中山市档案信息中心智能馆库应用系统建设项目用户需求书.doc

中山市档案信息中心智能馆库应用系统建设采购项目中山市档案信息中心智能馆库系统之应用系统建设子项目用户需求书中山市档案局目 录目录2总则6第一章概述81.1 中山市档案信息中心大楼现状81.1.1 大楼概况81.1.2 信息化建设现状91.2 存在问题11第二章建设目标、建设原则与项目范围13第一章13第二章132.1 建设目标132.2 建设原则132.3 项目建设内容152.3.1 一站式公共服务子系统152.3.2 数字档案馆综合管理系统152.3.3 馆库环境监控管理子系统162.3.4 档案库房管理子系统162.3.5 数字化加工管理子系统172.3.6 配套制度标准建设17第三章总体技术及架构要求17第三章173.1 软件体系结构设计要求173.2 总体规划框架要求193.3 总体层次架构要求203.4 主机系统部署设计要求213.5 自助式档案服务交付需求233.6 数据结构设计需求243.7 用户角色及其权限构成情况说明243.7.1 内部人员243.7.2 外来人员253.7.3 用户的分类及其与系统的关系25第一章253.8 业务数据范围263.8.1 数字档案馆管理的业务数据的种类：263.8.2 数字档案馆管理的业务数据的类型：263.8.3 未来五年数字档案馆管理的数据增加量估算：263.9 系统环境标准化要求27第四章系统应用功能需求27第四章274.1 系统应用功能总体需求*274.2 一站式公共服务管理系统*284.2.1 系统功能说明294.2.2 系统配套硬件要求404.3 数字档案馆综合管理系统414.3.1 系统业务设计424.3.2 系统功能说明424.4 馆库环境监控管理系统设计*614.4.1 馆库环境监控管理系统设计614.4.2 除湿系统技术要求624.4.3 入侵报警及门窗报警系统技术要求634.4.4 公共广播及背景音乐系统技术要求664.4.5 门禁系统技术要求694.4.6 智能照明系统技术需求704.4.7 智能化集成系统764.4.8 环境系统接口功能864.5 档案库房管理系统884.5.1 RFID库房仓储管理子系统884.5.2 3D虚拟档案库房管理子系统1004.6 数字化加工管理系统1054.6.1 数字化加工系统设计1054.6.2 数字化加工流程设计1054.6.3 数字化加工配套建设1064.6.4 系统功能设计1114.7 标准规范建设方案1174.7.1 标准规范体系构成1174.7.2 本项目参照标准1184.7.3 有待进一步建设的标准119第五章配套设备采购122第五章1225.1 一站式公共服务设备采购需求*1225.2 馆库环境监控管理设备采购需求1235.2.1 除湿系统1235.2.2 门窗报警系统1245.2.3 公共广播及背景音乐系统1265.2.4 门禁系统1355.2.5 智能照明系统1365.2.6 智能化集成系统清单1365.3 档案库房管理系统配套设备采购1385.4 数字化加工设备采购需求140第一章1445.5 设备参数招标要求1455.5.1 台式电脑1455.5.2 管理工作站1465.5.3 24口接入交换机1475.5.4 48口接入交换机1485.5.5 移动式档案盘点车1485.5.6 服务器1495.5.7 虚拟桌面服务器1515.5.8 桌面云瘦客户机1525.5.9 桌面控制软件1535.5.10 NAS存储系统1555.5.11 数字化加工应用及数据库服务器1555.5.12 网络化广播主机158第六章接口需求158第六章1586.1 与中山文档平台接口1586.1.1 档案归档入库的对接1586.1.2 档案查阅出入库对接设计1606.1.3 以webservice方式提供OCR对外服务，以供文档平台各单位使用*1616.2 与库房密集架系统接口1626.2.1 对接需求1626.2.2 为开发者提供支持HTTP协议的REST API服务端接口1626.3 与数字化加工生产线系统（含质检系统）接口1656.4 与大楼温湿度监控系统接口1656.5 与大楼6-23层精密空调控制系统接口1656.6 与视频监控系统接口1666.7 与门禁系统接口166第七章数据交换与数据迁移工程需求166第八章系统应用与性能指标要求166第九章系统集成与实施要求167第七章167第八章167第九章1679.1 安装调试、测试环境1679.2 安装要求1679.3 系统测试（含第三方评测）1679.4 验收要求167第十章系统质量保证要求168第十一章服务要求168第十章168第十一章16811.1 质保期要求16811.2 售后服务要求16811.3 培训要求169第十二章付款方式说明169171第 171 页 总则1、招标项目名称：中山市档案信息中心智能馆库系统应用系统建设项目（以下简称“智能馆库应用系统”）。