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采购审计报告审 计 报 告（摘要）（供销部采购职能审计）编号：2010001 以下第1-2页是采购业务审计报告的摘要部分，第3页-12页是审计报告的详细内容。为节省宝贵的时间，您可以仅仅阅读本摘要部分，如果感兴趣，您可以全文阅读。供销部承担着全公司生产经营、基本建设所需材料物资、机械设备的采购供应以及产成品及其副产品、伴生品的销售工作。目前共有从业人员11名，平均年龄40岁，采购的各类物资设备共47大类，约4200个不同规格的品种。经审计我们发现：（一）以下方面的控制制度有待加强：1、供应商确定环节的询价、比价程序，招标程序过于笼统，可操作性不强；2、未规定业务员的定期轮岗；3、对于采购退货的相关业务未规定；4、对供应商的档案管理、供应商评价虽有提及，但未制定详细规则；5、对采购质量的鉴定及责任划分未规定。 （二）在以下主要方面执行的有效性欠缺：1、未执行“对库存存货的管理要根据重要的少数和次要的多数原则进行分类，实行ABC管理”； 2、未有效执行“应当参考上月品种单价，并结合货款拖欠的实际情况，编制采购资金预算表”； 3、未有效执行“10万元以上大型设备和材料必须组织招标”； 4、未有效执行“供应商确立后，1000元以上的材料物资必须签订合同”； 5、未有效执行“对于供货发票和入库手续齐全的业务，供销部应于手续齐全之日起五个工作日内办理结束与财务部的结算工作”。这些详细内容可以从后附的全文中或附件中获得。（三）在采购效率和效果方面：1、材料周转缓慢，库存成本较大；2、招标程序不够科学，对采购质量的重视程度有待加强。经审计，我们认为：供销部基本上保障了公司正常生产经营、基本建设的物资供应，在相当程度上履行了部门职责；供销部的采购业务控制环境、风险评估是合适的，控制活动、信息与沟通、持续监控有待于加强；控制活动、信息与沟通、持续监控的相关制度的执行有效性仍然需要强化，主要表现在采购预算的准确编制、存货的分类管理、业务员的定期轮岗、业务人员的专业胜任能力、科学招标、供应商信息建立与完善、采购业务的报告分析、采购的信息化等方面。在与供销部充分沟通的基础上，我们提出以下建议，供管理层参考：1、进一步完善相关采购制度并提高其执行的有效性； 2、加强业务学习，提高业务素质；3、科学招标，力求实现采购业务的质优价廉；4、加强采购预算管理和信息化建设。内控审计部二00九年十二月三十日审 计 报 告（供销部采购职能审计）编号：2010001导 言根据我们的年度工作计划和总经理办公会议安排，我们自2009年11月15日至2009年12月25日，就供销部2009年110月份的采购职能履行情况进行了审计。我们的审计工作是按照国际内部审计师协会颁布的内部审计实务标准开展的，同时在对该部门的内部控制审计时，参照了由C0SO发布的企业内部控制框架的相关标准。本报告分为导言、摘要、声明、正文、附件等四个部分。声 明以下的声明是我们出具审计报告的前提假设，我们认为认真阅读本声明，有助于准确理解报告内容，特别是审计发现和审计建议：1、建立健全采购业务的控制制度，最小化控制风险，并有效履行采购职能，是供销部管理层及全体员工的责任；我们的责任是通过实施必要的审计程序，对采购职能控制制度的健全性、执行有效性、采购职能的经济性和效果进行确认，并提供相应的改进建议。2、在审计过程中，我们从洛矿动供科、财务部、供销部收集了一些相应的基础数据，这些数据的真实性、完整性由提供单位承担；我们在对数据进行分析性复核的基础上决定是否采用。3、鉴于审计时间比较紧张及内部审计权限的限制，我们未执行对个别采购品种采购价格的经济性进行外调的程序。4、对于已经多次提到的控制缺陷，比如供应商档案建立、供应商评价、专业能力等，我们已经从审计发现中删除或者未展开讨论。5、除特别指明的日期外，其他业务的审计截止日期为2009年10月31日，审计报告日期为2009年12月30日。6、由于审计报告不是采购业务工作总结，所以在报告中更多关注的是控制缺陷，而未探讨其经验和先进做法，这并不表明供销部的工作没有值得推广的经验和做法。7、对采购预算的强调并非针对资金支付的及时性，而主要是其编制的准确性，以及对预算控制的损害。正 文一、供销部的基本情况供销部是我公司的一个重要部门，承担着全公司生产经营、基本建设所需材料物资、机械设备的采购供应以及电解铜、铜精矿、粗铜等产成品及其副产品硫酸、伴生品铁粉的销售工作。目前，供销部共有从业人员11名，平均年龄40岁，平均学历为大专，平均为五龙服务71个月。据统计，供销部采购的各类物资设备共47大类，约4200个不同规格的品种。从2005年元月自2009年10月末，供销部共采购各类物资设备14683万元，平均劳动生产率350万元/人.年。