有效的工作方法.pptx

有效的工作方法 蔡立军密级 限制分发 提纲 一 有效沟通 二 写作逻辑 三 时间管理 PartI 有效沟通 1 1有效沟通的概述1 2有效沟通的方法1 3工作中沟通的方式 小笑话 一个苏格兰人去伦敦 想顺便探望一位老朋友 但却忘了他的住址 于是给家父发了一份电报 您知道麦克的住址吗 速告 一男生暗恋一女生许久 一天自习课上 男生终于鼓足勇气写了张字条给那个女生 上面写着 其实我注意你很久了 不一会儿 字条又传回来 上面写着 拜托你别告诉老师 我保证以后再也不上课嗑瓜子了 当天 他就收到一份加急回电 知道 有效沟通的概述 有效沟通的概念 有效沟通为了设定的目标 把信息 思想和情感在个人或群体间传递 并达成共同协议的过程 要有一个明确的目标只有大家有了明确的目标才叫沟通 如果大家来了但没有目标 那么不是沟通 是什么呢 是闲聊天 达成共同的协议在我们和别人沟通结束的时候 我们一定要用这样的话来总结 非常感谢你 通过刚才交流我们现在达成了这样的协议 你看是这样的一个协议吗 方式与方法 信息 思想和情感 有效沟通的三大要素 有效沟通的方法 沟通是双向的过程 传递者 接收者 沟通是双向的过程 发讯人 受讯人 以自我为中心思维是沟通的基础 任何一个有目的的沟通皆始于自我 有效沟通是一种动态的双向行为 而双向的沟通应得到充分的反馈 只有从不同的角度看问题 消除一些不必要的误解和偏见 表达不清如果一个人连自己在想什么都不明白 又怎么能够清楚地表达给别人听 沟通缺乏真诚之心真诚是理解他人的感情桥梁 而缺乏诚意的交流难免带有偏见和误解 从而导致交流的信息被扭曲 很多耍赖的人是不是经常顾左右而言其他 沟通的障碍 传递方 金字塔原理 沟通的障碍 传递管道 经过他人传递而误会环境选择不当沟通时机不当有人破坏 挑衅 先入为主 第一印象 不认真听 没听清楚选择性地倾听偏见 刻板印象 光环效应 晕轮效应 情绪不佳没有注意言外之意 沟通的主要障碍 接收方 四种基本形态 沟通的四种基本型态 聽 聆听不仅是耳朵听到相应的声音的过程 而且是一种情感活动 需要通过面部表情 肢体语言和话语的回应 向对方传递一种信息 我很想听你说话 我尊重和关怀你 给予对方高度的尊重获得信息追求乐趣收集回馈意见增进了解 听 的目的 倾听 用你的双耳以说服他人 找个时间 排除干扰静下心 集中注意力找一个让自己一定要注意听的理由用同理心来倾听保持目光接触 眼睛所在 耳朵会相随 培养主动聆听的技巧 引起对方的注意和兴趣让对方了解话中的意思使对方边听边接受发讯人的主张 同时 产生行动的意识 除了三要素之外 还要根据当时的气氛环境 考虑说话的目的 内容 以及话的长短 说 的三要素 知道说什么 要明确沟通的目的 What 知道对谁说 要明确沟通的对象 Who 知道什么时候说 要掌握好沟通的时间 When 知道什么环境下说 掌握好沟通的场合 Where 知道怎么说 要掌握沟通的方法 How 4W1H 先过滤 把要表达的资料过滤 浓缩成几个要点 一次一个 一次表达一个想法 讯息 讲完一个才讲第二个 观念相同 使用双方都能了解的特定字眼 用语 长话短说 要简明 中庸 不多也不少 要确认 要确定对方了解你真正的意思 提升表达力的方法 想要表达得好 最有效的方法 就是在开口前 先把话想好 形体 也是一种语言 表情 眼神交流 手势 身体动作 形象 形体语言 空间距离 三个因素影响沟通的有效性 双手抱在胸前目光游离玩弄东西身体后倾 翘腿抖动双腿抖动扣鼻子 挖耳朵 消极的身体语言 积极的身体语言 目光注视微笑适当低头开放友好的动作 工作中沟通的方式 工作中常见的沟通方式 预约确认时间 地点提前做好各方面准备 如何开会 开会的通病 事先没设定清楚议题 事先会议参与人没有准备 会议中没兴趣表决 开完会也没人去管 改善会议的几点建议 分清会议人员 主持人 控制人 记录人 贡献者 追踪者会议组织者 事前给会议人员发材料 给予时间思考和消化会议中主持人或控制人 有效控制会议议题和节奏每个会议必须要有纪要和结论 会议后跟踪和Review 决不允许不了了之 邮件的目的 邮件的要点 邮件沟通 主题是接收者了解邮件的第一信息 因此要提纲挈领 让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性 一定不要空白标题标题要简短 不宜冗长标题要能反映文章的内容和重要性 切忌使用含义不清的标题一封信尽可能只针对一个主题 不在一封信内谈及多件事情 