有效的个人生产力第四课完整版.doc

通过沟通提高生产力沟通的年代 企业界的领导们常常提到工作环境中最需要的是懂得沟通的人。在完成了目标设定和计划以后，就需要通过沟通将目标和计划传达给那些需要合作完成此项工作的人。有效地沟通能将员工的思想和工作统一到组织的整体目标和方向上。通过沟通，你能提高组织的活力、热忱和生产力！ 沟通艺术的掌握是一个复杂的过程，需要投入时间和不断地努力。不断改善你的沟通技巧可以大大提高你和你身边同事的生产力。通过沟通你可以得到如下有价值的效果 满足人际关系的需要 良好协调的、目标导向的工作 汲取新的想法 为共同的优先顺序达成共识 避免发生代价高昂的失误 员工针对重要的信息采取行动，增加了效益和市场竞争力沟通的同理心 沟通是两个人通过交换意见而产生某种行动。通常我们都认为沟通是将我们的想法表达给他人，但这仅仅是沟通的一部分。现代心理学之父威廉詹姆士（William James）曾经说过：“人最大的需求就是被了解和被欣赏。”为了满足人的这一需求，有效的沟通必须在影响他人之前，先要了解他人。 成功的沟通是一个双向的过程。你必须用别人能够理解的方式表达你的想法，然后通过聆听去了解你的信息是如何被接收的。沟通目的的实现需要这种双方的相互理解。 理解他人依赖于同理心。同理心是要能够以他人的观点看问题，理解当事人的感受和信念。绝大多数所谓人际关系或与人相处的技巧都需要同理心的支持。同理心承认每个人都有权坚持自己的观点。理解别人的感受和信念并不意味着你要被迫同意或接受那些观点，同理心是你能够感受他人的需求、灵活处理这些需求和公正、客观的帮助他人满足这些需求的基础。 你一定听说过“设身处地”这句话，但同理心需要更进一步，不仅要为他人设身处地去思考，还要能“将心比心”地去感受当事人的个性、愿望、恐惧、和梦想。仅仅知道如果是自己将会如何去做是不够的，同理心需要想象他人的感受。 至少有如下四项有效沟通的原则需要同理心作为基础：1. 组织你的想法即使是毫无条理的人在思考的过程中也是有脉路可循的，有理地表达你的想法有助于他人更好的理解。首先，要确认你对自己的想法和思考有充分的了解。将你的想法写下来并按照你对当事人的了解进行组织。当完全确认已经组织好了你的想法，你就会更有信心，相信当事人能够了解并接受你的想法。2. 了解他人的兴趣人的注意力常常被视觉、声音和想法所吸引，在习惯和态度上倾向于接受那些有望满足他们的需求的想法。同理心要你以符合当事人的习惯和态度模式的方式去表达你的想法。当你了解当事人的兴趣所在并将你的想法用这种方式表达出来，就是有效地沟通。3. 描绘出一幅图画语言中有的词汇是有逻辑性的，描述原因和事实，有的则是带有感情色彩，描述的是情感、渴望和需求。运用这两种词汇能够把你的想法描绘成图画。承认他人的需求、表达你的想法时用语言描绘出一幅他人需求的心智图像。语言描绘的图画能吸引听着的理性和感性，产生难以忘怀的印象。4. 变化沟通的风格为了激励和影响他人就要使用当事人最熟悉和最感舒适的沟通方式。调整自己的沟通风格使你沟通的对象无需进行“转换”就能理解和接受你的信息。在进行团队合作时，要特别注意那些和你不同的沟通风格，学习不同风格的长处。通过有效的提问澄清事实通过有效的提问能促进双向的沟通。通过提问而获得的回应可以让你真正了解他人的观点。当你通过提问和认真地聆听而表现出同理心时，当事人会感觉受到了尊重和重视。同时你也获得了有价值的信息使你能在稍后做出更好的决策。如果你谈话的主要目的是为了获取信息，就从最简单的提问开始，容易回答的问题可以让人放松，解除焦虑。