用word和excel批量打印奖状准考证.doc

用word和excel批量打印奖状、准考证等2011-11-06 00:13:04|分类： Computer_Office |标签： |字号大中小订阅 对于打印奖状，通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。一、建立奖状模板首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。图1二、用Excel建立获奖数据库在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”，格式如图2所示。图2三、关联数据库与奖状打开“奖状.doc”，依次选择视图工具栏邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入，完成后的效果如图3。PS：这地方点击的是单击“插入域”，而不是“插入WORD域”。图3四、预览并打印选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。资料二：用word和excel批量打印技巧2010-09-08WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表在学校工作，难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的，比如运行会的奖证，三好学生等等。这不全县三教征文结果出来了，一看550人的庞大队 伍，这要是写或者人工排版，不定要划好长时间，对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的，好在这次划的时间并没那么久， 欣喜之余拿出来分享一下！设计思路：建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致！采用的方法：WORD的邮件合并功能实施步骤：1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择-“信函与邮件”菜单-“邮件合并”3、出现邮件合并向导：选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”-默认的“当前文档”-下一步“选取候选人”-默认“使用现有列表”-下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”：因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表：选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。4、设计WROD中的格式：接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项目”插进去。点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量：选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，继续插入、和中间固定的串词：下一步，预览信件，证书上的字体和大小也可以调整一下先，如果合适就可以打印一张出来比对一下位置：5、后续调整：因为证书不是标准的A4大小，在纸张设置上进一步调整，有的证书上面有固定文字的，还要进一步设计填空的位置和大小。等一张做成熟之后，点击“完成 合并”这时直接打印WORD还是只能打印一份的，如果全顺次打印出来，还要点选右边的合并项中“打印”或者“编辑个人信件”前面是直接合并到打印机，一 个一个打印出来，如上图，后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，可以生成后在WORD中按常规方法打印。结语：微软办公系统只有想不到，没有办不到。这是我常挂在嘴边的一句话，由此想到上次教育人事工资的报表打印，也是电子表格的，不过那是一对多的关系，也许部分表格也是可以通过这个功能来实现的。但是最简单的还是处理一下单表的调动打印吧！以后用不着做报表程序了！第一 打印奖状：用Word打印荣誉证书时，证书上有一部分内容是公共的，只是获奖者姓名、作品名称、获奖等级等不同而已，如果通过手工逐张修改后再进行打印，当荣誉证书数量较多时，做起来很烦琐，而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成荣誉证书的打印工作，大大提高工作效率。具体做法如下： 一、设计好获奖统计表 把获奖情况用Excel统计好并保存这个文件，文件名是“优秀论文获奖统计表”。 二、输入荣誉证书正文 在这张荣誉证书中“姓名、论文名称、奖项等级”这三个项目是不同的，设置的思路是通过Word2003的邮件合并功能，把“优秀论文获奖统计表”的各位获奖者有关内容自动合并到这张荣誉证书中，并打印出来，这样就可以一步到位地完成荣誉证书的设置工作。 三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入了这张荣誉证书后，按如下的六个步骤进行合并打印设置。 1选择菜单“工具信函与邮件合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型点击“下一步”。 2进入到第2个步骤“选择开始文档”在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。 3第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到获奖统计文件“优秀论文获奖统计表”，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。 4这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到荣誉证书中关键的一步。用鼠标选择荣誉证书中的“(姓名)”再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”，让荣誉证书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。再用鼠标选择“论文名称”重复上面这种操作方法，完成荣誉证书上的“论文名称”、“获奖等级”与“插入合并域”的“论文名称”、“获奖等级”相对应的设置工作。 5点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的荣誉证书的样子。 6完成以上的五个步骤后进入到最后的一个步骤。这时右边任务窗格如图4所示。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“优秀论文获奖统计表”中有关的“获奖者姓名”、“论文名称”、“获奖等级”自动合并到荣誉证书中，然后把所有的荣誉证书逐张打印出来。荣誉证书打印的效率便大大提高了。第二 打印准考证： 1将准备好的EXCEL数据文件另存为一个新的EXCEL文件，文件中的数据尽量分成平均的9部分，然后将后面的8部分依次剪切复制到第1部分的后面，第1部分的字段名该为“姓名1”、“班级1”、“考场号1”、“准考证号1”，后面的各部分的字段名分别为“姓名2”、“班级2”、“考场号2”、“准考证号2”，“姓名3”、“班级3”、“考场号3”、“准考证号3”，“姓名9”、“班级9”、“考场号9”、“准考证号9”，如此，将原来的366条记录改成了41条记录，每条记录包含了9各学生的准考证信息。修改后的EXCEL文件只用作打印，不适合对每一个学生的排序、统计等操作，因此要保存好EXCEL原始文件。 2新建一个WORD文档，在一个页面中打印好9个空白的准考证。 3打开视图-工具栏-邮件合并，在邮件合并工具栏中点第二个按钮“打开数据源”连接到第1步中处理好的EXCEL文件。 4在工具栏中点第6个按钮“插入域”，依次在每个准考证中的相应位置插入字段“姓名1”、“班级1”、“