差旅费管理制度.doc

杭州*有限公司*财字（2016）90号关于发布差旅费管理规定的通知公司各部门、全体员工：为了规范差旅费用报销流程，提高办事效率，经公司总经理办公会议研究决定，发布差旅费管理规定，请各部门认真贯彻执行。 杭州*有限公司 二0一六年十二月十日 主题词：出差 程序报销主 送：公司各部门报 送：公司总经理、总经办抄 送：董事会差旅费管理规定第一章 总则第一条 为了加强和规范差旅费管理，保证出差人员工作和生活需要，推进厉行节约反对浪费，根据实际情况，制定本规定。第二条 本规定适用于杭州*科技有限公司（以下简称哈帝公司或公司）、子公司、分支机构以及办事处。第三条 差旅费是指员工临时到常驻地（含市辖区，下同）以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。差旅费实行凭据报销与定额包干相结合的办法。第四条 公司实行公务差旅审批制度，出差必须按规定报经批准，从严控制出差人数和天数，严格差旅费预算管理，控制差旅费规模，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。第二章出差办理程序第五条 出差人员在出差前填写“出差审批单”，列明出差人、所有随行人员、出差时间、出差地点、处理事务及达成目标、预计出差费用等，经审批后方可出差。审批详见公司费用管理制度中审批权限的相关规定。第六条 出差若需借款，出差人员持经批准的“出差审批单”，填写“借款单”，写明借款人、用途、借款金额、预计归还日期等事项，到财务部办理借款手续。多人一同出差至同一目的地的，可由一人借款，借款时注明随行人员。借款金额根据所去地点、事由、出差人数、出差时间等情况合理确定。借款其他规定详见公司费用管理制度。第七条 出差报销程序（一）出差人员应按“出差审批单”中列明的出差事由完成出差任务，回公司后，向部门长汇报工作。（二）出差人员填写“出差旅费报销单”，按规定粘贴有效出差单据，提交审批，完成后将报销单连同“出差审批单”交财务部出纳付款。（三）自驾车出差费用报销，除填写“出差旅费报销单”外，还需填写“自驾车费用报销审核单”，经部门长、行政、财务审核同意后报销。第八条 凡与原“出差审批单”填写的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，必须事先电话请示原审批人同意，未经批准调整出差时间，视作旷工。出差结束后上班当天，办理出差调整手续，填写“出差调整单”，经原审批人同意后生效。第九条 出差回公司必须在一星期内报账，超过一星期未报销，按每迟延一天扣罚10元，超过三个月不办理报销手续，不予报销该次全部出差旅费，并视情况通报批评。第三章报销标准第十条 城市间交通费（一）城市间交通费是指员工因公到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费用。出差人员可以乘坐的交通工具见下表：火车（含高铁、动车、全列软席列车）轮船（不包括旅游船）飞机其他交通工具（不包括出租小汽车）硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座三等舱经济舱凭据报销出差人员应当在规定等级内选择乘坐交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。（二） 到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘相对经济便捷的交通工具。（三）乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。（四）乘坐飞机、火车、轮船、客车等交通工具的，每人次必须购买交通意外保险一份。但若公司统一购买交通意外保险的，不再重复购买。第十一条 住宿费住宿费是指员工因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）发生的房租费用。住宿费报销标准为：北京、上海、广州、深圳为280元/天，省会城市为240元/天，其他城市为200元/天。住宿可选普通套间、单间或标准间。总经理、副总经理等高管可一人住一间，其他出差人员应两人住一个标准间，单人出差或男、女出差人员为单数的，其单数人员可一人住一个标准间。住宿当日正午12点递延6小时内起程的必须退房。出差人员应当在出差目的地住宿费限额标准内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。首选汉庭、如家、莫泰、7天等连锁快捷酒店。第十二条 伙食补助费伙食补助费是指对员工在因公出差期间给予的伙食补偿费用。伙食补助70元/天，凭餐饮发票在标准内据实报销；无餐饮发票的，按每人每天30元伙食补助费标准，包干使用。餐饮发票开具日期应在出差期间或无日期。出差伙食补助费按出差自然（日历）天数计算。出差过程中发生的业务招待费报销，与差旅费分开报销。报销程序和标准按公司费用管理制度规定办理。第十三条 公杂费公杂费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用、订票费、退票费、寄存费以及小额打印、复印、传真、寄送等费用。出差公杂费凭市内交通等公杂费发票据实报销。第十四条 自驾车出差费用报销（一）自驾车出差范围应小于500公里，超过500公里则不允许自己驾车出差。