数据库和表ppt课件.ppt

第二章数据库和表 1 数据库和表 2 1创建数据库2 1 1创建数据库2 1 2打开和关闭数据库2 2创建表2 2 1表的组成2 2 2建立表结构2 2 3设置字段属性2 2 4建立表之间的关系2 2 5向表中输入数据2 3维护表2 4操作表2 4 1查找数据2 4 2替换数据2 4 3排序记录2 4 4筛选记录 2 2 1创建数据库 2 1 1创建数据库 两种方法 Access数据库与传统数据库有所不同 是以一个单独的文件存储在磁盘中 且每个文件存储了Access数据库的所有对象 Access数据库是一个一级窗口 其他的Access对象均存放在这个容器对象内 正因为如此 在使用Access组织 存储和管理数据时 必须要建立一个空的Access数据库 3 2 1创建数据库 2 1 1创建数据库 两种方法 1 创建空数据库 向其中添加对象例2 1建立 教学管理数据库 并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中 步骤1 文件 新建 或者单击 工具栏 上的按钮或者单击 任务窗格 新建 选项 4 步骤2 单击 空数据库 选项 弹出 文件新建数据库 对话框 5 步骤3 在对话框的 保存位置 栏选到C盘步骤4 找到Access文件夹 双击进去 如无Access文件夹 则先新建Access文件夹再双击进去 6 步骤5 在 文件名 文本框中输入 教学管理 单击 创建 按钮 7 2 使用向导创建数据库Access提供了许多可选择的数据库模板 通过模板可方便 快速的创建数据库 例2 在 教学管理 文件夹下创建 教学管理数据库 步骤1 文件 新建 新建文件 任务窗格 本机上的模板 数据库 8 步骤2 选择 联系人管理 模板 确定 文件新建数据库 9 步骤3 在对话框的 保存位置 栏选到C盘步骤4 找到 教学管理 文件夹 双击进去 如无 教学管理 文件夹 则先新建 教学管理 文件夹再双击进去 这里输入教学管理 10 步骤5 单击 创建 按钮 弹出 数据库向导 对话框 11 步骤6 单击 下一步 弹出 数据库向导 第二个对话框 该模板定义好的表 选择需要的字段 12 步骤7 单击 下一步 选择需要的屏幕显示样式提供了10种屏幕显示样式 13 步骤8 单击 下一步 选择报表样式提供6种报表样式 14 步骤9 单击 下一步 给数据库取名步骤10 点击 下一步 完成 步骤11 根据需要进行修改 在这里取名 15 2 1 2打开和关闭数据库 一 打开数据库例2 3打开C盘下Access文件夹中 教学管理 数据库方法1 在C盘Access文件夹中找到 教学管理 mdb 文件双击打开方法2 启动Access 文件 打开 方法3 启动Access 任务窗格 里选择 开始工作 其它 16 方法2 方法3 17 找到文件所在的位置 双击或者单击 打开按钮 18 二 关闭数据库X掉它 19 2 2建立表 表是Access数据库的基础 是存储和管理数据的对象 是数据库其它对象操作的依据 2 2 1表的组成Access表由表结构和表内容 记录 两部分组成 在对数据库进行时 是对表结构和表内容分别进行的 一 表的结构 表名 字段属性 1 表名在同一个数据库中 表名必须唯一 在教学管理数据库中有张表表名是学生 在成绩管理数据库中有张表表名也是学生 合法吗 20 2 字段名称表是由字段组成 字段属性即表的组织形式 包括字段名称 字段大小 数据类型 格式 输入掩码 有效性规则等 Access字段命名规则 1 长度为1 64个字符 2 不能以空格开头 3 不能包含 和 号 4 不能使用ASCII码为0 32的ASCII字符 21 二 数据类型根据关系数据库理论 一个表中的同一列数据应该具有相同的数据特征 称为字段的数据类型 数据类型决定了数据的存储方式和使用方式 Access有10种数据类型1 文本文本类型字段可以保存文本或文本与数字的组合 此时 数字视作文本 作为输入内容的一部分 在设计表结构时 通常需要设置字段的大小 它是用来控制能输入的最大字符个数 22 例如 张三 C001 410000 0731 8878456默认大小 50个字符最多255个字符2 备注和文本类型类似 长度为255 64000个字符不能对备注类型进行排序和索引 23 3 数字 24 4 日期 时间5 货币6 自动编号当表中没有主关键字 主键 时 会自动生成自动编号 