采购与付款过程内部控制论文.doc

浙江工业大学成人教育学院毕业论文说明书题目企业采购与付款内部控制问题探讨专 业 会计学专升本 班 级 2012级业余（下沙教学点）学生姓名 吴文丽 指导教师 金英 雷舰 2014 年5月摘 要本文章，我们将以一家国内生产板式换热器的A企业为研究对象，对其采购与付款的过程与流程进行现状的调查分析，以内部控制的五要素为研究要点，使用风险评估工具对其现状进行风险评估，找出目前的采购与付款过程存在的风险项目，以及这些项目会带来的危害，并评估出各项目的风险系数，针对风险系数高的项目，制定相应的改善或控制活动。针对企业的内部环境，信息与沟通，内部监督等要素上采取一系列的行动来健全针对采购与付款过程的内部控制体系，有效的降低此过程存在的风险，能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的，能够维护企业的正常经营运作。本文章的探讨过程和实施的改善内容给企业如何在某些管理环节上进行或改进内部控制，提供了一个有实践意义的案例。【关键词】：内部控制 采购与付款目 录一、内部控制的五大要素.1（一）内部环境 2（二）风险评估 2（三）控制活动 .2（四）信息与沟通 .2（五）内部监督 .2（六）五大要素直降的关系 .2二、内部控制的作用与目的.4三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点.5（一）A 企业概况 6（二）A 企业采购与付款过程现状 6四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进.7（一）风险评估实践 .7（二）控制活动实践 .8（三）内部环境改进 .8（四）信息与沟通改进 .10（五）内部监督 .10主要参考文献 12致谢 13A企业采购与付款内部控制问题探讨一个企业的内部运营过程可以说是从采购开始到销售结束。采购过程牵涉到企业产品的成本、质量和交付，采购过程管理的好坏，对企业经营的结果有非常重要的影响。我国财政部对内部会计控制做了如下的定义：内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序1。对企业而言，采购与付款过程是企业外购商品并将货币支出的过程，如何使这个重要过程能够避免差错、舞弊，提高效率和降低成本，避免财产流失，就必须要建立相应的控制方法、措施和程序，来构成对采购与付款过程的内部控制体系，合理保证采购与付款业务活动的合法合规，合理保证企业资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略，实现控制目标的过程。在很多企业里，采购成本占企业总成本的比重很大，针对采购与付款内部控制的好坏将直接决定企业的最终利润，因此健全、有效的采购与付款内部控制体系将是至关重要的。1 中华人民共和国财政部. 企业内部控制规范. 中国财政经济出版社, 2010.4.一、内部控制的五大要素2 (一)内部环境内部环境提供企业纪律与架构，塑造企业文化，并影响企业员工的控制意识，是所有其它内部控制组成要素的基础。内部环境的因素具体包括：诚信的原则和道德价值观、评定员工的能力、董事会和审计委员会、管理哲学和经营风格、组织结构、责任的分配与授权、人力资源政策及实务。(二)风险评估每个企业都面临来自内部和外部的不同风险，这些风险都必须加以评估。评估风险的先决条件，是制定目标。风险评估就是分析和辨认实现所定目标可能发生的风险。具体包括：目标、风险、环境变化后的管理等等。(三)控制活动企业管理阶层辩识风险，继之应针对这种风险发出必要的指令。控制活动，是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序，如核准、授权、验证、调节、复核营业绩效、保障资产安全及职务分工等。 控制活动在企业内的各个阶层和职能之间都会出现，这主要包括：高层经理人员对企业绩效进行分析、直接部门管理、对信息处理的控制 、实体控制、绩效指标的比较、分工。