办公室基本知识手册.doc

办公室基本知识手册前言为普及办公室基本知识，提升工作效率，特编制本手册。望对工作有所裨益。一、基础知识及技能（一）办公室的性质。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位领导办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。（二）个人素质技能。1、知识结构(1)基础知识：科学文化知识、政治理论知识、政策法规知识。(2)专业知识：秘书专业知识、办公专门知识（行业性、事务性管理知识）。(3)相关知识：方法论知识、心理学知识、社交知识、其他科学知识。2、业务能力要求(1)基础能力：写作和办事能力。(2)一般技巧：参谋技巧、协调技巧、公关技巧、调研技巧、应急技巧。(3)特殊技能：电脑、录音、摄影摄像、速记、打印、驾驶等。3、思想素质要求公道正派；严守机密；服从领导；埋头苦干。二、工作内容随着组织所处时期以及担负的工作任务的不同，办公室具体工作内容会有差异，但其常规工作可以概括为以下几个方面。（一）办文办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分为以下三方面事项：1、文件收发。包括收文和发文两个方面：收文指对上级部门、同级职能部门以及下级单位送达的文件、批示件、督查件、会议纪要等文件的扭转；发文指以部门名义发出的各类正式公文。2、撰写材料。主要指文件、信函、稿件等的撰写，包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。3、档案管理。指对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档，并在此基础上做好对档案的查阅和保管工作。 （二）办会办会工作是指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹备和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。具体可以分为一般会务工作和接待工作。1、一般会务工作。指两人以上直接或间接参加的围绕特定主题、履行一定程序而展开的活动。2、接待工作。接待对象国别的不同，具体可以：(1)内宾接待。指对国内客人的接待，主要包括对来访客人的迎接、招待、洽谈、参观和欢送等礼仪活动。(2)外宾接待。指对来自国外客人的接待，与内宾接待程序基本一致。在接待过程中需要注意不同国别的客人在风俗文化上的差异，尤其注意在饮食文化上的禁忌。（三）办事办事工作主要包括财务管理、后勤管理、印章管理和保密管理四部分。1.财务管理。是组织部门财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作，具体包括制定本部门年度预算、审批经费、审核报销单据等内容。2.后勤管理。对工作中所需物资进行管理，以使组织实现目标。3.印信管理。印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性和法定性，具有全权威、证明、标志的作用；介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证。印信管理是指对单位印章和信证的管理。4.保密管理。指对工作中获悉的，以不同载体呈现的各类涉密材料的管理。三、工作技巧(一)文件管理技巧1、收文事务。收文事务主要包括以下流程：(1)拟办：指对来文的处理，作出初步意见呈领导批办。(2)请办：包含请办法和请批法两种。(3)传阅：指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。(4)催办：是指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促检查。(5)承办：是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。(6)办复：是指需办理的文件在办毕后，对来文单位所作的答复。2、发文事务。发文事务包括：(1)发文程序：拟稿审核签发缮印、校对用印、登记、封发。(2)传文：指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议进行口头传达。根据时限要求，可一次性传达，也可分几次传达。3、文件管理中需要分清不同文件的类型，不同类型的文件分类扭转。同时需要注意对于涉密文件领导阅后立即退回办公室，不横传，不下传，更不能泄露在工作中知悉的秘密。4、领导及各科室须长期使用的文件，由领导在阅批单上批示，办公室统一复印分发，原件退回存档。5、对于急办文件有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及实现要求，交有关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。（二）协调工作的技巧1、协调工作技巧六字要诀(1)“硬”协调：指运用行政法规组织协调；(2)“软”协调：指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理；(3)“冷”协调：指运用冷处理的办法解决矛盾，特点是“避其锋芒，以柔克刚，后发制人”；(4)“热”协调：指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题；(5)“明”协调：指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾；(6)“暗”协调：指与“明”协调相辅的方法，首先背后做工作、协调关系，再转入“明”协调解决问题。2、内部人际关系协调的技巧(1)协调与领导关系的技巧：j勇担重担；k切勿越位；l巧言进谏；m贵在勤奋：手要勤、脑要勤。