当你表现出愿意聆听和不加评判的态度就能获取更多的信息，并为后面的谈话建立了良好的基础 。 开放式的问题能让听者积极的进行参与。开放式的问题是不能以是“或”否“来简单回答的。开放式的问题是以如下的词组开始：“你觉得？”“你认为？”“为什么？”“发生了什么事情？”开放式的问题不仅可以引导出基本的信息，还能： 找出问题 挖掘问题背后的感受、态度和需求 鼓励分享有价值的建议和解决方案努力掌握用开放式问题进行提问的技巧去鼓励他人开发他们的创造潜力。在日常谈话中注意提高自己的提问技巧，随着你对团队成员的了解不断增加，你的沟通就不仅仅是简单的信息交换。通过用开放式问题进行提问可以获得大量的信息，能让你启发他人选择相关的信息、形成个人的观点、开发出新的想法和方法、流露出潜在的情绪倾听完整的信息 提出问题后要全神贯注地倾听对方的回答，聆听完整的信息。聆听词句本身的含义、表达的方式和言外之意。沟通的10%来源于词句，30%来源于声音，60%来源于身体语言。观察、评估对方的身体语言、情绪、态度和其他明显的内、外在因素，可以帮助你了解完整的信息。要避免有选择的聆听，只接受那些你喜欢听到的，或符合你先入为主的想法。用开放的心胸去聆听，防止过度的反应。控制你的非语言行为，保持让对方感到舒适的目光接触、全神贯注，让对方感受到你很在意他的所言。你知道你思考的速度快于任何人说话的速度吗？大部分人说话的速度是每分钟125个字，而你思考的速度很容易就能达到每分钟400-600个字。脑海中不断出现的想法常常阻碍着我们的聆听。应该将你的思考集中于对方所说的话上，用多余的时间去组织、分析所听到的信息并预测对方接下来的所言，这种主动的聆听能过改善你的记忆和对所听到信息的理解。学会沉默。保持沉默能让对方有时间把话讲完，然后你在提出自己的想法。沉默时你不仅要去聆听词句，还要去感受，沉默能鼓励对方进行更详尽的阐述。使用反射式的应答来传达你的关注。反射式应答是重复对方表达中的关键词汇，或是将你听到的、对方的陈述进行概括性的总结。例如，你可以说：“你说我们的供货经常不足，那么你有何建议来避免今后此类事件的再次发生吗？“反射式的应答能表明你在专注地聆听并能鼓励对方做出进一步的解释和澄清。肯定对方的信息也是有效聆听的一部分，这在某种意义上就是热忱地称赞对方的意见，但一般来讲，更有效的方式是在聆听的时候不发表意见。这样可以使你有机会获得更新的信息或去挖掘讲话人的真实想法。需要承认的是，人们常常试图告诉你的是你想听的话，热情的回应容易误导讲话的人，使讲话的人误认为已经给了你需要的全部信息或是表明你同意他们的观点。通过使用像“我明白”、“这有可能”、“喔？”或“哦”等这种简单的被动式应答可以鼓励对方阐明更多有价值的信息和看法，也可以通过点头或做记录的方式鼓励对方继续讲下去。当你仅想知道问题的简单答案，就要用肯定的应答并表达出对讲话人的鼓励，为了得到更多的细节时，可以简要陈述对方的讲话并鼓励就某一特定方面作继续的说明，然后不加评断地、耐心的聆听。有效的聆听是人际关系中非常重要的技能，值得投入时间去磨练和完善，能使你听到信息的价值成倍地增加，给人留下谦逊、关心他人的好印象。谦逊、关心他人是提高你的领导力和效率的人格品质。没有同理心、有效地提问和聆听，沟通就会瓦解。对于具有生产力的沟通而言，三者缺一不可。 具生产力的沟通. 聆听有效地提问同理心速度的诀窍 领导人是读书人。为了与人沟通、激励他人，你必须跟上你工作领域和世界环境的崭新观念和发展。你必须能够更快速的阅读，同时，能够更多地记住你所阅读的东西。 