浙江省交通工程建设集团综合项目管理系统合同管理操作手册.doc

浙江省交通工程建设集团综合项目管理系统合同管理操作手册1.1. 合同管理简介合同管理模块包含五个二级菜单，分别为系统设置、合同管理、结算支付、合同范本和分析查询。如下图：三级菜单二级菜单一级菜单合同管理系统设置合同管理结算支付合同范本分析查询合同状态承包合同施工合同材料采购合同设备采购合同设备租赁合同材料租赁合同其他合同项目部管理结算支付合同范本公司合同报表纠纷类型项目合同报表综合查询项目合同报表1.2. 系统设置A、在系统设置-合同状态处，选择新增选项，输入代码编号、代码描述、现在是否启用、是否默认项，点保存，则完成合同状态一条记录的新增。一般情况下，我们会按照下面方式进行定义：执行中、中止、终止。定义好的合同状态，将会在各个业务部门在录入合同状态记录时使用到。如下图：B、在系统设置-纠纷类型，新增时操作方式与合同状态相同，见下图：1.3. 合同管理1.3.1. 承包合同1.3.1.1. 业务概述对签约项目，首先进行承包合同信息登记，录入承包合同清单，为标后预算及施工预算提供编制依据。以合同为中心，可进行与合同有关的【工程概况】、【合同状态】、【清单】、【变更】、【索赔】、【纠纷】及【履约评价】等信息的建立和维护。可进行与合同有关的【产值】、【计量】及【支付】等信息的查询。1.3.1.2. 新增承包合同单击【新增】，录入新项目基本信息，带标记的为必填项，带标记为可选项，将项目的基本信息尽快填写完整，完成后单击【保存】完成。1.3.1.3. 工程概况单击【新增】，在弹出页面录入工程概况信息，单击【保存】完成。1.3.1.4. 合同状态单击【新增】，在弹出页面录入合同状态信息，单击【保存】完成。1.3.1.5. 清单清单编辑有两种方法，可以通过【编辑下级清单】进入清单编辑页面，按承包合同清单进行录入或者通过【导入清单】的方式进行导入，完成后单击【保存】完成。导入清单时请阅读提示，按照导入模板格式整理汇款单文件。1.3.1.6. 变更单击【新增】，在弹出页面录入合同变更信息，单击【保存】完成。主要填报信息主要填报项目说明是否必填项申报文号合同变更的申报文号是提出单位提出合同变更的单位是批复状态业主对所申报的变更已批复的情况是类别可选“新增”和“修改”，以区分是新增加工作内容清单，还是对原有清单的数量变更。是管理单元将变更的内容统计在施工预算中已编制好的工程分解结构中，以便将变更的部分内容与计量、产值等模块进行挂接是清单名称点选相应的清单名称是温馨提示1：对于变更类型为“新增”的变更内容，如果预算管理模块中的管理单元没有此变更内容相对应的管理单元项，则在进行变更登记前应先建好与此变更内容相应的管理单元项。温馨提示2：“新增”和“修改”合同变更信息后，【批复状态】要选择“已批复”，并且要进行“审核”。这样这条变更信息才能发挥作用。1.3.1.7. 索赔单击【新增】，录入相关索赔信息，单击【保存】结束。主要填报信息主要填报项目说明是否必填项申报文号索赔文件申报的文号是要求索赔方要求赔偿损失的一方是主要内容主要索赔内容是发生时间受损失方损失发生的时间否申报金额索赔方申报的索赔金额否申报日期申报索赔的日期否批复金额对本次索赔的批复金额否1.3.1.8. 产值单击【期次】，进入该期次进度产值查询，只能查询，不能编辑。1.3.1.9. 计量单击【期次】进入计量查询页面，可对【清单计量】、【支付项计量】及【计日工计量】查询单击【清单计量】，可已建立的计量管理按期次进行查询，单击【期次】可查询计量的详细情况，如：单击【支付项计量】，可查询支付项计量，如下：单击【计日工计量】，然后单击【单号】，可查询计日工计量，如下：1.3.1.10. 支付单击【查询】，弹出对话框，现在时间段，对该时间段的该项目的支付情况进行查询。1.3.1.11. 纠纷单击【纠纷】，然后单击【新增】，录入纠纷信息直至保存结束。如下：1.3.1.12. 