2、项目地点：中山市档案信息中心。3、项目招标范围：智能馆库应用系统开发和配套硬件设备设施采购两大部分。智能馆库应用系统开发包括一站式公共服务管理、数字档案馆综合管理系统、馆库环境监控管理、档案库房管理、数字化加工管理等五大子系统的调研、设计、开发、安装、集成、调试、培训、验收等各项服务，以及与应用支撑平台公共模块的集成；配套硬件设备设施采购包括公共服务、馆库环境监控、档案库房、数字化加工等配套设备设施的采购、安装、调试、培训、验收等各项服务。4、项目时间要求：合同签订后180天内数字化加工管理和公共服务管理两个子系统投入试运行；合同签订后300天内智能馆库应用系统试运行；合同签订后420天内项目验收。5、中标人负责本需求书对中标人要求的一切事宜及责任。包括软硬件采购、开发、安装、集成、调试、验收、培训、售后服务及相关服务等。交付时须达到本文件中的要求及行业标准。6、在项目最终验收前，招标人提出项目软件需改进时，中标人应免费修改和完善；对软件设计方面出现的漏洞，中标人应免费进行修改和升级。7、除招标人在投标文件中明确外，中标人不得再以任何方式转包或分包本项目。8、质保期：项目软件质保期为1年，自项目通过市政府组织的终验评审合格之日起计算；项目硬件质保期按原厂质保期执行。9、中标人必须在项目实施完成后，把该项目实施过程中所有资料整理成册，与相应电子文件一并移交给招标人。10、本项目是中山市档案信息中心智能馆库系统项目的子项目，网络、视频监控、安全、机房等建设已在其它项目中完成，中标人应承诺按招标人有关招标要求做好各项目设施设备和信息资源的应用集成工作。11、中山市文件和档案管理服务平台和中山市档案信息网的数据资源是中山市档案信息化发展的重要成果，本次项目建设必须充分、合理地利用这些资源，保护前期投资，最大程度减少用户工作量。12、本需求书中打“”号条款为实质性条款，凡标有”的地方均被视为重要的技术指标要求或性能要求。投标人要特别加以注意，必须对此应答并完全满足这些要求，若有一项带“”的指标未响应或不满足，将按投标无效处理。第一章 概述1.1 中山市档案信息中心大楼现状1.1.1 大楼概况中山市档案信息中心建筑共23层，总建筑面积约58000平方米，为了满足阅览接待、开放利用、展览教育、实体保管、技术处理、会议、培训、公众休闲、对外服务等需要，档案信息中心在平面布局和功能分布上包括了档案库房、业务技术用房、查询阅览服务用房、教育展览用房、办公用房和辅助用房六大功能用房。为了保证安全便于管理、避免人员交叉，减少公共区域与办公区域的相互影响，在各功能室安装了门禁监控设备，主要通道安装了视频监视设备；其中展览厅、阅览室集中在大楼的1层和2层，功能用房在3-5层；展览厅共3个，各类阅览用房6个；档案局库房设在大楼中间79层，6楼为市政府预留发展用房。各进驻单位具体负责各楼层情况如下：楼层使用单位说明一层公安局、检察院、法院、城建档案馆、档案局公共服务用房二层档案局展厅三、四层档案局办公用房、功能用房五层市信息中心政务云机房六层政府预留发展用房七层-九层档案局库房十层至十三层城建档案馆办公、库房十四层至十五层检察院办公、库房十六层至十八层中级法院办公、库房十九层至二十一层公安局办公、库房二十二层至二十三层档案局库房档案馆根据不同功能可分为开放区、半开放区、非开放区。开放区包括查询利用室、展览厅、培训室、多媒体演播室、会议室等功能室；半开放区包括内部展览、内部阅览，工作接待、档案接收等，如珍品展览厅、领导阅览室、专家研究室文件接收室、现行文件接收整理室、办公室等功能室；非开放区包括档案库房、保护技术用房、信息技术用房、音像档案技术处理用房、总控室等。为了建成安全、高效智能档案馆，档案信息中心建设中应用了大量的视频监视、语音广播、门禁、LED屏、温湿度监视、烟感探测器、温感探测器等电子设备，对库房环境、楼宇安全进行实时监控，按照档案馆建筑设计规范、档案库房技术管理暂行规定和档案馆温湿度管理暂行规定的要求，库房温度必须控制在1424度、相对湿度必须控制在45%60%之间，每昼夜温度波动值在2度，相对湿度5%,并要求库房内外温湿度必须定时测记，每天不得少于2次。为此，项目建设要求应用已有的环境监控设备、安全设备、广播设备、培训室的硬件平台，通过集成开发实现一站式的监控管理和联合应用，保障公众的利用安全、档案展品安全和库房安全。1.1.2 信息化建设现状（1）中山市档案信息中心已建成的楼宇智能化系统包括综合布线系统、视频监控系统、门禁系统、防盗报警系统、无线巡更系统、停车场系统、库房温湿监控、库房精密空调控制系统等，并将提供门禁系统、视频监控安防系统、温湿度监控控制系统（库区需进一步完善）等环境系统的数据接口。