会议策划与管理7.doc

第六讲 会议策划与管理回顾：会议现场管理的主要工作有哪些？知识窗：会议简介1.会议的英文名称（附件1）2.会议的种类（附件2）导入新课： 会展包括会议和展览。通常一个大型会展都存在有会议项目，良好的会议策划是会议成功开端，一个高质量的会议也通常能和会展成功相辅相成。另外，会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。-综合 会议策划者一般可分为协会会议策划者、公司会议策划者两大类。有些会议策划者最开始是从事公司的行政管理工作，主管会议的策划。另一些则是协会管理公司的雇员，负责某个协会的会议策划工作。会议策划者是会议产业的买家，他们负责租用会议所需的场地和签约相关的服务。会展业是一个年轻的行业，对会议、活动和展览会的研究才刚刚起步，前后才不过50年，所以会议策划者的出身也各不相同。许多会议策划者的前身是公司或协会某负责人的私人助理或秘书，该负责人分管会议和展览会方面的工作，如召集总经理年度大会或股东年度大会。这些负责人一般会把这项工作交由私人助理具体负责。随着私人助理对会议策划的了解和熟悉，他们逐渐开始负责策划更多的会议，最终，会议策划就成了他们的全职工作。还有一些会议策划者的职业生涯起始于公司的旅游部门。出于偶然的机会，这个部门的一名工作人员被要求负责策划某一公司的所有会议，因为这样可以使公司降低成本。目前随着会展业的迅速发展，一些专门的会议公司、会展公司应运而生，他们拥有一批训练有素的职业策划人，为会议提供一揽子全程服务。会议业有哪些供应商会展行业的供应商很多。供应商是指能提供场所、地点、会展中心、目的地、交通工具、食品及饮料、酒店住宿、娱乐等会议所需服务的个人或公司。供应商通常可以分为三大类：A、 场所B、 目的地C 、 其他场所 场所包括酒店、会展中心、会议中心、学院、大学、学术中心、市政厅或民政中心，当然还包括一些独有的场所。其中酒店占绝大部分，特别是对于公司会议而言。此外，虽然现在许多酒店内部都设有会议中心，但有些会议规模较大，可能同时需要一个会展中心和数家酒店。目的地 目的地供应商的范围较广，一级、二级、三级城市都有场所可供会议使用。在美国，很多目的地设有会议和旅游者管理局（简称CVB）帮助会议策划者选择合适的开会地点。没有会议和旅游者管理局的目的地则会聘请当地的商会来做这项工作。会议竞标已成为很多目的地的大宗生意，并受到政府关注。其他 会展业必须依靠很多供应商提供不同的服务来满足会议策划者的需要。其他的供应商包括：A、 运输（飞机、出租车、巴士）B、 电信公司C、 视听设备公司D、 娱乐机构E、 发言人F、 花商G、 目的地管理公司H、 活动策划机构I 、 会议承包商J、 货物运转运商K、 装饰商等等 会议策划人应达到哪些要求？ 会议筹划者的角色是多面的，他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点：A、 善于与人共事B、 善于解决问题C、 善于注意小节D、 善于与人协商E、 能够管理会议财务事宜F、 熟悉酒店运作G、 能够安排恰倒好处的菜单H、 能够熟练操作电脑I、 能够熟练地与视听服务公司打交道J、 能妥善接待贵宾和外国客人K、 熟知各种礼仪L、 行事果断、执着会议策划人的任务有哪些？ 一般来说，会议策划人需要做以下工作：A、 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标B、 制定会议议程C、 了解可供使用的场所和设施情况D、 选择或提议合适的场所E、 检查并比较各项设施F、 安排交通事宜G、 协调会务工作人员的活动H、 招收、培训会务人员和广告人员I 、 制定可行预算或按既定预算安排有关工作J、 确定各项工作的时间安排K、 视察选定的场所和设施L、 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）M、 确定印刷公司N、 安排食品、饮料有关事宜O、 讨价还价P 、 同会议发言人和各位贵宾进行联系会议工作流程会前A、 与会议主办方洽谈B、 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方C、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。D、 确定方案，签订合同，预付定金。会中A、 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。B、 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。C、 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。D、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。E、 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。F、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。G、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。H、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。会后A、 结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账B、 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 第一节 会议策划课堂分析：会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。虽然这里看似理所当然，但是会议主办者却往往从策划开始入手。主办者准备开某个会议，觉得该会议很有意义，于是要求承办者策划出一个方案，因为策划会议需要做很多工作，而一个人是不能独立完成的。那么策划这个会议的成员一定要求有丰富的经验、策划能力和清醒的头脑来完成这个策划项目。一、 理解会议策划的要素会议策划要明确5w1h方法：5W1H分析法也叫六何分析法，是一种思考方法，也可以说是一种创造技法。