(四)信息与沟通企业在其经营过程中，需按某种形式辨识、取得确切的信息，并进行沟通，以使员工能够履行其责任。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息，同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。企业所有员工必须从最高管理阶层清楚地获取承担控制责任的信息，而且必须有向上级部门沟通重要信息的方法，并对外界顾客、供应商、政府主管机关和股东等做有效的沟通。主要包括：信息系统、沟通。(五)内部监督内部控制系统需要被监控。监控是由适当的人员，在适当及时的基础下，评估控制的设计和运作情况的过程。监控活动由持续监控、个别评估所组成，其可确保企业内部控制能持续有效的运作。具体包括：持续的监控活动、个别评估、报告缺陷。2 美国全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会. 内部控制整合框架. COSO委员会，1994。(六)内部控制五大要素之间的关系1、内部环境的建设是基础会计控制作为一个系统或机制，离不开所存在的环境，而且在不同的环境下，会计控制作用的发挥程度不尽相同，会计控制作用是否有效，很大程度上取决于单位管理层对内部会计控制的重视程度、全体员工对内部会计控制认识的 影响 ，它是充分有效的内部会计控制体系得以建立和运行的基础及保证，因此，应逐渐认识到内部环境也是内部会计控制的一个组成部分。许多案件的深刻教训也警示我们，案件的发生不是没有制度，而是制度没有得到真正落实，制度之所以落实难的原因就在于，没有一个良好的环境来约束人的行为，防范人的道德风险。因此，内部环境是基础，必须从营造良好的环境做起，提倡风险管理文化，增强员工的诚实性和道德观，即将风险管理意识贯穿到每一个员工、每一个部门、每一个岗位，使风险意识深入到人心，同时强调全员的参与，塑造企业文化，形成良好的内部环境氛围。2、风险要素的管理是关键控制的目的就是要防范风险，若不存在风险也就没有实施控制的必要，COSO报告指出，所有的企业，不论其规模、结构与性质，其组织的不同层级都会遭遇风险，管理当局必须密切关注各层级的风险，并采取措施尽量将风险控制在可接受水平。随着 计算 机技术在会计核算中的运用，会计控制所涉及的风险包括 法律 风险、声誉风险、资产风险、信息技术风险、效率风险和操作风险，这些风险与核算业务的流程息息相关，因此，内部会计控制的构建应从风险因素出发，加强对业务资金流程的 分析 ，即首先要按业务性质进行归类，找出各个流程中的主要风险点；其次要按照业务风险的信息结构和风险源的性质，有针对性地制定出 科学 适用的风险计量 方法 ，同时要结合控制流程的概念，找出相应的控制措施，建立一套完备的业务流程风险控制体系。3、事前事中的控制是切入点内部控制的目标是从控制当事人的行为观到提高会计信息质量的信息观、最终到管理企业风险战略观的转变，这是从事中控制到事前管理的发展，是从降低风险到风险控制直至风险管理的一个过程。同样，会计控制中事后控制的出现就是对事前、事中控制的不信任，也就是说，若事前、事中真能够做到把握住风险，事后控制存在的意义不大，另外一方面，事后控制一般只就会计核算的“结果”进行监督，前台在核算及业务处理过程中，是否全面、严格地执行有关制度，事后控制只从所提供的核算资料的形式上进行审验或被动地接受前台的反映的结果，而且事后控制有其固有的局限性，即时间的滞后性，因此，要把风险在变为实际的损失之前降低到可接受的最低水平，真正做到防患于未然，就要加强事前、事中的控制，做到及早发现和识别，及早将风险消灭在萌芽状态。4、信息的沟通交流是保障内部会计控制作为一个动态系统，它包括不同环节之间持续不断的信息流和资金流，且其每个控制环节都执行不同程序，并与其它环节相互作用与影响。