供销部的全体员工通过艰辛努力，基本上完成了正常生产经营、基本建设的材料物资、机械设备供应任务，认真履行了控制制度赋予的部门职责。其中每年的采购金额及平均劳动生产率。 二、审计目的、依据 在编制采购职能审计方案中确定的审计目的主要包括： 1、确定采购业务的控制制度是否健全、合理； 2、确定采购业务控制制度的执行是否有效； 3、确定目前采购业务存在的缺陷并提出相应的改进建议。 我们参照以下标准开展采购职能审计工作： 1、公司内部控制制度文本中与采购业务相关的政策、程序； 2、COSO发布的企业内部控制框架； 3、财政部发布的企业内部控制具体规范采购与付款和企业内部控制具体规范存货； 4、国际内部审计师协会（IIA）发布的内部审计实务标准与公告。 三、审计范围、程序 审计方案确定的审计范围包括： 1、供销部2009年110月的采购业务，含采购合同、招标文件、采购结算文件、资金预算等； 2、对于分析性复核所需数据，则追溯至以前年度； 我们按照以下审计程序开展审计工作，以收集充分、相关与可靠的审计证据： 1、审阅相关的内部控制制度，以确定采购制度的健全性、合理性；2、对关键控制制度进行穿行测试、并行测试、观察，以确定制度执行的有效性；3、询问业务人员，为初步审计意见提供佐证，寻求改进采购工作的建议；4、收集整理业务数据，进行分析性复核。四、审计发现（一）控制制度的健全性与合理性公司对采购业务的制度规范主要在公司章程、财务管理制度、采购管理制度、工程项目管理制度、资金管理办法、采购与付款管理办法中有所体现。这些制度分别就采购与付款业务循环中的请购与预算、供应商确定、合同订立、采购与验收、采购付款与记录、报告分析等关键控制环节作了相应规定，同时对于内部控制中的共性问题比如组织结构、职责分离、职业道德也作出了初步规范。详见后附的现行控制制度中关于采购业务的规定一览表。对照由财政部颁布的企业内部控制具体规范采购与付款的相关规定，我们可以发现，现行控制制度中对于采购与付款业务循环的主要环节均作出了规定，但在以下几方面未涉及或规定不够明确：1、供应商确定环节的询价、比价程序，招标程序过于笼统，可操作性不强；2、未规定业务员的定期轮岗；3、对于采购退货的相关业务未规定；4、对供应商的档案管理、供应商评价虽有提及，但未制定详细规则；5、对采购质量的鉴定及责任划分未规定。（二）控制制度执行的有效性正如在现行控制制度中关于采购业务的规定一览表中所列举的一样，供销部在履行采购业务的相关制度时，有25项能有效执行，有效率为58.14，未执行的条款7项，占比重16.28，虽执行但效果或效率不明显的11项，占比重25.58。其中：1、未执行“对库存存货的管理要根据重要的少数和次要的多数原则进行分类，实行ABC管理” 针对这一问题，我们就五龙实业与五龙铜业的平均采购金额按照ABC管理的原则进行了分类梳理，在所有采购的39大类物品（不包括设备类）中，可以将生产用药剂等5类物资作为A类管理，采购金额约1041万元，占总比重约73.5，对于A类物资应当重点关注，由供销部负责人投入最多的精力和资源，密切掌握其合理库存、供应商、价格变动等信息；象电机车等15类物品作为B类管理，采购金额约308万元，占采购总比重约21.7，对于B类物品应当关注，但力度可以略低于A类；象轴承、工具等19类物品作为C类物品，对于C类物品可以交由一般人员管理和关注，供销部门负责人则投入较小的精力和关注。通过实行ABC管理能够让管理者从纷繁的业务中解脱出来，将更多的资源分配到对生产经营起着关键作用的物品上。需要说明的是：一、上述分析是基于洛矿的材料物资系统的数据都真实准确的假设上的，如果数据有所出入，则需另行对ABC分类；二是鉴于时间、数据取得等因素的制约，我们仅仅按大类进行了ABC分析，如果从便于管理出发，则需要根据这一原则将采购物品ABC分类到具体品种上去；三是我们的分析仅仅考虑了采购金额这一因素，在实际操作中还应当综合考虑单次采购成本、采购周期、物品的易取得性等其他因素；这正是供销部门下一步应当考虑的工作。表1存货分类ABC分类2009年1-10月2008年度平均累计比重金额比重金额比重金额比重合计12,590,266100.0015,745,680 100.00 14167973 100.00 28(生产用药剂)A类4,368,85534.704,189,352 26.61 4279104 30.20 30.20 32(钢材)1,812,96914.402,619,475 16.64 2216222 15.64 45.85 36(火工类)1,992,79615.832,176,175 13.82 2084485 14.71 60.56 17(建材库存)880,1616.991,164,944 7.40 1022552 7.22 67.78 29（冶炼厂配件）305,8182.431,304,484 8.28 