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Office操作技能培训 金陵船厂工会 保障处制作 主讲人夏添讲座时间2016 4 前言 众所周知 微软的office办公软件给整个各行各业带来的方便是不言而喻的 为了让更多的同志了解office办公软件的知识和提升工作能力 厂工会特此组织了office操作技能培训 本次培训主要是Word2003 Excel2003和PowerPoint2003的提高篇介绍 运用PowerPoint制作演示文稿 运用Excel提高数据运算和分析能力 运用Word创建规范化文档 PartI公文文档处理使用Word快速便捷处理工作文档 文档排版技巧表格操作技巧操作中小技巧 文档排版技巧 格式模板的应用 任何新建的Word文档都是以模板为基础的 模板决定文档的基本结构和文档设置 例如字符格式 段落格式 页面格式等其它样式 使用格式模板的优势可以快速设置所需的格式对于标题 应用模板格式后 在另外增加或删除标题时 原先的序号会自动改变 不需要再手动修改 打开 格式模板 文档 显示为空白文档 但是打开格式窗口 可以看到各标题的格式已设置好 把该文档另存为模板 在保存类型里选择文档模板 系统会自动选择保存路经 输入方便好记的文件名保存即可 加载模板打开需要设置格式的文档选择工具 模板和加载项 管理器 先选择右边的 关闭文件 关闭Normal共用模板 再选择 打开文件 选择刚才保存的模板打开 选择所需要的样式 复制到当前文档 当提示是否改写原有样式词条 选择 全是 在格式窗口就可以看到复制过来的格式 在需要应用格式的地方选择相应的格式即可 有时候 按照上述方法应用样式后 原先设置好的样式反而会变成你原本想替换掉的格式可以先不管它 把所需要的样式都应用好重新导入模板即可 设置为默认模板在修改样式时 勾选 保存到模板 在存放模板的路径下Normal dot删掉 把设置好格式的模板更名为Normal dot如果默认模板损坏无法打开 只要到存放模板的路径下把Normal dot删除 再次启动word时 系统会自动重建一个新的Normal dot文件 并恢复正常 有些章节或内容希望从新的一页开始 该如何操作 如何让页码从第二页起出现 不同的页如何设置不同的页眉页脚 分页符就是起分开页面的作用 用于在自然分页之外的强制分页分节符 就是把文档分成几个节 每一节可以有不同的页码格式和页眉页脚 文档排版技巧 分页符和分节符 分页符 快捷方式 Ctrl Enter 分节符 分节符 Word共支持4种分节符 下一页 是指插入一个分节符后 新节从下一页开始 连续 是指插入一个分节符后 新节从同一页开始 奇数页 或 偶数页 是指插入一个分节符后 新节从下一个奇数页或偶数页开始 分节符应用 虽然我们已经分了节 但word默认的页眉页脚的样式是跟上一节是相同的 删除分节符 选择工具栏上 显示 隐藏编辑标记 按钮 让分节符标记显示出来光标定位在分节符前面 然后按Delete按钮 像删除普通字符一样把分节字符删除 关于页眉的一些操作 修改页眉中的划线格式在word插入页眉后 会自动在此位置添加一条长横线 如果需要调整此线的长度及其水平位置 可以首先激活页眉 选择格式下的段落命令 调整一下左右缩进的字符值 确定可以看到最终效果2 同上 只是把边框的颜色设置为白色 其实并没有删的 只是看起来没有了 页眉中使用的划线格式是由 页眉 样式中的设置所决定的 如果你想永久改变在页眉中所使用划线的格式时 只要在 页眉 样式中对划线格式进行修改就可以了 关于页眉的一些操作 三招去掉页眉那条横线1 在页眉中 在 格式 边框和底纹 中设置表格和边框为 无 应用于 段落 2 同上 只是把边框的颜色设置为白色 其实并没有删的 只是看起来没有了 3 在 样式 栏里选择 清除格式 注意 这样的话 除了横线 其他格式也会一并被删除 增加文字批注 打开需要修改的文档 选中需要加批注的文字部分 点击 审阅 新建批注 随后会出现批阅标志 给标题价格批注 即完成文章批注 如图 表格操作技巧 表格的建立 菜单命令 表格 插入 表格 设置行数和列数常用工具栏 选择 插入表格 通过拖拽控制行数和列数 表格操作技巧 调整表格大小 拖动右下角控制柄 可以调整表格的大小配合Shift健 保持纵横比 Alt健 精确调整 表格操作技巧 行高与列宽的调整 三种操作方式在标尺上进行拖动 改变一列的宽度 表格宽度相应改变 SHIFT 鼠标左键 调整左边列宽 