因此，整体会计控制价值最大化的实现需要加强上下级之间、不同部门之间和同一部门内的交流和沟通，这就需要，一方面某部门牵头组织各成员间的沟通，以实现信息共享，优势互补，有针对性地开展工作，同时有助于消除部门间的误解和疑虑；另一方面各职能部门要加强自身员工间的沟通，培养和提高员工参与会计控制的意识，以便开展自评。由此可以看出，信息交流渠道是否畅通，直接影响内部控制动态过程的实现，同时也有助于控制环境的完善、风险管理的加强；否则，相关职能部门将处于相对封闭的状态，各自为战，造成信息资源的过度浪费。实践中，最有效的解决方法就是促使信息沟通的制度化，形成一种约束机制，有利于各职能部门在明确各自职责的同时，从整体上实现会计控制的目标。二、内部控制的作用与目的内部控制主要是指内部管理控制和内部会计控制，内部控制系统有助于企业达到自身规定的经营目标3。随着社会主义市场经济体制的建立，内部控制的作用会不断扩展。目前，它在经济管理和监督中主要有以下作用：1、提高会计信息资料的正确性和可靠性企业决策层要想在瞬息万变的市场竞争中有效地管理经营企业，就必须及时掌握各种信息，以确保决策的正确性，并可以通过控制手段尽量提高所获信息的准确性和真实性。因此，建立内部控制系统可以提高会计信息的正确性和可靠性。2、保证生产和经管活动顺利进行3 宋建波. 企业内部控制. 中国人民大学出版社, 2004.2.内部控制系统通过确定职责分工，严格各种手续、制度、工艺流程、审批程序、检查监督手段等可以有效地控制本单位生产和经营活动顺利进行、防止出现偏差，纠正失误和弊端，保证实现单位的经营目标。3、保护企业财产的安全完整财产物资是企业从事生产经营活动的物质基础。内部控制可以通过适当的方法对货币资金的收入、支出、结余以及各项财产物资的采购、验收、保管、领用、销售等活动进行控制、防止贪污、盗窃、滥用、毁坏等不法行为，保证财产物资的安全完整4。4、保证企业既定方针的贯彻执行企业决策层不但要制定管理经营方针、政策、制度，而且要狠抓贯彻执行。内部控制则可以通过袱定办法，审核批准，监督检查等手段促使全体职工贯彻和执行既定的方针、政策和制度，同时，可以促使企业领导和有关人员执行国家的方针、政策在遵守国家法规纪律的前提下认真贯彻企业的既定方针。5、为审计工作提供良好基础审计监督必须以真实可靠的会计信息为依据，检查错误，揭露弊端，评价经济责任和经济效益，而只有具备了完备的内部控制制度，才能保证信息的准确，资料的真实并为审计工作提供良好的基础。总之，良好的内部控制系统可以有效地防止各项资源的浪费和作弊的发生，提高生产、经营和管理效率，降低企业成本费用，提高企业经济效益。三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点(一)A 企业概况A企业是一家生产板式换热器的企业，整个企业的人员配备、硬件设施等都比较齐全，而且也根据职能分工的需要，建立了相应的组织结构。内部的组织结构如下：总经理业务发展部供应链生产部生产技术部研发部财务部人事行政部质量部采购仓库物流订单计划4 梁丽. 企业内部控制研究. 西南交通大学出版社, 2010.9 A企业主要对外采购的是不锈钢板、不锈钢连接件和铜箔材料，采购的成本占总成的比率超过50%。(二)A 企业采购与付款过程现状A 企业采购与付款的过程，由需求人员提需求单给采购人员，采购人员找供应商询价，然后下单进行采购，采购回来的物料有质量部人员进行检验，检验合格后入库，然后采购人员提付款申请给财务部门，财务部门根据申请单进行付款。现状流程图如下：供应商送货需求人员提采购需求财务付款质量检验采购人员找供应商、谈价、下单采购仓库入库YN退货/换货仓库收货采购接收发票、申请付款四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进(一)风险评估实践这里，我们从风险评估开始，企业应该每年至少组织一次对整个内部控制体系进行风险评估的活动。可由公司的最高管理者从各职能部门挑出一些人员组成评估小组，对各环节进行评估，查找漏洞、存在的风险。我们对A 企业的采购与付款过程的风险评估的结果如下：序号范围风险项目风险描述风险评估风险等级应对的基本措施可能性（频率）低1高10损失（影响）程度低1高10回避降低分担承受1采购与付款采购需求采购需求不合理。