三级秘书工作实务模拟题.doc

工作实务一、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。便 条高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。 行政经理 苏 明 2007年3月5日参考答案：1.在家工作模式模式优缺点（1）在家工作模式模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在办公室的工作时数，而增加在家里的工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。2.其他工作模式（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同明确其权利和义务，直至完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有一段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中的一个空闲的工作位置。二、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便 条高叶： 公司目前需要编制下一年采购预算，请你介绍一下编制采购预算的一般程序。行政经理 苏 明 2007年3月5日参考答案：1.确定预算的核算基数。2.进行市场调研。3.确定采购产品的种类及型号价格。4.编制预算方案。5.征求意见，完善方案三、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面就是行政经理苏明需要你完成的任务。便 条高叶： 为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。因此，请你完成下面几项工作： 1.说明信息收集的范围。 2.说明信息开发的形式。 3.说明你准备采用哪种形式开发信息。4.开发的信息材料要复印5份给相关部门，请说明复印应注意的事项。谢谢。行政经理 苏 明 2006年9月9日参考答案：1.信息收集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。2.信息开发的形式有：剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告。3.准备使用的信息开发方式：调查报告。4.复印注意事项：使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印机玻璃台清洁。四、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明对你的建议，请完成。便 条高叶： 公司发布了招标书，根据你的能力与志向，我个人希望你去投标，请阅读下面的材料。 如果你同意的话，请尽快拟写一份投标书。行政经理 苏 明 2007年3月15日宏远公司招标书 为了适应市场经济，提高管理质量，宏远公司决定公开招聘承包宏远宾馆经理。 一、宏远宾馆概况 宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆，拥有各种类型客房100套，不同规格会议室10个，娱乐设施齐全，可满足不同消费者群体的需求。 二、承包目标 承包目标由承包人提出。 三、承包期限 2007年6月1日至2010年5月31日。 四、享有权力（略） 五、资产抵押和奖惩（略） 六、报名条件 年龄30岁至45岁，男女不限。 三年以上管理经验，能独立经营。大学本科以上学历。有客户者优先。七、报名时间、地点 报名时间：2007年3月15日至2007年3月25日 报名地点：宏远公司红一楼 八、答辩 九、开标时间、评标方式（略） 招标单位：宏远公司招标办公室 地址：北京海淀区光明路5号 联系人：钟苗 2007年3月15日参考答案：标 题（投标项目名称+文种）宏远公司招标办公室：引言：投标目的，个人基本情况（也可写于主体部分）主体：投资者设想（完成指标）、承包方案、措施等结尾：投标人姓名、地址、电话号码等尾部：附件名称、落款、成文日期五、背景说明：你是天地公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便 条高叶： 公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。请完成以下工作任务： 1.说明起草文件的要求。 2.说明文件审核的具体方面。 3.说明审核后的发文处理程序。 4.说明封发的要求。行政经理 苏 明 2007年1月9日参考答案：1.起草文件的要求：情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。2.审核的重点：具体内容、文字表达、格式、体式。3.签发、缮印、校对、盖印、登记。4.封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。六、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便 条高叶： 为了充分发挥档案的作用，公司要组织人员利用档案编写大事记。请你完成以下工作任务： 1.说明此次编写大事记适宜采用的利用档案方式。 2.说明利用档案可以借助的检索工具。 3.说明大事记的含义与构成。 4.说明编写大事记的要求。行政经理 苏 明 2007年3月19日参考答案：1.适宜采用阅览室利用、档案复制本利用。2.借助的检索工具有归档文件目录、分类目录、主题目录。3.大事记是按照时间顺序，简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。由大事时间和大事记述构成。4.编写要求：大事时间要记载准确的日期；按大事发生的时间顺序排列；围绕工作中心选择大事。七、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。备 忘 录至：秘书高叶自：行政经理苏明主题： 公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，我决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。行政经理 苏 明 2007年3月9日参考答案：1.远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录，而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2.做好会务筹备情况检查的方法（1）听取会议筹备人员的汇报听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。选择合适的汇报时间。对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感，因此要对所有工作人员提出要求。设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。佩戴徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此为，还应备有急救箱。安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。远程会议要加强对设备的检查。八、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便 条高叶： 公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼。请你完成以下工作并交我审阅： 1.说明竣工典礼准备工作的要求； 2.设计一份请柬。 谢谢。行政经理 苏 明 2007年3月25日参考答案：1.竣工典礼准备工作的要点（1）做好竣工典礼的舆论宣传工作；（2）准备开幕词、致答词；（3）拟定典礼程序；（4）做好来宾邀请工作；（5）发放请柬；（6）做好场地布置工作；（7）做好各种物质准备；（8）安排接待服务人员；（9）做好礼品馈赠工作。2.设计一份请柬请 柬X X X先生（女士） 谨定于2007年4月18日上午9时在我公司深圳分公司大楼广场前举行分公司大楼竣工典礼。 敬请光临 宏远公司 二七年三月二十六日 请柬的结构完整：包括标题、称谓、正文、落款、成文日期。 请柬的写法正确：标题、称谓、正文、落款及成文日期，均应格式正确，措辞简洁、文雅、庄重，表意周全。九、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便 条高叶： 公司订约了一些定期发行的杂志。为了获得全面的服务市场信息，随时掌握市场动态，公司应做好日常的剪报工作。请你将剪报的含义、特点及剪报的步骤以书面材料的形式提供给我。 谢谢。行政经理 苏 明 2007年3月25日参考答案：1.剪报的含义：剪报是根据市场的需求，选择专题，确定时间周期，对报刊中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递的工作。2.剪报的特点（1）实用性强；（2）使用方便；（3）成本相对较低；（4）获得信息量较大；（5）信息零散；（6）缺乏针对性；（7）有些信息缺乏时效性、可靠性。3.剪报的步骤（1）确定专题；（2）确定圈选报刊；（3）准备剪贴用具；（4）标准化工作。十、根据下文提供的材料，拟写一份公文要求：1.文种使用正确；2.标题规范；3.正文内容前后有序事由：北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施序号：二四年第16号正文主要内容： 108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。为了保障108国道的交通安全畅通，根据中华人民共和国道路交通安全法的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。发布时间是二四年九月二十三日。参考答案：技能P163 例文1十一、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要你完成的任务。电子邮件收件人：抄送：主题：起草公文高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见（根据员工管理条例，给予除名处理）。行政经理 苏 明 2005年5月20日附：（材料）我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁。夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约X万元。（可根据试题内容自定日期）参考答案：关于对我公司原棉花仓库的保管员夏明进行除名处理的决定各级事业部： 夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁，任我公司棉花仓库保管员。夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约X万元。 现根据以上情况及对公司所造成的严重经济损失，根据员工管理条例的有关规定，经公司会议讨论决定，给予夏明除名处理。 仓库管理工作在公司的发展中处于非常重要的位置，对于公司的正常运行具有非常重要的作用，希望公司各部门的工作人员一定要从这一件事中汲取经验教训，认真、严格的按照公司的有关规定做好本职工作；今后如再发生违反公司有关管理规定，对公司的公共财产造成损失的，必须予以严肃处理。 