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数字化在后勤服务和管理中的积极作用 发表日期：2008年1月4日 出处：陕西师范大学后勤集团 作者：杨晓东 【编辑录入：hqjt】 点击：5965 陕西师大后勤集团成立于1999年6月，现有员工1700余人，集团11个服务部门独立核算、自负盈亏，每个部门都是一个独立的服务经营实体。从2001年起，相继托管了13所院校的餐饮服务和部分超市业务。 学校非常重视数字化校园建设，在后勤服务和管理中积极推进数字化管理和应用，广泛采用智能化设备和计算机网络，已经建立了一套较为完善的数字化管理服务体系，并日益彰显出在后勤服务中的积极作用。后勤集团的健康发展、成绩的取得在很多方面得益于后勤数字化建设，是数字化建设圆了后勤人科学化管理的梦。 数字化在后勤服务和管理中的应用 我校的后勤数字化建设分为两个方面，一是覆盖后勤集团整个服务范围的以公众服务信息为主要内容的后勤集团网站建设；二是分行业内部管理使用的管理信息系统建设。 第一，数字化网络服务平台的应用，延伸了管理触角，完善了服务，架起了与服务对象沟通的桥梁，提高了工作效率。通过数字化服务平台的建设，一方面为服务对象提供了全天候不间断的服务，服务对象无论何时何地只要登录后勤网站，就可以享受到后勤服务，从而使后勤服务更加完善和周到。另一方面，网络OA系统的应用，进一步延伸了管理的触角，无论身处何处，只要身边有计算机和网络，就可以随时了解到各个部门的工作状况，与各级管理者交换工作意见，指导并处理工作事务，有效地提高了工作效率。 集团网络服务平台。集团网络服务平台建设的定位是：突出民主，通过后勤网站，师生可以对后勤服务和后勤管理工作畅所欲言，师生不需注册便可以自由登录发表意见和建议，体现人性化，突出服务属性。该平台内容丰富，有物业维修、供暖测温、网络会议、网上超市、网上订餐、网上考试等系统，同时，也是学生和教职工对后勤服务畅谈心声的地方，深受全校师生拥护和欢迎。 另外，我们通过把学生家长网站与学生公寓管理相结合，使学生家长通过网络可以查询子女在校的各类学习和生活信息，如餐饮信息、消费信息、公寓出入信息、图书馆出入和借阅信息、校医院就医信息等学生在校信息，更重要的是通过家长网站，使学生家长参与到我们对学生的管理中来，从而实现了学校和学生家长对学生的全方位管理。 物业维修平台。物业维修管理系统实行网络报修并公开维修进度等信息，收到了良好的效果。维修系统分为总值班台、各专业维修接待平台、公众监督网站三部。师生可以通过网络报修，也可以通过电话报修。网络报修电脑会自动将信息分配给各维修点，电话报修信息总值班台受理后，按业务属性通过网络调度到各维修点。由于其整个进程是完全透明，使得维修工作时间进度、收费数额、用户满意度等整个置于师生和管理人员监督之下。通过该系统的使用，师生对维修工作的服务态度、维修速度、维修质量和收费价格基本上达到了百分之百的满意率。 第二，数字化管理系统的应用，规范了管理流程，堵塞了管理漏洞，提高了管理效益。 数字化在餐饮管理中的应用。餐饮管理系统一是规范了原材料的采购和供应过程。管理人员通过互联网可以查阅采供数据，将采购进价、供应价透明化，原材料价格的调整数据都有案可稽，采购的进出货量，库存品种的进价、存量和存货金额通过数字化平台可以一目了然，从根本上解决了原材料采供过程的“暗箱操作”问题。二是改变了库存管理混乱的状况。餐饮数字化管理系统的使用，为管理者建立了完备的原料库台账，原材料统一编码，并具备安全库存信息警示功能，保证了库存管理信息的准确、完整。库管人员告别了传统的管理方式，库存信息一“点”便知，实现了规范管理。三是实现了菜价智能监控。在管理系统中预先设定了各个餐厅的毛利率标准以及毛利率区间范围(比如最低不能低于5，最高不能高于30)，餐饮系统随时自动报告目前各餐厅的合理莱价，同时对各个餐厅每个菜品的实际售价进行智能诊断，通过单菜核算给管理者合理确定饭菜价格提供了参考依据。四是餐饮成本核算及时做到了日清月结。 数字化在学生公寓管理中的应用。学生公寓管理系统一是实现了公寓信息共享。各级管理者根据不同权限可以通过网络系统清楚地了解公寓的房间数量、床位数量、空闲床位状况等基本情况。公寓管理者和学生管理干部都可以准确查询某个学生所在公寓、房间和床位，学生的姓名、性别、出生年月、院系、年级、专业、班级、职务以及家庭所在地、家长联系电话等详细情况，实现了公寓信息资源的共享。