读书管理的第一步是要确定读书在你的时间优先顺序中的位置。可以问一问自己：“现在是我时间利用的最佳状态吗？”就像你听人讲话时会选择对象、看电视会选择频道一样，阅读的东西也要进行选择。你所阅读的书籍、文章、杂志中的观点和信息，要能保持你的竞争力，或者是能丰富你生活中的其他领域。 一旦选择好了要阅读的东西，你还药确定阅读的目的，然后决定用什么方式去阅读，是快速浏览还是认真的阅读。除了技术性和历史性资料需要逐字阅读外，大量的资料可以通过采用以下的技巧达到阅读的目的。1. 用浏览的方式找到重点。首先通过目录找出对你最有价值的章节和主题，然后阅读引言、标题和段落的前几行。阅读每一段落的第一行就应该知道是否需要阅读整个段落。通过浏览可以确认第一句话是否只是重复书籍、文章中其他地方已经出现的信息，或是陈述你已经知道的主题。有的作者会在段落的最后一句陈述重要的信息，所以还要看一下段落的最后一句。2. 弹性阅读。按照你的目的变化阅读的速度，新的、高优先顺序的内容，需要放慢速度，甚至是逐字逐句地阅读。至于熟悉的内容，要加快阅读的速度，只注意关键的词汇和观念。 3. 以词组为单位近新阅读。 不要一个字、一个字地去阅读，而要以词组为单位进行阅读。单独的字词并没有意义。我们在阅读中寻找的是观念，而表达观念的是词组。以词组为单位进行阅读能加强你对文章和书籍的全面理解并掌握作者的意图。加快阅读的速度，你会发现你的记忆力能有相当大的提高。4. 避免默念。改掉默念的习惯。默念迫使你逐字地阅读，而不是以词组为单位进行阅读。当你不在默念，而是思考你阅读的词组，就能提高你的阅读速度。5. 使用手和空白卡片训练眼睛快速扫描内容。为了避免自己再回过头重新阅读已经扫描的内容，使用手或空白卡片，强迫自己继续往下阅读。在练习提高阅读的速度时，不要担心理解的程度，集中训练你的眼睛能够移动的更快。以后当你为了获得重要概念而放慢阅读的速度时，你会发现你阅读的速度已经比过去更快了。快速阅读最大的好处是你会发现你从阅读中获得的更多，是更有生产力地阅读。如我们将一部电影放映的速度降低，我们看到的是一帧一帧的图像，无法抓住剧情。而将每帧图像放映的速度加快后，剧情就会变得明朗、情节连贯、容易理解。同样，快速阅读能增强你对阅读内容的理解。浏览哪些最能使你上专业最新发展的阅读材料，通晓自己专业领域中的最新发展，你就能在讲话和聆听的时候进行更有效的沟通。高效写作法 在你的日常工作中，一定有许多诸如信件、传真、电子、邮件等需要你进行有效的写作。各种信息来自四面八方，因此，那些清晰、明确的书面信息才能引起注意。所以，有能力写出清晰、具有说服力的书面信息将是一项非常重要的优势。书写信息的目的是要得到结果！书写信息之前需要计划。首先，确定自己写出这项信息的目的。知道了目的后才能清楚地将信息传达给读者。你的目的可是节省时间、做出提醒、为重要信息提供证明：也可以是收集信息、寻求帮助、要求澄清：还可以是感谢某人的帮助、称赞某人的优秀工作等等。澄清写出信息的目的后，要考虑一下如何将你的目的反映在信息中。例如,要避免传达坏的消息，避免传达那些需要面对面或在电话中进行讨论的更有建设性的信息。原则性的行动一般最好面谈甚至要有第三者参加。其次，动手写作之前，需清楚地确认此项信息要产生的回应和行动。为了达到最好的结果，可以先将信息的纲要写出或进行图示，整理好自己的思路后在进行写作。具像化接受信息的人或小组的反应，考虑选择的词汇和要点能最有效地促使接收信息的人采取行动。然后，考虑书写信息的形式使信息容易接收、容易阅读和理解。