以便于日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符 如 等 来突出标题 引起收件人注意 但应适度 特别是不要随便就用 紧急 之类的字眼 回复对方邮件时 可以根据回复内容需要更改标题 邮件的注意事项 主题 邮件的注意事项 关于to和cc以及bcc 附件备注正文中标注附件内容 提示收件人查看附件名称要直观附件大小控制附件的大小 建议不超过3M控制附件数量 建议一封邮件数量不超过4个 较多附件请用压缩包附件格式如果附件是特殊格式文件 因在正文中说明打开方式 以免影响使用 邮件的注意事项 附件 本邮件及其附件含有绿盟科技公司的保密信息 仅限于发送给上面地址中列出的个人或群组 禁止任何其他人以任何形式使用 包括但不限于全部或部分地泄露 复制 或散发 本邮件中的信息 ThisemailanditsattachmentscontainconfidentialinformationfromNsfocus whichisintendedonlyforthepersonorentitywhoseaddressislistedabove Anyuseoftheinformationcontainedhereininanyway including butnotlimitedto totalorpartialdisclosure reproduction ordissemination bypersonsotherthantheintendedrecipient s isprohibited 严格遵守 绿盟科技秘密保护管理办法 保密声明 邮件末尾的保密要求涉及到公司机密信息发送给公司客户或第三方合作伙伴提醒接收者注意数据私密性和法律风险考虑法律因素的免责声明 注意重名 确认收件人 邮件的注意事项 保密 什么时候面谈 会议 最有效的沟通方式 讨论 碰撞较为正式 讨论的交互较多什么时候打电话 IM 紧急 需要立刻有回复或交互讨论范围小 相关人一对一什么时候用邮件 不紧急 给对方留出时间记录证据分享观点 沟通方式的选择 邮件 电话永远不能代替面对面的沟通 沟通不是一种说服 而是一种感染 一种形像展示 一种言行一致的体现 PartII 写作的逻辑 1 1聚焦客户利益1 2分析受众需求1 3以阅读为中心的结构1 4客户化风格 下一代防火墙 NF 特点 专业多核处理架构保障优秀的设备性能全面的双机热备组网方案最大程度保护客户组网可靠独家安全操作系统保证转发能力优秀 运行可靠一体化策略配置极大减轻运维负担内置配置向导 减轻设备上线配置压力一体化安全引擎并行处理多安全业务 提供优秀性能表现可提供芯片级加解密能力 裸机VPN吞吐可达GE级别可提供云安全日志存储 提高运维效率通过云 管 端立体式防护 对安全问题全面防护不留死角可识别内网主机的操作系统 浏览器和杀毒软件 变被动防护为主动预警可通过云日志管理 对安全问题进行深入分析和跟踪数通转发与安全防护采用双引擎设计 设备升级不断网支持基于地理位置的识别 方便策略配置和查看 简单罗列的思想 下一代防火墙 NF 特点 防护完善通过云 管 端立体式防护 对安全问题全面防护不留死角可识别内网主机的操作系统 浏览器和杀毒软件 变被动防护为主动预警可借助云平台的强大日志分析能力 对安全问题进行深入跟踪高性能专业多核处理架构保障优秀的设备性能一体化安全引擎并行处理多安全业务 提供优秀性能表现可提供芯片级加解密能力 裸机VPN吞吐可达GE级别可靠全面的双机热备组网方案最大程度保护客户组网可靠独家安全操作系统保证转发能力优秀 运行可靠数通转发与安全防护采用双引擎设计 设备升级不断网方便运维一体化策略配置极大减轻运维负担可提供云安全日志存储 提高运维效率支持基于地理位置的识别 方便策略配置和查看 分组后的思想 什么是一篇好的文章 没有最好 只有最合适 PASS使用合适的语气 Style 向合适的人 Audience 用合适的结构 Structure 传递合适的信息 达到了沟通目的 Purpose 就是好文章PASS工具P 聚焦客户利益A 分析受众需求S 以阅读为中心的结构S 客户化风格 P聚焦客户利益 聚焦客户的利益 读者需要的不是10米长的电话线 而是能在能在房间的内的任意地方打电话 关注读者所关注的把特点转换为利益把利益明确地说出来 特点 利益 一个待租的房子 中介的说辞 1租金便宜 物超所值2交通方便 四通八达3周围设施丰富 便捷 1每天只需要30元 可季付2步行至公司25分钟 地铁10分钟3小区菜场每天22 00才关门 特点 利益 