浅议秘书的参谋活动.doc

浅议秘书的参谋活动摘要： 参谋是秘书的一项职能，但绝不是一般意义上的参谋，更不是古代门客性质的“谋士”。秘书的参谋活动对领导活动有着重要的作用。为了全面认识秘书的参谋活动，从而提高秘书的工作效率。从提高我国秘书参谋活动的重要性出发，针对秘书参谋活动所出现的偏见，阐述了秘书应如何做个好参谋，以及秘书所应具备的参谋素养。关键词： 秘书 参谋活动 秘书的参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅导正确决策为目标，以出谋献策为手段，影响领导者决策的过程。秘书的参谋活动既不能否定也不能夸大，所以正确认识秘书的参谋活动，对辅导领导做出正确的决策和提高秘书自身的素养有着重要的意义参考文献【1】宋斌著，秘书学系统 湖北人民出版社，2000【2】范立荣主编，现代秘书学教程 首都贸易经济大学出版社 2005。一、秘书参谋活动的定位（一）提高秘书参谋活动重要性的认识 首先，提高秘书的参谋活动是经济全球化的需要。随着中国经济的不断发展，秘书参与对外事务也越来越多，在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察，引进外资和对外投资与合作的过程中，秘书人员起到重要的参谋作用【3】夏文，浅议秘书的参谋素养 湖北师范学院报（哲学社会科学版）第2期，2007.11【4】赵中利，现代秘书心理学 北京高等教育出版社 2004【5】张清明，秘书参谋职能概论 武汉大学出版社 2001。秘书人员所提供的信息、资料等有助于领导能够更好的决策。 其次，随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化，秘书的服务方式和内容也在不断拓展，领导更需要的是秘书的参谋辅助作用，秘书不仅要熟悉国家方针政策，掌握国内外经济技术的最新方向，了解企业生产和经营管理，而且还要具备较强的运筹谋划能力、综合协调、随机应变和综合分析能力，辅助领导做好决策以及决策的贯彻落实。秘书的参谋活动对领导决策起着举足轻重的作用。秘书正确的参谋活动能大大提高领导的决策效率，而参谋不当反而会误导领导的决策，以至于出现重大失误。因此，提高秘书的参谋活动不仅是经济和社会的发展需要，而且是秘书服务方式与内容变化的需要。 再次，提高秘书参谋活动是办公自动化的需要。现代计算机网络进入管理系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。秘书在参谋活动中对单一对象的认识不再是孤立、静止、片面的。办公自动化的出现要求秘书熟练地掌握现代办公设备的性能与操作方法，保证参谋活动的进步性，从而提高参谋活动的效率。最后，秘书参谋职能是秘书工作的重要职能，参谋职能具有完善领导思想，辅助领导决策，同时对领导工作有提醒的作用。提高秘书的参谋活动，能够使秘书更好的发挥出参谋辅助作用。（二）秘书参谋活动存在的偏见及其认识目前我国存在的对秘书参谋活动存在两种偏见，一是否定秘书的参谋活动；二是夸大秘书的参谋活动。第一种观点认为，秘书的工作不过是收收发发、抄抄写写、接接电话、送客人，什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。这些认识都是错误的，社会发展的今天，充满了竞争。一个领导者的遇到的情况更加复杂，更加需要别人的参谋辅助，以保证决策的正确性、科学性。企业秘书部门及秘书人员的参谋活动，除了为领导决策献计献策外，还更多地表现在日常工作中的建议和意见，草拟文稿、处理信息、提供办会的建议和方案等等，都是一种参谋活动。第二种观点认为，秘书的参谋活动等同于“思想库”、“智囊团”，这种观点也是错误的，秘书的参谋活动是一种有限的出谋献策性的参谋活动，它不具有独立性，秘书的参谋活动是从领导的主观意图出发，力求符合客观实际的思维活动。