805151 5.68 73.46 24(选配2)B类464,6803.69632,357 4.02 548518 3.87 77.33 02(油类)313,8762.49511,036 3.25 412456 2.91 80.24 14(二类电气类)242,3201.92289,076 1.84 265698 1.88 82.12 08(仪器仪表类)105,0130.83354,193 2.25 229603 1.62 83.74 33(电机车)213,1991.69213,359 1.36 213279 1.51 85.24 34(闸阀类)170,6821.36196,244 1.25 183463 1.29 86.54 10(杂品类)134,6771.07212,658 1.35 173668 1.23 87.76 30(劳保类)142,6341.13188,122 1.19 165378 1.17 88.93 15(电器类)200,9191.60125,760 0.80 163339 1.15 90.08 16(化工塑料类)101,2170.80219,580 1.39 160399 1.13 91.21 31(水泵配件类)215,9951.7295,032 0.60 155514 1.10 92.31 01(橡胶制品)102,6060.81151,872 0.96 127239 0.90 93.21 04(有色金属)63,3660.50122,761 0.78 93063 0.66 93.87 13(三类电气类)64,7430.51119,225 0.76 91984 0.65 94.52 35(水暖类)40,4770.32136,267 0.87 88372 0.62 95.14 19(40M3配件)C类74,0100.5982,897 0.53 78454 0.55 95.69 18(耙矿绞车)80,9750.6460,733 0.39 70854 0.50 96.19 05(轴承)50,2290.4088,041 0.56 69135 0.49 96.68 27(O型圈)131,7861.055,002 0.03 68394 0.48 97.17 25(选配3)33,2390.2694,154 0.60 63697 0.45 97.61 03(标准件)27,5030.2273,629 0.47 50566 0.36 97.97 12(工具类)37,1390.2950,218 0.32 43678 0.31 98.28 06(五金类)45,7510.3639,981 0.25 42866 0.30 98.58 37(化验药剂类)26,7240.2146,398 0.29 36561 0.26 98.84 23(选配1)17,7530.1453,862 0.34 35807 0.25 99.09 38(化配类)31,4230.2523,654 0.15 27539 0.19 99.29 42(竖井配件)26,2300.2121,170 0.13 23700 0.17 99.45 41(90配件)23,1050.1811,840 0.08 17473 0.12 99.58 11(磨具量具类)16,3770.1318,075 0.11 17226 0.12 99.70 20(28配件)7,4100.0622,748 0.14 15079 0.11 99.81 22(BA100凿)-1690.0015,958 0.10 7895 0.06 99.86 21(45配件)10,8200.094,940 0.03 7880 0.06 99.92 45(发配件2)9,9920.085,348 0.03 7670 0.05 99.97 09(刃具类)2,9680.025,061 0.03 4015 0.03 100.0 2、未有效执行“应当参考上月品种单价，并结合货款拖欠的实际情况，编制采购资金预算表” 准确编制预算是实施控制活动的重要方法之一，物资采购资金支出平均每年约3000多万元，占公司资金总流出的30以上，采购预算编制的准确与否直接关系着公司总体资金预算，目前，不仅是供销部的资金预算编制不准确，财务部在编制总体资金预算时，也未遵照规范的编制程序，使得预算的作用大打折扣，并未真正发挥预算的控制职能。以下是2005年2009年1-10月的采购资金预算及其执行情况表：表2供销部采购预算执行情况表 (单位:万元)项目预算实际完成率20052322.71541.166.3 20062974.61985.166.7 20076545.74013.161.3 20086128.94048.866.1 2009.1-105280.52951.255.9 平均4650.482907.8662.5 从上表可以看出，采购预算的执行情况不是太好，经分析：资金短缺并非主要原因，因为在2006-2007年公司的资金实际上是宽裕的，而其完成率也仅仅是61.3和66.7；拖延供应商货款也不是主要原因，因为如果经常的拖延货款，那么我们应付给供应商的货款就应高达8000余万元，而实际上每年平均应付供应商货款在300万元左右。