咱们公司的安全网关 1独有的智能协议识别技术2NAT支持3多台设备可集中监控 1有效阻断Skype 迅雷等P2P协议2支持多人共享单IP连接互联网3256台设备只需1人管理 A分析受众需求 对不同的客户说不同的话 高层客户 中层客户 基层客户 战略层面 战术层面 执行层面 招商银行笑了 销售王冠也笑了 有图有真相 S以阅读为中心的结构 倒金字塔结构 Meatfirst potatoeslater 只有理解了别人怎么读文章 才能写好文章 解决问题vs沟通解决问题的办法 Facts事实 Analyses分析 Conclusions结论 Recommendations建议方案 建议方案 行动 步骤 理由 事实 分析 该做什么 为什么该做这些 如何做 怎么知道这建议方案是完善的 一段例子 产品经理来电话说他3点钟不能参加会议 研发负责人说他不介意晚一点开会 把会放在明天开也可以 但明天10 30以前不行 广州分公司该项目的负责人说 他还在外地出差 明天较晚时间才能从外地赶到分公司回来 那时候可以远程接入 会议室明天已经有人预订了 但星期四还没有人预订 会议时间定在星期四11点似乎比较合适 您看行吗 我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗 因为这样对产品经理和研发负责人都会更方便 分支该项目负责人也可以参加 并且本周只有这一天会议室还没有被预订 S客户化风格 像说话一样写文章 客户才会倾听 2 营造交流情景 使用对话口气采用交流人称 对话的口气 当别人拨打您的手机时 对方听到的回铃音不再是传统的嘟嘟声 而是由您定制的音乐 问候语或其它的特殊声音 说明的口气 个性化回铃音业务能够用被叫定制的个性回铃音乐代替普通的DU DU回铃音播放给主叫 从而能够让主叫在等待被叫接听的过程中感受到与以往不同的体验 彩铃 回想一下 王冠笑了 那则通报的正文 写好文章仅仅如此吗 写作的逻辑 理解文章读者 拥有专业知识 PartIII 时间管理 如何进行时间管理 大石头 小沙子 水 宝石 时间管理 的本质就是 自我管理 管理 自我对时间资源使用的方式 方法以及与时间对应的事项安排 以求获得单位时间内的最大产出 时间容器 如何进行时间管理 时间管理目标 做正确的事 正确地做事 行动 持续优化 自我约束 光说不练假把式 提高效能 时间管理三要素 提高效率 做正确的事 效能 梳理工作内容 全面 详细 产品安装 故障处理 设备巡检 客户交流 项目管理 内部讲师 需求收集 方案编写 个人成长 临时工作 紧急工作 做正确的事 做正确的事 明晰核心职责 效能分析四象限 I重要 紧急 II重要 不紧急 III不重要 紧急 IV不重要 不紧急 Specific具体的 明确的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与其他目标相关Time based明确的截止期限 明确工作目标 SMART原则 做正确的事 做正确的事 正确地做事 效率 正确地做事 一 要事优先 4D原则 Doitnow立即去做 Diarize定出做的时间 Don tdoit别去做了 Delegate授权别人去做 二 统筹规划 做好计划 计划 目标 行动措施 What做什么 Who谁来做 How怎么做 Where在哪里做 When什么时间做 正确地做事 绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的 二 统筹规划 储备资源 正确地做事 信息要及时更新 三 拒绝拖延 避免拖延 速度制胜 正确地做事 目标分解 设立短期目标避免完美主义 降低做事的心理成本和负担 降低期望 降低难度 面对和接受现实 无需逃避不去理会情绪波动 延迟满足不要为未来过度担心 专注当下 面对现实 给予自己压力 脚踏实地 四 选择利器 工欲善其事 必先利其器 正确地做事 Evernote 笔记应用 随手记 保护灵感 思考工具 记忆 学习 思考等的思维 地图 日程管理 计划 备忘 提醒 监督 OneNote Xmind 五 过程把控 一次做好 避免重来 正确地做事 设备一次上线不成功 没有了解清楚用户的网络环境没有准备好上线所需相关物料 一个BUG反复提交多次才通过测试 没有了解清楚需求没有进行充分自测 世界上最没有效率 最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好 被推倒重来 4 3 2 1 立即行动 设定目标没有目