也可以手动的设置自动编号7 是 否 逻辑型 布尔型 8 OLE对象嵌入 插入 其它文件对象类型 25 9 超级链接10 查阅向导 URL 简单来说就是地址或者网址 26 2 2 2建立表结构 在Access中有三种方法创建表结构一 使用 数据表 视图数据表视图是Access中最常见的视图形式例2 5建立 教师 表 表结构如图 27 操作步骤 1 在 数据库 表对象 新建 按钮 28 2 数据表视图 确定 按钮 双击这里也会可以打开数据表视图 数据表视图 29 3 输入字段名 4 保存保存的时候给表取名 保存后表名可以修改 在这里给表取名 这里输入字段名 30 5 单击确定弹出下面的对话框 建立自动编号主键 不建立自动编号主键 取消保存表操作 31 二 使用 设计 视图使用设计视图创建表结构 需要同时设置字段的数据类型 例2 6在 教学管理 数据库中建立 学生表 32 1 在 数据库 窗口单击 表 对象 新建 按钮 新建表 对话框选择 设计视图 33 2 单击 确定 按钮 打开设计视图 根据需要设置字段信息 设置主键 3 参照例2 5保存表 给表取名 鼠标右键点这里设置主键 34 三 使用 表向导 例2 7使用 表向导 创建 选课成绩 表 1 表 新建 表向导 35 2 单击 确定 按钮 弹出 表向导 对话框 36 3 重命名字段 37 4 单击 下一步 按钮 取表名和选择自己设置主键 38 5 单击 下一步 按钮 确定主键和主键的形式 这里确定做为主键的字段 这里确定主键的形式 39 6 单击 下一步 按钮 选择与其相关的表 单击 关系 按钮 弹出 关系 对话框 选择相关的表 单击 确定 按钮 该系统学生表和选课表相关 设置外键 40 7 单击 确定 按钮 回到 表向导 对话框 单击 下一步 按钮 按实际需要选择 41 8 单击 完成 按钮 按照需要修改字段和数据类型 9 关闭 设计视图 42 四 定义主键见本章第32页PPT如主键是多个字段的组合 按住 Ctrl 键选择 例2 8将 教师 表中 教师编号 定义为主键 鼠标右键点这里设置主键 43 补充内容 数据完整性 重点 在前面的例子里 设置了主键和外键 在接下来的例子里 将要设置字段的一些属性 这些都和数据完整性有关一 实体完整性作用保证一个表中的每一行的唯一性二 参照完整性 引用完整性 作用保证单列 或复合列 的值引用自另外的相关列 44 三 域完整性作用保证表中某一列的值在有效的域中四 用户自定义完整性定义用户定义的不属于其它任何完整性分类的特定业务规则 下面 将要设置域完整性和用户自定义完整性 45 46 47 48 49 50 51 52 53 2 2 3设置字段属性 1 字段大小例2 9将 学生 表中 性别 的字段大小设为1表 学生 表 设计 按钮 性别 字段 修改字段大小一个汉字的字段大小为1 54 2格式设置数据的显示格式例2 10将 学生 表中 入校日期 设置为 短日期 55 3 输入掩码让数据以规定形式显示例2 11将 学生 表中 入校日期 的 输入掩码 设置为 短日期 56 第一步 依次执行 对象 选择要打开的表 设计 命令 打开表的设计视图 57 58 59 4 默认值例2 12将 学生 表中 性别 字段的 默认值 设置为 男 引号可要可不要 系统会自动加 60 5 有效性规则 取值范围 例2 13将 学生 表中 年龄 字段的取值范围设在14 70之间 61 6 有效性文本 设置友好提示 62 7 索引唯一索引 字段值不能相同 一个表能有多个主索引 和唯一索引类似 但一个表只能有一个普通索引 字段值可以相同例2 15为 学生 表创建索引 索引字段为 性别 63 例2 16为 教师 表创建多个索引 索引字段分别是 教师编号 姓名 性别 和 工作时间 1 打开 教师 表设计 2 单击 工具栏 上的 索引 按钮 索引按钮 64 3 选择索引字段 65 66 67 68 2 2 4建立表之间的关系 1 表间的关系概念2 参照完整性如果主表没有相关记录 就不能将记录添加到相关表中相关表存在匹配记录时删除主表中的记录或者更该主表的主键 69 3 建立表之间的关系使用数据库向导创建数据库时 向导自动定义表之间的关系 使用表向导创建表时 也将定义表之间的关系 如何由用户来定义表之间的关系呢 例2 17定义 教学管理 数据库中已存在的表之间的关系 70 1 单击 工具栏 上的 关系按钮 或者鼠标右键点 数据库 对话框空白地方选择 