通过进一步深入了解，采购预算完成率之所以这样低的原因是未规范地编制预算，其中包括两个方面：一是对于上月已经列入预算，但未支付的货款，在编制当月预算时又重新增加预算，这样就无形中虚列了大笔预算；另一个是在编制预算时的公式当月采购预算额本月采购总额+以前月份采购当月应当支付的资金当月采购应当以后月份支付的资金，遗憾的是供销部在编制预算时并未采用规范的方式。3、未有效执行“10万元以上大型设备和材料必须组织招标” 我们对2009年110月份所有超过10万元的采购合同进行了分析，发现：在此期间单次采购金额在10万元以上的合同共45宗，涉及金额1327.62万元，其中通过招标确定供应商的23宗，合同金额890.2万元，占总金额的67.05；通过比价程序确定供应商的20宗，合同金额364万元，占总金额的27.4。4、未有效执行“供应商确立后，1000元以上的材料物资必须签订合同” 2009年19月份，供销部共签订各类采购合同335份，我们通过随机方式抽取了52份合同，分别就合同是否进行了比价程序、合同签订是否逐级审批、实际采购数量是否与合同数量存在较大出入等方面作了认真审查，经审查发现：合同订立程序执行有效的份数计37份，金额569919元，分别占到样本总数的71和73.6，那么根据统计学原理，我们可以有95的把握确定当年按规定程序签订的有效采购合同在235份至306份之间，合同金额在1213至1682万元之间。5、未有效执行“对于供货发票和入库手续齐全的业务，供销部应于手续齐全之日起五个工作日内办理结束与财务部的结算工作” 根据部门职责的划分和不相容职责分离的原则，供销部系采购业务执行部门，财务部系应付帐款部门。当采购业务的相关手续齐全时，供销部必须及时提交财务部结算，而不是象目前那样将所有手续保管在业务员个人手中，因为这样一方面有损于会计核算的及时性原则，另一方面手续的多头存放不利于安全。据不完全统计，截止2009年12月31日，在供销部业务员处超期存放而未及时结算的采购业务计72.52万元，其中时间最长的157天，最短的4天。如果根据采购与付款管理办法第三十条的规定，则应处罚相关人员355元，考虑到相关部门之间未能有效沟通，不仅仅是供销部的责任，故予以警告。（三）经营效率、效果方面在对采购业务经营效率的审计时，鉴于时间紧、权力有限、相应数据取得成本太高等方面的制约，我们着重考虑了采购业务对材料存货周转率、采购质量对生产成本的整体影响，而没有就个别品种的采购价格是否过高问题作深入探讨。1、材料周转缓慢，库存成本较大 经统计，洛矿2008年和2009年1-10月的平均材料库存（均不含设备）分别为580.73万元和485.79万元，平均周转天数达到194天和181天。这样的周转率是否先进合理？由于没能获得行业数据，我们不好下结论。不过，我们对截止2009年末，超过180天库龄的库存材料作了简单统计，其中超过180天的库存为111.34万元。同时，我们也分别对洛矿的选矿和冶炼环节制造成本中的材料消耗情况作了统计（具体数据见附表），从表中可以看出：每生产一吨铜精矿含铜，需要消耗材料约3000元（占其制造成本的25），每生产一吨电解铜，需要消耗材料约2000元；如果每年的铜精矿含量和电铜产量分别为2200吨和3000吨的话，则年材料消耗总额约1260万元；如果材料储备期分别确定为3个月、4个月的话，平均材料库存应分别为315万元和420万元，那么2009年期末的实际库存将分别超过229万元和124万元，除增加的保管成本、材料的贬值不便计算外，每年仅增加的利息费用约13万元。之所以出现这种现象的原因，我们认为：一是材料请购时未认真考虑库存现状；二是供销部对生产单位的请购计划审核不严；三是截止目前，我们仍未建立起材料物资的合理库存、安全库存、经济订货批量等控制措施；四是这些库存中仍然存在相当比例的积压、不对路、型号不符、质量缺陷等问题的物品。那么更深层次的原因，可能是采购业务的信息化开展严重滞后，采购业务员对生产单位的实际情况不够了解，采购部门与生产使用单位沟通不够流畅。2、招标程序不够科学，对采购质量的重视程度有待加强 今年供销部组织招标27次，涉及金额2785万元，从招标过程来看，一方面招标的准备工作不充分，表现在未掌握采购物品的标底，以及对材料的技术要求（象正常的使用期限等）未明确；另一方面对投标人的资质预审不严，致使一些不符合条件者参与了投标，甚至中标；再一方面对供应商的确定过高地侧重了价格。由于招标程序不够科学，致使个别不合格供应商中标，这就会