（2）档案库房已采购了密集架和档案箱柜，并配套的智能密集架管理系统，提供WebService应用接口。（3）覆盖全市基于中山市政务云平台大集中管理的中山市文件与档案管理服务平台（以下简称市文档平台）于2015年投入运行，在党政内外网各部署一套。党政外网主要面向社区（村）、学校等企事业单位使用，党政内网主要面向各镇区、市直机关等机关单位使用。市档案馆是其用户之一，在党政内网使用，所有馆藏数据均在平台中统一管理和对外发布利用。馆藏档案情况如下：类别单位数量保存要求年度增长预测纸质档案卷件16万卷又24万件（约150万份档案）七防15000卷实物档案件2134七防100照片张86978七防12000张光盘张3225七防300市文档平台提供了远程过程调用、WebService、离线excel、xml数据包等多种对外数据交换服务。（4）中山市档案信息网网站是宣传中山市档案和地方志事业的窗口，是中山市档案局(馆)向社会大众提供档案和地方志信息服务的平台，主要提供宣传党和国家有关档案、地方志工作方面的方针、政策以及有关法律、法规，介绍档案和地方志知识，提供党政公开信息、开放档案目录、中山志书、中山年鉴、中山名人等信息查询服务，提供档案、地方志工作在线业务咨询指导服务，提供档案展览和档案编研成果展示服务等该网站运行多年，积累了一定量的政务公开信息。（5）基础设施情况：中山市文档平台、中山市档案信息网等档案核心业务系统利用大楼5层中山市政务云机房的基础资源，包括云主机、云存储、数据库、中间件、操作系统等；大楼视频监控系统、门禁系统、防盗报警系统、无线巡更系统、停车场系统、库房温湿空气监控系统等大楼环境管理系统设施设备放在一楼总控室。下图为市文档平台(内网)主机拓扑图：（6）大楼各楼层已建立了党政内外网及环境监控、库房管理等专网网络建设。（7）计算机机房：设在大楼三层，主要提供档案局各使用楼层的网络数据转发维护、数字化加工数据存储服务、大楼环境各类接口数据转发服务，并拟作为大楼环境管理数据的存储地。主要设备有：序号名称型号单位数量采购时间1核心交换机H3C LS-7502E台42016年2月2接入交换机24口H3C LS-5120S-28P-EI台232016年2月3接入交换机48口H3C LS-5120S-52P-EI台252016年2月5PoE交换机H3C LS-S5110-10P-PWR台42016年2月6无线控制器(AC)H3C EWP-WX3510H台12016年2月7服务器浪潮NF5280M4台22016年6月8服务器IBM X3650M3台12012年5月9服务器DELL 5570 台12015年2月10存储HP MSA P2000台12008年7月1.2 存在问题目前，中山市档案信息中心建设存在的问题，表现在以下几个方面：一是档案信息中心各物业环境设施设备缺乏有效的互动机制，环境管控体系不完善，智能化、协同化管理难以实施，与档案信息中心管理一体化、网络化的现代化特征不协调；二是档案库房管理依赖手工，实体存取信息不能全面及时整合，档案出入库信息的整体性、时效性和安全性较差，档案服务不便捷，与日益复杂的档案工作需求不协调。三是档案信息资源建设相对滞后。初始档案数字化工作效率低，缺乏深度数字化加工流程支撑，直接影响了档案工作效能和质量等，与中山市社会经济快速发展对档案工作的需求不协调。基于上述原因，将以智能馆库系统的方式，将现有的环境控制系统进行整合，引入智能化、数字化管理应用，使分散的设施、设备和业务系统实现有效的对接，打破信息孤岛，最大化的发挥档案信息中心效能。近年来，中山市档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：1）档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放一隅，得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。2）档案存放次序较易被打乱虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。3）档案查阅耗时长随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。4）档案的盘点操作不科学由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。5）对失效档案的管理滞后有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。第二章 建设目标、建设原则与项目范围第一章第二章2.1 建设目标根据中山市档案信息中心“五位一体”的功能定位，开发建设既符合大楼公共管理需要，又满足档案业务现代化管理需要的智能馆库应用系统。