宏远公司行政部 二五年五月二十二日十二、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要你完成的任务。备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书高叶日期：2004年3月22日内容： 为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。 一、活动安排（或活动内容） 以学做第八套广播体操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。 二、保障措施（或活动方式） 1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。 2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。 3.按照先培训骨干人员，再带动全体员工的方式推动此项活动。 三、活动步骤（或时间安排） 全部活动分为学做和比赛两个阶段。自4月1日至7月底之前为学做阶段。以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证出勤率。8月下旬进入比赛阶段，公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。 公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。 希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召。 宏远公司（印） 二四年二月二十二日十三、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条钟苗： 为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年3月15日 参考答案： 备忘录发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日期：2007年3月15日 主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容： 1、收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。 （5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。十四、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条钟苗： 公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。行政经理 苏明2007年3月5日 参考答案：布置办公室的程序如下： 1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。 3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 5、对设备的安放提出合理建议。 考试大编辑整理十五、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条高叶： 从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。 1、提高团队士气的方法。 2、团队任务的分配方法。 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。行政经理 苏明 2007年2月12日参考答案： 备忘录发给：苏明 发自：高叶 日期：2007年2月12日 主题：关于团队工作 1、提高团队士气的方法 （1）有一个良好的工作环境 （2）让队员了解团队的使命 （3）努力的目标相同 （4）记住每个队员是独立的个体 （5）创立团队识别系统 （6）分享成果 （7）确保团队正面气氛 2、团队任务的分配方法 认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成员工作。分配工作时，应考虑下列因素： （1）团队成员工作经验的多少 （2）每人承担的工作总量 （3）尽可能变化着平均分配任务 （4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性 （5）组织团队会议，公开化讨论 （6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 （1）定期向上级主管部门提交书面报告 （2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触 （3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议 （4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通 十六、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条钟苗： 以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动： 上午如开董事会议，所有的经理都参加； 上午给参加员工培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐； 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原； 下午会见丽康公司销售部经理张建。 请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。 谢谢行政经理 苏明 2007年3月15日 参考答案： 苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表： 经理工作日志 2007/3/19星期一 时间 内容 地点 9：0010：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室 10：1511：15 经理主管会议 董事会会议室 11：3012：00 给参加员工培训课的员工讲话 员工培训中心 12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅 14：0015：00 下行会见丽康公司的销售部经理张建 会客室 15：45 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 阳光公司 十七、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 便条钟苗： 安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。行政经理 苏明2007年3月2日参考答案： 1、刻录机的主要性能指标 （1）数据传输速度。 （2）缓存容量 （3）兼容性 2、刻录机使用注意事项 （1）安装时要注意散热。 （2）保持清洁。 （3）避免记得录机长时间工作。 （4）刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。 （5）及时取出盘片。十八、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条钟苗： 公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。 谢谢！行政经理 苏明 2006年12月6日 参考答案： 1、观察法方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解；不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。 2、询问法灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息；信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。十九、背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 便 条钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。 谢谢 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费； （5）参观费； （6）其他不可预见费用。 二十、背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 钟苗 日期：2003.11.21 内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。 谢谢 参考答案： 我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是； 1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。 4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 二十一、背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 便 条钟苗： 一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、登记： （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。情景录像经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。1. 着装符合职业要求。（） 2. 能提前到会场做准备。（） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（） 5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（） 7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（） 8. 对会议的评估基本到位。（） 9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（） 11. 会前资料准备不足。（） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（） 13. 能控制会议经费的使用。（） 14. 能马上收拾会议室。（） 15. 能请领导在会议记录上签字。（） 1电话用语规范。（） 2出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（） 3有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（） 4知道如何使用跟踪卡。（） 5在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（） 6对档案工作熟练，业务能力强。（） 7知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（） 8知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（） 9能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（） 10向领导汇报工作简洁、清楚。