右边列不影响宽度 效果同在标尺上拖动 在竖线上拖动 两列宽度都改变 表格宽度不变 ALT键 鼠标左键 精确调整行高默认为最小值受文字行高的限制选择部分单元格可独立调整列宽 表格操作技巧 单元格内部格式 在单元格内每个段落是独立的 可以分别设置段落属性 CTRL Q取消段落格式 表格操作技巧 标题行重复 当一个表格超过一页长时 为了确保每一页的表格都有标题 你会怎样处理 把标题复制到每一页的开始部分 但是如果你对文章内容进行增加或删除 都会造成重新分页 你先前复制标题可能会跑到页的其它位置 可以设置 标题行重复 设置方法 选中表格的主题行选择表格 标题行重复 表格操作技巧 快速拆分表格 将光标定位在分开的表格某个位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 可以在该行之前插入一个空行 这样就达到了拆分表格的目的 同样 当光标定位在第一行时 按下 Ctrl Shift Enter 可以在表格前插入一行 表格操作技巧 表格前加空行的几个方法 光标放在第一个单元格内 按enter健 页首表格 表格 拆分表格 选中表格 shift alt 向下键 如果光标放在某个单元格 则移动该行 表格操作技巧 删除表格 行 列 如果要删除一个表格 行 列 一般都会按Delete键 但这样只是清除了表格的内容 而不是删除表格 行 列 或者常规的做法是 删除表格 选中表格以及表格外的一行 按Delete键删除行 列 选中行 列 右键 删除行 删除列快速方法 选中表格 某行 某列 按Backspace 表格操作技巧 两行的内容调换 选中一行 拖动 shift alt 向下 向上键调整 该方法只对行有效 表格操作技巧 表格属性的设置 表格 尺寸 一般选择指定宽度100 对齐方式 居中表格选项 勾选 自动重调尺寸以适应内容 表格操作技巧 表格属性的设置 行 指定高度一般不选 让它默认为最小值取消 允许跨页断行 让某个单元格的内容只显示在一页上列的设置 单元格的设置方式同行 操作中小技巧 快速定位到上次编辑位置 快捷键 Shift F5Shift F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置 即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置 可以重复按下Shift F5键 并在三次编辑位置之间循环 当我们在打开Word文件后 按下Shift F5键 光标就会快速定位到上一次编辑的位置了 操作中小技巧 一些常用的快捷方式 行距的设定Ctrl 11倍行距Ctrl 51 5倍行距Ctrl 22倍行距段落的对齐Ctrl E段落居中Ctrl L左对齐Ctrl R右对齐 操作中小技巧 用格式刷多次复制格式 双击格式刷 可以将选定格式复制到多个位置 再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷 操作中小技巧 文档加密 工具 选项 安全性 选项卡 保存文件时 在 另存为 对话框中 工具 下拉列表选择 安全措施 选项 操作中小技巧 打开设有密码的文档 打开设有密码的文档 如果忘记了某Word文档已设置的修改权限密码 则可以通过 新建文件 插入文件 选择该Word文档 插入时 Word并不要求输入修改权限密码 然后进行编辑修改 保存时覆盖原文档即可 但是如果忘记了打开权限密码 那么插入时 Word会要求输入打开权限密码 否则不能插入 因此千万不要忘记打开权限密码 PartII企业数据处理能力提升篇Excel软件在企业中的应用 电子表格应用技巧公式与函数的使用企业数据的汇总与分析数据的图形化展示 修饰数值格式 设置数字精确值负值突出显示设置数字货币格式日期型数字格式文本型数字格式自定义数字格式 表格的基本操作 选择区域用鼠标直接拖动选中矩形区域在行列标记上单击选中整行整列再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域按住Shift键可以选中两点之间区域 选择表格续 快速移动光标Ctrl home将光标移动到第一个单元格Ctrl End将光标移动到表格最后一个单元格Ctrl 将光标移动到当前区域最右列 其他方向箭头依此类推 则Ctrl Shift 向下箭头 选择当前单元格至当前区域最后一行的内容 表格的编辑和调整 序列填充填充柄 选中区域右下角的黑点拖拽填充柄可实现序列填充 如 