包括一站式公共服务子系统、数字档案馆综合管理系统、馆库环境监控子系统、档案库房管理子系统、档案数字化加工子系统。通过中山市档案信息中心智能馆库应用系统建设，实现中山市档案信息中心资源的智能管控优化配置，提高工作效率，提高档案工作数字化、自动化、智能化水平，提高档案信息中心的服务能力和管理反应能力，提高风险控制能力，促进中山市档案信息中心各进驻单位协调运作、科学发展。具体目标如下：通过一站式公共服务子系统建设，在调用市文档平台与档案信息网的开放数据基础上，优化服务界面，增强服务功能，实现进馆数据资源共享，为大楼管理、办事窗口和自助查档提供基础服务；通过数字档案馆综合管理系统建设，实现接收市文档平台移交的数据、做好馆藏档案管理工作并生成馆藏档案总库作为永久保存基地；实现与档案库房子系统的对接，实现电子档案与实体档案的关联。通过环境监控子系统建设，整合市城建集团大楼BA系统和本项目新增的环境监控设施设备，为大楼管理人员提供一套方便易用的综合管理系统；通过档案库房子系统建设，引入电子标签和条码技术，实现实体档案库房管理、档案出入库、档案数量统计等业务的高效有序管理；通过档案数字化加工子系统建设，开发一套方便易用的档案数字化加工管理系统和数字化质量检查管理系统，内嵌扫描识别软件，通过与市文档平台分类模板定制对接，实现档案数字化加工业务全过程管理，为市档案馆及各档案室进馆档案提供数字化加工服务。根据国家档案局颁布的档案信息系统安全等级保护定级工作指南，智能馆库应用系统按二级等级保护设计。2.2 建设原则（1）经济实用性原则在设计、建设过程中，进行合理建设，适度超前，针对中山市档案局的特点选用比较成熟而稳定的技术和产品，而且尽量以实用为目的选择设备和产品。另外，针对业务和信息流的特点采用合适的系统结构，使整个系统达到最高的性价比，并尽量简化用户的操作步骤，使系统可操作性强。（2）先进性与技术自主性、实用性相结合原则选择和设计系统主机、网络平台和各种技术的时候，设计要符合技术发展的潮流，使系统依据的基本技术在整个生命周期中保持一定的先进性。会在优先保证成熟性的同时，体现先进性。（3）安全性原则整个系统必要的防范措施，通过采用备份、容灾、容错等方案，提供良好的可靠性，使整个系统受到有意、无意的非法侵入而造成系统破坏的可能性降至最低程度。系统的建设要保证主机、网络系统的软、硬件安全；保证系统应用的安全；保证系统数据的安全。（4）可扩展性和可维护性原则整个系统的设计和建设充分考虑主机、网络硬件的扩展需要、应用系统二次开发的需要，以及支持未来可能出现的新业务的需要，系统采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级和不断增加新业务、增加容量以及在同一平台上扩充其它业务功能。系统的主机、网络平台、系统软件、应用软件都提供方便、灵活的维护手段，方便应用人员进行维护和管理。采用可扩展的系统架构，开放式语言，保证系统能够与异构的系统实现对接；可以方便的增加内容服务器组、应用服务器和备份设备，可以方便的定义管理库结构、库内容、档案分类、界面的显示等，能够适应未来业务量、业务种类和业务模式的扩展；适应各种业务的应用，通过配置实现由于政策法规、业务规则以及组织结构变化带来的变化。（5）统一性原则整个系统的建设要站在整体、全局的高度，系统要考虑和左右、上下的关系，即内部各个业务系统之间和我市其他政府部门之间的左右关系；与广东省、国家档案局系统之间的上下关系。从整体出发，统一规划，这里的统一包括了技术和管理上的统一，二者缺一不可。通过统一的技术规划，定制统一的数据规则和接口，才能实现各异构数据结构之间的交换；通过统一权限管理才能既保持应用的独立性又能实现易整合。通过统一的、各应用系统可复用的构件，来降低开发和维护成本，减轻应用开发人员的负担，提高应用系统的整体质量。（6）标准化、规范化原则系统采用的各项设备、网络平台、系统软件、应用软件均应符合国际通用标准，全面符合国家有关信息安全的政策法规，能够适应国际互联网、政务专网等多层次的安全要求，具有开放性。（7）易用性和易维护性须考虑中山市档案局内部普通用户存在计算机水平参差不齐的可能性。因而，系统建设要求彻底改变传统软件单调、繁琐的计算机操作方式，功能要清晰、简洁、友好、易用和一致，注重整体风格布局，精心设计界面中诸如按钮位置、数据表现方式等细节，使操作者能方便地操作和比较容易理解界面所表达的信息和内容，便于用户快速掌握系统的使用。各应用系统本身要最大限度地简化操作，用户应无需长时间的训练和磨合，在相当短的周期内就可以熟悉操作，迅速为中山市档案局工作人员接受和乐于使用。本系统是中山市档案局（馆）进行内部管理和对外提供服务的核心业务系统，因此整个系统必须要有很高的可靠性，确保系统能够稳定的运行；同时系统要便于维护，中山市档案局内部的信息系统管理人员能够做维护工作，力求以最少的人力资源和技术要求，维护和管理好系统，并能保证其正常运行。