浅谈医院电子档案管理.doc

浅谈医院电子档案管理 摘要：当前计算机技术的普遍使用和医疗技术的飞速发展，对电子档案的管理在医院档案工作中所占的比重越来越大，电子档案也发挥着日益重要的作用。该文结合电子档案的特点，从电子档案的收集、整理、归档和利用方面作了一些探讨，对搞好医院电子档案管理工作有一定的借鉴作用。 关键词：医院；电子档案；管理 中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)24-5836-02 On the Hospital Electronic Records Management YU Qiang (Prevention and Treatment of Skin Diseases in Anhui Province, Hefei 230011, China) Abstract: With the current widespread use of computer technology and the rapid development of medical technology, the management of electronic records archives at the hospital in a growing proportion of electronic files are also playing an increasingly important role. In this paper, the characteristics of electronic records, electronic records from the collection, sorting, archiving, and has done some research into the use of electronic records management to improve the hospital have some reference. Key words: hospital; electronic files; management 随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，医院在各项事务中都形成大量电子档案，对电子档案的管理在医院档案工作中所占的比重越来越大，同时电子档案也发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。 1 医院实行档案管理计算机化的必要性 随着医院管理向信息化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，要求提供及时、准确、系统地档案信息，这为医院实行档案管理计算机化创建了良好的外部环境；随着医院数字化设备的普及，产生了越来越多的电子文件，这些电子文档的储存和使用迫切要求进行电子档案管理；传统的档案管理方式已经不适应现代化医院管理的需要，影响了医院管理水平的提高和业务技术的发展。 2 电子档案的基本特点 电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性、联系性、社会性特征外，还具有其他的特点：对软硬件系统的依赖性；信息与载体之间的可分离性；文件类型的集成性；信息与载体之间的可分离性；时效性强，周期短；加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。 3 医院电子档案的管理和利用 3.1 电子档案的收集 收集范围是医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。 3.2 电子文件的整理与归档 医院的档案管理部门，要严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。 3.3 电子档案的利用 电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法： 1）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。 2）网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。 3）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。 4 医院电子档案管理应注意的问题 4.1 坚持纸质档案和电子档案并存原则 在现有技术条件下，医院的纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案电子、纸质两套制管理，以确保档案信息安全。 4.2 注重电子档案的安全保管 选择优质的存贮介质，电子文件归档与管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。注重存贮环境的维护，应在、控制适宜温度和湿度，同时还要远离强磁场和有害气体，光盘要防止日光照射。坚持定期检测和转存，具体要求是：磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取恢复措施。定期拷贝与转移是保证电子文件的可靠性的有效方法。 4.3 健全制度、明确职责，使电子档案管理工作有章可循 电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，除了采取各种安全技术措施、国家制订必要的法规外，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和工作制度也是十分重要的。标准化管理是各项工作的基础，建立电子文件的登记、命名、格式、修改、收集整理、鉴定、传输、归档、防护、安全以及利用等标准化管理体系，是确保档案管理质量和信息安全的重要支持和保障，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理。对维护电子档案的原始性、真实性、完整性以及保证其安全具有重要的意义。 5 结束语 在社会信息化大潮滚滚到来之际，大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。要加强健全与完善医院档案信息管理系统，全面推进档案现代化，促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质档案管理队伍，也要重视档案信息系统的维护。 参考文献： 1 朱玉静.浅析医院电子档案管理J.大家,2010(10). 2 刘宁娃.电子档案及其管理和利用J 理论观察，2007(6). 3 陶园.浅谈电子档案管理J.中国科教创新导刊,2007(12). 4 刘国红,李兰风,甄素芬.医院电子文件的管理与利用J.河北医药,2005(5). 5 丁允旭.具有空间查询检索功能的数字测绘成果档案管理信息系统D.上海:华东师范大学