公司档案管理办法PPT.ppt

档案整理办法 前言 为了加强公司档案收集和整理工作 有效地保护和利用档案 充分发挥档案在公司发展中的作用 根据 中华人民共和国档案法 企业文件材料归档范围和保管期限规定 结合我公司实际情况 特制定本办法 请各部室根据此意见参考执行并归档进件 档案管理的职责 1 各部门在日常工作中设有专人负责本部门文件材料的形成 积累 保管和整理 立卷归档工作 2 坚持平时整理 根据公司不同种类文件材料的形成特征 制定案卷类目 合理分类存放 便于次年移交档案后利用和归档 3 移交档案室案卷做到页号编写准确 案卷目录清楚 案卷标题简明扼要 4 档案室设专人保管好本公司归档的案卷 注意文件材料的安全和保密 5 档案室及时对各部门移交的档案进行分类 整理 并编制检索工具 能应要求快速 准确地查询所需档案 归档范围 公司档案归档范围主要参照附件 企业文件材料归档范围和保管期限规定 做为指导依据 结合本公司在各项工作中形成的具有保存价值的 或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料 包括公文 书信 会议 合同 图纸 登记表 名册 奖品 影像音资料等 都在归档范围 归档要求 凡公司收 发的文件 由相关人员收集 整理 编目 组卷 交由档案专管员归档 1 归档原则遵循文件的自然形成规律 保持文件的原貌和完整 准确判定文件的保管期限 适应新技术应用的需要 便于保管和利用 按照归档范围的规定 凡应归档的文件必须齐全完整 2 归档整理程序以件为归档单位 逐件整理归档 按分类 装订 排列 编号 装盒 编目的步骤进行 归档要求 3 档案的分类1 按年度分类 2 按部门内容分类 3 按保管期限逐级进行分类 由文件的形成日期决定该份文件的归档年度 即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致 归档要求 4 档案的排列先将归档文件材料按保管期限分开 同一保管期限的文件材料 按类别分别组卷后 再按照时间先后排列 并且尽可能将关系密切 如同一次活动 同一项工作 同一个会议形成的 文件材料排列在一起 归档要求 5 档案的装订1去掉原来文件上会生锈的金属物 订书钉 曲别针 用细棉线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订 粘 合 装订时正本在前 定稿在后 复文在前 来文在后 批复在前 请示在后 2凡文件尺寸大于A4纸规格的 要按A4纸规格进行折叠或裁剪 小于16开规格及破损的要托裱在A4纸之上 归档要求 6 档案的编号6 1在每件档案首页右上方的空白处加盖档号章 统一从档案室领取 并填写有关栏目的内容 6 2档号章的项目及填写内容 类别号 文书档案的类别号为A 期限 即保管期限 分三类 填写 永久 或 长期 短期 年度 该份档案实际形成的年度 以四位阿拉伯数字标公元纪年 机构 不分机构可不填 件号 以年度为界线 档案在同一保管期限中的排列顺序号 同一年度 同一保管期限的档案只编一个流水号 件号不得重复 归档要求 工程档案的归档 当单项工程已完成 取得档案预验收合格证后 由项目经办人员牵头 负责将该项目形成的 经城建档案馆审核完毕 符合归档要求全部工程文件 影像资料 送交办公室档案室专管员归档 进件人员编制进件明细办理归档 交接清楚 收件人审核完毕 双方签名确认 档案的利用和统计 档案的利用和统计档案必须分门别类进行系统整理 严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订 登记 排列 上架 入柜 按照档案类别的编号及排列顺序 建立档案管理台帐以便随时查阅 认真做好档案统计工作 对档案的收进 调借 利用 整理 鉴定 保管等情况要严格登记 所有统计数据以原始记录为依据 做到准确 可靠 档案的借阅 借阅档案的必须严格按照档案借阅制度办理手续 限期使用 按期返还 返还档案要认真检查核对 发现问题及时追查 调阅档案人如需外借档案 需在借阅登记表上签字 注明归还时间 并经有权签字人审批 并需有综合办负责人批签后方可借出 到期后 由办公室负责催还 档案的保管 档案的保护档案必须用科学的方法保管和保护 最大限度地延长档案的使用寿命 档案库房要防盗 防水 防潮 防尘 防虫 防鼠 防