是对选定的项目、工序或操作，都要从原因（why）、对象（what）、地点（where）、时间（when）、人员（who）、方法（how）等六个方面提出问题进行思考。这种思考办法，可使思考的内容深化、科学化。 取消 就是看现场能不能排除某道工序，如果可以就取消这道工序。 合并 就是看能不能把几道工序合并，尤其在流水线生产上合并的技巧能立竿见影地改善并提高效率。 改变 如上所述，改变一下顺序，改变一下工艺就能提高效率。 简化 将复杂的工艺变得简单一点，也能提高效率。 无论对何种工作、工序、动作、布局、时间、地点等，都可以运用取消、合并、改变和简化四种技巧进行分析，形成一个新的人、物、场所结合的新概念和新方法。情景设置:根据小组展览主体，策划一个相关会议。二、 会议策划的主要内容和要求-分析策划书（附件3）策划书的基本格式 一、策划书名称 尽可能具体的写出策划名称，如“年月活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。 二、 活动背景 ： 这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述；具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析(SWOT分析)，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。 三、 活动目的、意义和目标： 活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性 四、资源需要： 列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。 五、活动开展： 作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。 这里可以提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请根据实情自行调节。 六、经费预算： 活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。 七、活动中应注意的问题及细节： 内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定 性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。 八、活动负责人及主要参与者： 注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。 注意： 1、 本策划书提供基本参考方面，小型策划书可以直接填充；大型策划书可以不拘泥于表格，自行设计，力求内容详尽、页面美观； 2、 可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等； 3、 如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订； 4、 策划书需从纸张的长边装订； 5、 一个大策划书，可以有若干子策划书。 注：1、该策划书格式由我和我的学生助手张志永共同完成，感谢他的辛勤劳动； 2、本格式主要参阅书目类别为：营销策划、项目管理和创业计划指导书； 3、SWOT分析是现代管理一种分析技术，我们认为它的应用领域广泛，特将其引入大学活动策划； 4、项目尚不够齐全，欢迎网友指出其中不足并做以补充，让它的实用性和易用性更强一些；（一） 确定会议目标1. 明确切实2. 时机条件成熟3. 明确余个项目之间的关系，不能相互矛盾。（二） 确定会议议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。1. 服从目标2. 立意要高3. 处理好主题和议题关系4. 高效5. 表述准确6. 符合会议权限（三） 确定会议参加对象 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。不同的会议，确定对象的内容不同。（四） 会议发言1. 发言类型2. 注意事项（五） 会议规模1. 效果2. 效率3. 场地4. 成本（六） 会议地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。1.交通便利 2.会议的设施和服务 3.会议地点色彩 4.营造良好气氛（七） 会议时间会议时间有三种含义：A 一是指会议召开的时间；B 二是指整个会议所需要的时间、天数；C 三是指每次会议的时间限度。会议召开时间 某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素。 首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。 再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。会议需要时间 会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。会议时间限度 每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。1. 时机是否成熟、议题是否能完成、尽量压缩成本2. 准备工作是否能完成，是否有时间提交相关材料3. 符合当地风俗和宗教习惯（八） 策划会议的日程、议程和程序分析案例-会议议程、日程、程序范例（九） 会议公关与宣传1. 公关和宣传时间2. 方法课后小结： 总结和梳理所学的内容课堂练习： 会议策划附件3：北戴河旅游会议策划书一、 会议名称： 二、 会议时间：2008 年8 月 25日至30 日三、 会议地点：北戴河酒店 四、 会议人数：100人五、 会议行程安排第一天：月日 会议组代表报到 入住酒店本日服务项目A、 我公司将派人协助会务组人员一同在 接待与会务人员回酒店；B、 提供会议报到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续；C、 相对集中的房间安排，提早领出房卡；第二天：月日 全体正式会议07：30 叫醒 08：0