（8）标准化管理原则：严格按OAIS模型、SOA架构设计档案服务平台架构，按国家相关档案行业标准设计系统数据结构、存储架构、数据接口、数据封装、元数据采集等功能。2.3 项目建设内容本项目建设内容分为智能馆库应用系统开发和配套硬件设备设施采购两大部分。智能馆库应用系统开发包括一站式公共服务管理、馆库环境监控管理、档案库房管理、数字化加工管理等四大子系统的调研、设计、开发、安装、集成、调试、培训、验收等内容，及与应用支撑平台公共模块的集成；配套硬件设备设施采购包括公共服务、馆库环境监控、档案库房、数字化加工等配套设备设施的采购、安装、调试、培训、验收等内容。具体建设内容如下：2.3.1 一站式公共服务子系统中山市档案信息中心大楼融合了市档案馆、方志馆、城建档案馆、信息中心以及公安、检察、法院等部门档案室，将建设成中山市档案集中公共服务场所，根据政务服务要求，须提供档案业务自助查询和窗口办事的一站式服务。具体需求如下：（1） 为减少维护系统数量，充分利用原有开放资源，要求在市档案局现有档案信息发布系统基础上，结合新馆实际需求，开发建设一站式公共服务管理系统，包括需求调研、功能开发、界面设计、系统测试、用户培训及必要的信息发布等。（2） 大堂放置2台落地式触摸网络液晶一体机，用于公众自主查阅办事指南、开放档案、政府公开信息等各类公开信息。要求：党政内、外网部署，各与市文档平台和中山档案信息网网站互连互通。2.3.2 数字档案馆综合管理系统数字档案馆综合管理系统主要用于档案馆馆藏数据保管、利用等业务。该系统包含档案的收、管、用三大阶段，其中收集阶段的功能主要包含通过远程过程调用方式与市文档平台的对接、目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等内容；档案管理阶段的功能主要包含档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等内容；档案利用阶段包含档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案编研、档案出证等内容。2.3.3 馆库环境监控管理子系统随着档案馆馆藏数量的不断增加，对于纸质档案的妥善保管也越来越显得重要。由于中山市地处岭南，属于多雨潮湿地区，纸质档案在这种环境中如果保管不善，极容易发霉变质。如果采用24小时专人值班，定时巡查库房环境设备，这样不仅加重了管理人员的负担，而且更多的时候，不能及时排除故障，对事故发生的时间及责任也无科学的管理。因此在保管纸质档案时，对库房的环境监控就越发的显得重要。为解决上述问题，需要完善大楼已有BA系统，开发建设可集中管控的环境监控系统，监控范围包括视频安防监控、温湿度监控、抽湿机监控、门禁系统、水浸监控、库房窗户入侵报警监控、7-9层照明控制、公共广播等方面。建设内容包括缺损设备设施的补充完善和应用系统的开发两大部分。具体需求如下：（1） 馆库环境监控子系统开发。（2） 大楼已有系统相关缺损设备设施的补充完善（详见表格）。（3） 因目前大楼各类系统是分散管理的，因此，本项目要实现对大楼原有各类系统的集成（城建集团提供各类系统接口）。通过该系统的建设，实现大楼视频监控、门禁、温湿度控制、漏水、新风、公共广播、照明等设备设施集中管控，便于市档案局及物管人员进行大楼综合管理。2.3.4 档案库房管理子系统因城建集团交付楼宇时档案库房仅提供了基本装修，具体建设要结合档案密集架和档案箱柜的部署进行完善，档案库房的间隔和密集架、箱柜的采购已在另外的项目同步进行，本项目主要解决档案库房的间隔和密集架、箱柜建设好后，实体档案出入库管理、库房档案盘点、安全防控、实体档案与电子数据的关联等问题，实现档案库房科学管理。具体需求如下：（1）根据市档案馆管理需求开发智能档案馆及库房管理系统一套，功能包括档案接收管理、进馆档案管理、库房状态管理、3D库房浏览、档案出入库管理、档案检索、档案借阅管理、档案存放管理、库存盘点、温湿度管理、贴标管理、馆藏统计（含报表工具软件）、系统管理、数据备份与恢复等功能，并实现与市文档平台、智能密集架管理系统（另外项目采购）的对接，实现数据互通。（2）市档案馆档案库房实现电子标签和二维条码管理，要求每个档案盒上贴电子标签，每个档案架柜上贴条码，并与市文档平台中每份档案中生成的条码实现关联，以实现实体档案、电子档案的一体化管理。（3）配套设施设备采购，包括：电子标签和二维条码材料、RFID读取器（门式和手持）、条码扫描枪、管理配套工作站等。2.3.5 数字化加工管理子系统市档案馆计划在档案信息中心建设档案编目与数字化加工中心，既可满足对进馆档案进行集中数字化加工和质检的工作需要，又可对各档案室档案数字化工作提供OCR识别服务。