要求的规格等级过高，会导致成本增加。数量采购过多，导致库存过高、甚至消耗不完。7749X2采购与付款供应商选择不当供应商选择会给企业带来产品质量和交付上的风险4936X3采购与付款采购价格采购价格过高81080X4采购与付款验收入库未按要求验收，入库物品、数量与实际不付。6954X5采购与付款付款付款金额不符，付款周期过短2918X使用风险评估工具，在进行现状了解之后，进行团队头脑风暴，列出可能存在的风险，在一一对风险项的可能性和影响程度进行分值评估，有110共10个分值，可能性越大，分值越高；影响程度越大，分值越高。再由两个分值的乘值算出风险等级，风险等级值越高的风险项越需要关注。(二)控制活动实践在风险评估完成后，我们需求对存在的风险项目采取控制行动，这些行动类别可分为：回避/消除风险，降低风险，分担风险和承担风险。对于风险项中的：采购需求不合理。要求的规格等级过高，会导致成本增加。数量采购过多，导致库存过高、甚至消耗不完；未按要求验收，入库物品、数量与实际不付；付款金额不符，付款周期过短；这三项我们采取的是消除风险的应对措施。对于风险项中：不当供应商选择会给企业带来产品质量和交付上的风险；采购价格过高；这两项我们采取的是降低风险的应对措施。 对A 企业采购与付款过程中存在的风险项，具体的控制活动会在探讨另外的几个要素过程中提出。(三)内部环境改进在对风险项进行的控制活动中，我们对A 企业的内部环境进行了一些改变。1、首先我们从和采购与付款过程相关的部门职能和程序入手，在把职能划分清晰后，我们来建立对应的控制程序与流程5。从组织结构的上，采购的人员与货物接收的人员，我们将其分开会更合理。其中采购中的供方选择、价格谈定、合作协议等职能从供应链中独立出来。供应链的人员只承担下订单和货物接受的过程。这样组织结构将变化为如下：总经理业务发展部供应链生产部生产技术部研发部财务部人事行政部质量部仓库物流订单计划战略采购组织中的战略采购需主导供应商的选择、价格的谈定和合作协议的签订，但此过程必须和其他部门如技术研发、供应链、质量部一同进行，确保选择的供应商在技术能力、交付、成本和质量上能满足要求。5 张建伟.盛振江. 现代企业管理. 人民邮电出版社,2011.9:6 蒙克萨. 采购与供应链管理. 清华大学出版社, 2007.1.2、程序的建立，在供应商的选择上我们需要形成控制程序，将各部门的职责，选择的标准、批准的权限等明确好6。和供应商签订的合同须多方审核，财务上建立采购和付款上不同项目和金额和审批权限，规定需要审批级别。物料送货物料需求付款是否为批准供应商下单采购按单入库YN拒收物料收货接收发票主管确认供应链确认NNYY物料验收物料是否合格Y退货/换货N申请付款付款审核NY以下，我们将注重看如何改进采购与付款过程来改善内部的控制，改进后的流程图和说明如下7：部门主管审核物料需求的规格、等级要求等是否适合供应链审核物料是否已有库存、需求数量是否合理供应链订单人员根据选定的供应商、谈定的价格、订单比率进行下单采购仓库只根据订单来进行预收货质量控制供应商是否经过选择程序的批准仓库只根据订单和质量检验结果来收货入库根据建立的审批权限，付款申请须经过对应的人员审批财务根据签订的合同，明确的付款周期，订单的入库收货凭证，来审核是否同意付款7 鲁楠. 采购管理与库存控制. 大连理工大学出版社, 2009.6.(四)信息与沟通改进A企业在进行一系列的程序流程改进后，这些措施和企业的规章制度需要进行培训和沟通，使所有员工熟知、遵守这些流程和规章制度。同时公司的采购信息，供应商的质量、交付、服务绩效等每月向全体员工进行公布，是该由大家监督的信息透明化。A企业近几年迅速发展，公司要管理的信息量也越来越大，单纯地靠手工和零散的电子信息已经很难有效地管理庞大的信息量。因此我们建议A企业引入ERP(企业资源计划)系统，ERP能够帮助企业进行资源(流程、信息、人员等)的更好管理8。(五)内部监督除了日常工作中上一级对下一级的监督审核，和各部门之间的监督审批。