管理体系内审员通用培训教材ppt课件.ppt

管理系统求内部审核员培训教材 1 专心听讲 请手机 市话通机 收声 2 积极思维 杜绝 鱼眼 现象 3 互动学习 敞开心胸 积极投入 但须避免 小儿多动症 4 允许自由 允许小磕睡 短时外出 但须保持安静 5 拒绝干扰 非紧急情况下 请勿接受干扰 6 禁止在课室内吸烟 小憩及用餐后请准时回到课室切勿流连忘返 我们约定 研讨交流提高 本次训练班的内容第一章 审核概论第二章 内审准备第三章 内审实施第四章 内审报告第五章 内审跟踪 第一章审核概论 审核相关术语审核的类型内审的特点内审的依据内审的程序年度内审安排 第一章审核概论 5 审核 为获得审核证据 并对其进行客观的评价 以确定满足管理体系审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 内部审核有时称第一方审核 用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 审核相关术语 第一章审核概论 6 7 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 注 审核发现能表明是否符合审核准则 或指出改进的机会 审核结论审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的审核结果 第一章审核概论 8 审核 审核证据 审核准则 比较 审核发现 审核结论 第一章审核概论 外部审核第二方审核第三方审核内部审核第一方审核 审核类型 第一章审核概论 9 第二方审核 顾客 对供方进行初步评价 验证供方的管理体系是否持续有效 作为建立或调整合格供方的依据之一 沟通和加强供需双方的管理共识 第一章审核概论 10 第三方审核 认证机构 确定管理体系是否符合标准要求 获得注册证书减少重复的第二方审核 节省大量社会检验费用 有助于公司的市场竞争力寻求专业的帮助 第一章审核概论 11 第一方审核 内审 管理体系正常运行和改进的需要 作为一种重要的管理手段 在第二 三方审核前纠正不足 第一章审核概论 12 审核是一个抽样的过程正规性系统性独立性 内部审核的特点 第一章审核概论 13 审核的正规性审核依据正式特定的要求进行审核只能由有资格的人员进行审核必须按正式程序进行审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录 第一章审核概论 14 审核的系统性全部审核 一年至少一次 覆盖所有部门 所有场所 所有产品和所有条款 部分审核 在组织变化 市场反馈和出现重大不合格情况下所进行的非例行审核 后续审核 在前次审核出现严重不符合情况下所进行的后续和跟进的审核 第一章审核概论 15 审核的独立性审核员不能审核自己的工作 内审员不屈服于任何人的压力 只对审核组长负责 第一章审核概论 16 管理体系标准体系文件和规定法律 法规合同要求 审核的依据 第一章审核概论 17 审核准备40 审核实施40 审核报告10 审核的跟踪10 审核的程序 第一章审核概论 18 集中式审核集中某一段时间完成对所有部门的审核 分散式审核分部门在不同时间进行审核 年度内审安排 第一章审核概论 19 20 年度管理体系内审计划BG CX YYGS AJ 007 4 001Rev 1 0内审目的内审范围内审依据内审时间 表示计划表示计划完成制定 审批 批准 第一章审核概论 第二章审核准备 确定审核组编制审核实施计划制订检查表审核前沟通 第二章审核准备 22 管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定资格业务范围工作经验组织能力审核员的选定资格业务范围专业知识工作中的协调为受审核部门所接受 确定审核组 第二章审核准备 23 审核实施计划 的内容包括 确定审核的目的和范围确定审核依据确定审核的方法 问 看 查 确定审核的具体时间安排 包括首 末次会议时间 确定审核组人员的安排 编制审核实施计划 第二章审核准备 24 检查表的作用编制的准备检查表的基本内容检查表的要求 第二章审核准备 25 制订检查表 制订检查表 续 检查表作用指导审核过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的覆盖面减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案 第二章审核准备 26 制订检查表 续 