某国际贸易公司质量手册.doc

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袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈羇膄膇莁袃膃荿薆衿膂蒁葿螅膂膁蚅蚁膁芃蒇罿膀莆蚃袅腿蒈蒆螁芈膈蚁蚇芇芀蒄羆芇蒂蚀羂芆薅薂袈芅芄螈螄袁莇薁蚀袀葿螆羈袀腿蕿袄罿芁螄螀羈莃薇蚆羇薅莀肅羆芅蚅羁羅莇蒈袇羄蒀蚄螃羄腿蒇虿羃节蚂羈肂莄蒅袄肁蒆蚀螀肀膆蒃螆聿莈蝿蚂肈蒁薁羀肈膀螇袆肇芃薀螂肆莅螅蚈膅蒇薈 国际贸易有限公司 质量手册版本：a 修改码：0企业标准代码： hj/sc-2010第 0 章发布令第 1 页 共 1 页发布令为进一步提高公司产品质量和服务质量，公司按gb/t19001-2008 idt iso9001：2008标准的要求，编制本质量手册，以持续满足顾客和法律法规要求。本质量手册体现了质量管理体系的八项原则和质量管理体系十二项基本原理，是我公司的法规性文件，也是当前及今后一段时期内公司质量活动的行为准则。现予以发布，公司全体人员务必遵照执行。本手册自 2010 年 1 月1日起实施。 总经理： 2010 年 1 月1日 贸易有限公司质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-2010第 1 章管理者代表任命书第 1 页 共 1 页为贯彻执行gb/t19001-2008 idt iso9001：2008质量管理体系-要求标准，确保本公司建立的质量管理体系有效运行并持续改进，现任命公司 为管理者代表，授权如下：1. 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；2. 向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的机会；3. 确保在本公司内提高员工对满足顾客要求的意识；4. 负责就本公司质量管理体系有关事宜与外部联系。 总经理： 2010 年 1 月1日 贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码： hj/sc-2010第 2 章企业简介第 1 页 共 1 页易有限公司坐落在河北省省会石家庄市。 交通便利，信息发达。有限公司是从事化工、机械、电子等产品进出口的专业外贸公司，公司注重品牌效应、技术创新及新产品开发。公司自2009年11月成立以来，努力打造品牌产品，从产品设计、加工、成品出厂严格按照生产流程操作。公司技术力量雄厚，内部管理严格，产品已远销欧洲、美洲、中东及东南亚地区。公司一直本着“以质量求生存、以管理求效益、以服务求发展”的原则，严格控制产品品质，丰富产品种类，提高售后服务，赢得了国内外客户的高度赞誉。公司制定了产品多元化、市场多极化的市场开拓计划和长远发展战略，努力为推动国际同行业的发展做出贡献。公司全体员工正以最大的工作热情，努力创新，开拓进取，衷心希望与公司新老客户建立良好合作伙伴关系。 “服务至上、质量第一”是企业的经营理念，“以人为本、制度立业”是企业的基本管理思想；“改进无止境”是公司的企业文化，公司将在员工中开展素质、修养教育，不断培育“以顾客为中心”和“追求卓越”的企业文化内涵；把市场、顾客需要和满意作为企业的关注焦点，企业愿在互惠互利的宗旨下与顾客共创辉煌。为强化公司规范化管理，使产品质量再上台阶，实现向顾客不断提供满意产品和优质服务的承诺，本质量手册是按执行iso9001：2008标准编制的手册。对内作为公司现行质量管理体系有效版本（a版），对外是提供第三方认证以及向公司所有用户郑重承诺产品质量保证的依据。改善是无止境的。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。企业发展的不断追求，也要求我们随时做好准备，应对挑战，完善现有体系，引领企业从一个成功走向另一个成功。 际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-2010第4.0 章质量手册说明及管理第 1 页 共 2 页1. 目的本质量手册按照gb/t19001-2008 idt iso9001:2008质量管理体系 要求标准，建立公司的质量管理体系所需的过程，并对各个过程及相互间的作用加以描述。本质量手册即运用于公司产品实现的控制与管理，又运用于内、外部（包括认证机构）评定,并证实其有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规要求的产品。