履约评价单击【履约评价】，然后单击【新增】，进入履约评价信息填报页面，如：主要填报信息主要填报项目说明是否必填项评价等级本次履约评价的等级是评价类型本次履约评价的类型是评价内容本次履约评价主要的评价内容否温馨提示：评价内容应尽量填写，在此处登记的履约评价记录，可在客商管理中进行查询，评价内容将作为主要关键字显示，点击进入查询详细信息，如：1.3.2. 施工合同1.3.2.1. 业务概述对分包工程，选择合格客商建立施工合同（劳务分包合同），录入分包工程的清单，设定清单预控单价，为施工预算提供编制依据。以合同为中心，可进行与合同有关的【合同状态】、【清单】、【变更】、【索赔】、【纠纷】及【履约评价】等信息的建立和维护。可进行与合同有关的【产值】、【计量】及【支付】等信息的查询。1.3.2.2. 新增施工合同单击【新增】，录入新项目基本信息，单击【保存】完成。主要填报信息主要填报项目说明是否必填项合同编号新增施工合同的编号是合同名称新增施工合同的名称是乙方在客商中已登记的合格的协作队伍客商是签订日期劳务合同签订的日期是合同总价劳务合同总价否温馨提示：合同综合查询中，【支出合同总额】显示的数据将来源于本页面中【合同总价】的填报。1.3.2.3. 合同状态同承包合同，见1.3.1.4业务展示。1.3.2.4. 审批流程项目部人员新增完施工合同信息后，选择到该合同信息，点击【审批】，系统自动进入审批流程。系统根据施工合同金额的数量自动判断进入审批流程（100万以下施工合同、100万及以上施工合同），具体见下图：公司合同部进入系统，【个人待办】中显示收到审批信息，点击打开审批信息，如图：公司相关业务部门收到审批信息后，点击打开，填写好相关意见后，由会签中的最后一个人员发送给分管领导审批。分管领导收到审批信息后，点击打开，填写相关意见后，同意则发送到公司经理审批，不同意则发送给公司合同部审核重新发起审批流程。公司经理收到审批信息后，点击打开，填写相关意见后，发送到公司合同部进行办理。 公司合同部收到公司经理的审批意见后，如图下图所示：1、领导同意审批则发送项目部，项目部签订合同后将签订合同的反馈意见返回给公司合同部；2、选择给项目部重新拟稿，3、发给业务部门重新会签，4、公司领导觉得该合同不合适，取消该合同，则选择结束。项目部签订合同后，将相关采纳的意见及原因反馈给公司合同部，由公司合同部转发给相关会签业务部门知晓。公司合同部收到项目部签订合同的反馈意见后，讲意见传阅给相关会签人员及领导知晓，并负责将该审批合同结束，至此，该合同的审批流程审批完毕。1.3.2.5. 清单单击【清单】，然后单击【编辑】，进入劳务清单挂接页面，如：单击【管理单元】选择需要分包的清单，输入分包单价和分包数量后，单击【保存】完成。1.3.2.6. 变更同承包合同，见1.3.1.6业务展示。1.3.2.7. 索赔同承包合同，见1.3.1.7业务展示。1.3.2.8. 产值单击【期次】，可查询该期次协作产值的完成情况，如：1.3.2.9. 计量同承包合同，见1.3.1.9业务展示。1.3.2.10. 支付单击【支付】可查询支付管理，如：1.3.2.11. 纠纷同承包合同，见1.3.1.11业务展示。1.3.2.12. 履约评价同承包合同，见1.3.1.12业务展示。1.3.3. 其他合同材料采购合同、材料租赁合同、设备采购合同、设备租赁合同和其他合同的操作与施工合同相同，在这里就不做重复的描述。1.3.4. 项目部管理选择项目设立，点击【新增】，弹出对话框，录入相关的项目信息，点击【保存】完成。如图：选中新建的信息，点击【创建项目部】，该项目部就创建好了，在系统设置的组织架构中就可以查看到。1.4. 结算支付新增合同支付管理单击【新增】，输入日期及点选结算单位，如：单击【下一步】，进入合同支付信息填报，如1.5. 合同范本1.6. 分析查询1.6.1. 综合查询可查询【合同金额】、【合同收入】及【合同支出】1.6.2. 管理查询按管理类型进行查询，【合同管理】、【评审管理】、【变更管理】、【索赔管理】、【产值管理】、【计量管理】、【支付管理】、【纠纷管理】、【履约评价管理】、【用款计划管理】。【合同管理】【评审管理】【变更管理