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时间管理培训 1 前言 大家是否有以下一种或几种感受 总是在忙 却不知道自己在忙什么工作 学习 生活 家庭上的事情层出不穷 感觉时间不够用 承受很大压力容易忘事 承诺过的事情不能及时兑现记录过很多事情 但想起来时都没做到做事缺少计划性 总是想做什么做什么做事容易被打断 每日忙于零散的杂事那些非常想做的事情 总感觉没时间去做 对于以上的这些问题 只要有三个回答是 是 的话那你的时间管理就有问题了 2 第一代时间管理四象限原理 3 斯蒂芬 科维在领导管理理论 家庭与人际关系 个人管理等领域可谓久负盛名 1989年 其著作 高效人士的七个习惯 出版 在商界产生巨大影响 该书曾高居 纽约时报 最畅销书籍排行榜之首 并占据畅销书排行榜长达七年之久 目前 这本书已被译成30多种语言 全球销量过亿册 这本书俄文版在莫斯科上市时 普京对媒体发表感慨说 俄罗斯应该出现这样伟大的思想家 并建议俄罗斯公民阅读这本书 2002年 福布斯 将 高效人士的七个习惯 评为有史以来最具影响力的10大管理类书籍之一 4 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急 一 重要而且紧急 四 不重要且不紧急 三 不重要但紧急 5 重要性 紧迫程度 二 重要但不紧急预防性措施 培养产能的活动 建立关系 准备工作 制定计划 明确新的发展机会1 制定下个月销售计划 招聘计划2 给员工进行培训 专业知识的学习 成长 3 拜访暂时没有需求的VIP客户 一 重要而且紧急紧急状况 迫切问题 限期完成 1 一会儿要参加重要会议 2 客户急需一个报价方案 3 解决客户投诉 四 不重要且不紧急消磨时光的活动 令人愉快的活动 琐碎忙碌的事务 某些信件和电话 1 处理一般性文件 2 看电视剧消磨时光 3 刷朋友圈 玩游戏 三 不重要但紧急接待即时方可 来电 某些回信 报告 会议 迫切需要解决的事务 1 造成干扰的紧急事件 2 打若干个沟通到货 安装的电话 3 帮助同事解决一个报价难题 6 案例 某人一周的事务清单 临时参加各部门协调会 不重要但紧急 解决客人投诉 重要而且紧急 编写下个月部门销售计划 重要但不紧急 归档本周所有销售文件 不重要也不紧急 去拜访VIP客户 重要但不紧急 计划给主管和员工进行关于发票和报销流程的培训 重要但不紧急 陪朋友买手机 不重要也不紧急 向上次联系的客户询问产品使用情况 搜集反馈资料 重要但不紧急 准备报价方案 下午要去见客户 重要而且紧急 客户通知过去开三方协调会议 重要而且紧急 打若干个沟通发货和安装时间的电话 不重要但紧急 核查明天投标小样是否准备齐全 重要而且紧急 安装人员在工地与物业发生争吵导致无法施工 重要而且紧急 去当当网购买最近很火的一本书 杜拉拉升职记 不重要也不紧急 帮助一名新同事解决报价中一个遇到的难题 不重要但是紧急 7 第二代时间管理GTD工作法 8 大脑是用来思考 不是用来记事的GTD工作法 让脑子干该干的事 9 什么是GTD GTD是 GettingThingsDone 的缩写 是由效率管理专家戴维 艾伦 DavidAllen 开创的一套完整个人时间管理系统 GTD是一套让你变得轻松自如 事半功倍的方法 让你完全有可能做到 既高效地处理工作上的事务 又能品味生活的快乐滋味 戴维 艾伦自1983年开始 就在洛克希德公司的千名经理研讨会上试验和改进这套法则 现在这套开创性的 行之有效的GTD系统方法 是戴维作为高级管理顾问20多年 培训人员超过50多万的智慧结晶 在个人管理和效率提升领域 GTD已被许多世界顶级机构 包括微软 洛克希德 甲骨文 世界银行和美国司法部等 视为成功的黄金策略 戴维 艾伦也被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一 GTD的精妙功效在于 它以非常简单易行的方法 将引起你注意的一切信息 分门别类 清晰明确地保存在一个完整的系统中 系统地进行管理和回顾 你可以很清楚的掌握工作重点 根据所处的环境和时刻 采取最高效能的行动方案 GettingThingsDone 尽管去做 搞定 10 准备工作 一 准备一个工作区 包括适宜的空间 家具安排合理 简单高效 能够减少内心深处的抵触情绪 甚至能够吸引你坐下来投入工作 并且加快你的工作节奏 二 准备基本的用品 1 资料托盘2 白纸3 文件夹4 日程表5 订书机6 废纸篓 11 第一步收集 需要收集什么 所有的工作 承诺他人的事情 生命中要扮演的角色 生活中杂事 灵感想法等等 有哪些原则 如何收集 建立自己的个性 工作篮 完整的收集一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量你的工具随时随地都能收集按照你的爱好选择工具 记事本 智能手机软件 PC软件 工作篮 12 第一步收集 使用各种工具收集 手机 笔记 便签 使用工作启动器辅助我们收集工作百分之百地捕获一切 未尽事宜 我不可能记得或知道所有应该做的事 13 第二步加工 14 第二步加工 给收集到的各项事务给出思考结果和对策 事前思考 15 第三步组织 系统性的分出处理类型马上行动 备忘 列入日程 委托他人使用四象限归类法 使用思维导图辅助你进行重要性归类 16 第四步回顾 更新事件进展清空工作篮对已完成的工作进行回顾总结 17 第五步行动 18 复习 收集 脑袋是用来思考的 而不是用来装事情的 把凡是可以引起你注意的事情装入收集栏 加工 将杂事儿一件一件的拿出来处理 不是每一件都完成 但是要判断性质 并且把他转化成下一步行动 可执行的行动 按照场合进行分类组织 系统性的对处理类型和优先级进行分类而不是凭感觉 安排好自己的行事历 制定行动清单和项目清单 回顾 没有