通过公司质量管理体系按本手册规定的有效运行和持续改进，达到保证满足顾客要求与适用的法律法规要求，增进顾客满意的目的。2. 适用范围适用于本公司质量手册的控制。3. 职责3.1总经理负责审批质量手册；3.2 管理者代表负责建立质量手册；3.3 办公室负责质量手册的管理。4. 工作程序4.1 管理者代表负责质量手册的起草，经总经理审批后发布；4.2 本手册适用于进出口化工原料、化工产品、机械产品的销售服务全过程的质量管理；4.3本公司是专门从事进出口贸易的服务企业，无需对进出口贸易服务进行设计和开发。故对7.3设计与开发条款实施删减；提供的销售服务及售后服务均可以通过客户确认加以验证，所以删减标准中的7.5.2条款；在销售过程及服务过程中，无需使用监视测量装置，所以删减7.6条款。, 以上删减并不影响公司提供满足顾客和适用法律法规的要求。4.4 质量手册由办公室归口管理，并按文件控制的要求进行编号、发放、修改、回收。4.5 经过编号的质量手册交持有人签收，持有人应妥善保管质量手册，如有遗失应及时向办公室报告，并采取适当的措施。4.6 本手册分为受控和非受控两种，受控手册供公司内部使用，非受控手册供其他相关方或用于宣传使用。4.7 手册的修改4.7.1 本公司所有员工均可对手册提出修改意见报管理者代表，手册的修改可采取划改或换页两种方式。办公室负责手册更改的落实。4.7.2 手册首次发行为“a”版，如果手册需要大幅度修改时，由总经理决定换版的时机。新版本升为“b”版，依次类推，原版本文件为作废文件。4.7.3 手册修改时，非受控手册不予以跟踪。4.8 手册的回收和销毁按文件控制程序执行。5. 引用标准 国际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-2010第4.0 章 质量手册说明及管理第 1 页 共 2 页5.1 gb/t19001-2008 idt iso9001：2005质量管理体系 基础和术语5.2 gb/t19001-2008 idt iso9001：2008质量管理体系 要求5.3 gb/t19004-2008 idt iso9004：2008质量管理体系 业绩改进指南5.4 gb/t19011-2002 idt iso19011：2002质量和（或）环境管理体系审核指南6. 产品依据标准：公司法ucp500（跟单信用证统一惯例）1993年（修订本）国际商会第500号出版物中华人民共和国产品质量法中华人民共和国反不正当竞争法中华人民共和国消费者权益保护法中华人民共和国经济合同法中华人民共和国商标法及修改商标法的决定中华人民共和国商标法实施细则中华人民共和国对外贸易法中华人民共和国海关法中华人民共和国商检法 7. 术语和定义 本手册采用gb/t19000-2008 idt iso9000：2005质量管理体系 基础和术语的术语和定义。 本手册描述供应链使用的术语如下所示： 供方 组织 顾客产品 本公司的产品是围绕进出口化工原料、化工产品、机械产品等产品的贸易活动和服务，即进出口贸易服务。 质量本公司的进出口业务质量指顾客对公司外贸业务工作的满意程度，主要依赖顾客对实际交付的有形产品和贸易服务过程的满意程度，以及国际贸易单证的准确性和适宜性。顾客是接受本公司服务的客户及产品的最终使用者、消费者和其他受益者。直接接受本公司服务的客户是主要的客户。供方为本公司提供产品或服务的组织或个人。 际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-2010第4.1 章质量管理体系第 1 页 共 4 页1.目的说明建立、实施和保持质量管理体系及编制质量管理体系文件的总要求。2. 适用范围 适用于质量管理体系文件的控制。 3. 职责3.1 总经理任命管理者代表，批准质量手册和发布质量方针和质量目标。3.2管理者代表负责公司建立、实施和保持质量管理体系，并在公司内促进满足顾客要求意识的不断提高，以及向总经理报告体系业绩改进的需求。3.3 办公室负责质量管理体系文件的管理控制。4. 工作程序4.1质量管理体系的总要求 本公司按照gb/t19001-2008 idt iso9001：2008质量管理体系 要求，结合企业实际建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并予以持续改进。4.1.1 本公司对质量管理体系所需要的过程及其本公司的应用进行识别，本公司的质量管理体系所需过程的顺序及其作用见图一：过程模式图质量管理体系的持续改进顾客（和其他相关方）顾客 （和其他相关方）管理职责测量、分析和改进满意资源管理输入要求产品实现输出产品 贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-2010第4.1 章质量管理体系第 2 页 共 4 页图释 ： 增值活动 信息流 图一 ： 以过程为基础的质量管理体系模式 本公司的产品实现过程包括：接受订单 评审订单 签定定单 采购 生产和服务提供 交付和售后服务。