（） 11知道制定大型活动要有应急方案。（） 12在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（） 13与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（） 14知道在网上发布内部会议信息（） 15会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（） 16懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。（） 17能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（） 18离开领导办公室时忘记关门。（） 19能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（） 20能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（） 21喝咖啡的动作不合礼仪要求。（） 1 办公室内缺少绿色植物，错； 2 办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对； 3 将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对； 4 办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错； 5 电话铃响三声内接听，用语规范，对； 6 一边接电话一边记录重要信息，对； 7 对总经理布置的工作能马上落实，对； 8 能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对； 9 能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对； 10 提前进入会场检查并调试设备，对； 11 能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对； 12 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对； 13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对； 14 准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错； 15 能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对； 16 注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对； 17 以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对； 18 在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对； 19 有处理突发事件的应对能力，对。第一,上班前准备时间不足,并在匆忙中将篮球带入办公室。错;第二,办公室物品摆放零乱。错;第三,穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。错;第四,在领导的要求下能迅速赶到。对;第五,公司支票掉在办公室地上,粗心。错;第六,进领导办公室先敲门,有礼貌。对;第七,主动征询领导的意见并做好记录。对;第八,及时为领导决策提供合适的建议。对;第九,为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。对;第十,出领导办公室不关门。错;第十一,提前预订酒店并进行确认。对;第十二,能重视来宾的安全保卫工作。对;第十三,请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,注意了人力资源的配置。对;第十四,介绍信写法不规范。错;第十五,印章没有盖在署名上。错;第十六,公司印章随便放在办公桌上,没有做好安全工作。错;第十七,与来宾秘书进行及时的信息沟通,做好接待工作。对;第十八,接待计划周详,并能提前请领导确认。对;第十九,能根据实际情况修改接待计划,有灵活性。对;第二十,对来宾接待中的设备需求考虑周到,并能及时做好准备。对。1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;7把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;10“.请柬”两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于”开头,错;12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;16.请柬未提前一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;19.电话通知结束时未说礼貌语,错;20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；第三，会议室温度低于16度。错；第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对；第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错；第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错；第十，会后能整理“会议简报”。对；第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错；第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错；第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错；第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错；第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对；第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对；第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。 1.职业培训着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;11.进王总办公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错;19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错;20.会议通知中没说明会议主题,错;21.用车计划考虑不周全,错;22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对; 1、将挡住通道的移开，保持畅通。（） 2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（） 3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（） 4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金）（） 5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（） 6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金）（） 7、泄露会议中信息（） 8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（） 9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（） 10、能主动提示他人室内禁止吸烟（） 11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（） 12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（） 13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（） 14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（） 15、能快速接应电话； 1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（） 2、请柬中没有写明活动地点；（） 3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（） 4、没有准备宣传资料（） 5、对参观路线不熟悉（） 6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（） 7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（） 8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（） 9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（） 10、参观路线不安全，准备工作不到位（） 11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（） 12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（） 13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（） 14、能够在门口迎候来宾（） 15、接应电话及时，符合电话礼仪（） 答出以下各点，每点计1分： 16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（） 17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（） 18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（） 第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对； 第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对； 第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对； 第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错； 第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对； 第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错