出差管理规定01版本.doc

文件名称出差管理规定 北京中佳盛源商贸有限公司beijing zhongjiashengyuantrad co. ltd发布日期2014.07.02文件编号zjsy-xz-11-2014页码共4页版本号 0.1制定朱珊审核陈波批准出差管理规定一、 目的为了进一步规范企业员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度二、 差旅定义因业务原因，在获得总裁批准后离开日常工作场所12小时以上的即为公务出差。三、出差申请1、 所有人员在出差前都须提交书面出差申请（参见“出差申请单”）。注明出差地点、事由、天数、行程安排、交通工具、所需资金等，经部门负责人签署意见、总裁批准后方可出差。2、 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经总裁签署意见后方可报销。3、 出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差费，每一天按10元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月10元累积加罚（报道日至交发票日期）。4、 出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总裁特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及项目负责人的责任。四、 差旅费预支出差人员根据差旅开支（包括票款）的需要可申请差旅预付款，其金额须经部门经理、财务及总裁签字认可。每次出差预支的差旅费用必须凭与出差有关的各项凭据结算，所预支的差旅费现金余额须按原币种如数返回。五、 差旅津贴和住宿标准单位：rmb人民币/天类型人员住宿餐费一级城市其他城市一级城市其他城市总裁不限总经理上限400上限300150120副总经理上限350上限280120100经理上限300上限25010080主管上限250上限2008060其他人员上限200上限1506050说明:1) 一类城市是指北京、上海、深圳、广州其余城市是指国内其他城市2) 员工应入住协议宾馆，如协议宾馆不能提供住宿或出差地无协议宾馆，按规定的住宿标准选择宾馆入住。3) 住宿费、交通费实报实销，但不能超过相应的额度。4) 以上标准适用于一人或异性出差的情况，如两人（同性）一起出差时，在相应的标准上各扣除一百元。六、 交通方式1)原则l 公司概不负担在“出差申请”获准前所认购的票款。若超出下述规定的交通等级舱位购票，票价的超出部分则由其本人承担，应在“出差申请表”和随后的“费用报销单”上作相应的注明；l 所有票务都应由公司行政助理根据签批后的出差申请单定购，特殊情况可以例外，但必须作出必要的解释，并在提交“费用报销单”的同时应提交发票和有效收据；l 无论票务由公司或个人直接购买，在提交“费用报销单”时，必须附上有关车票或机票的原件。2)交通方式应根据业务需要选择最为经济实惠而又切实可行的交通工具，境内的出差有关规定如下：工具人员飞机火车长途汽车出租车总裁头等舱软卧/商务舱不限实报总经理经济舱软卧/一等座实报实报副总经理经济舱软卧/一等座实报实报经理经济舱硬卧/二等座实报实报主管预申请硬卧/二等座实报80元以下予以报销其他人员预申请硬卧/二等座实报50元以下予以报销3)如遇特殊情况需调整交通工具，需在出差申请单上注明并报行政副总签批；4)员工商务旅行应从公司指定机构购买飞机票和车、船票。七、招待费招待费（如在出差期间因业务需要而请客的开支）可与差旅费一起如实报销。员工每报一次招待费（限额人民币300元，特殊情况须经总经理批准）。在报销时，必须提供所有参加者的名单与身份。如果参加者名字不清楚或不宜公开需获公司副总特别批准。八、 其他开支1)当地交通：当地交通费用如果不是花在差旅上，则必须单独报销。大额出租车费用要加以说明。机场费、 签证费、因业务需要而用的影印费和商务中心使用费等可如实报销。2)小费及私人电话费不得报销。3)办公用品开支和其它业务开支不属差旅开支，应单独报销。4)任何超越上述规定额度的开支，若需要报销，则员工应以书面备忘录形式，连同“差旅费用报销单”一起提请报销。这份备忘录应由上级确认签字。九、出差费用报销1)报销差旅费时，使用“费用报销单”，该报销单同时可用以其他费用报销。员工每月（月初或月末）一次性结算上月的所有费用（包括差旅费用、杂项费用等），其他员工每周一次性结算上周的所有费用（包括差旅费用、杂项费用等）。所有费用填写在同一张“费用报销单”上。对任何出差返回后未在4周之内结算差旅费的员工，计财部将发出书面警告给员工本人。2)所有的开支都须附上合乎规定的凭证和票据。万一有关发票无法提供（例如出租费用），则应以书面的形式申请相关金额并须经部门的批准。所有的发票都须注明货币的种类。外币开支应填入“差旅费报销单”的专门栏目。由公司支付的差额预支款和票务票也应填入相应栏目里。3)帐目汇总后填在报销单据上，这份（填写有差旅开支详细情况的）“费用报销单”应与相应的（已将各项开支打入了有关帐号的）簿记指示页编号一致。4)在日常工作中，陪同客户出差所支付的费用应当单独申报。5)负责批示的上级人员应负责审核该项差旅开支是否有必要、合理和对业务目标有利，然后再行考虑批准。6)计财部门应负责检查申报的津贴额是否准确，是否已将应减去的部分减掉，以及相应的收据是否符合要求。7）出差报告应于出差行程结束后三天内提交并报呈总裁审核。十、例外条款 任何例外事项必须事先得到公司总裁的书面批准。 附出差申请单出差报告单附件1：北京中佳盛源商贸有限公司出差申请单填表日期出差人职务姓名出差期间职务代理人职务姓名出差地点出差时间出差事由差 期乘坐交通去：汽车 火车 飞机 回：汽车 火车 飞机行程安排预借旅费币种： 小写 大写签名签核部门经理办公室总经理总裁返回消假: 年 月 日 （由考勤人员填写）备注：出差三天（含）以内核准至总经理，超过三天由总裁核准。请交至行政存档，出差人员应提前一天于出差前填写出差申请表办理登记手续和工作交接手续。凡过期或未填写出差申请表按旷工处理，不予报销出差费用。特殊情况汇报总经理审批。附件2北京中佳盛源商贸有限公司出差报告单姓名所属