关系 单击 工具栏 上 显示表 按钮 或者鼠标右键点 关系 对话框选择 显示表 71 2 显示表 对话框 学生 表 添加 按钮 依次将需要的表添加 72 3 按照需要 将主表的主键拖到从表的外键上 弹出下面对话框 勾选实施参照完整性 创建 按钮 73 4 关闭 保存 选中关系黑线条 通过DEL键删除关系 74 4 子数据表 75 2 2 5向表中输入数据 1 使用 数据表 视图例2 18向 学生 表输入内容 1 普通文本输入 输入后可以 enter 键或者 tab 键到下一格 76 2 是 否值 布尔值 输入打钩表示 是 不打表示 否 3 OLE对象的输入鼠标右键点照片字段中需要输入的单元格 插入对象 由文件创建 77 4 单击 浏览 按钮 选择所需要的文件 确定 很遗憾 因为不是正版Access 不能显示结果 78 2 创建查阅列表字段 字段的值是某些固定的值时 例2 19为 教师 表中 职场 字段创建查阅列表 显示 助教 讲师 副教授 和 教授 1 用 设计 视图打开 教师 表 职场 字段 选择 查阅 向导 自行键入所需的值 79 2 单击 下一步 按钮 输入所需要的值 80 3 单击 下一步 按钮 设置标签 完成 点击这里可以选择 81 3 获取外部数据利用Access提供的导入和链接功能可以获取外部数据例2 20将Excel文件 课程 xls导入到 教学管理 数据库中 1 文件 菜单 获取外部数据 导入 2 找到要导入文件的位置 选择好类型 单击 下一步 按钮 82 3 选择好需要的表 单击 下一步 按钮 83 4 选择 第一行包含列标题 单击 下一步 按钮 根据实际情况选择 84 5 根据实际情况选择 单击 下一步 按钮 85 6 检查后满足要求后单击 下一步 按钮 86 7 按需要设置主键 下一步 按钮 设置表名 完成 87 从外部链接数据数据操作类似 外部的数据变化会引起数据库里的数据变化 88 2 3维护表 创建表时候不见得达到了要求 或者因为客户的要求而需要更改 所以必须对表进行维护2 3 1打开和关闭表 略 2 3 2修改表结构 1 增加字段打开表 菜单栏上 插入 列 打开表 选择要插入列的位置 鼠标右键 插入列打开表结构设计 添加列 89 2 删除字段 3 修改字段 4 修改主键用表设计视图来删除和修改字段 修改主键比较方便 90 2 3 3编辑表内容1 定位记录例2 23将表定位在第三条记录上 在这里定位记录 91 2 选择记录3 添加记录4 删除记录 删除操作一定小心 因为不可恢复 5 修改记录6 复制记录 92 2 3 4调整外观1 改变字段显示次序例2 24将 教师 表中 姓名 和 教师编号 互换位置单击选中要移动位置的列 再按下鼠标左键不松 移动到需要的位置2 调整行高和列宽方法1 选中要调整行或者列 菜单栏上 格式 按钮 点击 行高 或者 列宽 输入需要的值 93 方法2 94 3 隐藏列例2 25隐藏 学生 表中 性别 列打开表 选中要隐藏的字段 鼠标右键 隐藏列4 显示隐藏列选中表 菜单栏上的 格式 取消隐藏列 打勾表示显示不勾上表示隐藏 95 5 冻结列例2 26冻结 教师 表中 姓名 列打开表 选择要冻结的列 格式菜单点冻结 或者鼠标右键冻结 冻结列始终显示在窗口最左端格式菜单里可取消冻结 96 6 设置表格格式打开表 菜单栏上 格式 数据表 根据需要设置格式7 改变字体方法1 打开表 格式 字体 根据需要设置方法2 选中要设置的表鼠标右键 字体 97 查找数据1 查找指定内容例2 28查找 学生 表中性别为 男 的记录打开表 菜单栏 编辑 菜单 查找 按需求设置 98 通配符的表示 一个或多个字符 单个字符 括号内任意单个字符 不包含括号内的任意单个字符 a z a到z范围内任意一个字符 任意单个数字 99 2 查找空值或空字符串空值 null 无输入 不明确的 有无限可能的空字符串 空格 null等于空字符串吗 例2 29查找 学生 表中 姓名 为空值的记录 100 2 4 2替换数据1 替换指定内容例2 30查找 教师 表中 政治面貌 为团员的记录 并将其值该为党员 101 2 更改默认设置菜单栏 工具 选项 编辑 查找 102 排序记录1 排序规则 1 英文大小写不敏感 按字母顺序升序或者降序排 2 中文按拼音字母顺序升序或者降序排 3 数字按数字的大小升序或者降序排 4 日期按日期的前后升序或者降序排 5 备注类型 OLE类型 超链接类