计划完成后就直接动手写作。不管任何主题，使用简单、明确的词汇和较短的语句使信息尽可能地简洁，只要能表达同样的信息就使用简短的词汇。同事，要保证你的信息有礼貌和对信息接收方的尊重。具像化信息接收方的感受，使用恰当的语气进行写作，用字遭词就像在面对面沟通时一样。考虑到阅读者的风格，对每一信息采用适当的格式。现代技术的发展提供了无数的文档风格供你选择去加强书写信息的效果。要使用那些容易阅读、理解和记忆的格式。控制数写的篇幅，既要阐明主题又要简短，能鼓励接收者阅读并产生建设性的行动。信件和传真尽可能限制在一页纸之内。对于电子邮件，更要努力使信息简短、直击要点、以结果为导向，还要有礼貌地措辞。一个信息只讲一个主题。对同一个人的两个不同的主题分别发送两个信息，不要将两个主题合并在一起。每一次信息的沟通只限定一个主题可以帮助接收信息的人专注于所需的行动并增加了快速回应的可能性。发出信息之前要检查语法和拼写。如果在计算机上操作，使用软件提供的检查拼写和语法的功能，保证发出的书面材料能提升你的专业形象。重复进行检查。这些措施都能帮助你确保你的信息能够被理解。确定了如何发送信息后，还应考虑一下两点：手写便签 为了有生产力地利用时间，使用手写便签在工作团队成员之间进行沟通是可以节省时间的方法。对于当天工作中简短、不用存档和日后分发的信息可以使用手写便签。分发清单另一个节省时间的策略是将同一信息分发给大量的人，并避免将信息发送给不需要的人。当然，电子邮件可快速、容易地实现这一目的。用字头进行人名列表的排序，以避免有的人对名单中所处的位置而产生不愉快。群发信息能节省时间，还能避免相互矛盾，鼓励团队合作。当你遵循了以上的建议进行高效的写作，信息的作用将大大提高，同时也大大的提高了你的生产力！高效运用现代技术 现代技术的发展提供了许多设备可用来提高生产力。使用适宜的技术装备，无论你在何处，都能容易地喝你的团队成员进行沟通。旅行中的沟通、保持和客户的接触、客户需求的快速反应等，在使用了适宜的设备后都将变得更简单。对许多业务和组织来讲，各种电子设备作为相当有价值的通讯工具是必不可少的。这些工具使信息的快速和有效，能让你在数秒钟之内和处于世界上任何地方的重要人员进行沟通。在发送保密性、敏感性的电子邮件和传真时，需要十分谨慎。虽然出现的情况很少，但还是会有错发或接收的人处于信息可被其他人接触的情形出现。除了这些例外的情况，只有你的想象力才有可能会制约你使用通讯技术来提高生产力。计算机网络是提高沟通效率的重要工具，能够节约大量的纸张。计算机网络可以使大量的人在同一时间共享信息，并且可以根据需要立即给出回应。电子邮件使人们在世界的各个地方进行个人和工作上的沟通。在线服务能使人们获得有关任何领域的新的进展、有竞争力的定价策略、潜在客户、重要新闻等等信息。选择最有效的通讯系统保证你自己的高回报活动。通过使用电子设备，人们今天比以往任何时候都能更容易、更方便地相互联系，这些通讯装备可以使移动工作人员保持高生产力的相互沟通。电子邮件、语音邮件能让你掌控时间的使用。这些技术能让你选择时间回顾你的信息，并能确定需要首先关注和回复的信息。使用成功手册中的“会谈计划表”或本课程后面策略与执行中的“沟通计划表”列出需要探讨的主题。许多人发现使用无线通讯设备可以方便地管理人他们的承诺和责任。明智地应用个人数字助理设备（PDAs）能给你和你的组织带来重大的生产力效益，由于PDAs不断提高的可达性，可以不用等待就做出重要的决定。快捷的联系能解决对时间敏感的问题。