主要建设内容包括网络、数字化专业硬件设备、数字化加工管理系统和数字化质检管理系统等方面，具体如下：1、数字化加工中心考虑保密要求，数字化加工工作将在独立网络完成，需要建设数字化加工中心独立的局域网，并提供网络安全设备。2、根据新档案馆数字化用房和档案数字化数量的实际需求，采购数字化加工专业用设备，包括高速扫描仪、拍摄仪、平板扫描仪、服务器、NAS存储、PC终端、虚拟桌面、声像档案数字化硬盘录像机、打印机等。3、采购专业的档案数字化加工软件系统包括：数字化加工管理系统、数字化质检管理系统、桌面虚拟化系统、OCR录入软件、非线性编辑系统等。4、对采购的档案数字化加工软件和OCR录入软件进行集成开发，形成档案数字化加工系统，并与市文档平台对接，实现数据互通。5、以WebService方式提供OCR对外服务，可为全市文档平台使用单位（机关、学校、医院、村居、社区等）提供便捷的档案数字化录入服务。2.3.6 配套制度标准建设制度是国家法律、法令、政策与规范的具体化，是人们行动的准则和依据。建设数字档案馆，首先分析业务逻辑和流程规则，梳理制度文件及其条款的内容、结构与关系，明确各项流程、管理制度通过支撑业务活动开展的计算机应用系统得以自动地贯彻、执行和实施，构建数字档案馆的制度体系建设。本项目建设的配套制度有：中山市档案馆数字化加工管理办法、中山市档案信息中心智能馆库系统管理办法、中山市档案信息中心智能馆库系统操作手册、中山市档案信息中心智能馆库系统管理员手册、中山市档案信息中心智能馆库系统数据接口规范等。第三章 总体技术及架构要求第三章3.1 软件体系结构设计要求系统采用层次设计，基于浏览器的应用，支持手机、PDA等智能移动终端访问。用户层，支持单点登录，用户界面个性化定义。应用层基于SOA架构构建，包括应用支撑层和业务应用层。应用支撑层包括系统配置管理子系统和系统数据管理子系统，提供底层应用支撑功能。业务应用层包括一站式公共服务子系统、环境监控管理子系统、档案查阅与库房管理子系统、数字化加工管理子系统，完成智能馆库的主要业务功能。基础层以基于云计算的基础设施为支撑，提供计算资源、存储资源和网络资源。应遵循以下技术架构或思路设计：（1）采用J2EE技术为了充分满足系统在安全性、实用性、可移植性、易扩操作、易维护性等方面的要求，系统必须采用基于Java平台的相当于J2EE技术体系，系统构建于B/S三层应用体系结构之上，并采用Jquery、Servlet、HTML5、XML等编程技术和面向对象程序设计方法，将复杂的业务逻辑、流程控制逻辑和数据存取逻辑通过在不同的技术层面上实现，在应用服务器之上，实现业务逻辑的快速部署和灵活调整，充分保证数据库系统的安全可靠访问。（2）采用SOA的系统开发架构（3）采用云计算技术（4）OAIS架构在本项目中的应用（5）采用平台化的设计及开发思路系统须采用平台化的设计及开发思路，底层采用成熟的平台化产品支撑，包括有工作流平台、门户平台、信息发布平台、报表平台等基础功能组件；（6）基于大型的关系型数据库，采用主流成熟的中间件系统，支持各类主流的服务器操作系统数据库采用相当于ORACLE等各种大型的主流关系型数据库；中间件采用相当于Weblogic、Websphere等应用中间件；同时要求支持Windows、Linux及Unix等各种主流操作系统；（7）数据结构标准化设计（8）具备严格的权限管理及控制体系，并支持数字认证、数字签名等技术，可以方便的与CA系统整合，保证系统安全。（9）CA、电子印章、格式自动转换、即时通迅等技术的应用与集成。3.2 总体规划框架要求档案信息中心智能馆库系统总体结构示意图如下所示：整体项目建设包括智能馆库应用系统开发、配套设备设施采购、各类系统集成与接口开发。其中智能馆库系统应用建设包括一站式公共服务子系统、数字档案馆综合管理系统、档案库房管理子系统、馆库环境监控子系统、数字化加工子系统。五个业务应用子系统建设包括应用软件功能、用户界面设计、系统配套和接口。服务内部用户包括档案局、其他进驻单位、物业管理机构等。服务外部用户包括外来办事人员、数字化加工中介服务机构等。序号分项名称主要用户1一站式公共服务管理子系统外来办事人员档案局、其他进驻单位2数字档案馆综合管理系统档案局、外来办事人员3馆库环境监控管理子系统档案局物业管理机构4档案库房管理子系统档案局5数字化加工管理子系统数字化加工中介服务机构档案局3.3 总体层次架构要求1、一站式公共服务应用、数字档案馆综合管理系统和档案库房管理应用部署在中山市政务云平台，申请虚拟机资源。2、由于数字化加工数据量大、处理过程复杂以及相关保密要求，在形成标准电子数据前，将采用本地运行的方式，实行物理隔离，由人工处理接入档案专网，进行系统对接和数据上传。因此，在档案信息中心将部署数字化加工软件的本地服务器。