针对A企业的内部监督活动还有: 内部审计、盘点与单据审核。内部审计本身既是内部控制系统中重要的一个分支系统，又是实现内部控制目标的重要手段。其工作主要是对企业各种经营活动与控制系统进行独立的评价，例如检查单位内部各项既定的政策、程序是否贯彻、建立的标准是否遵循、资源的利用是否合理有效以及企业的目标是否达到等等9。1、 测试评价内部控制系统的健全性 健全性测试主要解决内部控制系统是否合理、健全，以及内部控制关键点是否齐全、准确等问题。通过对这些测试资料的分析，来评价控制系统的健全程度。并针对内控中的薄弱点和失控点，发现管理中存在的漏洞，提出改进措施。 企业内控制度是否健全取决于多方面的因素，例如，内部控制应当符合国家的有关法律、法规和本单位的实际情况，全体员工必须遵照执行。内部控制应当保证单位内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，坚持和确保不相容职务互相分离，相互制约、相互监督。 内部审计人员可以通过在企业内部收集有关的经营管理制度、规章和办法，以及向有关部门和人员调查了解，运用调查表法或记述法等审计方法，对内部控制的流程的正确程度和完善程度以及若干控制点进行测试。 2、 测试评价内部控制系统的遵循性。 8 桂海进. ERP原理与应用. 中国电力出版社 2005.1. 9 叶陈云. 公司内部审计. 机械工业出版社, 2009.1.内部审计人员通过对一些内部控制系统控制点的测试，分析哪些控制点上建立了强有力的内控制度，哪些控制点上存在薄弱环节，以评价内部控制系统在实际业务活动中的执行情况，以及审查管理制度在执行中的使用情况，主要检查：控制点虽然有规定，却没有得到执行或未完全执行；规定的控制点不切合实际情况，从而造成不能或者无法执行。遵循性测试解决内部控制制度的符合程度如何，查明被审计的各项控制措施是否都真实地存在于管理系统中，是否完全并认真遵守制度规定。根据测试部位可信赖程度的分析，评价被测试系统内部控制的程度，并找出控制薄弱点和失控点，同时确定审计重点，以决定将其列入实质性测试。 3、 提出审计建议，监督建议落实情况 通过对企业内部控制的健全性、遵循性和有效性的评估和评价，借助询问、查账、翻阅资料等方法，内部审计人员针对企业内控管理中存在的问题，可以提出富有成效的意见和方案，加强内控制度的建设。 盘点与单据审核需注意：1、所记录的购货都已收到，并符合购货方的最大利益：要求请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后；2、已发生的购货业务均已记录：要求请购单、订购单、验收单、卖方发票均经事先编号并已登记入账；3、所记录的购货业务估价正确：要求按计算正确的金额进行内部核查，采购价格和折扣要经过批准；4、购货业务的分类正确：要求货物按会计科目表上的分类来归类，并进行内部核查；5、购货业务按正确的日期记录：要求收到商品或接受劳务就记录购货业务，并进行内部核查；6、购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总：要求对应付账款内容进行核查10。 10 王福胜. 会计学基础. 机械工业出版社 2005.1. 主要参考文献1 中华人民共和国财政部. 企业内部控制规范. 中国财政经济出版社, 2010.4. 2 美国全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会. 内部控制整合框架. COSO委员会，1994。 3 宋建波. 企业内部控制. 中国人民大学出版社, 2004.2.4 梁丽. 企业内部控制研究. 西南交通大学出版社, 2010.95 张建伟.盛振江. 现代企业管理. 人民邮电出版社,2011.9:6 蒙克萨. 采购与供应链管理. 清华大学出版社, 2007.1.7 鲁楠. 采购管理与库存控制. 大连理工大学出版社, 2009.6. 8 桂海进. ERP原理与应用. 中国电力出版社 2005.1