4.1.2 本公司产品实现的全过程的控制要求及过程间的相互关系已在本手册的具体章节予以说明。4.1.3确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和对这些过程的监视。 4.1.4公司的产品实现过程中的外包过程是：进出口检验检疫局对贸易产品的检验，委托船公司报关和报检换单服务。 4.1.5 对过程进行监视、测量和分析及采取必要的改进措施，实施所有策划的结果，并对这些过程进行持续改进。 4.1.6直接过程顺序见下图：采购控制 测量分析和改进、顾客满意测量、内审、不合格服务控制、数据分析、持续改进生产和服务的提供；提供控制、过程控制、标识和可追溯性、顾客财产、产品防护与顾客有关的过程；顾客要求的确认、顾客要求的评审、顾客沟通、服务实现的策划监视和测量装置的控制 4.2 文件要求。4.2.1总则 按照gb/t19001-2008标准的要求及结合企业的实际情况，编制了适宜的文件，可以起到沟通意图和统一行动的作用，使质量管理体系有效运行。4.2.1.1 本企业形成了文件化的质量方针、质量目标，编制了程序文件。均包含在质量手册中；本企业为确保其过程的有效策划、运行和控制，还编制了有关的三级文件和证明体系运行和产品符合性的记录。 际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：1企业标准代码： hj/sc-2010第4.1章质量管理体系第 3 页 共 4 页 4.2.1.2 本企业的质量管理体系文件分为三个层次，见文件结构图： 质量手册 程序文件 其他质量文件（技术文件、 外来文件、作业指导书、记录等） 图三： 文件结构图4.2.2 质量手册4.2.2.1 本企业质量手册阐明了质量管理体系的范围及其删减细节。4.2.2.2 引用形成文件的程序，表述过程之间的相互关系，4.2.2.3手册规定应与实际运作保持一致，随着质量管理体系的变化及质量方针、目标的变化，应及时修订，定期评审、确保其充分性、适宜性和有效性。具体执行文件控制程序的有关规定。4.3为实现上述规定，识别和确认下述程序文件：标题iso9001：2008对照条款文件编号4.2文件控制程序4.2.34.2-014.3记录控制程序4.2.44.3-025.4管理评审控制程序5.6.1/5.6.2/5.6.35.4-036.1人力资源控制程序6.26.1-046.2基础设施和工作环境控制程序6.3/6.46.2-057.1进出口贸易服务策划控制程序7.17.1-067.2与顾客有关的过程控制程序7.2.1/7.2.2/7.2.37.2-077.4物资采购控制程序7.4.1/7.4.2/7.4.37.3-087.5进出口贸易过程控制程序7.5.17.5-097.6标识和可追溯性控制程序7.5.37.6-108.1顾客满意程度测量控制程序8.2.18.1-118.2内部审核控制程序8.2.28.2-128.3过程和产品的监视和测量控制程序8.2.3/8.2.48.3-138.4不合格品控制程序8.38.4-140000国际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码： hj/sc-2010第4.1章质量管理体系第 4 页 共 4 页8.5数据分析控制程序8.48.5-158.6纠正和预防措施控制程序8.5.1/8.5.2/8.5.38.6-16 国际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码： hj/sc-20104.2文件控制程序第 1 页 共 3 页1. 目的规定与质量有关的文件和资料的编制、审批、发放、修改、借阅、归档和销毁等环节的控制，以确保质量管理体系运行各场所使用有效的文件和资料。2. 范围适用于质量管理体系运行与产品质量有关的文件资料及适当的外来文件（如海关法、对外贸易法等）。3. 职责3.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由各归口管理部门领导审核，管理者代表批准。3.2外贸部负责编制技术文件、相关作业文件并保证技术性文件的有效性，部门领导审核，管理者代表批准。 3.3 办公室负责编制质量手册、归口管理部门负责编制程序文件，并保证相关文件的有效性；4. 