(2)协调与下级关系的技巧：j以身作则：带头搞好人际关系；要带头树立良好的职业道德；要带头廉洁奉公。k协调下级关系中的平衡艺术：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空间的等距性。l协调下级关系中的引力艺术：作风的吸引性；态度的相近性；需求的互补性。(3)熟练运用协调工作中的语言技巧。j激励的语言艺术。情愫真切；扬长也须论短；多用通俗语言。k说服的语言技巧。以情动人；巧妙利用数字；重复申述；采用比喻；用名人的话或俗语来支持你的言论。l批评的语言艺术。使用幽默的语言；多用委婉语言；批评应注意场合；批评语适度技巧。（三）会务活动技巧1、认真做好会前准备工作。(1)确定会议名称：以与会者的身份或职务作为会议名称的主体；以会议的内容作为会议名称的主体；(2)确定会议时间（会期宜短不宜长）；(3)确定会议地点；(4)确定与会人员；(5)会议议题的确定：领导确定议题，办公室和有关部门准备材料；办公室主动收集议题；下级部门提出的议题；上级机关提出的议题；(6)制发会议通知：一般采用文件或电报形式，要求简明扼要，概念准确，写清楚会议时间、地点、议程、员、要求等；(7)会议议程、日程与程序的确定；(8)组织会议报到；(9)拟制编组名单；(10)准备会议文件：草拟文件，审阅文件，文件送迎。2、认真做好会间组织服务工作：(1)组织签到；做好会议记录；(2)编发会议简报；(3)会议特殊情况的处理；(4)特殊会议的组织工作。3、做好会议礼仪。(1)安排好会场。首先，选择会场：大小要适中；地点要合理；附属设施要齐全；要有停车场地。其次，会场选定，接着是布置。根据会议性质与主题布置会场。一些大型会议的会场门口，还要张贴“欢迎”之类的标语。(2)正确设计主席台和会场形式。主席台设置：j大型会议的会场大多设主席台，和与会人员呈面对面形式。k中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可，如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。l小型会议可不设主席台。(3)会场形式种类（根据交际需要和情况而选定）：j圆桌式、方桌式。在圆桌或方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开1620人左右的小型会议。 k“口”字型。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。l“匚”字型、“V”字型。摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。m教室型。是目前中国最通行的开中型、大型会议的会议形式，它便于召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议。(4)注意排列座次。主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为重点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其余各排的排位可灵活掌握。其他参加会议的人员面对主席台就座，习惯采用以下几种方法排列：j按汉字笔画排列；k按地理位置排列；l按行业系统排列；4、搞好会务服务。(1)准备好会议文件和材料，包括工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单。(2)办妥后勤服务事宜。(3)大型会议要做好新闻发布准备工作。5、做好会后事项处理工作。(1)整理会议记录;(2)印发会议纪要;(3)安排与会人员离会;(4)会议文件和立卷归档;(5)会议决定事项的传达与催办；(6)会议新闻报道;(7)会议财务决算;(8)总结会议工作（四）接待工作技巧1、接待准备要求：(1)接待计划的拟定。接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到，拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。(2)具体准备工作。提前预订住房；准备专业活动；落实参观单位；通知迎接陪同人员；准备礼品。(3)准备工作注意事项。依靠各方，密切配合；认真仔细，充分准备；精心设计，巧妙安排。2、接待实务。接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成，在接待工作中又分为各具体事项。要区别不同国家、不同对象，结合具体时间、地点、条件，有针对性地做好外事接待工作。(1)接待须知态度上应不卑不亢、热情大方，服务上细致周到。时刻注意自身文明形象塑造：如，严格遵守时间、在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。(2)排列礼宾次序接待礼宾次序基本上有以下几种方式：j按身份与职务高低排列。k按字母顺序排列。l按通知代表团组成的日期先后排列。m把关系最密切的国家（团体或个人）排在最前列。(3)参观游览在参观游览过程中，要有针对性的突出重点，同时注意劳逸结合。(五)写作技巧1、要熟悉掌握公文主旨的确定依据。(1)党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据;(2)领导意图是公文主旨的具体要求;(3)工作实践是确立公文主旨的直接因由。2、要熟悉地运用公文主旨的表现形式。(1)题目明旨；(2)开门见山;(3)卒章显志；(4)片言居要；(5)一线贯通。3、正确选取和使用公文材料。(1)材料的占有：直接材料和间接材料；现实材料和历史材料；具体材料和概括材料；正确材料和反面材料。(2)选材的要求：准确；新颖；真实；典型。(3)公文材料的使用方法：先亮观点，后列材料；先列材