二是实现了床位自动分配。只要操作人员提出待分房的学生名单和计划分配的公寓房间号码，点击自动分房按键，系统会自动将每一个学生分配到具体床位，大大提高了工作效率，减轻了公寓管理人员的工作量。三是实现了智能门禁管理。利用学生饭卡来识别学生的身份，学生出入公寓时刷卡，计算机屏幕便显示刷卡人的照片、姓名、院系、专业、年级，值班人员通过观察计算机屏幕就可以识别进入学生公寓的人员身份，准确辨别外来人员。该系统设置了报警功能，管理者根据需要可以设定报警时间，学生在设定的时间内不刷，卡系统会自动提示。该系统还具有房态实时监控功能，房态床位图上即时显示着每一个学生出入公寓的状态，房态图上每个房间的床位用星图来表示。使用鼠标点击这些星图，各个星图所代表的学生基本信息则以表格形式显示出来，并且清楚地反映出学生最后一次出入公寓的日期和时间，以便管理者及时掌握学生的出入信息，防止意外事件的发生。四是实现了管理信息统计全面系统。该系统具有较完善的统计报表功能，如：学生信息报表、公寓信息报表、公寓人员出入报表、个人出入公寓统计报表、外来客人出入报表、夜不归宿学生统计报表、早出晚归学生统计报表、退房统计报表、各院系违禁情况评比表、公寓门禁值班统计报表、毕业生信息查询表等。全面详实的报表为管理者提供了极大的方便。五是实现了公寓异地远程管理。由于该系统为网络版管理系统，管理者随时可以通过互联网实施管理活动，掌握公寓内的全面情况，有效地解决了异地远程管理的问题。另外，门禁刷卡器具有脱机运行功能，既便是在计算机暂时出现故障时也能使用。 数字化在人力资源与工薪管理中的应用。内部数字化管理中的核心内容是人力资源管理与工薪管理。人力资源与工薪管理系统实现了一是人力资源管理规范化。在系统中的岗位管理功能方面，设计了岗位聘任程序和岗位管理模式，明确了岗位设置、岗位职责，为各部门按需设岗、以岗定薪提供了依据。人员聘任时系统可根据岗位用人条件在人事档案库中进行筛选，并提供符合条件的候选人，为决策层确定人选提供依据。此过程类似于高考以志愿和考分选人一样，从根本上限制了部门随意设岗、用人的混乱局面，规范了人力资源管理。二是工作业绩考核公平化。员工上下班采用指纹刷卡，系统自动记录上下班时间，同时所有二线员工通过工作日志对自己当天的工作做出计划并在下班前输入完成情况，上一级管理人员可通过其出勤情况和工作完成情况对其当天的工作做出量化考核，考核分为A、B、c、D四个等级，每个等级均有不同的分值，通过考核结果可以客观的反映出每位员工的工作业绩，体现了考核的公平性。另外，系统还提供了工作意见交换功能，各级管理人员可通过工作意见模块下达工作指令，无论你是在同一校区还是不同校区，均可在最短的时间内将工作意见传达到当事人，克服了不同时空条件下实施同步管理的难度，提高了管理效率。三是工资计算简捷化。使用该系统的工资管理功能，不论工资模式多么复杂，工资发放变得非常便捷，每月月底财会人员只需将本单位本月的收入输入到系统中，系统会按照事先设定好的程序自动进行计算，生成工资报表，集团领导通过网上办公系统进行审批，在很短的时间就可完成工资申报、审批、发放工作，大大提高了工作效率。 在其它管理领域内投入使用的系统还有：超市管理系统、酒店管理系统、锅炉测温系统、网络会议系统、网上考试系统、学校医院管理系统、职工住房管理系统、 实脸室投入产出评估管理系统、校园植物资源管理系统等。可以说，我校已经基本实现了全方位的后勤数字化管理。 后勤数字化建设中的主要做法 领导重视多方支持。高校后勤数字化建设是“一把手”工程，后勤要搞数字化建设首先离不开学校领导的支持，集团领导也一直非常重视数字化管理的研究和应用，付出了十分艰辛的劳动。同时，在学校计算机专业毕业的学生中和社会上聘任了一批专业技术人员从事后勤管理软件的开发，集团投入了大量资金购置设备，全力推进数字化管理的研究和开发应用工作。 转变观念大胆实践。各部门按照集团的统一要求全面使用数字化系统，部门经理以上人员上岗前要进行计算机考试，考试不通过的，就不允许上岗。虽然在起步阶段大家认识不统一，一些管理人员有不同程度的抵触情绪，甚至个别人公开反对，但是，集团领导坚信数字化建设一定要搞，也一定能够成功。通过一些配套激励政策，逐步转变了各级人员对数字化建设的看法。实践证明，这一步走对了。 严格要求全员参与。集团要求所有二线人员每天的工作信息必须在规定的时间内输入到系统中，这一要求也迫使全体管理者努力学习新技术，接受新知识，后勤集团内部涌现出了学习计算机高潮。