编制的准备了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 第二章审核准备 27 制订检查表 续 审核的范围审核涉及的活动或区域包括 组织机构工作区域和过程管理 运作管理体系的程序人员 设备和材料资源产品记录 第二章审核准备 28 制订检查表 续 明确审核的重点公司的管理重点已出现的问题合同特别要求上次审核的信息产品 服务的重要性 第二章审核准备 29 制订检查表 续 审核的策略审核的方法按部门 考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款按条款 考虑涉及的部门审核的路线自上而下自下而上随机 第二章审核准备 30 制订检查表 续 审核路线 1 某一部门审核路线前台预订接待服务入住服务退房 自上而下 自下而上 自下而上 第二章审核准备 31 制订检查表 续 审核路线 2 第二章审核准备 32 体系运作的审核路线订单接收 评审物料采购来料检验物料入库生管排产车间领料制造加工制程 成品检验成品入库成品交付售后服务 自上而下 自下而上 某项活动审核的路线供应商分级按级评审供应商批准供应商清单供应商监控定期评估 沟通 纠正供应商取消清单更新 自上而下 自下而上 制订检查表 续 审核路线 3 第二章审核准备 33 制订检查表 续 文件的收集与审查与被审核范围相关的文件审核要点中涉及的记录和文件 第二章审核准备 34 制订检查表 续 检查表的要求明确部门与条款的关系依据标准及体系文件要求选择主要的工作内容考虑薄弱环节及部门接口抽样具有代表性注意可操作性 第二章审核准备 35 制订检查表 续 检查表的基本内容依据的标准条款依据的体系文件审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 第二章审核准备 36 制订检查表 续 检查表的四要素 去哪里地点找谁被审核人查什么检查要点如何检查验证方法 第二章审核准备 37 制订检查表 续 检查表案例 看什么 LOOKAT 要点合格供应商清单查什么 LOOKFOR 验证内容1 是否存在 2 是否批准 3 是否包括所有原辅物料供应商 看什么 LOOKAT 要点年度培训计划查什么 LOOKFOR 验证内容1 是否制订了年度培训计划 2 是否按计划实施了计划的培训课目 3 对实施的培训是否作了培训效果评价 第二章审核准备 38 39 xxxxxx有限公司内审检查表受审核部门 审核员 审核时间 第二章审核准备 提前通知受审核部门审核组内部会议 必要时 审核准备情况讨论疑难问题提出注意事项 审核前沟通 第二章审核准备 40 第三章内审实施 首次会议现场审核不合格报告审核组会议末次会议 第三章内审实施 42 审核签到介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序问题澄清确认末次会议时间 首次会议 第三章内审实施 43 组长控制审核的全过程审核路线的展开检查表的使用审核技术与诀窍审核的抽样审核的验证做好检查笔记不确定问题的处理不合格的处理 现场审核 第三章内审实施 44 审核过程的控制执行计划保持进度协调气氛保持客观审定结果 第三章内审实施 45 现场审核的原则坚持以 客观证据 为依据的原则坚持标准与实际核对的原则坚持独立 公正的原则坚持 三要三不要 原则要讲客观证据 不要凭感情 凭感觉 凭印象用事 要追溯到实际做得怎样 不要停留在文件 嘴巴 回答 上面 要按审核计划如期进行 不要 不查出问题非好汉 第三章内审实施 46 审核路线的展开 记录实施记录相关文件实施记录相关活动相关文件实施记录部门职责相关活动相关文件实施记录相关活动相关文件实施记录相关文件实施记录实施记录记录 第三章内审实施 47 检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性 标准要求文件要求 检查表 问题 回答 事实 记录结果 结论 合格 不合格 检查表 答案 现场审核 面谈 提问 观察 抽样 验证 第三章内审实施 48 技术与诀窍询问适当的问题验证对问题的回答观察实际发生的事情 第三章内审实施 49 审核的面谈选择合适的面谈对象被审核区域 部门的负责人直接责任人 操作者提问策略提出恰当的问题正确的提问方式 第三章内审实施 50 提问与聆听 2 提出恰当的问题 WHATWHYWHEREWHOHOW 第三章内审实施 51 提问与聆听 2 正确的提问方式开放型请谈谈你对公司管理方针的理解 封闭型这份文件是你的吗 引导型你是按主管的要求进行这项工作的 