工作程序 4.1 文件和资料的分类与标识4.1.1 质量管理体系文件分为管理性文件和技术性文件两大类：管理性文件包括质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、支持性文件、体系运行记录等。技术性文件包括顾客提供的图纸、工艺文件、工作流程、工作规范、相关作业指导书、行业标准、国家标准等。4.1.2 文件和资料的标识a） 质量手册 hj / sc a - 2010 文件编制年号 文件版号 质量手册 企业代码b）支持性管理文件 hj / gw xxx - x 顺序号 编制部门 管理性文件 企业代码国际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-20104.2文件控制程序第 2 页 共 3 页c） 支持性技术文件 hj / jw xxx - xxxx 顺序号 编制单位 技术性文件 企业代码 4.1.4 文件分为受控文件和非受控文件两种，受控文件应有标识，并注明分发号。 4.2 文件的编制、批准及评审 4.2.1 质量手册（包括支持性管理文件）由管理者代表组织办公室起草，经总经理批准后发布。 4.2.2 各类支持性文件、质量记录由各归口管理部门编写领导审核、管理者代表批准后执行。4.2.3工艺文件、相关作业指导书，由外贸部.按7.1进出口贸易服务策划控制程序执行。4.2.4 公司通过内审和管理评审对文件的适宜性进行评审，当下列情况发生时也需对文件的适宜性重新进行评审：a）公司的质量方针、目标、组织机构发生重大变化时；b）公司的资源配置、市场情况发生重大变化时；c）质量管理体系覆盖产品发生变化时；d）质量管理体系依据的标准发生变化时。4.3 文件的发放4.3.1 质量管理体系文件由办公室填写文件发放登记表，经总经理批准后按发放范围发放。4.3.2 文件领用人应在文件发放登记表上签字，受控文件应加标识按分发号发放。 4.4 文件管理4.4.1 办公室负责质量管理体系文件的管理，编制受控文件清单并保证文件的有效性；外贸部负责技术性文件和资料的管理，并保证文件的有效性。4.4.2受控文件清单应每年核对一次，并报管理者代表批准。4.5 文件的更改4.5.1 手册（包括支持性管理文件）的修改，由更改提出人提出后经总经理审批后方可实施，其修改的方式可采用划改或换版两种。必要时由总经理确定换版的时机。4.5.2 支持性文件的修改，需由管理者代表审核后实施。4.5.3 文件的更改由文件的主控部门填写文件更改处置单并按4.5.1/4.5.2进行审0000国际贸易有限公司 质量手册版本：a修改码：0企业标准代码：hj/sc-20104.2文件控制程序第 3 页 共 3 页核后发放和实施。文件更改处置单应标明更改的日期、更改的方式和内容、单号，并更改相应的存档文件。4.5.4 除有保留价值的文件资料外，其余作废文件一律销毁，销毁前填写销毁文件清单由管理者代表批准后进行销毁，对有保留价值的作废文件，应加注“作废”标识。4.6 文件的复制、借阅4.6.1 文件需要复制或借阅时，申请人填写文件复制/借阅登记表，借阅或复制人签字登记，并在指定日期内归还。4.7外来文件的控制4.7.1与国家政策、法律、法规和产业政策相关的管理性文件由办公室负责收集获取，加盖受控章，各部门根据需要可借阅。4.8每年由办公室组织对现有体系文件定期进行评审，各部门结合平时使用情况适时进行评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.10作为质量记录的文件应执行记录控制程序。5 相关文件记录控制程序6. 质量记录序号名称编号归口部门保存期限1文件发放登记表hj/jl4.1-1办公室三年2受控文件清单hj/jl4.1-2办公室三年3文件更改处置单hj/jl4.1-3办公室三年4销毁文件清单hj/jl4.1-4办公室三年5文件复制/借阅登记表hj/jl4.1-5办公室三年0000国际贸易有限公司质量手册版本：a修改码：0企业标准代码： hj/sc-20104.3记录控制程序第 1 页 共 1 页1. 目的对记录进行控制和管理，为本公司的产品符合规定的质量要求、质量管理体系有效运行提供客观证据。2. 范围适用于质量管理体系和与产品质量有关的所有记录的控制。3. 职责3.1办公室负责体系运行记录的归档保管工作；3.2 各部门负责本部门使用的记录的收集整理。4. 工作程序4.1 记录的表式4.1.1. 记录表式必须规范化、标准化，并且有可追溯性；应能反映时间、地点、实施环境、实施结果和责任人等内容。4.1.2 本公司所使用的记录归口管理部门及保管期限见记录一览表4.2记录的标识 hj / jl - x