秘书只在领导的职能范围内提出的参谋建议，才具有针对性和实际参考价值。 对于秘书在参谋工作中的这两种偏见，关键是要调节心态、摆正位置，用实际行动来证明一切。二、秘书做好参谋工作应具备的基本素养秘书参谋效应的好坏，参谋辅助作用的大小，直接取决于秘书素养的高低。秘书的参谋素养主要包括秘书的思想道德素养；秘书的知识技能；秘书的身体、心理素质。（一）要具有良好的政治思想素养。坚定的政治立场和正确的政治态度，无私奉献的价值观念，辩证创新的思维方式和崇高的职业道德，这是做一名合格秘书的基本前提。（二）要具备良好的知识技能【6】杨春雨，秘书参谋的时机与场合的选择 秘书之友 2007年第10期【7】尹剑峰著，在办公室政治丛林中生存 浙江人民出版社 2009【8】殷定华，浅议秘书参谋决策的艺术 秘书之友 2004年第7期即要有广博精专的文化知识修养。秘书必须依靠知识和智力才能做好参谋工作，秘书参谋活动的综合化、对象多元化的职能特点，要求秘书必须具备相应的知识修养以及协助领导者获得知识与智力补充的能力；要有合理的知识结构。秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学、管理科学知识为核心的各种知识的合理构成的搭配，包括基础知识、专业知识、行业知识以及社会生活实践知识；要有获取新知识的能力。由于受主客观条件的限制，秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的，在科技迅速发展的今天，秘书人员应根据自身参谋辅助职能的需要，注重学习，不断补充新的知识，运用到实践中去。秘书要做到知识面要广，专业知识要精要硬。所以，良好的知识技能是秘书参谋工作中必不可少的条件（三）要具备良好的身体和心理素质健康的身体是做好任何工作的重要前提，秘书工作不仅任务繁重，突击性强，身体素质与一般工作相比要求更高，并且经常代表单位与外界发生接触联系，对形象素质也有一定的要求。心理素质是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养【9】魏知非著，职场潜规则 世界知识出版社 2002。履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任大、负荷繁重、矛盾突出、付出与获得的反差明显。因此，秘书人员要做好参谋辅助工作，必须要保持良好的心态，不要被情绪左右，秘书有好的心理素质才能在各种环境中保持良好的心理状态。三、如何做好秘书的参谋工作参谋，既是一种职责，也是一种角色当好大参谋，首先必须不断提高对秘书参谋重要性的认识，要把当好大参谋作为秘书人员的重要工作和义不容辞的责任。当然秘书不仅要有良好的参谋愿望，还要有过硬的参谋能力。做好秘书的参谋工作，应具有及时把握领导者意图的能力，善于从全局认识与研究问题的能力，准确判断与预测事物发展趋势的能力，迅速而有效地谋划对策意见的能力，简练而正确表达谋略思想和具体方案的能力。参谋需要勇气，也有一定的风险，比如参谋不当会造成损失，参谋有力但不为领导欣赏，或引起他人的妒忌排挤等，做个领导身边的好参谋切不可抱着多一事不如少一事的想法，更不可采取回避的态度。当好大参谋，不是察言观色，不是顺情说好话，更不能明哲保身、退避三舍。要把握参谋工作的艺术正如张清明先生主编的秘书参谋职能概论中所说：“秘书参谋艺术是秘书运用自己的科学知识、实践经验、聪明才智和胆识魄力，在秘书参谋实践中遵从客观规律，巧妙地运用参谋方法，有效地实现参谋目的的高层次状态或境界。”要做个好参谋，就必须掌握参谋工作的艺术，而掌握参谋艺术的关键在于“适当”二字。既要以适当的谋略，有适当的场合，利用适当的时机，提供适当的对策，给予适当的表达，达到适当的参谋目的。秘书在参谋活动中，首先要摆正自己的位置，切不可左右领导的意志，并且要适当发挥参谋作用，提出建设性的、供领导参考的建议。