是这样的吗 第三章内审实施 52 审核的抽样随机抽样适当数量 检查表 审核员亲自抽样征得被审核人员同意 第三章内审实施 53 审核的验证依据客观证据面谈所得的信息应再验证责任人的谈话可作客观证据非责任人的信息只作线索 实际 客观 存在的不受情绪或偏见左右的可以阐述的可以形成文件 书面表达 的可以是定量的可以是定性的与质量 环境 职业健康安全有关的可验证的 第三章内审实施 54 验证技巧有没有 不能因为回答得很圆满 审核就到此止步 还要按照标准要求 验证应具备的文件 计划 记录等是否符合要求 做没做 不能因为文件 计划 记录编制得很好 很多 就认为符合要求了 还要按照文件 计划进行观察 面谈 核查 判断实际是否做了 做得怎样 不能因为已按文件 计划做了 审核到位了 还要检查实际做的结果是否有效 是否真正进入了受控状态 是否达到了质量活动规定的目标 笔记 在提问 验证 观察中发现的客观证据应及时予以记录 并让受审核方确认 第三章内审实施 55 审核笔记便于下一部门调查同事之间参阅需要时查阅 第三章内审实施 56 不确定问题的处理立即跟踪记下来 稍后跟踪忽略 不考虑 第三章内审实施 57 不合格的处理记录不合格事实注意相关事项同被审核方负责人确认 第三章内审实施 58 不合格的确定不合格的定义不合格的确定不合格的判断不合格的描述不合格报告 不合格报告 第三章内审实施 59 不合格的确定什么是不合格 没有满足要求 A 管理体系标准B 公司管理体系文件和有关规定C 法律 法规要求D 合同要求 第三章内审实施 60 不合格的确定体系性不合格体系文件与标准不符 实施性不合格实际操作与体系文件描述不符 有效性不合格按规定要求进行实施 但效果未能达到规定要求 第三章内审实施 61 不合格的确定根据不合格的程度 可分为 严重不合格轻微不合格 第三章内审实施 62 严重不合格体系与标准要求不符造成系统性或区域性严重失效的不合格 可能由多个轻微不合格说明 可造成严重后果的不合格 第三章内审实施 63 轻微不合格孤立的人为错误文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重对系统不会产生重要影响 第三章内审实施 64 不合格的判断依据客观证据确定不符合标准的条款确定不符合相关的文件要求是不是孤立次要的问题 这项不合格是否过于频繁的发生是严重的还是轻微的 是否有足够的事实支持我的发现 需要采取什么样的纠正措施 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助 第三章内审实施 65 不合格的描述时间地点人 职位设备 编号文件 编号不符合内容不符合条款或文件其它 第三章内审实施 66 不合格描述 例一 不完整的描述 A 用于产品检测的测量仪器超出了校准日期 不符合ISO9001 2015之7 1 5条 第三章内审实施 67 不合格描述 例一 完整的描述 B 品质部用于ROHS检测的XRF检测仪 设备编号为XXXX 表上标签注明校准有效期到2014年9月30日 止审核今日已超出两个月 不符合ISO9001 2015之7 1 5a 条款 第三章内审实施 68 不合格报告现场审核观察结果的陈述经受审核部门确认审核报告的组成部分提交受审核部门的正式文件 第三章内审实施 69 不合格报告的内容受审核部门审核员不合格报告编号日期不合格描述受审核方确认提出建议的纠正措施要求 第三章内审实施 70 签到致谢重申审核目的和范围确认审核计划的实施情况正式提出不合格项澄清宣布审核结论提出纠正要求结束 末次会议 第三章内审实施 71 72 内审不符合项报告 CW QR 36 A0 现场审核结束后 末次会议之前 或审核过程中定期 每天结束 召开同审核组成员参加讨论审核结果沟通审核信息 线索协调审核方向审核组长作审核总结准备 审核组会议 第三章内审实施 73 第四章内审报告 纠正措施审核报告的内容 第四章内审报告 75 纠正措施审核员协调受审核部门提出纠正措施要求采取必要的补救措施发现不合格的根源针对根源采取纠正措施纠正措施的描述要具体 避免使用 严格 认真 加强 等形容词 有效的纠正措施 修改现行做法 文件 工艺 作业方法等 对现有人员进行培训资源 第四章内审报告 76 审核报告的内容审核的目的和范围审核依据文件审核组成员审核时间审核不合格项分布审核综述不合格报告 第四章内审报告 77 审核综述说明发现的不合格项根据审核的不合格项对HSPM体系作出评价 好的方面存在的不足努力的方向 第四章内审报告 78 第五章内审跟