3、由于环境监控系统的接入信号复杂，以及实时性处理需求，在档案信息中心将部署环境监控本地服务器，运行环境监控系统。4、根据数字化加工工作进度安排，申请政务云平台存储资源存储数字化加工后的档案数据。同时，为保障档案数据安全，在全面异地备份系统尚无法建立的情况下，利用现有档案局主机设备，在档案局原机房（市人大附楼）构建同城异地备份系统。系统拓扑结构如图：3.4 主机系统部署设计要求（1）基础系统软件结构设计依据广东省电子政务技术标准，以及中山市电子政务建设总体思路和用户实际需求的分析，应用软件体系构建策略，中山市档案局数据服务管理平台的基础架构应采用统一架构，因此本项目建议选择Linux作为操作系统。标准化的J2EE应用服务器为主要应用系统中间件标准关系型数据库如Oracle 11G企业版作为数据库管理软件。（2）部署云平台服务器逻辑结构 部署在中山市政务云平台的服务器是档案信息中心智能馆库系统的公共服务应用和档案库房管理应用，服务器部署如图：（3）部署数字化加工本地服务器逻辑架构数字化加工中心服务器完成数字化加工管理业务，部署数字化加工管理组件及必要的系统配置管理和数据管理组件，主机系统部署如图：（4）部署馆库环境监控本地服务器逻辑架构馆库环境监控本地服务器完成馆库环境监控管理业务，部署馆库环境监控管理组件及必要的系统配置管理和数据管理组件，主机系统部署如图：3.5 自助式档案服务交付需求根据系统的功能需求及潜在的用户情况，预计系统日均业务处理量4000笔，数据交换处理量约为 2000 笔，初步估算系统功能的响应处理能力应满足以下要求。 （1）系统要具有海量数据存储和管理能力，数据库结构设计良好，具有迅速的数据检索能力。采用目前较为成熟的数据库管理系统，成熟的OCR软件，确保系统具有良好的海量数据存储和管理能力，能够完全满足实际性能需求。（2）系统要具有良好的并发响应能力，整体响应性能在5s以内，正常情况下并发访问量应不小于100。（3）系统要具有较强的稳定性，在100个用户并发访问时，系统仍能稳定运行。（4）系统要具有完备的网络与信息安全保障体系，能对登录用户的身份进行认证，并跟踪用户的操作，进行安全审计。（5）系统具有良好的数据安全保障机制，具有较强的容错能力和灾难恢复能力，服务器组采用了集群模式。（6）系统数据交换充分考虑了中山市档案信息中心应用现状，完全符合政府现有的数据交换体系。（7）系统文本信息交换的响应时间小于3s，采用领先的消息中间件对数据交换进行管理。（8）采用工作流技术，进行系统管理和维护，从而保证了系统具有高度的灵活性，能适应日常业务变更的需求，实现了“零代码”方式的系统管理和维护。3.6 数据结构设计需求参照档案行业标准DA/T46-2009设计文书档案数据结构，并扩展到其它专业专门档案，最终形成中山市归档文件元数据采集规范。要求根据国家基本专业档案目录所列档案种类，结合中山市档案管理实际情况，对至少200种档案设计模板。同时，提供自定义模板功能。3.7 用户角色及其权限构成情况说明3.7.1 内部人员指在行政关系上隶属于本局的用户，从地理位置上看主要包括位于档案信息中心大楼内部的局机关各科室及下属单位。这部分用户运用本系统对业务和内部事务进行管理，是本系统的主要使用者。他们与系统发生最紧密的联系，对系统的使用频度最高。当系统资源为多个用户共享时，系统最先考虑满足他们的需求。内部人员主要包括以下角色：（1） 库房管理员：管理档案库房、珍品库房、音像档案库房的物品和打扫卫生。（2） 内部查档人员：编研出版、地方志修订、年鉴出版等。（3） 档案接收人员：接收各单位档案实体。（4） 数字化加工管理员：负责安排清点馆藏档案的数字化情况，监控数字化质量管理；（5） 编研人员：收集大事记、编写组织沿革、记录领导人活动、组织各类档案展览等。(6) 修志人员：志书管理、接收地方志信息报送、年鉴出版等。（7） 政府公开信息管理人员：收集管理各单位报送的政府公开信息。（8） 档案拍摄人员：声像档案采拍、冲洗等。（9）声像档案整理人员:负责照片、音视频档案的整理、编辑、归档等工作。（10） 查档接待人员：登记查询人员信息、查询相关档案、档案借出和归还登记。（11）档案业务指导员：负责各类档案业务指导，审核各类档案管理规则，在线指导业务系统的业务工作。（12） 电子数据管理人员：管理电子档案数据中心、文件管理中心系统、声像档案系统数据维护、数据备份等。（13） 业务信息系统管理人员：管理电子档案数据中心、文件管理中心系统、声像档案系统操作人员权限。（14）网络安全管理人员：管理内部三个网络的正常运转，审核授权各接入网络点的接入，尤其是公共区域的无线接入；监控并处理网络的异常行为，规范网络行为。(15) 智能馆库系统管理人员：监控馆内各类监控（视频监控、消防系统监控、门禁监控、巡更系统、库房温湿度监控、广播音乐授权等。）