不断提高自己、充实自己，以适应集团发展的要求，已成为每一位员工的需求。 以点带面，稳步推进。集团在数字化建设中，以核心业务为骨架，以点带面，建立计算机管理系统，稳步推进后勤数字化建设。首先选择数字化建设容易开展、管理人员素质较高的部门开始推进，通过该部门使用数字化系统产生积极效果来影响其它部门。 积极探索，不断完善。“管理软件”体现“管理思想”，在实际运行过程中不断吸取经验教训，探索更为有效的管理途径，不断完善管理系统。随着时代的进步和科技的不断发展，市场不断出现新的智能化设备和高科技产品，为进一步发展提供了有利的条件。同时，现代化企业的新的管理模式和思想，也不断推动着数字化建设步伐。只有不断的探索和实践，才能确保数字化系统的实用性和可靠性，使其真正成为管理的有力助手。 后勤数字化建设中的几点感受 满足师生的服务需求。目前，通过后勤网络服务平台实现了24小时不间断的后勤服务，如用户报修服务、电话号码查询服务、消费等各类综合信息查询自助服务项目，用户随时登录后勤网络服务平台，就可以立刻享受到便捷服务，强大的服务功能，使得各类服务更加周到完善。 缓解了矛盾，为安全稳定保驾护航。集团网络服务平台专门开设了“后勤意见”栏目，师生可以通过这里咨询后勤服务的相关信息；可以畅所欲言对后勤服务工作发表个人评论和建议；对后勤服务工作中存在的问题提出批评，对后勤服务质量和水平进行投诉等，是后勤管理者和学校各级领导听取师生意见的重要渠道，也是集团监督自身服务的有效手段。管理者通过这里了解后勤动态信息，在第一时间掌握师生意见和需求；在第一时间解决问题，及时沟通有关情况，化解矛盾，维护了学校的安全稳定。 规范管理，强化制度的执行力度。制度化是科学管理的基本特征，数字化建设使后勤集团的制度软件化，就是把制度转化为管理软件，成为一种强制的，必须执行的程序化的规则。它将纸上的制度流程化、软件化，通过监督考核用数字说话，真正做到了制度面前人人平等。 共享信息资源，规避决策风险。通过计算机网络，实现数据共享，管理人员可以根据各自权限方便地分析经营数据，与基层直接沟通交流，避免了决策的盲目性和风险性，提高了集团的整体管理效益和竞争能力，为集团充分体现高校后勤的公益性和服务性奠定了基础。 降低服务成本，提高了作效率。通过后勤数字化建设，大大减轻了人工劳动量。同时，数字化建设缩短了距离、延伸了管理。数字化管理有效地克服了不同时空环境条件下的管理难度，把人从传统简单重复的管理中解放出来，大大提高了工作效率。 堵塞漏洞，提高经济效益。数字化后勤极大地提高了后勤管理的规范性，提高了管理效率。这种鱼缸式的透明管理，将一切收入归为集体，一切经济往来接受监控，堵塞了漏洞，最大限度地提高了经济效益。 及时成本核算，增强调控能力。近年来，人员工资和农副产品等原材料价格逐年大幅度上升，高校后勤的生存压力越来越大。数字化管理系统的建立，实现了细分成本核算单位，精确成本核算水平，及时提供成本信息等功能。集团通过实行严格的成本管理，各级管理人员对服务经营情况有了全面了解，可在自己的管理岗位上有的放矢地开展工作，增强了企业的调控能力。 提高员工素质，改变服务形象。随着计算机在管理中的普及，管理人员素质明显提高，改变了后勤人只会干粗活、只会出蛮力的落后形象。 后勤数字化建设的目的不是数字化本身，而是后勤服务工作自身的需要。集团搞数字化建设的目的是为了搞好自身工作，是为了更好地为师生服务。 今后打算和努力方向 数字化信息交换平台的完善和应用扩展问题。目前的应用系统基于网络OA实现了信息共享，但在基础数据方面仍存在着重复建设的问题，建立核心数据库信息平台，信息交换平台的完善将带动更多快捷、方便的扩展应用，这些应用系统产生的数据将自动提取、汇总，真正实现基础数据的共享。 数字化与国际标准化管理系统相结合的问题。目前，国内部分高校已将国际标准化管理体系引入到高校后勤管理工作中，通过标准化的建立，进一步规范服务，提高了服务质量和水平，管理水平较以前有大幅度提高。去年，我们也将I SO9 000质量管理体系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理体系引入到管理工作中。在工作中发现，在国际标准化管理体系中大部分管理过程，需要大量的人工和使用纸质文件来完成，每年仅运行记录累计就达上千本，而记录主要是认证公司在审核时使用，这无形中给管理增加了成本。数字化管