January February March等一切和数字有关的数据都有序列功能反向拖动填充柄相当于删除自定义填充序列 工具 选项 自定义序列其他填充 编辑 填充 序列 条件格式的使用 什么是条件格式对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式显示如何设置条件格式格式 条件格式使用条件格式显示单元格的数据例 将表格中大于500的数字以红色显示目的 突出显示满足某个条件数据 在Excel中编辑公式 点击等号 开始编辑公式在公式中可以使用加 减 乘 除四则混合运算 括号 乘方 2表示2次方 等字符运算使用 符号连接字符 简单函数的使用 用函数进行计算的必要性几种常用函数介绍SUM 求和 AVERAGE 求平均数 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 统计参数个数 CountA 统计非空参数个数 CountBlank 统计空白单元格个数 Round 返回某个数字按指定位数取整后的数字 Roundup 和函数ROUND功能相似 不同之处在于函数ROUNDUP总是向上舍入数字 Rounddown 用于以靠近零值向下舍入数字 即是以绝对值减小的方向舍入 日期函数的使用 常用统计函数的使用 Sumif对满足指定条件的数值求和CountIF计算区域中满足给定条件的单元格的个数 高级查询函数的使用 VLOOKUP 函数在表格的最左列查找某个数值 并返回该值右边所对应的第N列的数值HLOOKUP 函数在表格的首行查找指定的数值 并由此返回该值下方所对应的第N行的数值 对表格数据的排序 表格数据的排序组合数据表规则排序规则排序方法单一条件排序多重条件排序自定义排序 对数据进行分类汇总 分类汇总 数据 分类汇总 按照数据表格的某个字段进行分类 并计算每个类别的汇总信息分类汇总操作的基本原则在分类汇总之前 需要先按汇总列进行排序 对表格数据的筛选分析 自动筛选数据筛选条件和规则单一和多重条件筛选排名筛选高级筛选定制条件区域将筛选结果复制到新的区域筛选唯一性纪录 数据的图形化展示 若要建立图表 使用 按钮或者 插入 菜单中的 图表 命令 例如 针对一个销售统计表建立一个产品分类的三维饼图 使用 图表向导 建立新图表的步骤如下 1 执行 插入 菜单中的 图表 命令 弹出图表向导 06年1月销售实际表 2 在 图表类型 中选择饼图 子图表类型中选择一种类型 3 点击 下一步 数据的图形化展示 4 单击 数据区域 编辑框 然后在工作表上用鼠标拖拽选定作图所需的数据和标志区 5 返回完成图表源数据选择 点击 下一步 6 可以对图表的一些选项进行设置 完成后点击 下一步 数据的图形化展示 7 选择图表的存放位置 然后点击 完成 即可 8 完成后效果 数据的图形化展示 2 修改图表的设置修改数值轴的刻度有时 数值轴的值较大 数据后有很多0 看起来不美观 可以双击数值轴 或从快捷菜单中选择 坐标轴格式 刻度 在 显示单位 中选择合适的单位 数据的图形化展示 改变柱形图的宽度柱形图中的柱的宽度是可以改变的 各柱之间的间隔也是可以修改的 双击数据点或数据系列 选中 选项 选项卡 数据的图形化展示 改变图表的视角在多个数据系列的三维圆柱形图表中 经常会遇到这样的问题 前方的圆柱体挡住了后面的圆柱体 这时 可以改变图表的视角 以便于观察 1 鼠标直接拖动鼠标指向绘图区背景墙或基底的外角 会出现一个小提示符 角点 鼠标指向控制 光标变成十字光标 拖动光标 图表变成了线框的图像 数据的图形化展示 2 对话框方法单击绘图区 图表区或背景墙 点击右键在快捷菜单中选择 设置三维视图格式 鼠标单击旋转按钮或直接输入仰角和转角 调整到满意为止即可 数据的图形化展示 用类似的方法可以作出其他更加实用和美观的图表来 数据的图形化展示 PartIIIPowerPoint演示文稿的展示方便快捷的制作PPT演示文稿 幻灯片结构设计模板与母版放映方式的设置为演示文稿添加动画 演示文稿创建流程 幻灯片模板的运用 应用设计模板调整幻灯片的配色方案母版的使用 应用设计模板 格式 幻灯片设计 设计模板在应用设计模板对话框选择并应用模板应用模板到当前幻灯片应用模板到所有幻灯片 将现有文件模板保存至个人电脑 以公司模板文件为例 保存至个人电脑 以备以后作为标准模板创建幻灯片使用 打开公司模板文件删除所有幻灯片内容文件 另存为 保存类型选择PPT模板 应用配色方案 方法 格式 幻灯片设计 配色方案选择配