若遇重大或紧急事项需自驾超500公里时，需由总经理特批。（二）自驾车出差可报销燃油补助费、停车费、过路过桥费。燃油补助费往返里程公里数0.88元/公里自驾车里程公里数以百度地图两地推荐路线显示的里程数为准，往返里程按2倍计算。停车费、过路过桥费凭发票据实报销。第十五条 会议、培训期间差旅费（一）员工外出参加会议，比照出差标准报销，凡交纳会议费的，会议期间不发放伙食补助费，在途期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费按照规定报销。会议费需凭批准的会议通知和合法票据报销，报销费用不得超出会议通知中所列标准。（二）员工外出学习、培训，培训费中包括食宿费的，学习培训期间（不包括途中）不发伙食补助费，乘车途中按正常发放。培训费中明确不包括食宿费的，可发放伙食补助费。学习、培训期间公杂费不予报销。培训资料费和培训费凭培训通知及合法票据报销，报销费用不得超出培训通知中所列标准。（三）员工出差、培训期间，因游览或非因工作需要的参观而发生的一切费用，均由个人自理。（四）所有的学习班、研讨班、培训班等，必须经批准后方可参加。第十六条 调动、录用等人员发生的差旅费（一）员工调动工作，经批准后，可报单程交通费、托运费，费用不得超过出差人员标准。（二）新录用来公司的高校毕业生、社会人员等只报销来公司的单程路费。报销标准同出差人员。第十七条 探亲旅费（一）探亲人员应按直线乘车路线购买车票，绕道的路费自理，由于交通不便，必须中途转车、转船的，可按出差规定标准报销一天的住宿费，超过规定天数及标准的住宿费自理。（二）员工因家属来公司，本人不再回家探亲，经批准，可将其家属来公司的往返路费视同员工本人探亲报销。（三）符合探亲条件的员工，应以其父母或配偶户口所在地为准，如到其他地方探望，超支部分由个人自理。第四章报销管理第十八条 城市间交通费在规定乘坐交通工具的等级内凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、乘坐交通工具的交通意外保险费凭据报销。乘坐火车过夜五小时以上或连续乘坐时间八小时以上未购买硬卧票的，可依照实际乘坐的火车硬席座位票价按照20%的比例计发给本人作为奖励。奖励计入当月工资。小规格车票应有金额、财税部门套印监制章和出票单位印章。火车票、飞机票（含人身保险单）、轮船票，凡在财务上报销的车票，有起始时间，金额清晰。每张市内车票背面应注明日期、起始地点、事由、实际使用金额。不注明的，财务部有权不予报销。第十九条 自驾车出差报销燃油补助费，应提供正规燃油发票，发票抬头应为公司全称，发票日期可在出差日期前后10天之内。第二十条 住宿费在批准的出差天数和规定的限额标准之内凭发票据实报销，超标部分自理，以单次总出差天数的平均额度是否超标为准。出差目的地公司设有分公司或者办事处且能够安排住宿的，不再报销住宿费。报销住宿费用时应有住宿发票，并提供明细清单，列明住宿时间、单价、总金额等。若酒店只列住宿总金额，不注明日期、单价又不能提供住宿清单的，或虽已列明日期和单价，但始、终日期与出差机票、车票不能吻合又无合理解释的，报销时视作1天计算，由此造成损失责任自负。可报销的住宿费不包含酒店清单上所列话费、餐费、洗衣费等费用。开具住宿费发票时，出差人员应认真核对，单位名称应填开公司全称，不得以简称或其他文字、符号等代替，金额大小写准确一致，天数与单价相乘应与总金额一致，并加盖单位发票专用章，对于填开的项目不齐全、内容不真实、字迹和加盖的印章不清楚的发票，财务部有权拒收，若造成损失责任自负。第二十一条 住宿费、机票支出等出差相关费用一般情况下由行政部统一预订统一结算。如果由出差人员自行安排，应通过银行卡支付。第二十二条 差旅费报销单要求粘贴整齐、规范，填写完整。具体填写粘贴要求参照报销单据管理规范。第二十三条 出差人员没有特殊情况，不得绕道乘座车、船。如确实有特殊情况，需经领导批准。否则，绕道行驶发生的车、船费及绕道期间发生的其他一切费用均由个人负担。第二十四条 出差票据丢失处理出差人员所出具车、船、机票必须真实、合法、有效，票据丢失不得自行用其他票据抵充。出差过程中住宿费发票、城市间交通费票据（指飞机票、火车票、长途汽车票等）遗失，报销时以书面形式说明原因，提供发票复印件，提供银行卡记录、支付宝转账等依据，经审批同意后100%报销，如不能提供发票复印件，按实际金额的50%报销，不能提供银行卡记录等，不予报销。报销时需提供同类票据（交通票据）抵充。其他票据遗失，不予报销，损失由票据保管人自行承担。第二十五条 长期派驻外地员工离开派驻地出差的执行本规定，在派驻地工作期间不得报销住宿费、出差伙食补助费和公杂费。第五章附则第二十六条 本规定由财务部制定、修改和解释。本规定在执行中遇到问题，请及时反馈财务部。第二十七条 本规定自2017年1月1日起执行。杭州*科技有限公司二一六年十二月十日附件：附表一出差审批单附表二出差调整单附表三自驾车出差费用报销审核单附表一出差审批单出差审批单部门姓名申请日期出差地点出差时间年 月 日至 年 月 日 共计 天出差人员出差事由交通工具火车（高铁、动车、其他） 飞机 汽车 其他（ ） 预计总费用预计借款额审批部门经理：日期：财务：日期：授权人/总经理：日期：注：1、出差人员出差前需填写本单，按审批权限报相关领导审批。2、本表一式二