其次，在参谋工作中，时机与场合的选择也显得至关重要，参谋时机与场合关系到参谋活动的成败。通常情况下，领导者使用信息的高峰期或者指导工作的关键时刻便是秘书参谋的重要时机，秘书的参谋时机必须与领导决策及实施的运转周期相吻合。把握住了参谋的时机还远远不够，还要把握住参谋的场合。参谋的场合包括参谋的时间、地点、对象以及与这些因素相关的自然环境、地点环境、现场气氛等。同样内容的意见和建议，在不同时机、不同场合提出时效果也大不一样。所以，要做个好参谋，必须正确理解时机与场合的重要性。再次，参谋工作中，适当的方法也是必不可少的。作为一个有责任心的秘书，在发现领导决策或意见有错误和失误时，应对其提出忠告和建议，而所提忠告和建议能否为领导所采纳，不仅取决于建议内容的正确性，更取决于秘书提供建议时的方法和艺术。其一，要“多献可，少否定”，在秘书向领导进谏时要多以正面去阐述自己的观点，甚至必要时还要保留自己的观点，少从反面去否定和批驳领导的意见，甚至要有意回避或迂回变通。其二，要多“引水”少“开渠”，戴尔卡耐基曾说：“如果你仅仅提出建议，而让别人自己去得出结论，让她觉得这个想法是他自己的，这样不更聪明吗？”，作为一个聪明的秘书，向领导提忠告和建议时，不要直接去点破领导的失误、偏差之所在，或越俎代庖地做出自以为正确的决策，而是要尽量用引导、试探、征询意见的方式，向领导简明起决策、意见本身与实际不相符合，使领导在参考秘书所提出的建议资料后，水到渠成地做出正确的结论。要“谋而有度”、“谋而有备”、“谋而有理”、“谋而有据”做个好参谋，必须掌握好“度”。所谓“度”，就是秘书在参与决策过程中应考虑该不该向领导提供意见，提供怎样的意见，什么时候提供，以何种方式提供，提供的意见可能起到的作用和效果等。一定要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议，切不可不顾领导的意图而把自己的意见或观点强加给领导。例如，当领导在公共场合处理某件事时，由于缺乏充分的思想和精神准备，加之对情况掌握得不全面，就可能一时拿不出恰当的对策，这时如果跟随的秘书不经领导允许就当众亮出自己的看法，即使意见很正确，领导也是断然不能接受的。所以，做个好参谋，秘书进言必须掌握好“度”。 做个好参谋，也必须谋而有备。所谓“备”，就是秘书为领导决策提供参考意见时，要掌握充分的资料，要做到有理有据。比如，上世纪60年代初，毛泽东派秘书田家英到农村对当时农村的现状作了一次详细调查，调查回来后田家英建议中央搞一个人民公社，毛主席采纳了田家英的建议。正因为田家英作的调查，掌握了充分的资料，他的建议才会被采纳。所以，秘书要当好参谋就一定要做好调查研究，做到有备而谋。“谋而有理”，要想做个好参谋，秘书必须理论联系实际，向领导提供建议必须有足够的理论依据，能够以理服人。例如：三年困难时期刘少奇的秘书在回家探亲时，对公共食堂做了一次调查，回机关向刘少奇同志反应了农民吃不饱甚至有饿死人的情况。刘少奇秘书所提的建议正是联系了当时的实际情况，所以他的建议才会为刘少奇所重视。 做个好参谋，必须“谋而有据”。秘书作为领导的参谋和助手，必须深入领会和贯彻领导的意图，提出的建议必须来源于现实而不是凭空想象出来的。才能在决策中发挥有效的作用。少奇同志根据秘书调查回来的情况，从1961年下半年开始亲自深入湖南农村，与农民同吃同住同劳动，整整调查了40多天，总结出了公共食堂的4条缺点，并及时向当时在长沙的毛泽东汇报了调查到的真实情况，正因为少奇同志的有据而谋，在1962年的七千人大会上中央宣布停办公共食堂。正确处理好与领导的关系也是秘书做个好参谋的前提条件之一。两只困倦的刺猬，由于寒冷而拥在一起。可因为各自身上都长着刺，于是它们离开了一段距离，但因为冷得受不了，于是又凑到一起。几经折腾，两只刺猬终于找到一个合适的距离：既能互相获得对方的温暖而又不被扎。刺猬法则就是人际交往中的心理距离效应。秘书要做个好参谋，应该与领导保持亲密关系，这样做可以赢得