3.7.2 外来人员指在行政关系上与本局不具有隶属关系的用户。按照使用本系统的目的可分为： 业务外部用户指与市档案局拥有密切业务联系，需要前往档案信息中心办理业务的相关人员、单位或组织。此部分用户与系统联系的紧密程度和系统资源的优先满足度仅次于内部用户。业务外部用户角色包括：（1）外来办事人员：职称申报、档案借阅等。（2）物业管理人员：楼宇保安、清洁、饮食供应等。（3）外来查档人员：查询档案、文件资料等。（4）业务培训人员：档案业务培训、信息系统培训等。（5）档案咨询人员：档案管理业务咨询、文件管理业务咨询等。（6）档案中介人员：档案数字化加工、设备维修等。 普通外部用户（通过互联网进行查询的用户）由于系统考虑要为社会提供发布档案信息的服务，因此需要相关信息的单位、部门和个人都可能在信息发布平台上搜索信息而成为系统的查询用户。此类用户与系统联系较为松散。3.7.3 用户的分类及其与系统的关系用户的分类及其与系统的关系如下表所示：用户的分类及其与系统的关系用户分类对系统的使用频度系统资源优先满足度内部用户大楼内用户高最高外部用户业务外部用户较高高普通外部用户较低较低3.8 业务数据范围3.8.1 数字档案馆管理的业务数据的种类：（1） 大楼各类环境监控管理系统产生的数据（含文本、音视频、照片和实物）；（2） 全市立档单位向市档案馆移交的各类档案数据（含文本、音视频、照片和实物）；（3） 市档案馆收集进馆的各类图书资料（含文本、音视频、照片和实物）；（4） 地方志办公室的地方志书库或档案编研信息（含文本、音视频、照片和实物）；（5） 市档案馆接收的全市党政公开信息（含文本、音视频、照片和实物）；（6） 其它可纳入智能馆库系统管理的信息。3.8.2 数字档案馆管理的业务数据的类型：（1） 文本文件：如PDF、TIFF、DOC、DOCX 、WPS等；（2） 照片档案：如TIFF、JPEG（JPG）等；（3） 视频档案：如MPEG、AVI、FLV等；（4） 音频档案：如MP3、WAV等；（5） 网页：如HTML、MHT 等；（6） 其它：如PPT、XLS等。3.8.3 未来五年数字档案馆管理的数据增加量估算：由于应用范围及使用规模的扩展会促使数字档案馆要求有更多的存储空间，未来数字档案馆的应用单位和应用人员将大量增加，再加上未来纸质档案扫描量和电子文件归档量的快速上升，势必造成系统存储的海量增加。我局估计未来五年数据量应在250TB左右，具体存储量估算依据如下表所示：计算内容计算标准容量单位小计(TB)档案馆馆藏纸质档案扫描量200万件15MB/件30新馆建成后待进馆档案量100万件15MB/件15照片、音视频档案增加量365天*5年3GB/天5.5专业档案各单位纸质档案扫描量100个单位*1万件*5年15MB/件75各单位业务系统电子文件移交归档20个系统*1TB20市行政审批系统的历史数据5TB5380多种审批档案新增数据量，每天每次审批事项按10份文件计算385*10*260工作日*5年15MB/件75接入单位目前有将近200个单位，包括市直机关、镇区、国企等，平均每天有15份档案归档200*15*260工作日*5年15MB/件6全市279个村居委员会，平均每天有两份文件归档279*2*260工作日*5年15MB/件1.2全市学校、医院、企业、各单位的分局接入单位，按400个计算，平均每天有5份文件归档400*5*365天*5年15MB/件5.6虚拟桌面存储资源按照200个计算，每个配置30G存储资源，其次考虑对桌面资源的备份，存储200*30G,即6T，考虑备份和管理等，存储需求按照10T计算10合计248.3按在存储设备80%为临界计算，实际需要存储310TB（248.3/0.8），再按存储设备集成需耗费20%的冗余空间计算，最终数字档案馆五年内的实际存储目标需求估计为372TB（310*1.2）。3.9 系统环境标准化要求本次系统应采用J2EE技术，B/S模式，用户界面支持分辨率1024*768及以上，系统支持IE8.0及以上、Google Chrome V32及以上、Firefox等通用浏览器，要求使用这些浏览器可以正常访问系统内的各项功能服务，不能出现界面变形或影响操作等问题。第四章 系统应用功能需求第四章4.1 系统应用功能总体需求*1.功能需求在系统的规划实施过程中，将以业务为主线，参照档案信息中心档案局内部的部门组织和业务分工,以及部门内部业务、部门之间业务关系，使业务部门通过子系统来管理和维护与其职责相对应的数据，并遵循结构化原则，按照功能的不同侧重点来进行系统划分。各子系统根据不同的数据访问权限共享系统的信息资源，包括软件、硬件、网络与数据资源。所有子系统相互独立，可以单独运行，也可以对其功能模块进行有效重组。本项目划分如下表：序号系统名称子系统名称1一站式公共服务管理系统查档导览