管理文件签出管理可以查看与管理系统所有被签出的文件。-签入按钮：选择被签出的文件，点此按钮可以将文件签入。9、文档删除还原文件中心中被用户删除的文件可以在系统【控制面板】的【文件删除恢复】中恢复还原。删除的文件名称前系统自动添加了一个删除的时间。-恢复按钮：将选择的文件恢复到文件中心。-删除按钮：将选择的文件彻底删除。10、文件状态管理文件状态管理可以查看与管理系统所有被标记状态的文件信息。状态类型配置中可以设置系统中的文件及文件夹需要有那些状态。-状态名称：填写状态的名称-状态描述：方便其他用户清楚状态的用途-允许状态变更：该状态是否允许更改；-状态应用类型：该状态是档的状态还是文件夹的状态-限制操作类型：该状态下哪些操作是不允许进行的；在文件状态清单中可以管理与查看档的状态。11、文件发布管理文件发布管理可以查看与管理系统所有被发布的文件的信息。选择发布的文件可以查看发布详情与撤销发布操作。12、文件模板管理文件模板管理可以查看与管理系统的样例文件模板、表单文件模板、文件夹模板及权限模板。样例模板：方便用户在文件中心直接通过样例模板文件来创建新文件。管理员将本地准备好的样例文件，通过添加样例文件模板的方式生成新的模板文件。表单模板：方便用户在文件中心直接通过表单模板来填写并生成新的文件。管理员将本地准备好的表单htm/html文件，通过添加文件模板的方式生成新的模板文件文件夹模板：方便用户在文件中心直接创建多层次的文件夹。文件夹模板可以附带多个或多层的文件夹与文件，同时也可以设置文件夹与文件的默认权限。权限模板：方便用户在权限设置时快速的设置多条类似的权限。13、文件订阅管理文件订阅管理可以查看与管理系统用户对文件的订阅信息。取消订阅：将该订阅取消。14、文件夹策略文件夹策略可以为文件夹进行特殊设置。系统中文件夹策略有如下种类：-授予某用户对文件夹具备指定权限：授予用户对文件夹中文件拥有指定的权限，此权限优先于公共文件的权限。-授予创建者具备完全控制权限：文件夹下用户创建的文件用户具备完全控制权限。-允许上传类型：文件夹下允许上传的文件格式类型。-允许上传时间段：设置允许上传的时间段。-允许下载时间：文件夹下允许用户下载文件的时间段。-限定文件夹大小：指定文件夹的最大存储容量。15、文件分类管理文件分类管理可以设置与管理文件的分类标签类型及拓展属性类型。属性管理选项卡：-添加属性：为系统增加一个标准的扩展属性，添加的属性可以用于增加文件属性，增加分类属性等；-修改属性：修改系统的某个选择的扩展属性；-删除属性：删除系统的某个扩展属性，同时系统会删除系统中所有具备该扩展属性的属性值；属性类型有：文本：用于记录文本属性。日期：用于记录日期型属性，比如2009年11月11日。时间：记录详细时间的属性，比如2009年11月11日 12点10分选择：选择型属性，各选择的属性值之间用“，”隔开（需要使用小写半角的逗号），比如某文件的分类属性需要从市场部、技术部、财务部三个值中选择一个，则属性类型选择选择，属性值设置为市场部,技术部,财务部。设置以后为文件添加该属性的效果如下图：是或否：设置是与否的属性。数字：设置数字类属性。自动编号：自动编号属性用于根据指定