然而，不恰当地使用这些装置也能阻碍生产力。要保证是你在控制设备的使用，不能让设备干扰和影响你投入在高回报活动上的工作。不断进行实践直至发展出一套系统使你能有最多的无干扰时间用于你的高回报活动。请复习第三课结尾的“解放你和助理的时间”中的建议。不要设想最现代的设备就应该是给员工的标准配置，而应把设备作为节省时间的工具，所选用的特定设备不仅要能够节省时间，还要操作上更简单、更有效率和效能。团队沟通 进行团队沟通需要培养三大技能，包括下达指令、公众演讲和处理人际关系。人人都喜欢参与决策，但时常也需要有明确的指示。明确的指示可以使团队成员集中注意力、有安全感。当你向你的直接下属下达命令时，由于他们知道你的工作是领导这一团队，就会接受你的指令。适当的时机、礼貌的方式和周全的考虑能提高质量下达的效果。具像化你自己是一位领导者，逐渐培养自己为产生结果而下达有效指令的能力。指令应该是简短、直接的语言，避免用批评的语言。要清楚地表达你想要得到的结果和期望的完成时间。公众演讲的技能是建立自信最有效的方式。通过公众演讲，你展示了作为领导者的潜质，而且能用比任何其他沟通方式都少的时间和更多的人进行沟通。公众演讲的秘诀是要知道听众是和你站在一起的，当你成功地进行了演讲，你占用听众的时间和你演讲花费的时间才能共同具有生产力。当你站在听众面前演讲时，要表现出你相信你所演讲的主题是有价值的。大部分演讲人都会写出演讲提纲，或是把要演讲的整个内容写出来。彻底思考演讲的内容，可以舒缓紧张，并保证演讲的内容清晰和有意义。但有效的演讲人是不会将整篇手稿带上台的，只带上演讲的提纲能显示出你熟悉要演讲的内容，而且愿和听众建立良好的关系。面对着听众讲话，而不是在阅读演讲搞还可以使听众更容易地聆听。当你脱离了手稿，就能不时和听众进行自然的目光接触，精力充沛、富有表现力地进行你的演讲。处理冲突是另一种重要的沟通技巧。由于任何两个人各自的想法绝对不会完全一样，冲突就在所难免。要知道冲突并不一定是“坏事”，应该让冲突激发你的潜能：意志坚强、相信他人、对新想法持有开放的态度以及你最佳的沟通技巧。有生产力地处理团队之间、个人之间的冲突是要去寻找能使冲突双方前进的“双赢”结果。几乎所有谈判的双方都能以赢-赢的结果结束，而不是赢-输的结果。只要通过交换、妥协，为谈判各方的长远利益做出承诺，就会得到建设性的成果。听、说、读、写是取得成功必不可少的技能，不断提高自己这四项最基本、最重要的沟通技能并引以为荣。不论你处在事业的任何阶段，这四项技能的提高都有助于你的晋升和成功。尽情的享受沟通的乐趣！工作环境中拥有丰富的人际关系所带来的收获和满足感，能在许多领域中释放你的潜能取得成功。运用开放和经常地沟通，在和团队成员探讨意见、尝试想法的同时，还能使团队成员发展、澄清并明确他们的思路。要让沟通的渠道和流动在你的影响范围内畅通无阻。随着团队成员有机会表达你们的想法，知道自己是团队进步的动力，他们承受的压力就会减少。这些方面的改进将反应出你组织中的效力和作为领导者的能力。趁着记忆犹新，现在就是练习本课程中提出的沟通技巧的最好时机。应用同理心于沟通过程、通过提问澄清问题、聆听完整的讯息，对于改善你和他人合作时的生产力极为重要。书写清晰的、简练的讯息同样是至关重要的。成为沟通高手的关键就是练习、练习、再练习。时间管理人 将你和与你有这密切工作关系的人，设想为一个时间管理团队，专门计划并决定着你时间的使用方式和从事的活动。列出每一位能影响你时间使用的人，你的直接主管、工作同仁、部署、家人或客户等。考虑他们的行为如何影响你的时间使用